習い事予約&振替スケジュール管理システム比較26選！規模・タイプ別種類と機能・メリット・選び方

習い事予約&振替スケジュール管理システムとは

予約・振替スケジュール管理システムとは、習い事の予約受付からキャンセル振替が管理できるツールを指します。

今回は習い事・教室向けシステムのタイプや規模別の機能・導入のメリットや検討ポイントを解説しながらおすすめの管理アプリについて紹介していきます。

習い事予約&振替スケジュール管理システムのタイプ4つ

予約枠には以下のように4つの設置タイプがあります。

1. 時間・カレンダーを指定するタイプ
2. スタッフを指名するタイプ
3. スクールごとに予約するタイプ
4. イベント・セミナーごとに予約するタイプ

授業単位で受け付けている場合は時間・日付・カレンダーから指定できるタイプ、スタッフ単位で予約してもらいたい場合はスタッフ指名タイプが適しています。

スクールやイベント、セミナーごとに場所が変わる場合は、コンテンツ毎に選択できる方式を選んだ方が良いでしょう。

また習い事の予約・振替スケジュール管理システムにはPCのみでしか操作できないものと、スマホやアプリに対応しているものなどがあります。システムを選ぶ際は上記にも注目しましょう。

習い事教室向け管理システム比較表｜規模別の機能と主要アプリ

予約・振替スケジュール管理システムは、管理できる規模がツールによって異なります。

生徒の規模	業種	主要機能	主要システム/アプリ
20~100名前後	個別学習塾/料理教室/ヨガレッスン ボイストレーニング/楽器教室 パーソナルジム/フィットネス	コマ割り/欠席&振替管理 カレンダー予約/月謝管理 会費徴収/スケジュール管理 保護者連絡/体験授業/成績管理	STORES予約/会費ペイ KoBETool/Rakumon/Sgurm スナップアスク
100~500名前後	学習塾/英会話教室/ フィットネス/ヨガレッスン オンラインレッスン	コマ割り/欠席振替管理/月謝管理 会費徴収保護者連絡/体験授業 成績管理/講師管理指導管理 出欠管理/教室管理/入退室通知	STORES予約/会費ペイ サブスクペイforスクール WTE
500名以上	スクールレッスン オンライン授業/スクール	保護者連絡/体験授業/成績管理 講師管理指導管理/出欠管理 入退室通知/オンライン教材販売 動画コンテンツ配信会員管理 請求管理/継続課金/決済システム	STORES予約/会費ペイ School Manager サブスクペイforスクール WTE Platinum School/TechnoSMS

1対1や少数のグループレッスンをするような習い事は、カレンダー予約に加え欠席・振替管理・月謝管理・会費徴収といった最低限の機能が備わっていれば十分です。

今回は上記の習い事・個別管理アプリに分類されるシステムをメインに紹介します。数十名以上の中規模の集団レッスンを行う場合は生徒管理システム・オンライン授業ツールに関する記事も参考にしましょう。

HP不要でSNS/メールで簡単決済受付&月謝集金・個人習い事教室おすすめリンク決済

また近年は上記以外にもホームページ開設が不要でSNSやメールで決済申込フォーム・URLを発行し、月謝集金・会費徴収ができるメールリンク決済の活用も増えています。

メールやSMSでQRコードを送信するだけで決済完了がするため、複雑なシステムを導入する必要がなく簡単にオンライン決済が導入できます。

また無料利用できるサービスも多く、クレジットカード決済の継続課金にも対応しているため、レッスン教室・エステなどの月謝集金＆分割支払いなどに対応できたり、高額商材の支払いでも有効なサービスです。

習い事予約&振替スケジュール管理システムの5つの機能

1.予約フォームの作成・受付・管理

ホームページ上でレッスンや予約ができるためのフォームが作成できます。定員一杯になるまで自動的に受付をすることなどが可能です。

また出席簿を作成や顧客管理などスクール運営の基本的な機能です。

2.生徒の出席・振替・欠席管理

生徒個人それぞれの成績・出欠管理など生徒情報を一元管理ができます。

試験の結果や出欠状況を毎回インプットするのは大きな手間です。しかしシステムでは自動で各生徒の情報と紐付けたり、入退室管理ログを記録し保護者への自動通知が可能なアプリもあります。

