【図解】入金消込とは
入金消込とは入出金情報を照らし合わせ、売掛・買掛金を照合し残高を消していく作業です。消込を行うことで未入金がないか、支払い金額と請求金額にズレがないかを確認し、正しく代金回収が行われているかチェックします。
入金消込ではまず、請求書発行から代金回収・集金を行い、入金確認後に管理リストから消込を行います。もし支払いがない場合は催促・督促といった未入金への対応が必要です。
入金消込はExcelでもできますが、システムを利用することで請求書の作成から債権管理までのフローを自動化できます。会計ソフト・基幹システムとAPI連携させることで、銀行振込や口座振替などの明細データを自動で取り込み、各種バックオフィスも効率化できるでしょう。
今回は入金消込を効率化する方法をまとめて解説。Excelを使った管理・自動化の方法や、Excel管理に限界を感じたときにおすすめのツールを、企業規模別に紹介します。
| システム/ソフト種別 | おすすめ企業規模 | 主な機能・特徴 | 主要システム/ソフト/サービス |
| エクセルテンプレート | 個人事業主~小規模 ※1~10名程度 | ― | ― |
| クラウド会計ソフト 消込フリーソフト | 小規模~中小 ※1~10名程度 | ・入金管理/請求書と明細連動で自動消込 ・売掛&買掛金/支払い期日の振込管理 ・会計帳簿の自動作成/証憑データ | MFクラウド会計/freee会計/弥生会計 請求管理ロボ/楽楽明細 Aladdin Office/商奉行クラウド |
| 入金消込システム 請求管理ソフト | 中小～大手企業 ※20~500名以上 | ・AIや機械学習による入金消込の自動化 ・会計ソフト/基幹システムとのデータ連携 ・回収予定&債権管理/督促通知メール | 請求管理ロボ/V-ONEクラウド/Payme MFクラウド債権請求/債権奉行クラウド LINK API Private/STREAM AI ARM |
| 掛け払い決済 請求代行サービス | 中小~大規模向け ※20~500名以上 | ・与信管理/請求作成&発行/代金回収 ・入金管理・請求データ照合/消込 ・未払い企業への督促/未払いリスク保証 | GMO掛け払い/RP掛け払い 請求まるなげロボ ROBOT PAYMENT/NP掛け払い マネーフォワード ケッサイ 掛払い.com/Bizクレカ |
入金消込をExcelで管理・自動化する3つの方法
入金消込をExcelで管理・自動化する方法は次の3つです。
- テンプレートをダウンロードする
- 関数を活用する
- マクロを活用する
それぞれの方法について、画像や動画付きでわかりやすく解説します。
Excelのテンプレートをダウンロードする
最も簡単にはじめられるのが、Excelのテンプレートをダウンロードする方法です。既存の入金管理表をダウンロードし、それをそのまま自社の入金管理に使います。管理項目の名前を変えたり、項目数を減らしたり増やしたりして、自社にとって使いやすい管理表に変えることもできます。
ただ、この方法では手動の入力・確認作業が多いです。そのため人的ミスも起こりやすく、次に紹介する関数やマクロと併用するのがいいでしょう。
Excelの関数を活用する
準備に手間と時間がかかりますが、Excelの関数を活用すれば、入金管理を効率化できます。SUMやSUMIF、VLOOKUPなどの関数を活用し、計算や入力を一部自動化できます。
ただ、関数を使いこなすにはある程度の知識と慣れが必要です。しばらくは調べたり試したりしながら、時間をかけて関数を組んでいくことになるでしょう。また、関数はセルに直接入力するため、誤って消されたり書き換えられたりして、正しく機能しなくなるリスクもあります。
これを防ぐために、関数を入力したセルには「セル（範囲）の保護」を設定しておきましょう。権限がないユーザーはそのセルを消したり書き換えたりできなくなります。
入金消込や入金管理に使える3つの関数を紹介します。
SUM（サム）関数
SUMは指定した範囲の数値を合計する関数です。すべての取引先への請求額の合計を計算したいときに使います。
式の書き方：=SUM(合計範囲)
式の例：=SUM(A2:B10)
SUMIF（サムイフ）関数
