歯科予約システムとは
歯科予約システムとは、病院・クリニックの予約をオンラインで受け付け、各種情報を一元管理するシステムです。病院からすると受付業務の簡略化、予約の偏りの解消、待合室の密集解消が期待できます。患者にも「自分の好きなタイミングできる」「待ち時間が減る」などのメリットがあります。
今回は歯科予約システムの機能や導入のメリットと事例、導入が進んでいる背景・トレンドなどを紹介します。
3種類の歯科予約システム
予約システムの種類は、順番制・時間制・時間帯制の3つです。
| 種類 | 特徴 | 注意点 | 適している科目 |
| 順番制 | 来院順に予約を受け付け、番号が早い順に診察をしていく | 一人当たりの所要時間が長いと他の患者を待たせてしまう | 皮膚科/耳鼻科 |
| 時間制 | 「〇月〇日の△時」と予約日時を指定する | 時間になっても呼ばれない患者が不満を抱きやすい | 診察時間に差が出にくい科目 |
| 時間帯制 | 順番制と時間制が複合したもの/「〇時～〇時に△人受付」と枠を指定し、来院順に診察をしていく | 予約時間に幅がある | 診察時間が読みにくい、患者によって差がある科目 |
作業効率に加え、患者の満足度を向上させるためには、自院に適した種別を選択することが大切です。
おすすめ歯科予約システム – 初期/月額費用/機能比較5選
歯科予約システムの種類は豊富です。どれが良いか迷った人に向けて、初期費用・月額費用・機能の比較表を紹介します。
| システム名 | 初期費用 | 月額費用 |
| EPARK歯科予約管理システム | ライトプラン：0円※無料ヒットプラン：要問合せ | ライトプラン：25,300円ヒットプラン：41,800円 |
| ピスケスアポ | 要問合せ | 要問合せ |
| プログラムアルファ | 要問合せ | 要問合せ |
| アポデント | 59,800円 | 5,000円 |
| Dentry byGMO | 要問合せ | 要問合せ |
次に、各システムの機能比較表です。
| システム名 | 専用端末 | インストール | 会員登録 | オンライン決済 | LINE連携 | レセコン連携 |
| EPARK歯科予約管理システム | 不要 | なし | 不要 | 〇 | × | 〇 |
| ピスケスアポ | 不要 | あり | 不要 | × | 〇 | 〇 |
| プログラムアルファ | 不要 | 要問合せ | 不要 | × | × | × |
| アポデント | 不要 | あり | 不要 | × | 〇 | 要問合せ |
| Dentry byGMO | 不要 | あり | 不要 | 〇 | 〇 | 〇 |
各種費用や機能はシステムによって異なるため、気になるものを見つけたら問い合わせや資料請求をしてみましょう。
歯科予約システムの選び方
歯科予約システムにはさまざまな種類があります。それぞれで特徴が異なるため、自院に合った歯科予約システムを選ぶのがおすすめです。
ここでは歯科予約システムの選び方を紹介します。
機能性 – 自身の歯科医院に適しているか
予約システムの根幹を成すのは、予約管理機能です。特に、クラウド型のシステムであれば、パソコンやスマートフォンからいつでもどこでも予約状況を一元管理できます。患者自身もオンラインで予約の確認、変更、キャンセルが手軽に行えるため、利便性が向上し、無断キャンセルや予約忘れの減少にも繋がるでしょう。
さらに、予約システムには次のような機能もあります。
- 予約リマインダー機能
- インターネット予約と電話予約を一括管理できる機能
- キャッシュレス決済システムとの連携
- レセコンとの連携 など
自院の雰囲気や患者層に合わせて、カスタムできるかどうかを考慮することも大切です。
使用感 – 患者さんが使いやすいか
歯科医院の予約システムは、患者さんにとって使いやすいことが重要です。複雑な操作や分かりにくい画面構成は、患者にとって大きな負担となり、予約を諦めてほかの医院を選んでしまう可能性も否定できません。
公益社団法人日本歯科医師会によれば、33%の方に「かかりつけの歯科医はいない」とわかっています。
※出典：公益社団法人日本歯科医師会｜67％が「かかりつけの歯科医」あり
そのため、予約システムが使いづらいと、簡単にほかの歯科を選んでしまいかねないでしょう。
使いやすさは患者だけでなく、歯科医院のスタッフにとっても重要です。予約システムが使いにくいと、予約受付や変更、キャンセル対応などに時間がかかります。業務効率が低下するだけでなく、患者からの問い合わせに迅速に対応できず、不満やトラブルに発展する恐れもあります。
