パーソナルトレーニングジム予約システム29選比較！無料で顧客・カルテ管理

パーソナルトレーニングジムは競争が激化しており、効率的な運営と顧客満足度の向上が成功の鍵となっています。

予約システムの導入で、お客様の指導により集中し、売上アップにつなげましょう。

パーソナルジムに予約システムを導入するとよくあるお悩み「電話やチャットの対応が大変…」「お客様のドタキャンが多い…」「お客様の情報がバラバラで管理できない…」などを解決できます。

本記事では、個人トレーナーから複数店舗運営まで、パーソナルジムにおすすめの予約システムをご紹介します。

パーソナルトレーニングジム予約システムとは？

パーソナルトレーニングジム予約システムは、お客様の予約受付から顧客情報管理、決済処理まで一元的に管理できるデジタルツールです。

予約システムを導入することでパーソナルジムの課題を解決できます。

• LINE・メール・電話での予約やり取りが煩雑で時間を消費
  →お客様が24時間いつでも予約・変更・キャンセル可能
• 手書き台帳での予約管理でダブルブッキングが発生
  →空き時間の可視化により予約率と稼働率が向上
• お客様の情報が散在し、継続的な指導が困難
  →お客様のトレーニング履歴や目標を一元管理
• 売上集計や顧客分析に多大な時間を要する
  →売上分析や顧客分析の自動化により経営判断がスムーズに

予約システムは単なる「予約受付ツール」ではなく、あなたのビジネス全体を効率化し、成長を支援する「経営パートナー」として役に立ちます。

パーソナルジムに予約システムを導入する5つのメリット

1. 予約管理業務の大幅な効率化

LINE、メール、電話など複数の連絡手段での予約やり取りに時間を取られていませんか？お客様からの「空いている時間を教えて」「予約を変更したい」「キャンセルしたい」といったメッセージ対応は意外と時間がかかります。

予約システムなら、お客様が自分で空き時間を確認して予約・変更・キャンセルができるため、これらのやり取りが大幅に削減されます。個別のメッセージ対応から解放され、より価値の高い業務に時間を使えるようになります。

2. 売上の安定化とキャッシュフロー改善

事前決済機能により、予約と同時に料金を回収できます。歯科業界では予約システム導入によりキャンセル率が15％から6％に改善された事例があり、パーソナルジムでも同様の効果が期待できます。

また、月額会員制や回数券の自動更新により、毎月の収入が予測しやすくなり、経営計画が立てやすくなります。継続課金システムを活用することで、安定したキャッシュフローを確保できます。

3. 顧客満足度向上とリピート率アップ

お客様の目標、トレーニング履歴、体重・体脂肪率の推移などを一元管理できるため、より効果的で個別化されたプログラムを提供できます。

24時間いつでも予約・変更・キャンセル対応が可能になり、自動リマインド機能により予約忘れを防止できます。さらに、トレーニング記録をお客様と共有することで、モチベーション向上にも貢献します。

4. 経営分析と戦略策定の効率化

人気の時間帯・曜日の把握により適切な料金設定ができ、顧客別の利用頻度・売上分析も可能になります。季節変動やトレンド分析による需要予測により、新サービスの企画やマーケティング戦略の改善が可能になります。

これらのデータは全て自動で集計されるため、手作業での分析時間が大幅に短縮されます。

5. コミュニケーション業務の効率化

予約受付・確認・変更・キャンセルのメッセージ対応、リマインドメール・SMS送信、売上集計・レポート作成、顧客情報の更新・管理といった業務が自動化されます。

特にLINEやメールでの個別対応時間が大幅に削減され、創出された時間を新規顧客獲得、スキル向上、新サービス開発に投資することで、ビジネスの成長を加速させることができます。

パーソナルジムに予約システムを導入する3つのデメリット・注意点

1. 初期投資とランニングコスト

予約システムの導入には、初期費用（0円～15万円）、月額費用（0円～6万円）、決済手数料（2.5％～4.9％）が必要になります。特に個人ジムや新規開業者にとって、これらのコストは負担となる可能性があります。