3.メールの送信・アプリの通知

休講連絡などの緊急連絡網やイベント、キャンペーン情報の通知として、メルマガ配信やアプリへの通知することが出来ます。電話による通知の手間などを減らせます。

4.利用料の口座振替/月謝管理・支払い受付/決済管理

毎月手間になる月謝・会費徴収の効率化も利用のメリットです。月謝をエクセルやドキュメントなどで管理していると誰からもらったのかわからなくなることもあります。

しかし生徒管理システムでは口座振替・クレジットカード決済・自動継続課金（サブスク決済）など多数な決済手法に対応しており、管理画面上で入金ステータスも管理できます。

未払いの場合は自動で支払い通知も可能なため、経理処理を自動化ができます。

また口座振替データをシステムで自動管理ができ、月謝引き落とし・未納月の管理ができます。従来の経理作業や手作業の手間を軽減し、チケットや回数券など支払い・受講方式に応じた管理も可能です。

5.生徒の情報管理

生徒や会員データを管理することで今までの受講状況を確認したり、受講促進を促すこともできます。

習い事教室では受講内容メモや成績管理も生徒情報に紐づけて管理ができます。

習い事予約&振替スケジュール管理システムの5つのメリット

習い事の予約・振替スケジュール管理システムを使うメリットを紹介します。どの企業にも共通して言えるメリットは主に5つです。

1.24時間対応｜どんな生徒も予約しやすい

24時間予約対応できる管理システムがあれば、あらゆる生徒が予約しやすくなります。例えば電話予約のみで、営業時間が16時までとしましょう。

そうすると16時以降の予約が受けられず、会社の終業時間が18時の人などは行きたい習い事を見つけてもなかなか予約できません。

しかし24時間対応できる予約システムが整っていれば、時間による問題が解消されます。それだけでなく振替予約がシステム上でできるのも、生徒としては今後通ってくことを考えると安心です。

また電話予約が苦手な人も、システムを利用すれば予約のハードルが下がるでしょう。

2.営業時間外も受付可能｜予約管理コストを抑えられる

営業時間外でも受付・管理ができるというのも大きなメリットです。管理者の作業コストを抑えながら効率的に集客できます。

生徒への通知は一部を自動送信にできるため、メールや電話のやりとりが減らせるでしょう。

手作業ですべて行う場合よりも確認ミスが少なくなるため、効率的に予約を管理するにはシステムが便利なのです。

3.ダブルブッキング防止｜スケジュール調整しやすくなる

システムでは生徒からも受付可能な枠が一目でわかるようになっているため、ダブルブッキングの心配がありません。

手作業の場合、先約を忘れて予約・振替を入れてしまうというトラブルが発生する可能性があり、生徒側からの信用を失いかねません。習い事はシステムを導入して、自動的にスケジュール管理できる状況を作る方が安全です。

4.決済管理の効率化｜生徒の決済管理・自社の売上管理がしやすくなる

すべての生徒の決済状況をシステム上で確認でき、未決済の生徒がいればすぐに気が付けるため催促の連絡をするのもスムーズです。また、誰がいつ支払ったかを正確に記録できるので、自社の売上管理がしやすくなるでしょう。

5.万全のセキュリティ｜機密情報を安全に管理できる

システムは情報が流出してしまわないよう、万全のセキュリティ対策をしていることがほとんどです。生徒の個人情報や予約・支払い状況などを安全に管理できます。エクセルや紙で管理をするよりも機密情報を安全に管理できるため安心です。

習い事予約&振替スケジュール管理システムの3つのデメリット

習い事予約&振替スケジュール管理システムのデメリットを紹介します。導入するとしても、以下の3つは必ず把握しておきましょう。

1.導入コストがかかる｜パッケージか開発かで費用が変わる

導入方法	導入費用	特徴
パッケージ型ツール	無料~数万円	手軽に導入しやすい/数日で開発可能 ほぼカスタマイズできない/月額・年間費用がかかる
カスタマイズ型ツール	10~100万円程度	一部を自社の好みに寄せられる/数ヶ月で開発可能 開発によって導入初期費用以外の料金が発生
オリジナル開発ツール	30~1,000万円以上	すべてを自社好みにデザインできる/自社独自の機能を組み込める ある程度長めの開発期間を要する

