歯科予約システムおすすめ13選比較|機能・料金・導入メリットを解説

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歯科予約システムとは|基本機能/仕組み/種類/費用比較

歯科予約システムとは、病院・クリニックの予約をネット上で受け付け、各種情報を一元管理するシステムです。病院側からすると受付業務の簡略化、予約の平均化、待合室の密集解消が期待でき、患者側にも自分の好きなタイミングで予約が可能、待ち時間が減るといったメリットがあります。

今回は歯科予約システムの機能や導入のメリットと事例、導入が進んでいる背景・トレンドなどを紹介します。

予約システムの基本6機能

予約システムの基本機能は次の通りです。

  • 予約管理:予約情報の一元管理
  • 予約枠設定:受付枠の設定
  • メール送信:予約・リマインド・キャンセル情報の送信
  • 顧客管理:個人情報や来院・治療履歴などの管理
  • 顧客分析:蓄積データによる顧客情報の分析
  • 決済端末/外部システム:キャッシュレス決済やSNSとの連携

予約システムの仕組み

予約システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。現在のトレンドはクラウド型です。

<クラウド型>

受付情報や電子カルテなど、各種情報をクラウド上で保存・管理するタイプです。自社サーバーが不要なため、初期費用を抑えられます。

<オンプレミス型>

自社サーバーを必要とするタイプで、「オンプレ型」とも呼ばれます。サーバーを構築する初期費用として数百万円かかりますが、セキュリティ面が優れているため安心です。

種類自社サーバー初期費用セキュリティ
クラウド型不要安価クラウドセキュリティが求められる
オンプレミス型必要高価強固なセキュリティ環境を構築できる

予約システムは3種類

予約システムの種類は、順番制・時間制・時間帯制の3つです。

種類特徴注意点適している科目
順番制来院順に予約を受け付け、番号が早い順に診察をしていく一人当たりの所要時間が長いと他の患者を待たせてしまう皮膚科/耳鼻科
時間制「〇月〇日の△時」と予約日時を指定する時間になっても呼ばれない患者が不満を抱きやすい診察時間に差が出にくい科目
時間帯制順番制と時間制が複合したもの/「〇時~〇時に△人受付」と枠を指定し、来院順に診察をしていく予約時間に幅がある診察時間が読みにくい、患者によって差がある科目

作業効率に加え、患者の満足度を向上させるためには、自院に適した種別を選択することが大切です。

おすすめ歯科予約システム – 初期/月額費用/機能比較5選

歯科予約システムの種類は豊富です。どれが良いか迷った人に向けて、初期費用・月額費用・機能の比較表を紹介します。

システム名初期費用月額費用
EPARK歯科予約管理システムライトプラン:0円※無料ヒットプラン:要問合せライトプラン:25,300円ヒットプラン:41,800円
ピスケスアポ要問合せ要問合せ
プログラムアルファ要問合せ要問合せ
アポデント59,800円5,000円
Dentry byGMO要問合せ要問合せ

次に、各システムの機能比較表です。

システム名専用端末インストール会員登録オンライン決済LINE連携レセコン連携
EPARK歯科予約管理システム不要なし不要×
ピスケスアポ不要あり不要×
プログラムアルファ不要要問合せ不要×××
アポデント不要あり不要×要問合せ
Dentry byGMO不要あり不要

各種費用や機能面はシステムによって異なるため、気になるものを見つけたら問い合わせや資料請求をして詳細を確認しましょう。

料金別 – 歯科予約システムの機能制限

無料プランが用意されている歯科予約システムもありますが、使える機能は限られています。

<無料プランで使えないことが多い機能>

  • リコール機能
  • レセコン連携
  • リマインドメール

その他、予約件数に制限があることがほとんどです。範囲はシステムによって異なりますが、例えば無料プランだと30件までに対し、有料プランなら最大で2,000件まで対応しているものもあります。

多くの機能を使用したい場合は、有料プランの方が適しています。

歯科予約システムの5つの主要機能

歯科予約システムには前述した基本機能の他にも、LINE連携・SMS配信・着信ポップアップ・レセコン連携・スタッフ管理と、さまざまな機能があります。ここでは各機能について確認しましょう。