ただし、月額1万円のシステムでも、ドタキャン防止や効率化により月2-3名の新規顧客獲得効果があれば投資回収は十分可能です。コストと効果のバランスを慎重に検討することが重要です。

2. システム操作の習得期間

新しいシステムの操作方法を覚えるには、基本操作で1-2時間、応用機能で追加2-3時間、お客様への案内方法で1時間程度の学習時間が必要になります。

多くのシステムで無料の導入サポートを提供しているため、ITに不慣れな方でも安心して導入できます。また、現代の予約システムは直感的な操作が可能になっているため、思っているより簡単に習得できる場合が多いです。

3. お客様の慣れるまでの期間

特に高齢のお客様は、スマートフォンでの予約に戸惑う場合があります。移行期間は電話予約も並行受付し、徐々にシステム利用を促進することをおすすめします。

初回利用時は一緒に操作してサポートし、分かりやすい操作手順書を作成・配布することで、スムーズな移行が可能になります。システム利用者向けの小さな特典を設定することも効果的です。

パーソナルトレーニングジム予約システムの機能｜できること

1. 予約管理機能

お客様がスマートフォンやパソコンから、パーソナルトレーナーが空いている時間を確認して予約できる予約受付機能です。

トレーナー指名機能により、複数のトレーナーがいる場合でも適切に管理できます。

予約受付期間の制限（例：当日予約は2時間前まで）、キャンセル期限の設定（例：前日18時まで）、連続予約の制限設定、初回体験と通常予約の区別など、細かなルール設定も可能です。

管理画面ではカレンダー形式で予約状況を俯瞰でき、空き時間の把握や効率的なスケジューリングができます。

2. 顧客管理・カルテ機能

氏名、連絡先、会員ステータス、料金プランなどの基本情報を一元管理できます。

特にパーソナルジムでは、お客様一人ひとりに合わせたサービス提供が重要となるため、カルテ機能が充実しています。目標設定とその進捗管理、体重・体脂肪率・筋肉量の推移、トレーニング内容と負荷の記録、食事指導や生活習慣のアドバイス、写真による体型変化の記録などを蓄積できます。

これらの情報により、継続的で効果的な指導が可能になります。

3. 決済・課金機能

予約と同時にクレジットカードで料金を回収できる事前決済システムにより、当日の会計処理を不要にします。キャンセル料の自動徴収も可能で、ドタキャン対策として有効です。

継続課金・サブスクリプション機能では、月会費や回数券の自動更新により、安定した収益を確保できます。

初回体験料金、単発セッション料金、回数券・パッケージ料金、月額会員料金、学割・シニア割引などの複雑な料金プラン管理にも対応しています。

4. コミュニケーション機能

予約確認メールの自動送信、前日・当日のリマインド配信、キャンセル確認の自動送信、誕生日メッセージなどの顧客フォローを自動で行えます。

LINE公式アカウントと連携できるシステムでは、お客様との距離を縮めたコミュニケーションが可能になります。

LINEでの予約受付や情報配信により、集客力も高めながら、より身近で親しみやすいサービス提供ができます。

5. 分析・レポート機能

日別・週別・月別の売上推移、トレーナー別売上・稼働率、メニュー別売上分析、顧客別売上・利用頻度などの売上分析が自動で行われます。

新規・既存顧客の比率、リピート率・継続率の推移、顧客満足度の指標、退会理由の分析などの顧客分析も可能です。これらのデータをグラフや表で可視化し、経営改善のヒントを得ることができます。