パッケージ化されたツールは初期費用が安く手軽に導入できる一方で、継続利用するためには月額か年間費用が必要になるため、考慮する必要があります。

カスタマイズできるツールは、場合によっては導入費用以外の料金がかかる可能性があることを覚えておきましょう。オリジナルで開発したツールは、月額費用などがない代わりに導入費用が高くなります。

どれもコストがかかるとはいえ、ツールを導入しないと結局人件費がかかります。導入費用のみに目を向けず、中長期的に見たコストを考えましょう。

2.導入ハードルがある｜従業員への教育が発生する場合もある

システムを導入すれば、当然操作できなければなりません。従業員がスムーズに操作できるよう、指導する場を設けたり、研修を行ったりする必要があるかもしれません。

しかし操作を一度覚えるだけで、今まで時間がかかっていた作業を効率化できます。

3.無断キャンセルのリスクがある｜適切な対応をする必要がある

24時間体制は顔を見ずにやりとりできる性質上、予約しやすい一方で無断キャンセルをされてしまう可能性も高いのです。

習い事の前日にリマインドのメールを送ったり、事前決済機能のあるシステム導入などの対応をしましょう。

予約と同時に支払いが完了する事前決済システムの詳細こちらの記事で解説しています。

【アプリ/ソフト】習い事予約&振替スケジュール管理システムの5つの選び方

続いては、習い事予約&振替スケジュール管理システムのアプリやソフトの選び方を4つ紹介します。以下を参考に、自社に合っているものを見極めましょう。

1.自社の予算と月額使用料が見合っているか

予算に合うソフト・アプリを探す前に、自社の経営に支障が出ない月額使用料はいくらかを算出してください。その後に希望するアプリやソフトの初期費用、導入するにあたって新しいデバイスが必要ならその費用などの合計を出してみましょう。

もしも予算外で自社に最適なものを見つけた場合は、予算を見直すことも検討してみてください。

2.対応デバイスを所持しているか

自社がどんなデバイスを用いるのかによっても、選ぶツールが変わります。PCのみで運用していくのか、スマホやタブレットも使うのかを決めて、最適なものを選びましょう。

3.自社が使いやすい支払い機能・決済管理が備わっているか

支払い機能や決済管理が、自社にとって使いやすい形になっているかも大切です。月額の支払い・1枠のみの支払いなど、自社の習い事に合った方法が備わっているものを選びましょう。

なかには未決済の人に自動的に催促する機能が備わっているソフト・アプリもあります。このような管理機能が必要な場合は、忘れずにチェックしましょう。

4.自社が欲しい機能が揃っているか・不要な機能ばかりではないか

他にも、自社にとってあると効率が上がる機能がないか考えてみましょう。

例えば、生徒の人数が多い場合は入館・退館を管理できる機能があった方が良いかもしれません。スクールまでの専用バスがある場合は、運行状況を配信できると便利です。また、オンラインで習い事を実施している場合はzoomとの連携ができるものをおすすめします。

ただし実際に使用するであろう機能よりも不要な機能が多い場合は、見直しが必要です。利用料が無駄になる可能性があるためしっかりと見極めてください。

5.当日キャンセル防止・事前決済機能があるか

事前決済や前日のリマインド機能がついているツールは、当日キャンセルを防止できるため安心です。

スクール管理システムや、美容室の予約システムでは予約と同時に支払いが完了する事前決済がついているものが多数あります。比較検討をする際には、機能の有無を確認しましょう。

