【無料あり】学習塾管理システムおすすめ19選比較！主な機能や選び方、導入メリットも解説

学習塾の運営では、生徒管理や請求業務、保護者対応など多くの業務が発生し、効率化が大きな課題となります。
本記事では、おすすめの学習塾管理システムを比較し、機能やメリット・デメリット、導入の流れや選び方までわかりやすく解説します。

学習塾管理システムとは

学習塾管理システム・生徒管理アプリとは、個人や中小規模の学習塾などの運営で手間になる月謝集金・出席管理・給与計算・シフト管理を一元管理できるシステムです。

今回は学習塾や教育施設向けの管理ツールの機能やメリット、選び方について解説。無料で利用できるアプリ、個別指導・グループレッスン・大規模教育施設など塾の規模に合わせたおすすめシステムを紹介します。

学習塾管理システムの主な機能

学習塾管理システムの主な機能、システムでどんなことができるのかを紹介します。

学習塾管理システムは、生徒・講師・保護者・経営者が関わる多様な業務を一元的に処理する仕組みです。生徒情報の管理から出欠、請求、講師のシフトや給与計算まで、日常業務を効率化し、正確に運営できるようサポートします。

機能	内容
生徒情報管理	基本情報、成績、学習履歴、進捗を一元管理
出欠・入退室管理	出欠記録、入退室通知、自動連絡
スケジュール管理	授業、教室、講師のシフトをシステムで調整
月謝・請求・支払い管理	月謝計算、未入金確認、請求書自動発行、銀行・カード決済連携
講師管理・給与計算	シフト登録、授業数や時間に基づく報酬計算
授業報告・成績管理	指導報告書、日報、成績入力と分析
保護者との連絡機能	メッセージ送信、一括通知、進捗共有
経営分析・レポート出力	売上・入退塾データ、各種帳票出力
モバイル・アプリ対応	スマホからの入退室確認、報告書作成、保護者通知

【無料あり】おすすめ学習塾管理システム18選比較

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	予約上限数	ページ数	決済機能	連携機能	利用業界
STORES予約		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円~ スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円	フリー：100件 ライト：200件 スタンダード：2,000件 プラチナ：無制限	フリー：2 ライト：10 スタンダード：無制限 プラチナ：無制限	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	Zoom/Google予約 LINE/インスタ予約 Salesforce API公開	エステ/ヨガ スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネス
サブスクペイ（月謝ペイ）		お問合せ	お問合せ	ー 決済手数料2.65%~	ー	クレジット 継続課金/口座振替 メール決済/コンビニ払い	会員システムと API連携	レッスンスクール 美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス
月額パンダ		0円 ※無料	フリー：0円	ー	ー	クレジット決済 口座振替 コンビニ決済 PayPay決済	お問い合わせ	スクール/習い事 学習塾/ジム フィットネス/エステ 個人事業/年会費 PTA/結婚相談所
会費ペイ		0円 ※無料	0円 ※無料	ー	ー	クレジット決済 継続課金/単発課金 口座振替/コンビニ決済	freee会計 Akerun LINE公式アカウント API連携	フィットネスジム 学習塾・教室 PTA/ファンクラブ 協会/保育園/幼稚園 スポーツチーム スポーツスクールなど
Smart Hello		150,000円	スモール：10,000円 ライトフィットネス：25,000円 ライトスクール：25,000円 スタンダード：30,000円 ※全てのプランにおいて定額制	スモール：予約機能なし ライトスクール：無制限 ライトフィットネス：無制限 スタンダード：無制限	ー	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	クレジットカード会費請求 （SBペイメントサービス） アプリでドア施錠 （Akerun）	フィットネス/ ゴルフスクール ヨガ/エステ コワーキングなど
Square オンラインチェックアウト		0円※無料	Square予約連携時 フリー：0円※無料 プラス：3,000円 プレミアム：8,000円	全プラン無制限	問合せ	クレジット決済 継続課金 リンク決済	Square全サービス Googleカレンダー Instagramなど	エステ/ヨガ/サロン スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネスなど
WTE （ワールドトークエンジン）		資料で確認	30,000円	無制限	管理者メニュー 40p 講師ページ 10p 生徒マイページ 20p 集客用ホームページ　20p	カード決済 月額定期課金 スポット課金 銀行振込申請	Zoom/Meet連携 アクセス解析 ・マーケティングツール連携	オンライン英会話 オンライン家庭教師・塾 オンライン日本語教室 オンライン音楽スクール オンラインフィットネス オンラインカウンセリング
KAKERU LINE予約		お問合せ	33,000円～（税込） ※基本＋予約機能	無制限	無制限	クレジット決済 事前決済 継続課金	LINE連携 API連携 CRM・基幹システム ECサイト/POSレジ Zoomなど	小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業
formrun		0円 ※無料	FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円	FREE：30件 BEGINNER：100件 STARTER：無制限 PROFESSIONAL：無制限	FREE：1個 BEGINNER：5個 STARTER：50個 PROFESSIONAL：無制限	・カード決済 （VISA/Mastercard/JCB/ 　American Express 　Diners Club/DISCOVER） ・オンライン決済 （PayPay/Apple Pay/PayPal） ・口座振替	日程調整ツール（bookrun）	エステ/ヨガ・サロン レッスンスクール 美容室 フィットネス
SimplyBook.me		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ベーシック：11,438円 ベーシック：13,748円	フリー：50件 ベーシック：100件 ベーシック：500件	無制限	クレジット決済 月額課金	Zoom カレンダー POSレジ SNS連携	エステ・ヨガ レッスン教室 フィットネス
hacomono		150,000円	35,000円～	お問合せ	お問合せ	クレジット決済 口座振替	API連携 mywellnewss LINE連携	レッスン教室 フィットネス