【無料あり】おすすめパーソナルトレーニングジム予約システム9選比較

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	予約上限数	ページ数	決済機能	連携機能	利用業界
STORES予約		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円~ スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円	フリー：100件 ライト：200件 スタンダード：2,000件 プラチナ：無制限	フリー：2 ライト：10 スタンダード：無制限 プラチナ：無制限	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	Zoom/Google予約 LINE/インスタ予約 Salesforce API公開	エステ/ヨガ スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネス
サブスクペイ（月謝ペイ）		お問合せ	お問合せ	ー 決済手数料2.65%~	ー	クレジット 継続課金/口座振替 メール決済/コンビニ払い	会員システムと API連携	レッスンスクール 美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス
月額パンダ		0円 ※無料	フリー：0円	ー	ー	クレジット決済 口座振替 コンビニ決済 PayPay決済	お問い合わせ	スクール/習い事 学習塾/ジム フィットネス/エステ 個人事業/年会費 PTA/結婚相談所
会費ペイ		0円 ※無料	0円 ※無料	ー	ー	クレジット決済 継続課金/単発課金 口座振替/コンビニ決済	freee会計 Akerun LINE公式アカウント API連携	フィットネスジム 学習塾・教室 PTA/ファンクラブ 協会/保育園/幼稚園 スポーツチーム スポーツスクールなど
Smart Hello		150,000円	スモール：10,000円 ライトフィットネス：25,000円 ライトスクール：25,000円 スタンダード：30,000円 ※全てのプランにおいて定額制	スモール：予約機能なし ライトスクール：無制限 ライトフィットネス：無制限 スタンダード：無制限	ー	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	クレジットカード会費請求 （SBペイメントサービス） アプリでドア施錠 （Akerun）	フィットネス/ ゴルフスクール ヨガ/エステ コワーキングなど
Square オンラインチェックアウト		0円※無料	Square予約連携時 フリー：0円※無料 プラス：3,000円 プレミアム：8,000円	全プラン無制限	問合せ	クレジット決済 継続課金 リンク決済	Square全サービス Googleカレンダー Instagramなど	エステ/ヨガ/サロン スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネスなど
WTE （ワールドトークエンジン）		資料で確認	30,000円	無制限	管理者メニュー 40p 講師ページ 10p 生徒マイページ 20p 集客用ホームページ　20p	カード決済 月額定期課金 スポット課金 銀行振込申請	Zoom/Meet連携 アクセス解析 ・マーケティングツール連携	オンライン英会話 オンライン家庭教師・塾 オンライン日本語教室 オンライン音楽スクール オンラインフィットネス オンラインカウンセリング
KAKERU LINE予約		お問合せ	33,000円～（税込） ※基本＋予約機能	無制限	無制限	クレジット決済 事前決済 継続課金	LINE連携 API連携 CRM・基幹システム ECサイト/POSレジ Zoomなど	小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業
formrun		0円 ※無料	FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円	FREE：30件 BEGINNER：100件 STARTER：無制限 PROFESSIONAL：無制限	FREE：1個 BEGINNER：5個 STARTER：50個 PROFESSIONAL：無制限	・カード決済 （VISA/Mastercard/JCB/ 　American Express 　Diners Club/DISCOVER） ・オンライン決済 （PayPay/Apple Pay/PayPal） ・口座振替	日程調整ツール（bookrun）	エステ/ヨガ・サロン レッスンスクール 美容室 フィットネス
SimplyBook.me		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ベーシック：11,438円 ベーシック：13,748円	フリー：50件 ベーシック：100件 ベーシック：500件	無制限	クレジット決済 月額課金	Zoom カレンダー POSレジ SNS連携	エステ・ヨガ レッスン教室 フィットネス
hacomono		150,000円	35,000円～	お問合せ	お問合せ	クレジット決済 口座振替	API連携 mywellnewss LINE連携	レッスン教室 フィットネス

パーソナルトレーニングジム予約システムの選び方

トレーナーごとのスケジュール管理ができるか

パーソナルトレーニングジムでは、トレーナーごとにスケジュールが異なるのが一般的です。そのため、1人ひとりの空き状況を個別に管理できるシステムを選ぶことが重要です。トレーナーごとのカレンダー表示や指名予約ができれば、スタッフの予定管理がスムーズになり、予約ミスも防げます。

オンライン決済や回数券の管理ができるか

予約と同時に事前決済ができれば、キャンセル時の未回収リスクを大幅に減らせます。また、チケット制や回数券を導入しているジムでは、その残数や有効期限の自動管理も必須。お客様にもスタッフにも負担をかけずに、スマートな支払い管理が可能になります。

