会費徴収システム23選比較！導入費用や選び方、メリットを解説

会費徴収の管理が煩雑になっていませんか？会員数が増えるほど、「誰から入金があったか」「未払いの会員は誰か」「督促の連絡はしたか」といった管理業務が複雑になります。そんな課題を解決するのが会費徴収システムです。

会費徴収システムとは？

会費徴収システムとは、フィットネスジムや学習塾、スクール、協会などの会員制ビジネスにおいて、会費の自動徴収と入金管理を行うシステムです。従来の現金集金や銀行振込による手動管理から、デジタル化による自動化を実現します。

会費徴収システムの機能と仕組み

会費徴収システムは主に以下の機能で構成されています。

機能名	内容
自動決済機能	毎月決まった日に会費を自動徴収
会員管理機能	会員情報と決済情報を一元管理
入金管理機能	決済状況をリアルタイムで把握
督促機能	未払い時の自動催促メール送信
レポート機能	収支状況や会員動向の分析

システムの基本的な仕組みは、会員が最初に決済情報（クレジットカードや口座情報）を登録し、その後は設定した周期で自動的に会費が徴収される流れです。決済が完了すると管理画面に自動反映され、担当者は入金状況を簡単に確認できます。

会費徴収システムで効率化できる業務一覧

会費徴収システム導入により、以下の業務が大幅に効率化されます。

業務内容	効率化の内容
請求書作成・発行業務	会員情報から自動で請求書を生成
入金確認・入金消込業務	入金状況が自動で管理画面に反映され、入金消込作業が自動化
未払い者への督促業務	設定条件で自動的に督促メール送信、督促漏れを防止
会員情報管理業務	決済情報と会員データの一括管理
収支レポート作成業務	売上データの自動集計と分析

特に入金確認作業は、手動の場合1件あたり2-3分かかるところ、システムなら瞬時に完了します。月100名の会員がいれば、毎月数時間の業務時間削減が可能です。

会費徴収システムの種類・タイプ｜徴収方法の違い

会費徴収システムは運用方法によって大きく3つのタイプに分かれます。それぞれの徴収方法には明確な違いがあります。

1. メールリンク型：都度メールで決済URLを送信し、会員が個別に支払いを行う方式
2. 会員管理型：会員情報と決済情報を連動させ、定期的な自動徴収を行う方式
3. サブスク決済型：継続課金や定期課金に特化し、完全自動での会費徴収を行う方式

項目	メールリンク型	会員管理型	サブスク決済型
運用負担	中 （毎月メール配信が必要） ※自動送付機能もあり	低 （設定後は自動運用）	最低 （完全自動化）
会員の手間	高 （毎回決済操作が必要）	低 （初回登録のみ）	最低 （登録後は自動）
決済失敗時	手動で再連絡	自動催促メール	自動リトライ + 催促
料金設定	単発決済中心	月額・年額対応	柔軟な課金サイクル
適用場面	不定期イベント 少人数グループ	スクール フィットネスジム 協会	オンラインサービス デジタルコンテンツ

この3タイプの選択により、運用負担や会員体験が大きく変わるため、自社の運営スタイルに合ったタイプを選ぶことが重要です。

会費徴収システムの料金形態｜費用・手数料相場も解説

会費徴収システムの料金体系は大きく3つのパターンに分かれます。導入前に正確なコスト把握をしておくことで、予算オーバーを防げます。

料金項目	相場	内容
初期費用	0円～10万円	システム導入時の設定費用（多くは無料）
月額基本料金	0円～3万円	機能利用の固定費用
決済手数料	3.0～5.5%	決済金額に対する手数料
決済利用料	100円～400円/件	1回の決済あたりの手数料

無料プランと有料プランの違い 多くの会費徴収システムでは初期費用・月額費用を無料とし、決済時のみ手数料を徴収する料金体系を採用しています。無料プランでも基本的な会費徴収機能は十分利用できますが、高度な分析機能やカスタマイズには制限がある場合があります。