したがって、予約システムを選ぶ際には、患者とスタッフの双方にとって使いやすいシステムであるかどうかを見極める必要があります。直感的な操作で予約が完了できるか、予約内容の確認や変更が簡単に行えるか、スマートフォンに対応しているかなど、さまざまな観点から使いやすさを評価することが大切です。
費用 – 導入費用に見合った効果が期待できるか
単に安いシステムを選ぶのではなく、「費用対効果」を意識し、導入費用に見合うだけのメリットが得られるかを見極める必要があります。具体的には、患者の集客増加や業務効率の改善、ひいては収益向上に繋がるかどうかが重要なポイントです。
予約システムの利用料金は、月額数千円から数万円まで幅があります。レセコンとの連携機能を備えたシステムなどは、数百万円になることもあるでしょう。初期費用だけでなく、月額利用料やオプション機能の追加費用なども考慮し、総合的なコストを把握することが大切です。
多くの予約システムには、無料のお試し期間が設けられています。実際にシステムを操作し、自院のニーズに合っているか、使い勝手はどうか、サポート体制は万全かなどを確認しましょう。
POSレジの導入費用については、下記の記事で詳しく解説しておりますのでぜひご覧ください。
独自性 – 他の歯科医院と差別化できるか
多くの歯科予約システムは、基本的な機能やサービス内容が似通っています。そのため、独自性の高い機能やサービスを備えたシステムを選ぶことで、ほかの歯科医院と差別化を図れるでしょう。
例えば、患者とのコミュニケーションを強化できる診察券アプリや、予約システムと連携した健康管理アプリ、音声認識技術を用いた予約受付機能など、システムによってさまざまな独自機能が用意されています。
安全性 – 強固で安心できるセキュリティ対策を備えているか
近年、コンピューターウイルスやサイバー攻撃による被害が拡大しており、オンラインで運用される歯科予約システムもその標的となる可能性があります。総務省によると、サイバー攻撃関連の通信数は2015年と比較して8.3倍になっています。
予約システムには、患者の氏名や住所、電話番号、診療履歴など、個人情報が多数登録されます。万が一、予約システムの情報が漏洩した場合、患者への多大な迷惑だけでなく、医院の信頼失墜にも繋がりかねません。
したがって、システムが強固なセキュリティ対策を備えているか、慎重に確認する必要があります。さらに、システムへのアクセス時にIDやパスワードによる認証が必須であるか、定期的なセキュリティアップデートが行われているかなども重要なチェックポイントとなります。
サポート体制 – どのようなサポートを受けられるか
予約システムは運用中にトラブルが発生したり、操作方法について疑問が生じたりすることがあります。そのため、迅速かつ丁寧なサポートが受けられる体制が整っていることは、安心してシステムを利用するために非常に重要です。
予約システムを提供している会社はサポートセンターを設置していることが多く、電話やメール、チャットなど、複数の問い合わせ手段を用意しています。特に、初めて予約システムを導入する歯科医院にとっては、このようなサポート体制が大きな安心材料となるでしょう。
各社のサポート体制には違いがあり、中には、サポート担当者と画面を共有し、遠隔操作で説明を行うリモートサービスを提供している会社もあります。どのようなサポートがあると助かるかを具体的に考え、各社のサポート体制を比較検討することが大切です。
口コミや評判 – 実際の使用感やスタッフの意見はどうか
歯科医院の予約システムを選ぶ際に、実際に利用した歯科医院の評判や口コミを参考にすることも有益です。公式サイトの情報だけでは分からない生の声に触れることで、システムのメリット・デメリット、使い勝手、サポート体制の良し悪しなど、より具体的な情報を得られます。
ただし、口コミや評判はあくまで参考程度にとどめましょう。それぞれの歯科医院の状況が異なるため、自身の医院でも同じ結果になるとは限らないことを認識しておくことが大切です。
また、実際にシステムを使用するスタッフの意見も積極的に取り入れましょう。使い勝手や機能性、サポート体制など、現場の声を聞くことで、導入後のスムーズな運用やスタッフの満足度向上にも繋がります。
おすすめ予約管理システム比較9選
| システム名 | イメージ | 初期費用 | 月額費用 | 決済手数料 | 利用業界 | 日付・指名予約 | LINE連携 | HP作成 | 事前決済 | 外部サイト連携 |
| STORES予約 |  | 0円 ※無料 | フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円〜 スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円 | 4.9%+99円 | レッスン教室 飲食店/美容室 エステ/サロン | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | Googleで予約 インスタ/LINE予約 API/SNS連携 |