SUMIFは条件を指定して数値の合計を計算するための関数です。たとえば「A商事」「B商事」「A運輸」「C商事」の4つの取引先があるなら、各社への請求額の合計をそれぞれ計算します。
式の書き方：=SUMIF(検索範囲,検索条件,合計範囲)
式の例：=SUMIF(A2:B10,”A会社”,C2:C10)
VLOOKUP（ブイルックアップ）関数
VLOOKUPは指定した範囲の中で条件に合うセルを探すための関数です。たとえばA社（E2）の請求額と入金日を探したい場合、画像のように関数を書きます。
式の書き方：=VLOOKUP (検索対象,検索する場所,返される値を含む範囲内の列番号,FALSE)
式の例：=VLOOKUP(E2,A:C,2,FALSE)
Excelのマクロを活用する
マクロとは行う操作をExcelに記憶させ、自動で実行させる機能です。「特定のセルをコピーして別のセルにペーストする」「未入金の取引先だけを抽出し、特定のセルにコポペする」のような操作を自動化できます。
自動化したい作業を実際に行うだけでマクロを設定することもできるため、特別なスキルや知識がなくても使いこなせるでしょう。
動画は未入金の取引先と請求額を抽出し、別のセルに転記する操作を自動化したマクロです。操作手順は下記の通りです。
- 拡張機能から「マクロ」を選ぶ
- 「マクロの記録」を選ぶ
- 操作を行う（以下、自動化した操作の内容）
- C列（ステータス）のフィルタで「未入金」のみにチェックを入れる
- 未入金の取引先・請求金額のみが表示される
- A2にマウスカーソルを合わせ、「Ctrl+Shift+↓」で取引先のすべてを選択
- 「Ctrl+C」でコピー
- A11にマウスカーソルを合わせ、「Ctrl+Shift+Z」で書式なしペースト
- B列でもA列と同じようにコピペをする
- マクロを保存する
動画はGoogleスプレッドシートでの操作手順ですが、MicrosoftのExcelでも操作方法はほぼ同じです。
入金消込をExcelで管理するポイント
入金消込をExcelで管理する場合、関数やマクロを使うことをおすすめします。作業の効率化や自動化のためだけでなく、関数やマクロで計算や処理を自動化することで、確認漏れや計算間違いなどの人的ミスを防げるからです。関数を入れたセルは保護し、誤って書き換えられたり消したりされないようにしておきましょう。
ただ、Excel管理には限界があります。外部のWebサイトやシステムのデータをExcelに抽出するには人力での作業が必要です。そのため、入金済みや未払いなどの入金ステータスをリアルタイムで把握するのは難しく、行き違いで督促をしてしまうリスクもあります。
このようなリスクを抑えるためにも、管理負担を軽くするためにも、Excel管理では月ごとにタブを分けたり明細を1シートで作成したり、1つのシート・タブにデータが集中しないようにしましょう。どこに何があるのかを把握しやすくなり、検索性も高まります。
Excelで入金消込をするデメリット
Excelでの入金の消込や管理には限界があります。データが増え、関数やマクロが複雑になるほど、Excel管理は難しくなるでしょう。その理由を、Excelで入金消込を管理する3つのデメリットと併せて解説します。
業務が属人化しやすい
Excelで入金消込をする1つ目のデメリットは「業務が属人化しやすい」ことです。Excelの関数やマクロを使いこなすには知識や慣れが必要です。そのためExcelに詳しい担当者を確保しなければなりません。特定の担当者に依存してしまうと、異動や退職などがあったときに、今までどおりに業務を進められなくなることもあります、
手間と時間がかかる
Excelで入金消込をする2つ目のデメリットは「手間と時間がかかる」ことです。関数やマクロを使うとしても、外部システムからExcelへのデータの転記やエクスポート・インポートする手間がかかります。関数やマクロを組むのにも時間がかかるでしょう。この問題は、取引先が増えデータが膨大になるほど大きくなっていきます。
人的ミスを防ぎきれない
Excelで入金消込をする3つ目のデメリットは「人的ミスを防ぎきれない」ことです。関数やマクロを使っても、手入力や目視確認はどうしても残ります。記入・確認の間違いや漏れが起こるリスクをゼロにすることはできません。