学習塾管理システムの選び方｜5つの比較ポイント

1. 自塾に必要な機能が揃っているか確認する

システムによって搭載されている機能は異なります。
生徒管理・出欠管理・請求管理・講師管理・保護者連絡といった基本機能は必ず確認しましょう。さらに、自塾の指導形態（個別指導／集団指導／オンライン対応）に適した機能 が備わっているかどうかも重要です。不要な機能が多すぎるとコストや操作性に影響するため、実際の業務に直結する機能を基準に選ぶと失敗が少なくなります。

2. 現場スタッフが使いやすいかを見極める

どれだけ機能が充実していても、現場で使いにくければ定着しません。
操作画面が直感的でわかりやすいか、事務スタッフや講師がスムーズに操作できるかを確認しましょう。特に、スマートフォンやアプリで利用できるかは大きなポイントです。現場で日々利用されるからこそ、シンプルで使いやすいシステムが選ばれています。

3. 費用対効果を比較する

料金は「初期費用」や「月額利用料」だけでなく、カード決済手数料やオプション料金などを含めたトータルコストで比較することが大切です。単純に安さを追求すると必要な機能が不足することもあります。反対に高額でも無駄な機能が多ければコストパフォーマンスは悪化します。自塾の規模や予算に見合った費用対効果を見極めて選びましょう。

4. 導入後も安心できるサポートがあるか確認する

システム導入はゴールではなく、運用が始まってからが本番です。
初期設定やデータ移行のサポート、操作研修、トラブル発生時の問い合わせ対応など、サポート体制が整っているかを必ず確認しましょう。特にITに不慣れなスタッフが多い塾では、導入後のフォローがスムーズかどうかが安心感に直結します。

5. 個人情報を守れるセキュリティが備わっているか

学習塾管理システムでは、生徒や保護者の個人情報・成績データ・決済情報を扱います。
そのため、通信の暗号化やバックアップ体制、権限設定など、セキュリティ面が信頼できるかは必ずチェックすべきポイントです。万が一の情報漏えいは信用問題に直結するため、安心して利用できる仕組みを備えたシステムを選びましょう。

学習塾管理システムを導入する3つのメリット

学習塾管理システムを導入することで、塾経営の効率化やコスト削減が期待できます。その理由を、学習塾管理システムの3つのメリットと併せて解説します。

1. 業務効率化で事務作業を削減できる

学習塾運営では、出欠確認や請求書発行、講師の給与計算など多くの事務作業が発生します。システムを導入することで、これらの作業を自動化・効率化でき、スタッフの負担を大幅に軽減できます。結果として、事務作業にかかる時間を削減し、教育や生徒対応といった本来の業務に集中できるようになります。

