POSレジの使い方とは？4つの機能とレジ打ち、導入前後の流れも紹介

POSレジとは

POSレジとは、商品販売に伴う会計処理だけでなく、販売情報をリアルタイムに記録・集計するシステムを搭載したレジです。いつ、何が、どれだけ売れたかといったデータを瞬時に把握できるため、在庫管理や売上分析に役立ちます。

さらに、収集した販売データに基づいて、顧客動向や売れ筋商品の分析、効果的な販促施策の立案など多角的な経営管理を支援します。近年ではクラウド連携やキャッシュレス決済にも対応し、進化を続けています。

POSレジの使い方｜基本操作を解説

POSレジを使ううえで中心となるのが「レジ打ち」です。ここではPOSレジを使ったレジ打ちの流れを紹介します。

商品登録（スキャン・手入力）の手順

POSレジの最も基本的な操作が商品登録です。商品バーコードをスキャナーで読み取ると、瞬時に商品名や価格が画面に反映されます。もしバーコードがない商品や読み取りエラーが発生した場合は、手入力で商品コードを入力すれば問題ありません。操作が直感的なため、新人スタッフでも短期間で習得できます。正確な商品登録は売上データの精度に直結するため、慣れるまでは必ず画面を確認しながら作業することが大切です。

割引やクーポンの適用方法

割引やクーポンは店舗の販促活動に欠かせない機能です。POSレジでは対象商品を選んだ後、画面上の「割引」「クーポン」ボタンを押して適用できます。割引率や金額はあらかじめ設定されているため、スタッフは選択するだけでスムーズに処理可能です。操作の正確さが顧客満足度につながるため、トレーニング時に必ず繰り返し練習しておきましょう。

支払い方法の選択と処理（現金・カード・電子マネー）

支払い時には、顧客が選択した決済手段に応じてPOSレジで処理を行います。現金の場合は金額を入力し、釣り銭が自動計算されます。クレジットカードや電子マネー決済は、専用端末にタッチや差し込みを行い、認証が完了すれば処理終了です。複数の決済方法を組み合わせる「分割払い」に対応しているレジも多く、操作に慣れておくことで会計をよりスムーズに進められます。

レシートの発行と確認

支払い完了後はレシートを発行し、顧客に渡します。レシートには購入商品、価格、決済方法が記録されており、返品や領収書発行時に必要となる重要な証明書です。発行後は内容が正しいか確認し、金額や商品に誤りがないか注意を払いましょう。最近では電子レシートにも対応するPOSシステムが増えており、環境配慮やリピーター獲得にも役立ちます。

返品・キャンセル操作の流れ

返品やキャンセルは日常的に発生する業務のひとつです。POSレジでは該当の取引履歴を呼び出し、「返品」または「キャンセル」ボタンを選択して処理します。支払いがクレジットカードや電子マネーの場合、同じ決済手段で返金処理を行う必要があるため注意が必要です。操作を誤ると売上データに影響が出るため、必ず手順を確認してから対応しましょう。

日次締め処理（レジ締め）の手順

営業終了後には必ず「日次締め処理」を行います。POSレジでは売上金額や決済別の取引件数が自動集計されるため、スタッフはレジ内の現金と照合して差異がないか確認します。レポートを印刷・保存することで、店舗経営に必要な売上分析データを蓄積できます。日次締めは会計の基盤となる重要業務であり、正確かつ迅速に行うことが求められます。

POSレジでできること｜主な機能

POSレジは、商品によっては多機能ですが、使い方はけっして難しいものではありません。ここでは4つの機能を紹介します。

レジスター機能

POSレジは従来のレジと同様に、商品金額の計算、お釣り計算、レシート発行といった基本的な会計機能を備えています。しかし、POSレジの場合、商品バーコードをスキャンするだけで、会計処理が自動的に行われるのが特徴です。

すべて自動で処理されるため、手入力による計算ミスを防ぎ、正確かつスピーディーな会計処理を実現します。新人スタッフでも安心してレジ業務を担当できるため、人材育成の面でも大きなメリットがあります。

売上管理・分析機能

POSレジは商品バーコードを読み取るたびに、情報を売上データとして記録します。日別、週別、月別といった時系列での売上推移がわかるようになるだけでなく、商品別、時間帯別、従業員別など、多角的な分析が可能です。

さらに、多くのPOSレジシステムでは、売上データをCSV形式などでダウンロードできる機能も備えています。Excelなどの表計算ソフトやBIツールと連携し、より詳細な分析やレポート作成が可能です。

在庫管理機能

在庫管理機能はPOSレジの強みの一つであり、商品の在庫状況をリアルタイムで把握・管理することが可能です。商品が販売されるたびに在庫数が自動的に更新されるため、常に最新の在庫情報を確認できます。

