会費徴収システム18選比較！導入費用や選び方、メリットを解説

会費徴収の管理が煩雑になっていませんか？会員数が増えるほど、「誰から入金があったか」「未払いの会員は誰か」「督促の連絡はしたか」といった管理業務が複雑になります。そんな課題を解決できる会費徴収システムを紹介します。

会費徴収システムとは？

会費徴収システムとは、団体やコミュニティ、協会、サークルなどが会費や月謝をより円滑かつ確実に集金・管理できるよう支援する仕組みです。
クレジットカード決済や口座振替による自動集金、入金状況の自動反映、未払い者への自動リマインドなどを通じて、会費管理の負担を大幅に軽減します。
導入することで、従来の手作業による銀行振込確認や現金回収を大幅に減らし、オンライン上で請求・入金管理を自動化できる点が大きな特徴です。

会費徴収システムの機能と仕組み

会費徴収システムの基本的な仕組みは、会員が最初に決済情報（クレジットカードや口座情報）を登録し、その後は設定した周期で自動的に会費が徴収される流れです。
決済が完了すると管理画面に自動反映され、担当者は入金状況を簡単に確認できます。

会費徴収システムは主に以下の機能で構成されています。

機能	内容
自動集金	クレジットカード決済・口座振替で会費を自動で引き落としできる
入金状況の自動反映	誰が支払ったかをリアルタイムで確認できる
未払い者への 自動リマインド	支払い遅れの会員へ自動でメール通知を送れる
領収書・請求書の 自動発行	PDFの発行やメール送付を自動化できる
会員情報の一元管理	氏名・連絡先・支払履歴などをまとめて管理できる
柔軟な料金設定	月額、年額、初期費用、オプションなど多様な料金設計に対応

会費徴収システムの種類・タイプ｜徴収方法の違い

会費徴収システムは運用方法によって大きく2つのタイプに分かれます。それぞれの徴収方法には明確な違いがあります。

1. 会員管理型
2. リンク決済型

種類	概要
会員管理型	会員情報とクレジットカード決済情報、口座情報を連動させ、定期的な自動徴収を行う方式。
リンク決済型	メールやLINEででクレジットカード決済用ページのURLを送信し、会員が支払いを行う方式。会員情報の管理はExcelや別システムで行う必要がある。

このタイプの選択により、運用負担や会員体験が大きく変わるため、自社の運営スタイルに合ったタイプを選ぶことが重要です。

会費徴収システムの料金（費用/手数料）・対応決済一覧

会費徴収システムの料金体系は大きく4つの項目に分かれます。

料金項目	相場	内容
初期費用	0円～10万円	システム導入時の設定費用（多くは無料）
月額費用	0円～3万円	機能利用の固定費用
決済手数料	3.0～5.5%	決済金額に対する手数料
決済利用料	100円～400円/件	1回の決済あたりの手数料

多くの会費徴収システムでは初期費用・月額費用を無料とし、決済時のみ手数料を徴収する料金体系を採用しています。
会費徴収システムを選ぶ時は、決済手数料を元に、会員数に応じた総コストで比較検討することが重要です。