決済手数料は業種により異なり、個人経営店・小売店・専門店は3～5%、飲食店は4～7%、サービス業は7～10%が相場です。また、口座振替の場合は手数料が安く設定されていることが多く、クレジットカード決済より100円程度安くなるケースが一般的です。

システム選択時は、単純な手数料率だけでなく、会員数の成長に応じた総コストで比較検討することが重要です。

おすすめ会費徴収システム10選比較｜会員管理もできる

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	予約上限数	ページ数	決済機能	連携機能	利用業界
STORES予約		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円~ スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円	フリー：100件 ライト：200件 スタンダード：2,000件 プラチナ：無制限	フリー：2 ライト：10 スタンダード：無制限 プラチナ：無制限	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	Zoom/Google予約 LINE/インスタ予約 Salesforce API公開	エステ/ヨガ スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネス
月謝ペイ （サブスクペイ）		個別見積 無料相談はこちら	個別見積	ー 決済手数料2.65%~	ー	クレジット 継続課金/口座振替 メール決済/コンビニ払い	会員システムと API連携	レッスンスクール 美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス
月額パンダ		0円 ※無料	フリー：0円	ー	ー	クレジット決済 口座振替 コンビニ決済 PayPay決済	お問い合わせ	スクール/習い事 学習塾/ジム フィットネス/エステ 個人事業/年会費 PTA/結婚相談所
会費ペイ		0円 ※無料	0円 ※無料	ー	ー	クレジット決済 継続課金/単発課金 口座振替/コンビニ決済	freee会計 Akerun LINE公式アカウント API連携	フィットネスジム 学習塾・教室 PTA/ファンクラブ 協会/保育園/幼稚園 スポーツチーム スポーツスクールなど
Smart Hello		150,000円	スモール：10,000円 ライトフィットネス：25,000円 ライトスクール：25,000円 スタンダード：30,000円 ※全てのプランにおいて定額制	スモール：予約機能なし ライトスクール：無制限 ライトフィットネス：無制限 スタンダード：無制限	ー	クレジット決済 月額課金 回数券 事前決済	クレジットカード会費請求 （SBペイメントサービス） アプリでドア施錠 （Akerun）	フィットネス/ ゴルフスクール ヨガ/エステ コワーキングなど
Square サブスク決済		0円 無料アカウント登録	Square予約連携時 フリー：0円※無料 プラス：3,000円 プレミアム：8,000円	全プラン無制限	問合せ	クレジット決済 継続課金 リンク決済	Square全サービス Googleカレンダー Instagramなど	エステ/ヨガ/サロン スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネスなど
WTE （ワールドトークエンジン）		資料で確認	30,000円	無制限	管理者メニュー 40p 講師ページ 10p 生徒マイページ 20p 集客用ホームページ　20p	カード決済 月額定期課金 スポット課金 銀行振込申請	Zoom/Meet連携 アクセス解析 ・マーケティングツール連携	オンライン英会話 オンライン家庭教師・塾 オンライン日本語教室 オンライン音楽スクール オンラインフィットネス オンラインカウンセリング
KAKERU LINE予約		お問合せ	33,000円～（税込） ※基本＋予約機能	無制限	無制限	クレジット決済 事前決済 継続課金	LINE連携 API連携 CRM・基幹システム ECサイト/POSレジ Zoomなど	小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業
formrun		0円 ※無料	FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円	FREE：30件 BEGINNER：100件 STARTER：無制限 PROFESSIONAL：無制限	FREE：1個 BEGINNER：5個 STARTER：50個 PROFESSIONAL：無制限	・カード決済 （VISA/Mastercard/JCB/ 　American Express 　Diners Club/DISCOVER） ・オンライン決済 （PayPay/Apple Pay/PayPal） ・口座振替	日程調整ツール（bookrun）	エステ/ヨガ・サロン レッスンスクール 美容室 フィットネス
SimplyBook.me		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ベーシック：11,438円 ベーシック：13,748円	フリー：50件 ベーシック：100件 ベーシック：500件	無制限	クレジット決済 月額課金	Zoom カレンダー POSレジ SNS連携	エステ・ヨガ レッスン教室 フィットネス
hacomono		150,000円	35,000円～	お問合せ	お問合せ	クレジット決済 口座振替	API連携 mywellnewss LINE連携	レッスン教室 フィットネス