個人/小規模習い事教室おすすめ無料予約&振替スケジュール管理システム初期/月額比較14選

サービス名	イメージ	特徴	向いている教室	対応レッスン	初期費用	月額費用	無料プラン	Zoom/オンライン	月謝・会費徴収	回数券	生徒管理	クラス・定員管理	振替/キャンセル	LINE連携	複数店舗
STORES予約		教室予約と決済に強い	個人教室・小規模スクール	個別・グループ	0円	0円〜	〇	〇	〇	〇	△	△	〇	〇	〇
ChoiceRESERVE		法人向け予約管理	法人スクール・講座施設	個別・グループ	33,000円〜	22,000円〜	−	〇	△	問合せ	〇	〇	△	問合せ	〇
Smart Hello		会員制施設に強い	会費制スクール・会員施設	個別・グループ	150,000円〜	10,000円〜	−	問合せ	〇	〇	〇	〇	〇	問合せ	問合せ
Square		予約と決済を一体化	少人数制レッスン教室	個別	0円	0円〜	〇	問合せ	△	問合せ	〇	△	△	〇	〇
WTE(ワールドトークエンジン)		オンラインレッスン特化	オンラインスクール	個別・グループ	問合せ	問合せ	−	問合せ	〇	〇	〇	〇	〇	問合せ	問合せ
formrun		フォーム受付に強い	体験教室・受付窓口	フォーム・日程調整	0円	0円〜	〇	△	△	問合せ	△	△	△	△	△
SimplyBook.me		多機能な海外予約	小規模教室・オンラインレッスン	個別・グループ	0円	€0〜	〇	〇	△	〇	〇	〇	△	問合せ	〇
hacomono		スクール運営に特化	店舗型スクール・ジム	個別・グループ	0円	99円〜（最低10,000円〜）	−	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇
RESERVA		無料から多機能予約	教室・スクール全般	個別・グループ	0円	0円〜	〇	〇	〇	〇	〇	〇	△	〇	〇
Airリザーブ		低コストな予約管理	教室・レッスン施設	個別・グループ	0円	0円〜	〇	問合せ	△	問合せ	△	△	〇	×	問合せ
SELECTTYPE		フォーム作成に強い	会員制教室・習い事教室	個別・グループ	0円	0円〜	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇	△
MOSH		個人講師の販売向け	個人教室・オンライン講座	個別・講座販売	0円	0円〜	〇	〇	〇	〇	△	〇	〇	〇	問合せ
freee予約		スマホで予約管理	個人教室・小規模スクール	個別・グループ	0円	0円〜	〇	問合せ	△	問合せ	△	△	△	△	〇
FreeLesson		スクール予約に特化	スクール・各種教室	個別・グループ	120,000円〜（税別）	30,000円〜（税別）	−	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇

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マンツーマンレッスン&個別指導おすすめ習い事管理アプリ&システム初期/月額比較9選

Webサイト不要で習い事教室の月謝/会費徴収おすすめ無料メールリンク決済初期/月額比較6選

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	対応決済	QRコード 送信	SMS送信	SNS送信	継続課金 （サブスク）
Squareリンク決済		0円 無料で登録	0円 ※無料	3.6％ ※その他の手数料 振込・申込：0円	クレジットカード デビットカード	◯	◯	◯	◯
サブスクペイ メール決済		問合せ 資料で確認	問合せ	2.5%~ 口座振替：85円	クレジットカード 口座振替・コンビニ決済 銀行振込（バーチャル口座）	◯	◯	◯	◯
VeriTrans4G メールリンク決済		見積チェック	問合せ	業界最安水準 1～3％台 ※クレカ決済の場合	クレジットカード コンビニ・口座振替 電子マネー/ID決済（PayPayなど） 後払い/他通貨/ポイント決済	◯	◯	◯	◯
formrun メールリンク決済		0円 ※無料	0円~	2.99%~	クレジットカード オンライン決済 （PayPay・Apple Pay・PayPal） コンビニ決済、口座振替	◯	◯	◯	◯
STORES 請求書決済		0円 ※無料 スタンダード：3,300円	0円 ※無料	2.38％~3.24%	クレジットカード	◯	◯	◯	問合せ
makeshopメールリンク		11,000円~	法人：2,000円 個人：1,000円	3.14%~	問合せ	◯	◯	◯	問合せ
PayPal		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジット・デビット 銀行口座	◯	✕	問合せ	◯
Stripe Payment Links		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジット・デビット Apple Pay、Google Pay など	◯	✕	問合せ	◯

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予約・振替スケジュール管理システムを取り入れると、手作業で行うよりも作業効率が上がります。決済トラブルや情報の流出が防止できるなど、安全な点も魅力です。

今後の営業のために、自社に合うソフトやアプリの導入を検討しましょう。