| Kalonade（カロネード） |  | 0円 ※無料 | お問合せ | お問合せ | 美容クリニック/エステサロン ネイルサロン/リラクゼーション 美容院/整骨院/治療院 パーソナルジムなど | 〇 | 〇 | 〇 | ー | LINE予約 サロンボード連携 |
| LINEサロン予約 RE:RE |  | 0円 ※無料 | 9,800円 | 0円 ※無料 | 美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | ホットペッパー |
| KAKERU LINE予約 |  | 440,000円～（税込） ※基本＋予約機能 | 33,000円～（税込） ※基本＋予約機能 | 3%~ | 小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業 | ○ ※カスタマイズ | 〇 | 〇 | ○ ※オプション | LINE連携 API連携 CRM・基幹システム ECサイト/POSレジ Zoomなど |
| Squareオンラインビジネス |  | 0円 ※無料 | フリー：0円 プロ：1,200円 パフォーム：2,200円 プレミア：6,800円 | 3.3~3.6% | レッスン教室 飲食店/美容室 エステ/サロン | 〇 | ー | 〇 | 〇 | ー |
| formrun |  | 0円 ※無料 | FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円 | 2.99%~ | レッスン教室 飲食店 美容/サロン 整骨院 | 〇 | 〇 | ✕ | 〇 | 日程調整ツール（bookrun） |
| SELECT TYPE |  | 0円 | フリー：0円 ベーシック：3,000円 プロ：5,000円 プレミア：1.5万円 | 4.9~5.9% | レッスン教室/飲食店 美容室/サロン/ホテル | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | ✕ |
| RESERVA Reservation |  | 0円 | ブルー：2,000円 シルバー：5,000円 ゴールド：1万円 エンタープライズ：2万円 | 4.9% | レッスン教室/飲食店 美容室・サロン | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | ✕ |
STORES 予約
- 初期・月額無料で開始できる予約システム
- 累計導入社数は15万社以上
- 予約・POSレジ・キャッシュレス決済すべて初期費用0円で導入
- 集客メディアからの予約・ LINE予約・インスタグラム連携で予約の最大化を実現
- 予約情報をPOSレジへ自動連携し、顧客・売上データもこれひとつで完結
- 店舗売上・スタッフ別売上もグラフでかんたんに把握
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|---|
| フリー | 0円 ※無料 | 0円 ※無料 | ネット予約システムをいますぐ無料ではじめたい |
| スモール | 0円 ※無料 | 9,790円～ | 予約・決済や顧客管理といった基本的な機能を使いたい |
| チーム | 0円 ※無料 | 19,690円～ | スタッフの予約管理やアンケートなどより柔軟な設定をしたい |
| ビジネス | 0円 ※無料 | 28,600円～ | より多い件数の予約や、たくさんのスタッフを管理していきたい |
| エンタープライズ | 0円 ※無料 | 66,000円～ | より強固なセキュリティ対策と大規模な予約の受け付け |
Kalonade(カロネード)
- 初期・更新費用0円/無料デモ実施中/契約期間の縛りなし
- 予約管理・回数券・電子カルテ・シフト管理・会計管理・デジタル問診などこれ一つで完結
- 予約時にスタッフ・リソースを自動最適化/効率的な予約管理で稼働率UP
- LINE予約や顧客データ分析機能の活用で顧客満足度・リピート率UP
- 店舗のニーズに合わせてカスタマイズ/安心安全なセキュリティ
| 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|
0円 ※無料 | お問合せ | お問合せ | 無料デモあり |
ワンモアハンド
- 整骨院/鍼灸院/整体院/リラクゼーション/エステサロンのための予約管理システム
- 24H予約受付で予約数140％増！/LINE・Google口コミ連携でリピート率UP