サブスク決済ができる会費徴収システムおすすめ7選比較

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	対応決済	決済方式	セキュリティ
VeriTrans4G（ベリトランス4G）		お問合わせ 見積をチェック	お問合わせ	業界最安水準 1～3％台 ※クレジット決済の場合	クレジット決済/コンビニ決済/ 銀行決済/Bank Pay/電子マネー決済/ キャリア決済/ID決済/銀聯ネット決済/ Alipay（アリペイ）国際決済/ PayPal（ペイパル）決済/ 多通貨クレジットカード決済/ Apple Pay/Google Pay/ ベリトランス後払い	オンライン決済（都度課金・継続課金）/ メールリンク決済/IVR決済/ オフライン決済（端末決済・端末レス決済・ マルチQRコード決済）など	PCI-DSS Ver.4.0 完全準拠 ISO/IEC27001認証取得 *情報セキュリティマネジメントシステム プライバシーマーク の継続更新 Visa Registry of Service Providers Program 国内第１号登録
ROBOT PAYMENT		お問合せ	お問合せ	2.65%~	クレジット/コンビニ/銀行振込/電子マネー テイクアウト決済/キャリア/後払い/口座振込 スマホ/QRコード/寄付金/書面/電話決済	サブスク決済/事前決済 メールリンク/IVR決済	セキュリティコード/3Dセキュア Pマーク/PCI DSS トークン/SSL認証
月額パンダ		0円 ※無料	0円 ※無料	3.5%	クレジット/口座振込 コンビニ決済/PayPay決済	継続課金/単発課金	カード情報非保持化 Pマーク
会費ペイ		0円 ※無料	0円 ※無料	3.5%	クレジット決済 口座振替/コンビニ決済	継続課金/単発課金	PCIDSS SAQ Type-D JIS Q 27001:2014 ISMS
RP掛け払い		0円~ ※無料	0円~ ※無料	0.5~2.9%		サブスク決済※継続課金 メールリンク決済	セキュリティコード/3Dセキュア Pマーク/PCI DSS トークン/SSL認証
Squareリンク決済		0円 無料アカウント登録	0円	3.6％~ ※販売手数料0円	QRコード/SMS決済/クレジット決済	継続課金/リンク決済	PCI DSS/SSL暗号化 カード情報非保持化 二段階認証/トークン機能 ワンタイムパスワード
STORES 請求書決済		0円	0円	3.24%~3.74%	QRコード/SMS決済/クレジット決済	継続課金/リンク決済	PCI DSS/暗号化認証 カード情報非保持化
GMO掛け払い		0円 ※無料	0~1.4万円	0.5~3.4%	クレジット/コンビニ/サブスク決済 口座振替/銀行振込 請求書後払い	継続課金/サブスク	不正検知/3Dセキュア本人認証 Pマーク
GMOイプシロン		0円 ※無料	0円 ※無料	3.45%~	クレジット/コンビニ/ネット銀行/ウォレット 電子マネー/キャリア/後払い/口座振込 スマホ/QRコード/他通貨決済	継続課金/事前決済 メールリンク決済	不正検知/3Dセキュア本人認証 カード情報非保持化/トークン チャージバック/SSLサーバー
ZEUS（ゼウス）		0円 ※無料	3,000円	3.5%~	クレジット/コンビニ/ネット銀行/賃貸決済 電子マネー/キャリア/後払い/口座振込 スマホ/イベント向けレンタル端末	継続課金/事前決済 メールリンク決済 電話CTI/与信後	PCI DSS/Pマーク/ISMS 不正検知/トークン カード情報非保持化
ペイジェント		0円 ※無料	お問合せ	4.2%～ トランザクション：0円 ※無料	クレジットカード/コンビニ決済/国際決済 電子マネー/ID・キャリア決済/後払い	継続課金/事前決済 メールリンク決済	3Dセキュア/SSL暗号化 カード情報非保持化/トークン ISMS/PCI DSS認証
アプラス集金代行 Web口座振替		お問合せ	お問合せ ※プランで変動	お問合せ ※1件～でも可能	クレジット/コンビニ/サブスク決済 口座振替/銀行振込 請求書後払い	Web口座振替 ※依頼書不要	PCI-DSS/SSL認証 Pマーク/ISS/ISO27001