売れている商品の在庫不足による機会損失や、売上が伸び悩んでいる商品の過剰在庫を抱えるリスクを軽減し、効率的な在庫管理を実現します。さらに、複数店舗を運営する事業主にとっては、すべての店舗の在庫状況を同一のシステム上で一元管理することも可能です。

顧客管理機能

POSレジは集めた顧客データに基づいて、顧客に最適な商品提案やおすすめ情報を提供することができます。例えば、過去の購入履歴から好みの商品ジャンルを把握し、新商品の入荷情報やセール情報をピンポイントで配信するといったことが可能です。

また、顧客の誕生日にはバースデークーポンを発行するなど、特別なイベントに合わせて顧客との繋がりを深めることもできます。

POSレジの運用方法【導入まで】

続いて、POSレジの運用方法を説明します。ここでは導入までの流れを紹介しますので、検討段階の方はぜひ参考にしてください。

POSレジの選定

自社の業種や規模、必要な機能、予算などを明確にするだけでなく、店舗の環境に適したPOSレジを選ぶことが大切です。例えば、小規模な店舗であれば、コンパクトでシンプルな操作性のものが適しているでしょう。飲食店であれば、テーブルオーダー機能やキッチン連携機能が必須です。

使いやすさも重要なポイントです。直感的な操作で誰でも簡単に使えるシステムを選ぶことで、スタッフ教育にかかる手間やコストを削減できます。無料体験やデモ版などを活用し、実際に操作してみることをおすすめします。

さらに、導入後のサポート体制も重要な選定基準となります。システムに問題やトラブルが発生した際に、迅速かつ丁寧に対応してくれるベンダーを選ぶことが、円滑な運用につながります。サポート体制が充実しているか、問い合わせ窓口は分かりやすいかなどを事前に確認しておきましょう。

なお、具体的なPOSレジ商品・サービスについて比較したい方は、下記の記事で詳細に解説しておりますのでぜひご覧ください。

設置環境の整備

導入するPOSレジが決まったら、ベンダーと購入契約を交わし、いよいよシステム導入の準備に入ります。ここで重要なのが、設置環境の整備です。POSレジの種類によって必要なスペースや設備が異なるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

例えば、ターミナルタイプのPOSレジを導入する場合は、レジカウンターに十分なスペースがあるか、電源コンセントの位置は適切かなどを確認する必要があります。また、インターネット回線が必要な場合は、安定した通信環境を確保することも重要です。

一方、パソコンタイプのPOSレジであれば、設置場所の自由度が高まります。いずれの場合も、周辺機器の設置場所や配線についても考慮が必要です。レジ業務をスムーズに行えるよう、作業スペースを確保し、動線を整理しておくことが大切です。

POSレジの契約と購入

POSレジ提供会社とのやり取りの中で、サービス内容や費用、サポート体制などに納得できた場合、契約へと進みます。契約方法や手順は提供会社によって異なるため、公式ホームページなどを確認し、疑問点があれば事前に問い合わせるなど、慎重に進めることが大切です。

契約が完了したら、いよいよ店舗へのPOSレジ導入となります。提供会社によっては、初期設定や設置までサポートしてくれる場合もあります。導入後は、現場スタッフの負担を軽減できるよう、操作方法の研修やマニュアル作成など、円滑な運用に向けた取り組みを行いましょう。

POSレジの運用方法【導入後】

POSレジは導入して終わり、となるものではありません。むしろ、運用を続けていくことが重要です。

ここでは導入後の運用方法を紹介します。

POSレジの動作確認

まず、POSレジに搭載されている機能が正常に動作するかを確認します。特に、カスタマイズした機能やオプション機能については、入念にチェックを行いましょう。

次に、各機能を実際に使うまでの流れを把握します。商品登録から決済完了までの一連の操作を行い、異常がないかを確認します。操作中にエラーが発生したり、予期せぬ動作が見られた場合は、すぐにメーカーに問い合わせましょう。

POSレジの動作確認は、導入直後だけでなく、定期的に行うことも重要です。システムに変更があった場合は、改めて動作確認を行い、問題がないことを確認してから本格的な運用を再開しましょう。

商品や在庫数などの情報登録

本格的な運用を開始する前に、商品や在庫数などの情報登録を行う必要があります。具体的には、商品名、価格、在庫数といった基本情報のほか、店舗で取り扱うメニューやサービスなども登録します。

商品点数が多い場合は、CSVファイルなどでの一括登録機能を活用したり、従業員と協力して作業を進めたりするなど、効率的な方法を見つけて取り組みましょう。

周辺機器との接続確認

バーコードスキャナー、キャッシュドロア、レシートプリンターなどの周辺機器を本体に正しく取り付けます。接続が完了したら、各周辺機器がPOSレジ本体と連携しているかどうかを確認しましょう。

例えば、バーコードスキャナーで商品を読み取った際に、レジ画面に商品情報が正しく表示されるか、キャッシュドロアが開閉できるか、レシートプリンターからレシートが印刷されるかなどをチェックします。