- ホットペッパー予約一元管理/Googleカレンダー連携でWブッキングの心配ゼロ
- 共有型 電子カルテ「カルッテ」連携でカルテ管理も簡単/施術内容の共有で顧客満足度UP
- 面倒な初期設定も無料代行！/最短当日利用も可能
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|---|
| スタンダードプラン | 0円 ※無料 | 10,780円（税込） | LINE連携で顧客フォローをスマートに！ |
| アドバンスプラン | 0円 ※無料 | 14,080円（税込） | Google・SNS連携で新規顧客を獲得！ |
| マスタープラン | 0円 ※無料 | 16,280円（税込） | LTV・失客分析で持続可能な経営を！ |
RE:RE LINEサロン予約
- 初期費用無料・LINE連携でサロン顧客の予約を自動受付
- 個人・複数店舗のサロン/エステ/美容室で導入実績多数
- 電子カルテ・Instagram・外部予約サイト連携で顧客情報を一元管理
- 物販販売・一斉メッセージ配信など多様な機能を全て使い放題
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
0円 ※無料 | 9,800円 |
KAKERU
- 顧客管理から予約管理までLINEで一括管理！まるで自社アプリのような使用感
- 24時間・365日いつでも予約受付。
- キャンセル防止のためのリマインド配信をLINEで送ることができます
- クレジット決済機能で事前決済可能！抽選・クーポン機能でリピート率UPも！
- 外部ツールとのAPI連携が可能！ECサイト、POSレジなど
サブスクペイforエステ
- サブスク×顧客管理で個人&小規模OK 会員制エステの継続課金/定額課金
- 美容サロン/ネイル/整体での月額メニュー販売・クレカ/オンライン決済
- 決済手数料は業界最安値の2.65%（平均3.25~3.74%）で年間コストが大幅に安い
- 紙&エクセル脱却/振込依頼書・口座開設作業も不要で未入金催促も代行
- コンビニ/口座振替/メール決済・課金周期/お試し期間/回数設定など豊富な機能
| 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|
お問合せ | お問合せ | 2.65%~ | ・対応決済 クレジット/銀行振込/口座振替/BtoB&企業間決済 コンビニ/CSV/寄付金/メールリンク決済 ・課金方式 自動継続課金(定期/従量)/お試し期間/周期/回数指定 課金日指定/リライト/洗い替え/最大自由設問設置10件 ・セキュリティ PCI DSS 3.2/Pマーク取得/3Dセキュア/SSL通信 |
サブスクペイ Professional
- 会員ビジネスに必要なサイト構築/決済/継続課金/契約管理をワンストップで提供
- 決済手数料は業界最安値2.65%～（平均3.25~3.74%）で年間コストを大幅に削減
- 契約内容や購買傾向/利用状況のトレンドなど顧客情報や行動履歴を自動収集
- 顧客情報/行動履歴/決済状況に加え外部データ取り込み機能によりリアルタイム分析
- LINE連携オプションでリピーター施策強化・セグメント配信も可能
| 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|
お問合せ | お問合せ | 決済手数料：2.65%~ | ■課金方式 自動継続課金(定期/従量) お試し期間/周期/回数指定 課金日指定/リライト/洗い替え 最大自由設問設置10件 ■セキュリティ PCI DSS 3.2/Pマーク取得 3Dセキュア/SSL通信 |
Squareオンラインビジネス
- 月額・初期費用・販売手数料0円でネットショップ作成/テイクアウトサイト開設
- 個人もおすすめ/決済機能付きで最短翌日で売が上手に入る（追加手数料なし）
- 事前決済・継続課金（サブスク）・チケット管理など幅広い支払い方法に対応
- 事前決済で当日キャンセル防止・店内のQR/セルフオーダーも使える
- POSレジ・キャッシュレス・顧客管理までアカウント1つで完結
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| フリー | 0円 | 0円 | 販売手数料：0円 振込手数料：0円 注文キャンセル手数料：0円 決済手数料：3.6% | |
| プラス | 0円 | 1,200円 | 販売手数料：0円 振込手数料：0円 注文キャンセル手数料：0円 決済手数料：3.6% | |
| プレミアム | 0円 | 2,200円 | 販売手数料：0円 振込手数料：0円 注文キャンセル手数料：0円 決済手数料：3.3% |
