入金消込システム&管理ソフトとは｜売掛金照合から消込の流れ/アナログ管理の課題/機能
入金管理・消込システムとは従来エクセルや紙など手作業で入力・目視確認していた業務をツールで自動化し、未入金残高の可視化・未回収の売掛金照合・催促メール送付など入金消込の手間を効率化するシステムを指します。
入金管理・消込業務は毎月発生するため取引顧客が増えれば、前受金や繰越金処理・取引名称の不一致などチェック作業が膨大になると月次決算のスピードも遅くなってしまいます。
またエクセル管理では会計ソフトへの二重入力や属人化・ヒューマンエラーのリスクもあり、おすすめといえません。
今回は入金管理に関する業務フローを図解し、エクセルや紙によるアナログ管理のデメリット・入金消込システムの機能や導入メリットを解説しながら、規模別におすすめクラウドツールを紹介していきます。
入金管理&消込システムで自動化 – 管理表作成~売掛金照合/未払い催促/債権管理の流れ
まずは入金管理の業務フロー・課題をみながら消込システムで自動化される作業について解説していきます。
- 販売/請求・金融機関からの入金データ連携
- 請求作成から代金回収/消込/督促/債権管理の自動化
- 売上管理・会計ソフト/基幹システムとAPIデータ連携
企業間決済の消込フローとしては請求書発行から代金回収・集金を行い、入金確認後に管理リストの中から消込を行います。もし支払いがない場合などは催促・督促といった未払い対応が必要になります。
システムを利用で請求書作成から債権管理までのフローを自動化できます。また金融機関からの銀行振込や口座振替など明細データの自動取込みで会計ソフト・基幹システムとAPI連携で入力作業も効率化につながります。
アナログが招く入金消込の課題 – 仕分/月次決算/繰越&前受金処理/時間勝負の経理業務
従来の入金管理や消込はエクセル・マクロ・関数を使った管理をしていた企業も多いのではないでしょうか。しかしエクセル管理には様々な課題があります。
- 請求名義/振込名義が異なる・手作業/目視によるヒューマンエラー
- 異動/退職で業務の属人化が浮き彫りとなる
- 新たな消込パターン・データ連携課題などエクセル管理の限界
例えば請求名義と振込名義が必ず一致しているとは限りません。その際に目視で確認しなければならず、間違って消込を行うと一度締めた決算を修正することになり大きな負荷が発生します。
またどうしても手作業の場合は確認・入力が多くヒューマンエラーが起きる可能性もあります。
加えて経理業務を一人で対応していた場合は、複雑な関数を組んでいる場合は業務が属人的になってしまい、その社員が異動や退職してしまうと作業が回らない可能性もあります。
また様々な決済手法・支払い方式が登場したことで消込パターンやデータ連携の課題も出てきており、現状はエクセルだけで管理するには限界があるといえます。
入金消込システム&管理ソフトの機能 – 請求効率化・経理業務の自動化を実現
次は具体的な入金管理システム・消込ソフトの機能をご紹介します。
- 各種カード会社・金融機関からの請求/入金データの自動取得
- 入金確認/消込作業の自動化・未入金残高/債権一覧管理
- 消込仕訳データの出力・会計ソフト/基幹システムのAPI連携
代表的な機能には各種カード会社・金融機関からの入金明細データを自動取得することで、入金確認や消込作業の自動化が可能です。
また未入金残高・債権リストを一覧化で未回収状況をすぐに把握ができ、会計ソフト・基幹システムのAPI連携することで二重入力も不要で売上管理もできるようになります。
入金管理・消込を自動化｜規模別5つの方法/主要クラウドツール&アプリ比較表/最新トレンド
入金管理・消込に関する課題やシステムの機能を整理したところで、次は消込の方法や主要ツール・最新トレンドについてみていきます。
| システム/ソフト種別 | おすすめ企業規模 | 主な機能・特徴 | 主要システム/ソフト/ツール |
| エクセル管理表 テンプレート | 個人事業主~小規模 | ― | ― |
| 会計&請求作成ソフト 支払い/販売管理システム | 小規模~中小 | ・入金管理/請求書と明細連動で自動消込 ・売掛&買掛金/支払い期日の振込管理 ・会計帳簿の自動作成/証憑データ | MFクラウド会計/freee会計/弥生会計 請求管理ロボ/楽楽明細 Aladdin Office/商奉行クラウド |
| 業務アプリ作成ツール | 小規模~中小 | ・請求/未入金管理・請求一覧の確認 ・請求期日のリマインド ・工事現場などの受発注処理・管理 | AppSuite/kintone/サイボウズOffice |