1. LINE連携

連携することで、予約・キャンセル受付・リマインド・診察の呼び出し・クーポン・お知らせといった各種通知をLINEで送れます。「雨の日限定」「月曜限定」「〇〇コース限定」といったクーポンを発行することで、予約の増加に期待できるでしょう。

また、「◯週間以内に来院した人のみ」「〇ヶ月来院していない」など、条件に該当するターゲットに向けてメッセージを送信できるのもLINE連携のメリットです。

2. SMS配信

LINEの普及率は高いですが、なかにはLINEを利用していない人や、スマホではなく従来の携帯電話を持っている人もいます。すべての患者をフォローできるよう、SMSでもメッセージを送信できるのが理想です。

SMSは登録された電話番号に自動送信されるため、スタッフに過度な負担はかからないでしょう。電話予約の患者に予約情報が書かれたメッセージを送信すると、来院忘れ防止に役立ちます。

3. 着信ポップアップ

着信ポップアップ機能では、電話をかけてきた患者の情報が予約システムの画面に表示されます。電話を受けてから患者の名前を聞き、カルテを探すのは時間と労力がかかります。

その点、着信ポップアップ機能があれば予約システムが瞬時に判断して表示されるため、電話対応にかかる時間を短縮できるでしょう。

4. レセコン連携

歯科予約システムとレセコンを連携すると、患者データの共有により入力の手間が省けます。リマインドメールやリコールハガキの送信は患者データを利用できるため、業務の効率化も見込めます。

5. スタッフ管理

スタッフ管理機能では、シフト表示やシフト作成の他、スタッフの勤怠管理なども可能です。複数の医師が勤務している病院・クリニックであれば、患者から予約の電話がかかってきた時にシフト表を見てスピーディーに対応できます。

歯科医院/クリニックが抱える課題と導入メリット

歯科予約システムは、歯科医院・クリニックが抱える課題を解決に導きます。ここでは「感染症対策」「リピーターの獲得」「待ち時間」という3つの課題と、導入メリットを紹介します。

感染症対策 – 3割の患者が望む完全予約制の実現

※出典:タカラベルモント株式会社「コロナ禍における歯科医院利用の実態調査」

タカラベルモント株式会社が行った「コロナ禍における歯科医院利用の実態調査」では、「コロナ禍での歯科医院を選ぶ基準」を質問しています。

結果を見てみると、「衛生面の配慮が徹底している」が49.4%、「換気をしている」が40.4%、「完全予約制である」が33.8%でした。コロナ禍では、多くの患者が感染対策への配慮を求めていることが分かります。

患者が求めている完全予約制に関しては、予約システムの導入で実現が可能です。予約制にすることで待合室の密集が解消され、感染症対策を実施しているアピールにもなるでしょう。

リピーターの獲得 – 予約/キャンセルのしやすさが生む安心感

※出典:予約ラボ「予約キャンセルの事情に関する調査

2022年2月、予約ラボは「予約キャンセルの事情に関する調査」を行いました。その中にある「予約キャンセルをする際に気まずくなるポイント」という設問の結果は次の通りです。

  • 迷惑をかけてしまっているかもしれない:62.4%
  • 次回以降に予約しづらくなる:58.2%
  • キャンセル料を支払わなくてはならない:54%

今回1位だった「迷惑をかけてしまっているかもしれない」は、2015年に行われた前回の調査では3位でした。この結果から、ネット上でキャンセルをした利用者は、次回以降の利用を躊躇する可能性を秘めていることが分かります。

予約システムを導入していれば、利用者はネット上で別日に予約を入れ直すことができます。キャンセル・予約変更に関するやり取りを直接する必要がないことで、利用者は安心感や通いやすさを感じるでしょう。その結果、リピーターの獲得にも期待ができます。

待ち時間 – 約6割の患者が不満を抱える

※出典:ミニマムスキンクリニック銀座 – クリニック「待ち時間」実態調査

2022年3月にミニマムスキンクリニック銀座が行った『クリニック「待ち時間」実態調査』では、診察や会計で患者が「長い」と感じる待ち時間は、平均13分ということが分かりました。