Square予約
- 初期/月額0円でカレンダー予約サイト作成/最短翌日入金で個人美容室におすすめ
- Instagram/Google連携で簡単ネット予約&販売/キャンセル料を自動徴収
- 無料POSレジで在庫/複数店舗/カルテ管理が可能・賃金管理&シフト管理も可能
- 事前決済/タッチ/ICカードなど多彩なキャッシュレスを1アカウントで無料導入
- 在庫管理・商品販売/サービスや複数スタッフ予約をまとめて1回で支払い
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|---|
| フリープラン | 0円 | 0円 | ■主な機能 キャンセル料自動徴収/複数店舗/カルテ管理 事前決済/ギフト発行/Instagram&Google予約連携 自動リマインド/無料POSレジ/顧客管理/シフト管理 |
| プラスプラン | 0円 | 3,000円 | キャンセル料自動徴収/複数店舗/カルテ管理 事前決済/ギフト発行/Instagram&Google予約連携 自動リマインド/無料POSレジ/顧客管理/シフト管理 |
| プレミアムプラン | 0円 | 8,000円 | キャンセル料自動徴収/複数店舗/カルテ管理 事前決済/ギフト発行/Instagram&Google予約連携 自動リマインド/無料POSレジ/顧客管理/シフト管理 |
グーペ
- 美容室&サロン・レッスン教室の月謝管理におすすめのクレジット継続課金
- 直感的に簡単予約サイト作成・予約上限数は無制限
- 事前決済でテイクアウト&カレンダー予約・スタッフ紹介ページ・SNSも連携
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|---|
| ライト | 3,300円 | ・12か月契約 1,100円 ・1/3/6か月契約 1,650円 | ・販売手数料 0円 ・決済手数料 2.9% | 作成・運用に必要な機能がひと揃い。 今すぐホームページをスタートできます。 予約上限数：無制限 テンプレート：37 |
| スタンダード | 3,300円 | ・12か月契約 3,300円 ・1/3/6か月契約 3,850円 | ・販売手数料 0円 ・決済手数料 2.9% | ライトプランの機能に加え、 すべての有料オプション利用可能 予約上限数：無制限 テンプレート：無制限 |
DECA for LINE
- セグメント配信/ステップ配信/チャットボット/外部DB・Web行動・LINEデータ活用
- Webサイト上での行動履歴を利用したポップアップでLINEの友だち獲得効率UP
- 1,500以上の支援実績を持つ専任コンサルがLINE広告やミニアプリ開発などLINEマーケを総合支援
- CTR約5倍/ブロック率約55%低下/年間配信コスト200万円削減/友だち獲得約2.6倍
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
お問い合わせ | お問い合わせ |
formrun(フォームラン)
- formrunは直感的に操作でき、簡単にフォーム作成が可能
- 日程調整ツール『bookrun』と連携し、予約候補日を自動でリストアップ
- 個人情報を扱うフォームだからこそセキュリティーが万全
- 対応状況がひと目でわかる一覧画面で顧客を一元管理
- 顧客満足度アンケートなど予約の受付以外にも様々な場面で活用が可能
| 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|
0円 ※無料 | 0円〜 | ・bookrun連携 0円～ ・オプション EFO機能 ・無料トライアル 14日間 |
歯科予約システムの基本機能
予約システムの基本機能は次の通りです。
| 機能 | 概要 |
| 予約管理 | 予約情報の一元管理、オンライン予約の自動登録 |
| 予約枠設定 | 予約受付枠の設定、予約登録後の自動更新 |
| メール送信 | 予約リマインドやキャンセル情報の送信 |
| 患者管理 | 個人情報や来院・治療履歴などの管理 |
| 患者データ分析 | 蓄積データによる患者情報の分析 |
| 決済端末・外部システム連携 | キャッシュレス決済端末や各種システムとの連携 |
歯科予約システムにあると便利な5つの機能
歯科予約システムには前述した基本機能の他にも、LINE連携・SMS配信・着信ポップアップ・レセコン連携・スタッフ管理と、さまざまな機能があります。ここでは各機能について確認しましょう。
1. LINE連携
予約リマインド・キャンセル受付・診察の呼び出し・クーポンやお知らせ配信などをLINEから行えます。「雨の日限定」「月曜限定」「〇〇コース限定」といったクーポンを発行することで、予約増加が期待できるでしょう。