Excel処理に限界を感じたら、ツールを使って入金消込を自動化しよう
管理するデータが増えるほど、Excelでの入金消込は難しくなっていきます。さらなる効率化・自動化を求めるなら、ITツールの導入がおすすめです。入金消込の効率化・自動化にはどんなツールが使えるのか、企業規模別のおすすめを紹介します。
個人事業主・小規模事業者におすすめ「フリーソフト」
個人事業主や小規模事業者におすすめなのは、クラウド会計ソフト・請求書作成/発行システム・入金消込フリーソフトなどです。クラウド会計ソフトなら会計帳簿・決算書作成も自動化できる、請求書作成・発行システムなら請求作成から入金管理・消込処理までの一連のフローに対応できるというように、関連業務の効率化にも役立ちます。
中小企業におすすめ「入金消込システム・請求管理ソフト」
中小企業は取引先の増加に応じて請求件数も膨大になるため、システム導入が特におすすめです。近年はAIによる消込自動化や、API連携によるシステム間のデータ連携などができるツールも多く、業務を大幅に効率化できるでしょう。
このようなツールを使えば振込人名義と企業の照合・消込作業などを自動化できます。手入力や目視確認などの作業が減り、従業員負担軽減はもちろん、人的ミスの防止にも役立つでしょう。
ルールベースのAI消込の場合、事前に設定した条件で処理を行うこともでき、複雑な支払い方式・前受金の取崩し・繰越金もシステム管理などにも対応できます。
たとえば請求管理ロボではRPAツールと連携することで、これまでカバーできなかった複雑な料金体系の従量課金計算・継続課金処理・会計ソフト入力も自動化ができます。
クラウド入金管理/消込ソフト・請求管理システムに関する詳細はそれぞれの記事で解説しています。
大企業におすすめ「掛け払いサービス」
掛け払いサービスや請求代行サービスなどでは、売り手企業と買い手企業の間に代行会社が入り、取引開始に必要な与信チェック、請求や入金消込・督促業務を代行します。
業務そのものをアウトソースできるため、システム導入による効率化・自動化よりも高い効果が期待できます。与信審査/請求作成・発行/代金回収/未回収督促などに膨大な時間がかかっている大規模企業におすすめです。
取引の事前審査から督促までを代行し、与信通過した企業に対しては未払い保障が原則100%のサービスが多いです。経理業務自体を外注し、コア業務に集中しやすくなるでしょう。
掛け払い決済・請求代行サービスについては個別の記事で詳細を解説しています。
脱・Excel管理！入金消込システムを活用する5つのメリット
Excelでの入金消込や入金管理が難しくなったら、先述の3つのサービスを検討してみましょう。自社の規模や課題に合ったシステムを選ぶことで、コストを抑えて業務を効率化できます。システムやサービスにかかる費用の何倍もの人件費を削減できることもあります。
これらのシステムを活用するメリットを5つ紹介するので、導入を検討してみましょう。
メリット1．会計ソフトに消込情報を自動登録できる
入金消込システムを活用する1つ目のメリットは、「会計ソフトに消込情報を自動登録できる」ことです。
Excel管理の場合、Excel上で入金消込を行っても経理業務は完了しません。Excelで整理したデータを再度会計ソフトに登録・転記し、売上管理を行わなければなりません。このような二重入力の作業・回数が増えるほど、人的ミスは起こりやすくなります。経理担当者の入出金データ照合・チェックを行う手間も増え、過労や人件費の増加にもつながりかねません。
入金消込システムなら、会計ソフトと連携させることで消込情報を自動登録できます。月次決算や締め作業のスピードを求められる経理部門にとって、自動登録は大きなメリットです。
メリット2．決済業務を効率化できる
入金消込システムを活用する2つ目のメリットは、「決済業務を効率化できる」ことです。
先述の自動登録を含め、入金消込システムには業務効率化に役立つさまざまな機能が搭載されています。決済業務を効率化することで従業員の業務負荷は軽くなり、人件費削減にもつながるでしょう。
掛け払いサービス「NP掛け払い」を提供するネットプロテクションズ社の調査で決済業務の効率化の重要性を聞いたところ、80％近くが重要と考えていると答えています。