会費徴収システム（会員管理型）の比較表｜費用・手数料相場・対応決済が分かる

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	対応決済	決済機能	利用業界
STORES		無料アカウント登録 0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円~ スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円	4.9％ ＋ 99円（税込）	・クレジットカード決済	月額課金 回数券 事前決済	エステ/ヨガ スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネス
VeriTrans4G （ベリトランス4G）		お問合わせ 見積をチェック	お問合せ	業界最安水準 1～3％台 ※クレジットカード決済の場合	・クレジットカード決済 ・口座振替・銀行振込 ・コンビニ決済 ・スマホ決済 （PayPay、Apple Payなど）	都度課金 月額課金 メールリンク決済	エステ/ヨガ スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネス
月謝ペイ （サブスクペイ）		個別見積 無料相談はこちら	個別見積	決済：2.65%~ 口座振替：85円~	・クレジットカード決済 ・口座振替・銀行振込 ・コンビニ決済 ・スマホ決済 （PayPay、Apple Payなど）	都度課金・継続課金 お試し期間 メール決済	レッスンスクール 美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス
月額パンダ		0円 ※無料	0円 ※無料	売上の3.5％ ＋決済成功手数料100円/1件	・クレジットカード決済 ・口座振替 ・コンビニ決済・PayPay （未週次の後追い決済）	月額課金 自動催促メール 返金機能（クレジットカード）	スクール/習い事 学習塾/ジム フィットネス/エステ 個人事業/年会費 PTA/結婚相談所
会費ペイ		0円 ※無料	0円 ※無料	資料で確認	・クレジットカード決済 ・口座振替 ・コンビニ決済	月額課金・単発課金 領収書・請求書発行	フィットネスジム 学習塾・教室 PTA/ファンクラブ 協会/保育園/幼稚園 スポーツチーム スポーツスクールなど
Smart Hello		150,000円 資料でさらに詳しく	スモール：10,000円 ライトフィットネス：25,000円 ライトスクール：25,000円 スタンダード：30,000円 ※全てのプランにおいて定額制	VISA・Mastercard：3.00% その他：3.30% （JCB・American Express・Diners Club）	・クレジットカード決済 ・口座振替	月額課金・年会費 回数券 日割り計算	フィットネス/ ゴルフスクール ヨガ/エステ コワーキングなど
Square		0円 無料アカウント登録	Square予約連携時 フリー：0円※無料 プラス：3,000円 プレミアム：8,000円	決済手数料：3.6％ （継続課金）：3.75％ 販売手数料：0円	・クレジットカード決済	月額課金・単発課金 リンク決済	エステ/ヨガ/サロン スクール/学習塾 レッスン/習い事 フィットネスなど
WTE （ワールドトークエンジン）		資料で確認	30,000円	問合せ	・クレジットカード決済 ・銀行振込	月額課金・単発課金	オンライン英会話 オンライン家庭教師・塾 オンライン日本語教室 オンライン音楽スクール オンラインフィットネス オンラインカウンセリング
KAKERU LINE予約		お問合せ	33,000円～（税込） ※基本＋予約機能	問合せ	問合せ	事前決済 継続課金	小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業
formrun		0円 ※無料	FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円	カード決済：2.99% コンビニ決済：3.4%  ※最低手数料：150円/件 口座振替：3.5%  ※最低手数料：130円/件	・クレジットカード決済 ・口座振替	月額課金・単発課金 リンク決済	エステ/ヨガ・サロン レッスンスクール 美容室 フィットネス

会費徴収システム（リンク決済型）の比較表｜費用・手数料相場・対応決済が分かる

サービス名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	対応決済	QRコード 送信	SMS送信	SNS送信	継続課金 （サブスク）
VeriTrans4G メールリンク決済		問合せ 見積をチェック	問合せ	業界最安水準 1～3％台 ※クレジットカード決済の場合	クレジットカード・コンビニ 電子マネー/ID決済（楽天ペイ・PayPayなど） 後払い/他通貨/ポイント決済	◯	◯	◯	◯
Squareリンク決済		0円 無料アカウント登録	0円 ※無料	3.6％ ※その他の手数料 振込：0円 申込：0円 注文キャンセル：0円	クレジットカード デビットカード	◯	◯	◯	◯
サブスクペイ メール決済		問合せ	問合せ	2.5%~ ※口座振替：85円	クレジットカード、口座振替 銀行振込・バーチャル口座 コンビニ決済、メール決済 アプリ決済、タブレット端末決済	◯	◯	◯	◯
formrun メールリンク決済		0円 ※無料	0円~	2.99%~	クレジットカード オンライン決済 （PayPay・Apple Pay・PayPal） コンビニ決済、口座振替	◯	◯	◯	◯
STORES 請求書決済		0円 ※無料 スタンダード：3,300円	0円 ※無料	2.38％~3.24%	クレジットカード	◯	◯	◯	問合せ
makeshopメールリンク		11,000円~	法人：2,000円 個人：1,000円	3.14%~	問合せ	◯	◯	◯	問合せ
PayPal		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジットカード デビットカード 銀行口座	◯	✕	問合せ	◯
Stripe Payment Links		0円 ※無料	0円 ※無料	3.6％~	クレジットカード、デビットカード Apple Pay、Google Pay など	◯	✕	問合せ	◯