| 掛け払い決済 請求代行サービス | 中小~大手企業 | ・与信管理/請求作成&発行/代金回収 ・入金管理・請求データ照合/消込 ・未払い企業への督促/未払いリスク保証 | GMO掛け払い/RP掛け払い 請求まるなげロボ ROBOT PAYMENT/NP掛け払い マネーフォワード ケッサイ 掛払い.com/Bizクレカ |
| 入金消込システム 請求管理ソフト | 中小~大規模 | ・AIや機械学習による入金消込の自動化 ・会計ソフト/基幹システムのデータ連携 ・回収予定&債権管理/督促通知メール | 請求管理ロボ/V-ONEクラウド/Payme MFクラウド債権請求/債権奉行クラウド LINK API Private/STREAM AI ARM |
消込が可能なサービス・システムはいくつかの種類がありますが、企業規模や利用目的によって選択肢はことなるため合わせてそれぞれの特徴を紹介していきます。
入金管理を効率化・消込自動化3つのトレンド – クラウド/ノーコード/ AI技術活用
- パッケージソフトからクラウドツールへ
- ノーコード/ローコードで開発知識不要・業務用アプリ作成ツール
- AI活用・機械学習によるルールベースの入金消込
これまではパソコンにインストールし社内で業務を行うことが一般的でしたが、ここ数年でクラウドツールが普及しWeb環境とPCがあればいつでも作業が可能です。
またkintoneやAppSuiteなどノーコード・業務用アプリ作成ツールを活用して、企業毎に必要なアプリケーションを取得し業務効率化を行う手法も近年のトレンドです。
またAI・機械学習など先端技術の活用も消込システムに活用されえおり、複雑な処理・チェック作業が頻繁に発生する売掛金/取引名称の照合やルールベースの仕訳で自動化もされています。
（1）個人事業主~小規模 – エクセル×マクロ・無料テンプレートのダウンロード
小規模企業や個人事業主で管理システムに費用をかけられない場合は、暫定対応としてエクセルテンプレート・マクロの活用でも対応できます。
エクセルを利用してもマクロ機能を使うことで入金名義の社名変換など一部作業を自動化することができます。システムやソフトを導入すると一定の費用が発生するため、無料テンプレートでも消込処理は可能です。
（2）小規模~中小 – 無料で使えるクラウド会計&請求書作成ソフト/販売管理システム
小規模法人〜中小企業におすすめなのがクラウド会計ソフト・請求書作成/発行・販売管理システムです。クラウド会計ソフトなどは会計帳簿・決算書作成も自動化ができます。
また請求書作成・発行ソフトでは請求作成から入金管理や消込処理も可能で、会計ソフトとの連携ができるため請求管理から売上まで一元管理ができます。
（3）小規模~中小 – 開発知識不要なノーコード/ローコード業務アプリ作成ツール
近年増えてきているのが開発知が不要なノーコード/ローコードツールの活用です。プログラミング言語を必要とせず業務アプリを作ることができます。
またkintoneやAppSuiteに代表されるような業務アプリ作成ツールは、経理や請求など自社において必要アプリケーション作成・インストールすることで消込処理の効率化ができます。
（4）中小~大手 – AIで自動化/API連携・クラウド入金消込システム&請求管理ソフト
中小~大規模企業になると取引顧客・請求件数も膨大になるためシステム導入がおすすめです。上述でふれたように近年ではAIによる消込自動化・API連携が可能で大幅に消込の効率化が期待できます。
振込人名義と企業の照合・消込作業などをAI・機械学習で自動化し作業にかかる時間を大きく削減でき、活用するほど最適化につながるため手入力の作業も削減できます。
またルールベースのAI消込の場合は事前に設定した条件で処理を行うことも可能なため、複雑な支払い方式・前受金の取崩し・繰越金もシステム管理が可能です。
請求管理ロボではRPAツールと連携することで、これまでカバーできなかった複雑な料金体系の従量課金計算・継続課金処理・会計ソフト入力も自動化ができます。
請求管理システムに関する詳細についてはこちらの記事で解説しています。
（5）中小~大規模 – 経理業務のアウトソースで効率化・掛け払い&請求代行サービス
システム導入だけでなく、与信審査/請求作成・発行/代金回収/未回収督促などをアウトソースしたい大規模企業におすすめなのが掛け払い決済・請求代行サービスです。
取引の事前審査から督促までを代行し与信通過した企業の場合は基本的に未払い保障は100%の企業が多く、経理業務自体を外注しコア業務に集中することができます。
掛け払い決済・請求代行サービスについては個別の記事で詳細を解説しています。
脱”エクセル”入金管理システム&クラウド消込ソフト導入で自動化・5つのメリット