また、「◯週間以内に来院した人のみ」「〇ヵ月来院していない」など、条件に該当する患者に向けてメッセージを一斉配信することもできます。
2. SMS配信（ショートメール）
LINEの普及率は高いですが、なかにはLINEを利用していない人や、スマホではなく従来の携帯電話を使っている人もいます。すべての患者をフォローできるよう、SMSでもメッセージを送信できるのが理想です。
SMS（ショートメール）は電話番号がわかれば送信できるうえ、開封率・到達率ともに高いです。SMSへの自動送信・一斉送信ができる歯科予約システムを選ぶことで、予約の管理や患者へのリマインにかかる負担を軽くできるでしょう。特に電話予約の患者へのリマインドに役立つ機能です。
3. 着信ポップアップ
着信ポップアップ機能では患者からの電話を受けたとき、システムに登録した電話番号をもとに患者情報を自動表示できます。電話を受けてから患者の名前を聞き、カルテを探すという一連の流れがなくなり、時間と手間を減らせるでしょう。
4. レセコン連携
歯科予約システムとレセコンを連携すると、患者データの共有により入力の手間が省けます。リマインドメールやリコールハガキの送信に患者データを利用できるため、業務の効率化も期待できます。
5. スタッフ管理
スタッフ管理機能では、シフトの作成や管理、スタッフの勤怠管理などができます。医師やスタッフの数が多いほど役立つ機能で、バックオフィス業務の効率化や過労防止などにつながります。
歯科予約システムの導入形態
歯科予約システムの導入形態には「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。現在はクラウド型が主流です。
＜クラウド型＞
受付情報や電子カルテなど、各種情報をクラウド上で保存・管理するタイプです。自社サーバーが不要なため、初期費用を抑えられます。
＜オンプレミス型＞
自社サーバーを必要とするタイプで、「オンプレミス型」とも呼ばれます。サーバーを構築する初期費用として数百万円かかりますが、カスタマイズ性が高く、セキュリティ面も優れています。
| 種類 | 自社サーバー | 初期費用 | セキュリティ |
| クラウド型 | 不要 | 安価 | クラウドセキュリティが求められる |
| オンプレミス型 | 必要 | 高価 | 強固なセキュリティ環境を構築できる |
無料プランの歯科予約システムのデメリット
無料プランが用意されている歯科予約システムもありますが、使える機能は限られています。
＜無料プランで使えないことが多い機能＞
- リコール機能
- レセコン連携
- リマインドメール
その他、予約件数に制限があることがほとんどです。範囲はシステムによって異なりますが、たとえば無料プランだと30件までに対し、有料プランなら最大で2,000件まで対応しているものもあります。
多くの機能を使用したい、予約件数が多い場合は有料プランの方が適しています。
歯科クリニックが抱える課題と、予約システムの導入メリット
歯科予約システムは、歯科医院・クリニックが抱える課題を解決に導きます。ここでは「感染症対策」「リピーターの獲得」「待ち時間」という3つの課題と、歯科予約システムがこれらをどう解決に導くのかを紹介します。
感染症対策 – 3割の患者が望む完全予約制の実現
タカラベルモント株式会社が行った「コロナ禍における歯科医院利用の実態調査」では、「コロナ禍での歯科医院を選ぶ基準」を質問しています。
結果を見てみると、「衛生面の配慮が徹底している」が49.4％、「換気をしている」が40.4％、「完全予約制である」が33.8％でした。コロナ禍では、多くの患者が感染対策への配慮を求めていることがわかります。
患者が求めている完全予約制に関しては、歯科予約システムの導入ですぐに実現できます。予約制にすることで待合室の密集が解消され、感染症対策を実施しているアピールにもなるでしょう。
リピーターの獲得 – 予約/キャンセルのしやすさが生む安心感
2022年2月、予約ラボは「予約キャンセルの事情に関する調査」を行いました。その中にある「予約キャンセルをする際に気まずくなるポイント」という設問の回答結果は次の通りです。
- 迷惑をかけてしまっているかもしれない：62.4％
- 次回以降に予約しづらくなる：58.2％
- キャンセル料を支払わなくてはならない：54％
最も多い「迷惑をかけてしまっているかもしれない」は、2015年に行われた前回調査では3番目でした。この結果から、ネット上でキャンセルをした患者は、次回以降の利用を躊躇しやすいことがわかります。
歯科予約システムを導入することで、患者はWebから予約を入れ直すことができます。キャンセルや予約変更に関するやり取りをスタッフとせずに済むため、患者の安心感や通いやすさにつながるでしょう。結果として、リピーター増加も期待できます。