会費徴収システムの選び方｜5つの比較ポイント

会費徴収システム選びで失敗しないためには、以下5つのポイントを順番に検討することが重要です。

導入目的や課題を確実に解決できる機能があるか

自社が解決したい課題に対して効果があるシステムを選ぶことが最も重要です。会費徴収システムは見た目が似ていても、得意な領域が大きく異なります。会員数が多いのか、新規入会を増やしたいのか、コストを抑えたいのかなど、目的によって選ぶべきサービスは変わります。まずは自社が何を最優先したいのかを明確にして、必要な機能を満たすシステムを候補にしましょう。

会員が利用しやすい決済手段（カード・口座振替など）に対応しているか

決済方法が多いほど、会員が使いやすく滞納リスクも減ります。クレジットカード、口座振替、コンビニ、スマホ決済など、会員層に合った方法に対応しているか確認しましょう。また地域によっては銀行やコンビニが少ない場合もあるため、地域特性に合った決済手段があるかもチェックポイントです。

滞納防止につながる自動催促や保証の仕組みがあるか

未収金は担当者の負担が大きく、精神的なストレスにもつながります。自動催促やリマインド通知、回収保証などの仕組みがあると、回収漏れを減らしやすくなります。特に自動催促の有無や保証範囲は、サービスごとに差があるため必ず確認したいポイントです。

入会フォームや予約ページを自社仕様にカスタマイズできるか

入会や予約が必要なビジネスでは、Webページの使い勝手が顧客体験を左右します。テンプレートの有無、カスタマイズ範囲、マイページ機能など、どこまで自社に合わせられるかを確認しましょう。特に既存のテンプレートが合わない場合は、カスタマイズ前提のサービスを選ぶのも有効です。

既存の会員管理・会計システムと自動連携できるか

外部システムと連携できないと手作業が増え、業務効率が下がってしまいます。会員管理や会計ソフトとの連携が可能か、自動で情報が同期されるかをチェックしましょう。API連携かCSV連携かによって運用の手間も変わるため、今の運用に無理なく組み込める連携方法かどうかが重要です。

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会費徴収システム導入の5つのメリット

会費徴収システム導入により、運営者・会員双方に大きなメリットがあります。具体的な効果を解説します。

1. 会費の集金作業が自動化され手間が減る

従来の手動集金では月8時間かかっていた業務が、システム導入後は大幅に短縮されます。請求書作成、入金確認、未払い者への連絡、収支集計などの作業が自動化され、大幅な作業時間削減が可能です。時給換算で月数千円～数万円のコスト削減効果があります。

2. 入金状況が一目で分かり集金もれがなくなる

システム導入により入金状況がリアルタイムで把握でき、集金漏れが大幅に減少します。支払い済み・未払い・滞納をステータス別で一覧表示し、設定期日を過ぎた未払いを自動通知、催促メールも自動送信されます。未回収リスクの大幅な改善が期待できます。

3. 入会申込みがネットで完結して新規会員が増えやすい

オンライン入会システムにより申込み完了率が向上します。従来の紙申込みでは数日かかっていた手続きが即日完了し、24時間申込み受付により機会損失も防止できます。特に若年層では、オンライン完結の効果は絶大です。

4. 計算ミスや記入もれなどのヒューマンエラーがなくなる

手動管理で発生していた計算ミスや入金消込ミス、督促漏れがほぼゼロになります。エラー対応にかかる時間とトラブル対応工数を考慮すると、業務削減効果があります。

5. 会員の利便性が上がり退会率が下がる

自動決済により支払い忘れが防止され、多様な決済手段から選択可能、24時間マイページ対応により会員満足度が向上します。特に支払い関連トラブルによる退会の大幅な削減が期待されます。

会費徴収システム導入の3つのデメリット・注意点

会費徴収システムには多くのメリットがありますが、導入前に理解しておくべきデメリットもあります。

1. 導入時の初期費用と毎月の利用料金がかかる

システム導入により新たなランニングコストが発生します。初期費用は0円～10万円、月額基本料金は0円～3万円、決済手数料は売上の3.0～5.5%が相場です。会員数20名以下では費用が先行しますが、50名以上になると人件費削減効果で投資回収が可能になります。導入前に3年間の収支シミュレーションを行うことをおすすめします。