なぜExcel管理をやめて入金管理システム・クラウド消込ソフトを導入がよいのでしょうか。ツール導入5つのメリットを紹介します。
（1）クラウド化でリアルタイムに入金データ確認・CSVアップで作業工数削減
多くのシステムはクラウドサービスのため、ネット環境があれば常にリアルタイムでデータ確認できることです。
クラウド上で入金データが常に確認でき場所を問わず誰でも入力できるため作業工数の削減につながり、コロナ禍のテレワーク・リモート環境でも経理業務を進められます。
（2）カード会社/金融機関からの入金データを自動取得・自動消込で経理業務を効率化
また入金データを自動取得し自動消込もできるため、従来は入金データを毎回定期的に確認し消込の目視チェック・入力も手作業で行う必要がありました。
入金管理システムでは銀行口座・クレジットカード・POSレジなど明細情報を自動取得、勘定科目も自動提案のため作業の効率化につながります。
（3）消込業務の属人化・目視による確認漏れや人的ミス/ヒューマンエラーの防止
3つ目はヒューマンエラー・属人化を防ぐことにつながる点です。ご紹介してきたように消込業務は経理担当が一人で行っていると属人化し、目視や手作業で人的ミスが起こることもあります。
システムで自動化することでこのような属人化やヒューマンエラーを防ぐことができます。
（4）経営データの可視化・入金/売掛金の管理でキャッシュフローの安定につながる
ツール上でリアルタイムにキャッシュフローや各種レポートもグラフ化できるため、経営状態安定につながるということです。
エクセルではどうしても可視化しづらい状況もシステム導入で、リアルタイムに経営データの把握で未払い企業・売掛金の可視化で債権の早期発見につながりキャッシュフローの安定につながります。
（5）会計ソフト&基幹システム連携で消込/月次決算の自動化/未回収債権の早期確認
加えて会計ソフト・基幹システムとの連携が一般的なため各種ソフトと連携することで入力作業は不要となり、売上管理・月次決算まで自動化できるため締め作業のスピードアップにつながります。
また上記で触れたように未払い企業の早期発見・支払い予定などの債権管理も可能です。
入金管理システム/消込ソフトの選び方｜目的&規模別の検討ポイント/ツール比較表
次は入金消込・管理システムの種類について目的・規模別に比較しながら、特徴をみていきます。自社のフェーズに合わせたソフトを検討しましょう。
入金管理システム/消込ソフトの種類・用途別クラウドツール比較表・マッピング
入金消込が可能なシステム・代行サービスは大きく5つの領域に区分することができ、それぞれに業務範囲や対応している機能が異なります。
| システム/サービス種別 | 特徴/おすすめ用途 | 主要ソフト/サービス |
| 会計ソフト | ・個人も無料から利用のクラウドツール ・入金消込~売掛/買掛金管理を一括管理 ・銀行/クレカ明細の自動取得で帳簿作成 | 弥生会計/MFクラウド会計/freee会計 ちまたの会計/円簿会計/board |
| 販売管理システム 支払い管理ソフト | ・小売/メーカーなど仕入れが必要な業界 ・請求発行/回収管理/前受金の支払い処理 ・在庫/生産管理/ERPなど基幹システム連携 | Aladdin Office/商奉行クラウド/Ally flam/Easy/Win販売管理/楽楽販売 |
| web請求書作成ソフト 請求管理システム | ・テンプレートで請求/納品/見積書を簡単作成 ・請求送付から入金管理/消込処理/催促メール ・電子請求書だけでなく封筒/郵送代行も可能 | 請求管理ロボ/楽楽明細 MakeLeaps/eSeikyu/Stripe/Paipal BtoBプラットフォーム請求書 |
| 掛け払い決済 請求代行サービス | ・取引顧客が多く請求発行枚数が多い中小向け ・与信審査から代金回収/消込/督促まで代行 ・未払いリスク保障/枠型取引も可能 | GMO掛け払い/RP掛け払い 請求まるなげロボ ROBOT PAYMENT/NP掛け払い マネーフォワード ケッサイ 掛払い.com/Bizクレカ |
| 入金消込システム 債権管理ソフト | ・消込に特化し中小~大手企業の未入金管理 ・AIによる消込自動化で経理業務を効率化 ・催促に応じない企業の支払い予定/債権回収 | 請求管理ロボ/V-ONEクラウド/クロジカ MFクラウド債権請求/債権奉行クラウド T-check/ AEDAN |
例えば個人事業主の場合は無料から使えるクラウド型会計ソフトを利用すれば消込から売上集計も一元管理ができます。
一方で同様の機能がある販売管理・支払い管理システムは小売・メーカー・アパレルといった在庫/仕入れ/生産管理が必要な業界で利用され、基幹業務システム（ERP）とも連携ができます。