加えて、約6割が待ち時間が長いことで来院をためらう、または他のクリニックに切り替えたいと回答しています。

予約システムが導入されている歯科医院であれば、患者のスマホに「もうすぐ順番です」といったお知らせのメッセージを送信できます。患者はそのメッセージが届くまでに別の用事を済ませられるので、待ち時間に関する不満を抱きにくいでしょう。

歯科予約システムの導入事例

これまで歯科予約システムの機能や導入メリットを見てきましたが、実際の導入例が参考になります。ここでは予約システムの導入事例を3つ紹介します。

キャンセル率9%減 – リマインドメールの配信で来院忘れを防止

※出典:Dentry – 導入事例「ロイヤル歯科

「ロイヤル歯科医院」は、予約システムを導入するまで電話や来院にて予約を受け付け、紙の台帳で管理していました。30件の予約に対して5〜6件というキャンセル率の高さを改善するため、予約システムの導入を決めています。

導入後はリマインドメールの配信が功を奏し、キャンセル率が15%から6%まで減少しました。また、予約システムで統計データを出して分析することで、ターゲット層を絞った戦略を立てられています。

電話数が半分以下に – スタッフにかかる負担の軽減に成功

※出典:Apotool&Box – 導入事例「みずほ台駅ナカ歯科・矯正歯科

「みずほ台駅ナカ歯科・矯正歯科」では、予約の変更・キャンセルに関する電話の数が多く、スタッフが対応に追われる状況を改善するため、予約システムの導入を決めています。

同医院は、予約システムと同時に診察券アプリも導入しました。患者にはアプリ上で予約・キャンセルを促したところ、電話の数が半分以下まで減っています。70代・80代といった高齢者や、希望する患者には従来の紙の診察券を渡すなど、フォローも忘れていません。

数百枚のハガキを削減 – リコール業務を効率化/費用面も改善

※出典:Dentry – 導入事例「永田歯科クリニック

「永田歯科クリニック」はリコール業務を重視しており、これまでは患者にハガキを送付していました。作業効率と費用の両面を改善したいと思い、予約システムを導入しています。

予約システムの導入後は、リコールの案内をメールで行うようになりました。その結果、月に何百枚と用意していたハガキが不要になり、目標としていた作業効率と費用面の両方を改善しています。

歯科予約システム/アプリ|市場規模/注目される背景/トレンド

多くの歯科医院が予約システムの導入を進めているのは、補助金制度も関係しています。ここでは予約システムの市場規模と普及率、そして導入に活用できる補助金制度について紹介します。

拡大する市場規模 – 2023年度の国内医療ICT市場規模は1.28倍の予想

※出典:株式会社矢野経済研究所「医療ICT市場に関する調査

2022年7月に矢野経済研究所が発表した調査結果では、2023年度の国内医療ICT市場規模(事業者売上高ベース)が、2021年度比1.28倍の211億4,000万円になると予測されています。

新型コロナウイルス感染症の蔓延以降、診療予約システムは3密(密閉・密集・密接)回避に有効と注目を集めたため、市場規模が拡大しているようです。

高い普及率 – 新規開業クリニックの6割以上が導入済み

※出典:株式会社矢野経済研究所「新規開業クリニックに関する法人アンケート調査

同じく矢野経済研究所が2020年に行った「新規開業クリニックに関する法人アンケート調査」では、予約システムの導入率が62%と発表されました。半数以上が導入済みという結果から、歯科予約システムの人気の高さと便利さが見て取れます。

IT導入補助金 – 制度の拡大、対象額は最大2年分まで引き上げ

歯科予約システムの導入には「IT導入補助金2022」が使えます。今年度は「デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型)」に名称が変更され、サービス利用料の対象額は最大1年分から2年分まで引き上げられるなど、補助の範囲が広がりました。

<対象になるもの>

  • 予約システム
  • 電子カルテ
  • POSレジ本体機器
  • POSレジ周辺機器
  • バーコードリーダー
  • Wi-Fiルーター
  • 配送設置費
  • クラウド利用料 など

制度について、詳しくは公式ホームページをご確認ください。

おすすめ予約管理システム比較8選

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