2. ネットに慣れていない会員が使いづらく感じる可能性

特に高齢者中心の団体では、デジタル化への対応が課題となる場合があります。60代のスマートフォン所有率は9割を超え、70代でも8割を超えていますが、適切なサポートが必要なケースもあります。対策として段階的導入、説明会開催、電話サポート充実、従来方法との併用期間設定が有効です。

3. 既存会員への説明や移行作業に時間と手間がかかる

システム導入時の移行作業は想像以上に工数がかかります。会員データ整理、システム設定、会員への説明、テスト運用で合計50-75時間、約2ヶ月の準備期間が必要です。スムーズな移行のためには3ヶ月前からの告知開始、段階的移行、サポート体制強化、早期登録者への特典提供が重要です。移行作業は一時的な負担ですが、完了後の業務効率化効果を考慮すると投資価値の高い取り組みといえます。

会費徴収システムの導入方法や手順

会費徴収システムの導入を成功させるには、計画的な進行が重要です。標準的な導入期間は1～3ヶ月で、以下の手順で進めます。

ステップ	内容
STEP1 要件整理とシステム選定	現状の課題（会員数、会費体系、業務時間）を整理し、必須機能と予算を明確化します。3-5社に絞り込んで無料トライアルを実施し、操作性や機能を確認して最終選定を行います。
STEP2 契約と初期設定	契約手続き後、基本情報設定（事業者名、料金プラン）、決済方法設定、メール設定、セキュリティ設定を行います。既存会員データをCSV形式で整理し、システムに移行します。
STEP3 テスト運用と会員移行	少数データでテスト移行を実施し、決済フローや自動処理の動作確認を行います。問題がなければ本格移行に進み、会員への説明資料作成、説明会開催、段階的な運用移行を実施します。

重要なのは「一斉移行ではなく段階的移行」「3ヶ月前からの告知開始」「移行期間中のサポート体制強化」です。適切な手順で進めることで、会員への影響を最小限に抑えながらスムーズな移行が実現できます。

会費徴収システムのよくある質問

実際の導入検討時によく寄せられる質問と回答を紹介します。

会員数が少ない場合でも導入すべき？何名から導入メリットがある？

会員数20名程度から導入メリットが出始めます。会員数10名以下では費用が先行しますが、成長予測がある場合（6ヶ月以内に30名以上）や業務負担が重い場合（入金確認・督促に月3時間以上）は早期導入をおすすめします。年会費制の協会や高額サービス（月1万円以上）の場合は、少人数でもメリットがあります。最重要は「現在の業務負担」と「成長性」を総合判断することです。

会員が高齢者中心の場合、システム導入は難しい？

高齢者中心でも適切な配慮により導入可能です。60代で9割超、70代でも8割超がスマートフォンを所有しており、多くの高齢者がデジタル機器を利用しています。成功のポイントは口座振替中心の決済方法、家族サポートの活用、丁寧な説明会の実施、電話サポート窓口の設置、従来方法との6ヶ月間並行運用です。希望者のみシステム利用という柔軟なアプローチが成功の秘訣です。

決済エラーや未払いが発生した場合の対応はどうなる？

決済エラーの主因はクレジットカード期限切れと残高不足です。自動対応される処理は、失敗後3-7日間隔での自動再実行、翌日の催促メール送信、支払い状況の自動更新、管理者への自動アラートです。手動対応が必要なのは、自動催促で反応がない会員への電話連絡、決済方法変更、特別事情による支払い条件変更です。未払い率を下げる予防策として、決済3日前のリマインドメール送信や複数決済手段の提供が有効です。

まとめ

会費徴収システムは、会員制ビジネスの運営効率化に欠かせないツールです。システム選択時は会員属性に合った決済手段、適切な料金体系、必要機能の充足、外部連携の可否、サポート体制を総合的に検討することが重要です。

導入により集金業務の自動化、入金管理の効率化、新規会員獲得率向上などのメリットが得られる一方、初期コストや高齢者対応、移行作業の負担といったデメリットもあります。段階的な導入計画と十分な準備期間を確保することで、これらの課題は解決可能です。

会費徴収システムの導入により、煩雑な集金業務から解放され、本来の事業価値向上に専念できる環境を実現してください。