効率化を意識し始めたタイミングについては「取引先数10社以上が52%、50社以上が25%、100社以上が13.6%」と、100社を超える時期には90%以上の企業が効率化を強く意識していることがわかります。
企業経営・組織拡大の課題を表す「50人・100人の壁」という言葉がありますが、人事・組織課題だけでなく、経理業務においても100社の壁が存在しているといえます。
メリット3．リアルタイムで入金を確認できる
入金消込システムを活用する3つ目のメリットは、「リアルタイムで入金を確認できる」ことです。
多くの入金消込システムはクラウドで提供され、ネット環境があればリアルタイムでデータを確認できます。場所を問わず誰でも入力や確認ができるため、テレワーク・リモート環境でも経理業務を進められます。
行き違いでの督促や請求金額の間違いなども減り、取引先からの印象も良くなるでしょう。
メリット4．業務の属人化や人的ミスを防げる
入金消込システムを活用する4つ目のメリットは、「業務の属人化や人的ミスを防げる」ことです。
人力での確認や入力では、人的ミスをゼロにはできません。システムを活用しこれらの作業を自動化することで、人的ミスを大幅に減らせるでしょう。システムがエラーを起こしたときだけ人間の従業員が確認・対応をすればいいので、手間もかかりません。
また、近年のシステムは直感的に操作できるものが多く、特別なスキルや知識がなくても扱えます。Excelの関数やマクロのように管理・業務の属人化も防げるでしょう。
メリット5．未回収債権を早期発見できる
入金消込システムを活用する5つ目のメリットは、「未回収債権を早期発見できる」ことです。
入金消込システムは会計ソフトや基幹システムとの連携機能が充実しています。連携に対応していないシステム同士でも、API連携やCSVデータのエクスポート・インポートによるデータ連携はできるでしょう。
Excelでは難しかった「リアルタイムでの入金状況の把握」もシステムを使えば容易です。リアルタイムに経営データを確認し、未払いの取引先をすぐに一覧にして把握できます。売掛金・未回収債権の早期発見ができ、キャッシュフローの安定化につながります。
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| 内容 | ■対応決済 クレジット/銀行振込/口座振替 BtoB&企業間決済/コンビニ/電話注文 CSV/寄付金/メールリンク決済 ■課金方式 自動継続課金(定期/従量)/ワンクリック お試し期間/周期&回数指定/課金日指定 リライト/洗い替え/最大自由設問10件 |
Stripe Billing開発者向け/柔軟なサブスクリプション請求システム
- 開発者向けに最適化された柔軟なサブスクリプション請求API
- クレジットカード、銀行振込、ACHなど多様な決済手段に対応
- Stripe全体のエコシステム（決済・請求・税計算）とシームレスに連携可能
| 初期費用 | 問合せ |
| 月額費用 | 問合せ |
| 従量課金 | 0.7% (Billing 取引額のうち) |
Zuora（ズオラ）グローバルで使われるエンタープライズ向け
- グローバルで使われるエンタープライズ向けサブスクリプション請求プラットフォーム
- プラン変更・トライアル・一時停止・キャンセルなど複雑な契約管理に対応
- Salesforce、ERP、会計システムとの高度な連携が可能
| 初期費用 | 問合せ |
| 月額費用 | 問合せ |
Excelやツールを活用し、入金消込を自動化しよう
入金消込は取引先が増えるほど煩雑になっていきます。売上規模が小さいうちはExcelでの手作業で十分に管理できるかもしれませんが、いつか限界は来ます。
まずはExcelの関数やマクロを使い、これまで人力でしていた作業の一部を自動化してみましょう。本記事の画像や動画を見ながら、実際にExcelを操作してみてください。
取引先がさらに増え、関数やマクロを使っても管理が難しくなったら、入金消込システムや各種代行サービスを検討しましょう。自社の課題を明確にし、課題解決につながるシステムを選ぶことで、高い費用対効果が得られます。