請求管理システムはBtoB企業の与信審査～催促メール/未払い企業リストを一覧化でき、掛け払い・請求代行サービスは上記の経理業務に関する一連のフローをアウトソースし、未払い保障も行っています。
消込システム・債権管理ソフトは上場/大手企業など内部統制としても必要な要件を満たすためのツールで、多くの顧客を抱える場合は催促に応じず債権となった金額・支払いスケジュール管理が可能です。
用途・規模に適したツールと機能｜自社に必要な要件を整理したうえで検討に入る
紹介してきたように業界や規模によって提供されている入金管理システム・請求管理ソフトにはさまざまな種類があります。まずは自社の業界にあったツールを検討しましょう。
また企業規模が大きくなれば商品数・営業人数・管理部門も増えるため請求フローに関わる人間が、どうしても多くなってしまいます。
部門が増えれば管轄範囲も明確に区分けされるようになるため、50～100名など一定規模の企業ではツール導入による効率化の範囲を要件定義したうえで導入検討に入るようにしましょう。
ITレビュー・比較サイトなどでは比較表も設置されているため、参考にするのも良いでしょう。
各種機能・料金確認｜与信管理・未払いリスク・入金管理・請求発行費用
上記と合わせて同時に検討するサービス・システムの機能やオプションについても確認していきましょう。
与信審査/請求代行/入金消込/代金回収については一般的な範囲として提供されていますが、請求書発行の費用や最低枚数など制限を設けている企業もあります。
また付帯サービスとして未払リスク保障の有無も事前にチェックしておきましょう。一般的には与信基準をクリアしている場合は、代行会社が保障しているケースが多いですがオプションの場合もあります。
外部システム連携｜会計ソフト/販売管理/基幹システムなど利用ツールのデータ連携
外部システムとの連携も事前に確認するべきポイントです。入金消込・請求管理システムでは販売管理/会計ソフト/SFA/CRMなど外部システムと連携できなければ、効率化にはつながりません。
最低限の機能だけを導入して連携できないと結局余計な手間につながってしまう場合もあります。
そのようなことを避けるためにも、一定の顧客を抱えている・売上がある場合は自社で利用しているシステムと連携できるのかも検討要件に入れましょう。
セキュリティ要件｜認証方式/Pマーク/PCIDSS/ISMSなど認証取得/利用基盤/BCP対策
クラウド型システムの場合、どこからでもアクセスできるためPCの紛失・情報漏洩やハッキングのリスクがあります。
そのためアクセスするときにどのような認証方式でアクセスできるのか/権限設定/IP制限などのセキュリティ機能や、個人情報の取扱い/データ管理に関する認証取得についても確認しておきましょう。
また大規模なシステム導入・乗り換えの場合はサーバー環境などのシステム基盤も確認しておく必要があります。一般的にはBCP対策の領域に入るため情報システム部門とも連携しながら検討を進めましょう。
請求書作成&発行システム比較13選
| ソフト/システム | イメージ | 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル | 決済/支払い | 継続課金 | 郵送代行 |
| ROBOT PAYMENT ※BtoBサブスク 消込/請求代行 |  | お問合せ | お問合せ | なし | ○ 2.65%~ | ◯ | ◯ |
| Square請求書 |  | 0円 ※無料 | フリー：0円 ※無料 プラス：3,000円 | フリー：完全無料 あり 30日間 | ◯ | ◯ | ✕ |
| STORES請求書決済 |  | 0円 ※無料 | 0円 ※無料 | 完全無料 | ◯ | ✕ | ✕ |
| freee請求書 | 0円 ※無料 | ミニマム：1,980円 ベーシック：3,980円 プロ：39,800円 | あり 30日間 | ✕ | ✕ | ◯ | |
| Misoca | 0円 ※無料 | フリー：0円 ※無料 プラン15：800円 ※1年無料 プラン100：3,000円 ※1年無料 プラン1000：10,000円 ※1年無料 上記は作成枚数/月 | あり 最大60日間 | ◯ | ✕ | ◯ | |
| MFクラウド請求書 | 0円 ※無料 | ミニ：800円 パーソナル：980円 プラス：2,980円 | あり 30日間 | ◯ | ✕ | ◯ |
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| マネーフォワード ケッサイ |  | 0円※無料 | お問合せ | 0.5~3.6％ | 190円 | 1,000万 | 企業与信：2営業日 取引与信：即時 | 〇 | Bcart/ebisumart |