無料で始められるリンク型の会費徴収システムおすすめ6選比較

LINEやSMSなどでリンクを送るだけで、会費徴収や月謝集金ができるアプリを紹介します。

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	対応決済	QRコード 送信	SMS送信	SNS送信	継続課金 （サブスク）
VeriTrans4G メールリンク決済		問合せ 見積をチェック	問合せ	業界最安水準 1～3％台 ※クレジットカード決済の場合	クレジットカード・コンビニ 電子マネー/ID決済（楽天ペイ・PayPayなど） 後払い/他通貨/ポイント決済	◯	◯	◯	◯
Squareメールリンク決済		0円 無料アカウント登録	0円 ※無料	3.6％ ※振込手数料、申込手数料 注文キャンセル手数料：0円	クレジットカード デビットカード	◯	◯	◯	◯
サブスクペイ メール決済		問合せ	問合せ	2.5%~ ※口座振替：85円	クレジットカード、口座振替 銀行振込・バーチャル口座 コンビニ決済、メール決済 アプリ決済、タブレット端末決済	◯	◯	◯	◯
formrun メールリンク決済		0円 ※無料	0円~	2.99%~	クレジットカード オンライン決済 （PayPay・Apple Pay・PayPal） コンビニ決済、口座振替	◯	◯	◯	◯
STORES 請求書決済		0円 ※無料 スタンダード：3,300円	0円 ※無料	2.38％~3.24%	クレジットカード	◯	◯	◯	問合せ
makeshopメールリンク		11,000円~	法人：2,000円 個人：1,000円	3.14%~	問合せ	◯	◯	◯	問合せ
PayPal		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジットカード デビットカード 銀行口座	◯	✕	問合せ	◯
Stripe Payment Links		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジットカード、デビットカード Apple Pay、Google Pay など	◯	✕	問合せ	◯

失敗しない会費徴収システムの選び方｜5つの比較ポイント

会費徴収システム選びで失敗しないためには、以下5つのポイントを順番に検討することが重要です。

1. 会員にあった決済手段があるか

会員の年齢層に応じて必要な決済手段は大きく異なります。2024年のキャッシュレス決済比率は42.8%に達していますが、高齢者中心の団体では口座振替やコンビニ決済が必須です。一方、若年層にはクレジットカードやQRコード決済が好まれます。学生が多い場合はクレジットカード保有率が低いため、口座振替対応は必須となります。

2. 料金体系と費用がいくらかかるか

料金体系は複雑で、一見安く見えても総額が高くなるケースがあります。会員数50名を境に最適なシステムが変わることが多いため、現在と将来の会員数を想定した総コスト計算が必要です。また、口座登録手数料や解約手数料などの隠れコストも確認しておきましょう。

3. 必要な機能があるか

自動決済、会員管理、入金管理、督促機能、レポート機能は必須です。それ以外に、複数料金プラン設定、予約機能、会員証発行などは業種により重要度が変わります。学習塾やスクールなら予約機能、協会なら年会費機能、フィットネスならオプション料金機能が重要になります。