連携がうまくいかない場合は、接続の確認や設定の見直しを行いましょう。それでも解決しない場合は、POSレジのマニュアルを参照するか、メーカーに問い合わせてサポートを受けることも大切です。

従業員に対する研修や教育の実施

最後に、POSレジの基本操作から売上管理、在庫管理、顧客管理などの各機能の使い方まで、従業員が理解できるように丁寧に指導します。操作方法だけでなく、トラブル発生時の対応やセキュリティに関する注意点なども共有しましょう。

POSレジの操作マニュアルを作成し、いつでも参照できるようにしておくことも重要です。特に、新しく入社した従業員でもすぐに操作方法を把握できるよう、分かりやすいマニュアルを作成しましょう。

POSレジの使い方は簡単！おすすめのPOSレジ10選

上述したように、POSレジは慣れれば誰でも簡単に使いこなすことができます。ただし、種類によってさまざまな特徴があるため、自社や自店舗に合ったPOSレジを選ぶのがおすすめです。

ここではおすすめのPOSレジをいくつか紹介します。

サービス名	イメージ	タイプ	初期費用	月額費用	おすすめの業種	対応端末・OS	サポート	決済システム 連携	会計ソフト 連携	自動釣銭機 連携	セルフレジ 対応
Square POS （レジスター）		高機能 汎用型	0円 ※端末別売り	0円 ※無料	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	iPad/iPhone（iOS） Android タブレット	電話 メール	・Square クレジット：〇 電子マネー：〇 QRコード：〇	Squareアプリ 他社アプリ連動可	〇	〇
かんたんレジ		特化型 （飲食店）	問い合わせ	0円～ ※キャンペーン価格	飲食店・カフェ	iPad（iOS） Android タブレット	電話 LINE	・STORES決済 ・Paycas など クレジット：〇 電子マネー：〇 QRコード：〇	MFクラウド会計 弥生会計 freee会計	〇	問い合わせ
POS＋（ポスタス）		高機能 汎用型	問い合わせ	問い合わせ	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	iPad（iOS）	365日電話サポート 全国無制限 駆けつけサービス	・stera terminal ・JT-VT10・PAYGATEなど クレジット：〇 電子マネー：〇 QRコード：〇	freee会計 MFクラウド会計 弥生会計	〇	〇
STORES レジ		特化型 （小売・美容）	0円～	フリー：0円 ベーシック：4,950円 （初回30日間無料）	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	iPad（iOS）	メール 電話	・STORES決済 ※その他決済サービスあり クレジット：〇 電子マネー：〇 QRコード：〇	MFクラウド会計 弥生会計 freee会計	〇	〇
CASHIER		高機能 汎用型	0円～ 端末費用のみ ※端末レンタルあり	スタンダード：0円 プロフェッショナル：4,000円 ※税抜	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	Android タブレット	電話 メール	・CASHIER PAYMENT ・Square など クレジット：〇 電子マネー：〇 QRコード：〇	freee会計連携	〇	〇
Air レジ		高機能 汎用型	0円 ※無料 ※iPad 37,790円 （別売）	0円	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	iPad/iPhone （iOS）	メール チャット	・Square ・Airペイ クレジット：〇 電子マネー：〇 QRコード：〇	MFクラウド会計 弥生会計 freee会計	〇	×
スマレジ		高機能 汎用型	0円 ※無料	スタンダード：0円 プレミアム：4,400円 プレミアムプラス：7,700円 フードビジネス：11,000円 リテールビジネス：13,200	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	iPad（iOS）	電話（有料） メール	・Square ・STORES 決済 など クレジット：〇 電子マネー：〇 QRコード：〇	MFクラウド会計 弥生会計 freee会計	〇	〇
ユビレジ		高機能 汎用型	0円 ※無料 ※周辺機器別売り	フリー：0円 プレミアム：6,900円 飲食店向け：8,400円 小売向け：11,400円	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	iPad（iOS）	電話（有料） メール	・Square ・STORES 決済 など	MFクラウド会計 弥生会計 freee会計	〇	〇
USENレジ		高機能 汎用型	0円 ※無料	9,980円～／1台	飲食店・カフェ 小売・アパレル 美容室・サロン	iPad（iOS）	電話	・USEN PAY ・USEN PAY QR	MFクラウド会計 弥生会計 freee会計	〇	〇

POSレジの使い方をマスターして店舗運営を効率化しよう

POSレジは多機能ですが、けっして難しいものではありません。本記事で紹介した使い方を実践すれば、経験が浅い人でもPOSレジを使えるようになるでしょう。

大切なことは、お客様に不満を抱かせないよう、あらかじめ使い方を把握しておくことです。従業員に使い方を指導したり、研修会を開いたりして、トラブルが起きないような体制を構築しましょう。