2. 正確なデータ管理と情報共有が可能になる

生徒の成績、出欠、学習履歴などを紙やExcelで管理していると、どうしてもミスや抜け漏れが起きやすくなります。学習塾管理システムでは、生徒情報を一元管理できるため、データの正確性が向上します。さらに、講師同士や事務スタッフ、保護者との間で必要な情報をスムーズに共有でき、運営の透明性と信頼性が高まります。

3. 保護者との信頼関係を強化できる

学習塾は生徒だけでなく、保護者との信頼関係も非常に重要です。入退室通知や指導報告、メッセージ機能を通じて、保護者にリアルタイムで安心感を提供できます。これにより、保護者とのコミュニケーションが活発になり、塾に対する信頼度も高まります。

学習塾管理システムを導入する3つのデメリット・注意点

1. 導入・運用コストがかかる

システム導入には初期費用や月額料金、決済手数料などが発生します。無料プランや低価格プランが用意されているケースもありますが、必要な機能が揃っていない場合もあるため注意が必要です。費用対効果をしっかり比較した上で、自塾に適したプランを選ぶことが大切です。

2. 操作に慣れるまで時間がかかる

便利なシステムであっても、スタッフが慣れるまでに一定の時間や研修が必要です。特にITツールに不慣れな講師やスタッフが多い場合は、導入初期に戸惑いが生じやすい点を考慮しておきましょう。スムーズに定着させるためには、サポート体制が整っているベンダーを選ぶことが重要です。

3. ネット環境やセキュリティへの依存

クラウド型の学習塾管理システムは、インターネット環境に依存するため、通信障害やシステムトラブルの影響を受ける可能性があります。また、生徒や保護者の個人情報を扱うため、情報漏えいや不正アクセスへの対策も欠かせません。導入前に、セキュリティ対策やバックアップ体制を十分に確認しておく必要があります。

学習塾管理システムを導入する手順・流れ

学習塾管理システムを導入する際には、思いつきで契約するのではなく、段階を踏んで検討・準備を進めることが大切です。以下の流れを意識すれば、スムーズにシステムを定着させることができます。

1. 課題や目的を整理する
2. 複数のシステムを比較・検討する
3. デモや無料トライアルを試す
4. 初期設定とデータ移行を行う
5. スタッフ・講師向け研修を実施する
6. 運用開始と定着化を図る

まず最初に行うべきは、①自塾の課題や目的を明確にすることです。事務作業の効率化なのか、保護者とのコミュニケーション強化なのか、あるいは経営状況の可視化なのか。目的を整理することで、必要な機能や優先順位が見えてきます。

次に、②複数のシステムを比較検討します。料金体系や機能の違いはもちろん、操作性やサポート体制、セキュリティの水準も確認しておきましょう。可能であれば③デモや無料トライアルを活用し、実際の使用感を確かめることが重要です。

導入するシステムを決定したら、④初期設定やデータ移行の準備に入ります。既存の生徒情報や請求データを正確に移すことで、運用開始後のトラブルを防げます。あわせて、スタッフや講師に向けた⑤操作説明や研修を行い、現場でスムーズに利用できる体制を整えましょう。

最後に、⑥実際の運用を開始し、定着を図る段階に入ります。導入直後は不明点やトラブルが発生しやすいため、ベンダーのサポートを活用しながら改善を重ねることが大切です。また、定期的に活用状況を見直し、機能を使いこなせているか、業務効率化やコミュニケーション向上といった目的を達成できているかをチェックしましょう。

学習塾管理システムは規模や課題に合ったものを選ぼう

塾管理システムや生徒管理アプリは塾の規模や課題に合ったものを選びましょう。塾の規模が大きくなるほど必要な機能は増えていきます。コスト重視で機能不足のシステムを導入しても、業務効率化やサービス品質の向上は難しいでしょう。

自社の課題を踏まえてシステムを選ぶことも大切です。たとえば「最近地域の治安が悪くて塾の行き帰りが心配」という保護者が多いなら、生徒の入退出を自動通知できるシステムを選ぶことで、保護者に安心感を与えられます。

時間と手間がかかっている業務は何か、どんなサービスを提供したいのかを軸に考えることで、自社に合ったシステムが見えてくるでしょう。

【無料あり】会員管理システムおすすめ11選比較！費用や選び方やメリット・デメリットまで解説