| クロネコ掛け払い |  | 0円※無料 | お問合せ | 2％~5％ | 0円 | 60万円 | ~1営業日 | 〇 | Bcart/ebisumart |
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RP掛け払い決済は初期/月額/請求書発行費用が0円から利用でき、手数料は最安水準~3.4%のBtoB後払い・掛け払い決済/請求代行サービスです。
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導入企業数は5,000社以上で業界No.1！SaaSやEC、対面取引まで様々なビジネスに導入できます。特に、継続取引のしやすさで選ばれています。
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| 初期費用 | お問い合せ |
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請求管理ロボ与信/集金/消込/督促&請求代行/未入金100%保証/前受金もAPIで自動化
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BtoBクレカオールライトプラン初期月額0円/手数料2.24%/最短14営業日導入
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インフォマートの掛売決済初期/月額0円~/売掛金の未回収ゼロ/請求・掛売りの効率化
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| 初期費用 | 0円 ※無料 |
| 月額費用 | 0円（無料）〜 |
| 手数料 | 0.5%〜 |
| 内容 | 入金100%保証 与信通過率99% |
ぽちPAY – 簡単シンプルなメールリンク型BtoBクレジットカード決済代行サービス
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詳細はこちら：https://www.pochipay.jp/
Portia Pay（ポーシャペイ） – 法人・個人事業主向けB2B後払い決済サービス
- 最短即時利用OK
- 限度額は最大1,000万円
- 人とAIによる審査システム
Porita Payは日本企業で利用できる安心・簡単なB2B後はらい決済サービスです。専用アプリを利用すれば即時に利用することもできます。また、限度額は最大1,000万円まで対応可能です。また、取引状況をリアルタイムで確認可能です。
| 初期費用 | 月額費用 | 決済手数料 | 請求発行料金 |
| 問い合わせ | 問い合わせ | 問い合わせ | 問い合わせ |
詳細はこちら：https://portiapay.jp/
URIHO – 代金未払い保証付き回収サービス
- 初期費用・手数料かからず定額料のみ
- ひめぎん、武蔵野銀行など多数の提携先あり
- 多数のメディア掲載あり
URIHOは、代金未払いの保証付きの回収サービスです。料金形態も明確で月額費用だけの定額制です。月額費用はAプランからCプランまであり、Cプランであれば債権回収保証は無制限です。また、多数のメディア掲載があり注目のサービスです。
| 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 債権回収保証 |
| 0円 | Aプラン：9,800円 Bプラン：29,800円 Cプラン：99,800円 | 0円 | あり |
詳細はこちら：https://uriho.jp/
GMOBtoB売掛保証 – GMO PAYMENT GATEWAY
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GMO PAYMENT GATEWAYが提供しているのがGMO売掛保証です。最短2営業日の審査で導入できたり、単発で利用可能です。また、月額費用の違いによる様々なタイプを用意しており、企業の規模に合わせて対応できます。
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| 問い合わせ | タイプS：9,800円 タイプM：29,800円 タイプL：59,800円 | 0.1％〜~ | タイプS：1,000万円 タイプM：3,000万円 タイプL：5,000万円 | 支払期間が180日以内 |
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