4. 外部システム連携できるか

既存の会計システムや予約システムとの連携可能性は業務効率に大きく影響します。特に会計システム（freeeやマネーフォワードなど）との連携は重要で、会費徴収の入金データが自動で反映されることで経理業務が大幅に効率化されます。API連携とCSV連携の2種類があり、前者はリアルタイム同期、後者は定期的なデータ交換となります。

5. サポート体制が十分か

システム導入後のサポート体制は運用成功を左右します。導入実績の豊富なシステムを選ぶことで、安定した運用が期待できます。小規模事業者（30名以下）はメール・チャットサポートで十分ですが、中規模以上（31名以上）では電話サポートと導入支援が重要です。会費徴収は金銭に関わるため、障害時の迅速な対応体制も確認しておきましょう。

会費徴収システム導入の5つのメリット

会費徴収システム導入により、運営者・会員双方に大きなメリットがあります。具体的な効果を解説します。

1. 会費の集金作業が自動化され手間が減る

従来の手動集金では月8時間かかっていた業務が、システム導入後は大幅に短縮されます。請求書作成、入金確認、未払い者への連絡、収支集計などの作業が自動化され、大幅な作業時間削減が可能です。時給換算で月数千円～数万円のコスト削減効果があります。

2. 入金状況が一目で分かり集金もれがなくなる

システム導入により入金状況がリアルタイムで把握でき、集金漏れが大幅に減少します。支払い済み・未払い・滞納をステータス別で一覧表示し、設定期日を過ぎた未払いを自動通知、催促メールも自動送信されます。未回収リスクの大幅な改善が期待できます。

3. 入会申込みがネットで完結して新規会員が増えやすい

オンライン入会システムにより申込み完了率が向上します。従来の紙申込みでは数日かかっていた手続きが即日完了し、24時間申込み受付により機会損失も防止できます。特に若年層では、オンライン完結の効果は絶大です。

4. 計算ミスや記入もれなどのヒューマンエラーがなくなる

手動管理で発生していた計算ミスや入金消込ミス、督促漏れがほぼゼロになります。エラー対応にかかる時間とトラブル対応工数を考慮すると、業務削減効果があります。

5. 会員の利便性が上がり退会率が下がる

自動決済により支払い忘れが防止され、多様な決済手段から選択可能、24時間マイページ対応により会員満足度が向上します。特に支払い関連トラブルによる退会の大幅な削減が期待されます。

会費徴収システム導入の3つのデメリット・注意点

会費徴収システムには多くのメリットがありますが、導入前に理解しておくべきデメリットもあります。

1. 導入時の初期費用と毎月の利用料金がかかる

システム導入により新たなランニングコストが発生します。初期費用は0円～10万円、月額基本料金は0円～3万円、決済手数料は売上の3.0～5.5%が相場です。会員数20名以下では費用が先行しますが、50名以上になると人件費削減効果で投資回収が可能になります。導入前に3年間の収支シミュレーションを行うことをおすすめします。

2. ネットに慣れていない会員が使いづらく感じる可能性

特に高齢者中心の団体では、デジタル化への対応が課題となる場合があります。60代のスマートフォン所有率は9割を超え、70代でも8割を超えていますが、適切なサポートが必要なケースもあります。対策として段階的導入、説明会開催、電話サポート充実、従来方法との併用期間設定が有効です。

3. 既存会員への説明や移行作業に時間と手間がかかる

システム導入時の移行作業は想像以上に工数がかかります。会員データ整理、システム設定、会員への説明、テスト運用で合計50-75時間、約2ヶ月の準備期間が必要です。スムーズな移行のためには3ヶ月前からの告知開始、段階的移行、サポート体制強化、早期登録者への特典提供が重要です。移行作業は一時的な負担ですが、完了後の業務効率化効果を考慮すると投資価値の高い取り組みといえます。