待ち時間 – 約6割の患者が不満を抱える
2022年3月にミニマムスキンクリニック銀座が行った『クリニック「待ち時間」実態調査』では、診察や会計で患者が「長い」と感じる待ち時間は、平均13分ということが分かりました。
加えて、約6割が待ち時間が長いことで来院をためらう、または他のクリニックに切り替えたいと回答しています。
歯科予約システムには患者のスマホに順番が近づいたことを通知できるものもあります。患者は通知が届くまでの時間で別の用事を済ませられるので、待ち時間に関する不満を抱きにくくなるでしょう。
歯科予約システムの導入事例
歯科予約システムでどんな課題を解決できるのか、どのようにシステムを活用すればいいのか、参考になる3つの導入事例を紹介します。
キャンセル率9％減 – リマインドメールの配信で来院忘れを防止
「ロイヤル歯科医院」は、歯科予約システムを導入するまで電話や来院での予約受付のみ、予約管理も紙の台帳で行っていました。30件の予約に対して5〜6件というキャンセル率の高さを改善するため、予約システムの導入を決めたといいます。
歯科予約システムの導入後はリマインドメールの配信が功を奏し、キャンセル率が15％から6％まで減少しました。また、システムに蓄積された予約データを分析することで、ターゲット層を絞った経営戦略を立てられるようになったといいます。
電話数が半分以下に – スタッフにかかる負担の軽減に成功
「みずほ台駅ナカ歯科・矯正歯科」では、予約の変更・キャンセルに関する電話が多く、スタッフが対応に追われていました。そんな状況を改善するために、歯科予約システムの導入を決めたといいます。患者にアプリ上で予約・キャンセルを促したところ、電話の数が半分以下にまで減りました。
また、同クリニックは歯科予約システムと同時に診察券アプリも導入しています。完全なデジタル化は高齢者や機械が苦手な患者からの不満につながると考え、希望する患者には従来の紙の診察券を渡すなどのフォローを行っています。
数百枚のハガキを削減 – リコール業務を効率化/費用面も改善
「永田歯科クリニック」はリコール業務を重視しており、これまでは患者にハガキを送付していました。作業効率と費用の両面を改善したいと思い、予約システムを導入したといいます。
予約システムの導入後は、リコールの案内をメールで行うようになりました。その結果、月に何百枚と用意していたハガキが不要になり、作業効率と費用の両面を改善できました。
歯科予約システムの導入が増えている理由
多くの歯科医院が予約システムの導入を進めていることには、社会の流れや補助金制度も関係しています。ここでは医療施設向けの予約システムの市場規模と普及率、導入に活用できる補助金制度を紹介します。
拡大する市場規模 – 2023年度の国内医療ICT市場規模は1.28倍の予想
2022年7月に矢野経済研究所が発表した調査結果では、2023年度の国内医療ICT市場規模（事業者売上高ベース）が、2021年度比1.28倍の211億4,000万円になると予測されています。
新型コロナウイルス感染症の蔓延以降、診療予約システムは3密（密閉・密集・密接）回避に有効と注目を集めたため、市場規模が拡大しているようです。
高い普及率 – 新規開業クリニックの6割以上が導入済み
同じく矢野経済研究所が2020年に行った「新規開業クリニックに関する法人アンケート調査」では、予約システムの導入率が62%と発表されました。半数以上が導入済みという結果から、歯科予約システムの人気の高さと便利さが見て取れます。
IT導入補助金 – 制度の拡大、対象額は最大2年分まで引き上げ
歯科予約システムの導入には「IT導入補助金」が使えます。システムの導入費はもちろん、月各料金（利用料）も最大2年分が補助の対象となります。IT導入補助金の対象となる主なシステム・設備は次のとおりです。
＜対象になるもの＞
- 予約システム
- 電子カルテ
- POSレジ本体機器
- POSレジ周辺機器
- バーコードリーダー
- Wi-Fiルーター
- 配送設置費
- クラウド利用料 など
制度について、詳しくは公式ホームページをご確認ください。
歯科予約システムの導入で業務効率化を
歯科予約システムには、着信ポップアップやレセコン連携、スタッフ管理など、予約・キャンセル受付以外にも幅広い業務に役立つ機能が備わっています。受付・診療・会計・リコール案内と、業務量が多い歯科医院こそ、予約システムを導入すると便利さを実感できるでしょう。
予約システムの導入を検討する際は、まず自院の抱える課題を洗い出し、どんな機能が必要か考えることをおすすめします。さっそく、気になる予約システムを探し始めてはいかがでしょうか。