無断キャンセルを防ぐ仕組みがあるか

予約日前に自動でリマインド通知を送れるシステムを選ぶことで、うっかり忘れによる無断キャンセルを減らせます。さらに、キャンセルポリシーの表示やキャンセル料の設定機能があると、より高い抑止効果が期待できます。安定した売上確保のために、見落とせないポイントです。

顧客管理・カルテ機能が充実しているか

お客様の目的や体調、トレーニング履歴を記録できるカルテ機能があると、よりきめ細かな指導が可能になります。前回のトレーニング内容や成果をすぐに確認できるので、信頼関係の構築にもつながり、継続率の向上が期待できます。

スマホでの使いやすさとサポート体制

お客様もトレーナーも、日常的にスマートフォンで予約を確認・変更する機会が多くなっています。スマホで見やすく操作しやすい画面は必須です。また、導入後のトラブルや不明点に対応してくれるサポートがあるかどうかも、安心して運用するための大切な判断材料です。

サポート体制は整っているか

予約システムは業務に深く関わるツールだからこそ、不具合や疑問が生じたときにすぐに相談できるサポート体制があるかは重要です。特に初期導入時には設定でつまずくことも多いため、電話・チャット・メールなど多様な窓口があるか、対応時間はいつまでかなどを事前に確認しておくと安心です。

月謝・事前決済のみ必要な方におすすめの【メールリンク決済】

予約管理機能は不要で、月謝の自動回収や事前決済機能だけを求める個人トレーナーの方には、メールリンク決済サービスがおすすめです。ホームページや予約システムの開発不要で、メールやLINEで決済URLを送るだけで簡単に料金回収ができます。

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	QRコード	SMS送信	SNS送信	継続課金 （サブスク）
VeriTrans4G メールリンク決済		問合せ	問合せ	業界最安水準 1～3％台 ※クレジットカード決済の場合	◯	〇	◯	◯
Squareメールリンク決済		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~ ※振込手数料、申込手数料 注文キャンセル手数料：0円	◯	〇	◯	◯
サブスクペイ メール決済		問合せ	問合せ	2.65%~ ※口座振替 85円	◯	◯	◯	◯
formrun メールリンク決済		0円 ※無料	0円~	2.99%~	◯	◯	◯	◯
STORES 請求書決済		0円 ※無料	0円 ※無料	3.24%~3.74%	✕	✕	◯	◯
makeshopメールリンク		1万円~	法人：2,000円 個人：1,000円	3.14%~	◯	✕	◯	◯
PayPal		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	◯	✕	問合せ	◯
Stripe		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~ ※継続課金：0.5%~	◯	✕	問合せ	◯

よくある質問（FAQ）

Q. 無料プランで運営できますか？

月間セッション数が50件以下であれば、STORES予約、formrun、Square予約といった無料プランでも十分に運営可能です。

たとえば新人トレーナーの平均予約数は月に50〜80件、経験を積んだトレーナーでは80〜120件、人気トレーナーになると120件を超えることもあります。

無料プランの制限はサービスごとに異なります。STORES予約は月50件までで事前決済手数料が4.9%＋99円、Square予約は予約件数無制限で決済手数料は3.6%、formrunは月30件までで手数料2.99%といった特徴があります。

セッション数が100件を超えてきたり、複数のトレーナーで運営する場合、またはブランディング強化や詳細な分析機能が必要な場合は、有料プランへの移行を検討すると良いでしょう。