会費徴収システムの導入方法や手順

会費徴収システムの導入を成功させるには、計画的な進行が重要です。標準的な導入期間は3ヶ月で、以下の手順で進めます。

STEP1：要件整理とシステム選定 現状の課題（会員数、会費体系、業務時間）を整理し、必須機能と予算を明確化します。3-5社に絞り込んで無料トライアルを実施し、操作性や機能を確認して最終選定を行います。

STEP2：契約と初期設定 契約手続き後、基本情報設定（事業者名、料金プラン）、決済方法設定、メール設定、セキュリティ設定を行います。既存会員データをCSV形式で整理し、システムに移行します。

STEP3：テスト運用と会員移行 少数データでテスト移行を実施し、決済フローや自動処理の動作確認を行います。問題がなければ本格移行に進み、会員への説明資料作成、説明会開催、段階的な運用移行を実施します。

重要なのは「一斉移行ではなく段階的移行」「3ヶ月前からの告知開始」「移行期間中のサポート体制強化」です。適切な手順で進めることで、会員への影響を最小限に抑えながらスムーズな移行が実現できます。

会費徴収システムのよくある質問

実際の導入検討時によく寄せられる質問と回答を紹介します。

会員数が少ない場合でも導入すべき？何名から導入メリットがある？

会員数20名程度から導入メリットが出始めます。会員数10名以下では費用が先行しますが、成長予測がある場合（6ヶ月以内に30名以上）や業務負担が重い場合（入金確認・督促に月3時間以上）は早期導入をおすすめします。年会費制の協会や高額サービス（月1万円以上）の場合は、少人数でもメリットがあります。最重要は「現在の業務負担」と「成長性」を総合判断することです。

会員が高齢者中心の場合、システム導入は難しい？

高齢者中心でも適切な配慮により導入可能です。60代で9割超、70代でも8割超がスマートフォンを所有しており、多くの高齢者がデジタル機器を利用しています。成功のポイントは口座振替中心の決済方法、家族サポートの活用、丁寧な説明会の実施、電話サポート窓口の設置、従来方法との6ヶ月間並行運用です。希望者のみシステム利用という柔軟なアプローチが成功の秘訣です。

決済エラーや未払いが発生した場合の対応はどうなる？

決済エラーの主因はクレジットカード期限切れと残高不足です。自動対応される処理は、失敗後3-7日間隔での自動再実行、翌日の催促メール送信、支払い状況の自動更新、管理者への自動アラートです。手動対応が必要なのは、自動催促で反応がない会員への電話連絡、決済方法変更、特別事情による支払い条件変更です。未払い率を下げる予防策として、決済3日前のリマインドメール送信や複数決済手段の提供が有効です。

まとめ

会費徴収システムは、会員制ビジネスの運営効率化に欠かせないツールです。システム選択時は会員属性に合った決済手段、適切な料金体系、必要機能の充足、外部連携の可否、サポート体制を総合的に検討することが重要です。

導入により集金業務の自動化、入金管理の効率化、新規会員獲得率向上などのメリットが得られる一方、初期コストや高齢者対応、移行作業の負担といったデメリットもあります。段階的な導入計画と十分な準備期間を確保することで、これらの課題は解決可能です。

会費徴収システムの導入により、煩雑な集金業務から解放され、本来の事業価値向上に専念できる環境を実現してください。

---

参考文献
※1「Japan SaaS Insights 2024」One Capital
https://onecapital.jp/perspectives/japan-saas-insights-2024
※2「2024年のキャッシュレス決済比率を算出しました」経済産業省 https://www.meti.go.jp/press/2024/03/20250331005/20250331005.html
※3「【シニア】70代のスマホ所有率さらに増加し8割を超える」NTTドコモ モバイル社会研究所 https://www.moba-ken.jp/project/seniors/seniors20240318.html