Q.既存の顧客データ（エクセルや手書き台帳）は移行できますか？

ほとんどの予約システムがCSVファイルでのデータ移行に対応しており、Excelや紙台帳からでもスムーズに引き継ぐことが可能です。

移行できるデータは、顧客の基本情報（氏名、連絡先など）に加え、会員プランや回数券の残数、利用履歴、トレーニングの目標など多岐にわたります。

一般的な流れとしては、既存の情報をエクセル形式で整理し、予約システムが指定するフォーマットに変換、テスト環境で確認後、本番環境に取り込む形になります。

多くのサービスでは、専任スタッフが移行作業をサポートしてくれるため、ITが苦手な方でも安心です。

Q. スタッフや自分自身がシステムを使いこなせるか心配です

最近の予約システムは直感的に操作できる設計になっており、基本的な操作であれば1〜2時間の説明で十分に使えるようになります。

必要な操作としては、予約の受付やキャンセル処理、顧客情報の登録、売上の確認、簡単なトラブル対応などが中心です。

多くのサービスでは、無料の導入研修やオンラインマニュアル、チュートリアル動画も充実しており、電話やチャットでのサポートも利用できます。

まずは基本機能だけを使い始め、慣れてきたら顧客管理や分析機能も少しずつ活用していくと、無理なく運用できます。

Q. 解約時のデータはどうなりますか？

ほとんどの予約システムには、顧客情報や予約履歴、売上データなどをエクスポートできる機能があり、解約後も必要なデータを手元に残しておくことができます。

ただし、サービスによってデータの保存期間が異なり、解約後30日〜90日程度でデータにアクセスできなくなる場合が多いです。

解約前には、必ずデータをバックアップしておくことをおすすめします。また、他システムに移行する際のデータ形式も事前に確認しておくとスムーズです。

Q. 予約システムのセキュリティは安心？

この記事で紹介している多くの予約システムは、SSL暗号化通信やPCI DSS準拠の決済処理など、高度なセキュリティ対策を備えており、個人で管理するよりも安全性が高いのが特徴です。

それでも不安がある場合は、導入前に「ISOやPマークなどの認証を取得しているか」「不正アクセス対策やバックアップ体制が整っているか」などをチェックしておくとよいでしょう。

信頼性を見極めるために、セキュリティ対策がどこまで明示されているかを確認しておくことが重要です。

Q. お客様が高齢でスマートフォンが苦手な場合はどうすればいい？

スマホが苦手なお客様が多い場合は、初回は一緒に予約操作をサポートしたり、大きな文字で説明書を用意したり、ご家族の方に使い方を伝えるなど、段階的なサポートを取り入れるとスムーズです。

また、「ネット予約割引」などのインセンティブを用意することで、自然とオンライン予約に移行してもらいやすくなります。

Q. オンラインレッスンにも対応できますか？

ZoomやGoogle Meetと連携可能な予約システムを選べば、オンラインレッスンの予約からURL送付、決済まで自動化できます。

たとえば、STORES予約やRESERVAではZoomと連携可能で、レッスンURLを自動生成して送る機能も搭載されています。WTEのようにオンライン指導に特化したシステムも存在します。

これにより、遠方のお客様や悪天候時でもレッスン提供ができ、ハイブリッド型の運営にも対応できます。

Q. 導入費用の回収はどれくらいで見込めますか？

予約システムをうまく活用すれば、3〜6ヶ月ほどで初期投資を回収できるケースが多いです。

たとえば、1日30分の対応時間が削減できれば、月に15時間の余裕が生まれます。この時間を使って営業やフォローを行えば、新規顧客の獲得にもつながります。

また、ドタキャン防止や継続率向上によって、安定した売上が見込めるようになるため、結果的に月額費用を上回るメリットを得られる可能性があります。

まとめ｜あなたのパーソナルジムにあった予約システムを選びましょう

パーソナルトレーニング業界は競争が激化していますが、デジタル化により効率的な運営と高品質なサービス提供を両立できます。

あなたの貴重な時間をお客様の指導により集中し、ビジネスの成長を加速させるために、予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

今すぐ始められる次のアクション

予約システムの導入は、早ければ早いほど効果を実感できます。以下のアクションから始めてみてください。

1. 無料プランで実際に触ってみる：気になる予約システムの無料プランやトライアル期間を活用し、実際の操作感を確認してください。
2. 現在の運営課題を整理する：どの業務に最も時間を取られているか、どこを改善したいかを明確にしましょう。
3. お客様のニーズを確認する：お客様がどのような予約方法を希望しているか考えて、お客さんにヒアリングしましょう。
4. 導入スケジュールを立てる：いつから導入し、どのように移行していくかの計画を策定しましょう。