歯科予約システムとは｜導入方法/基本機能/費用比較
歯科予約システムとは、クリニックの予約をネット上で受け付ける歯科医院向けのシステムです。施設側は受付・キャンセルにかかる人員を削減でき、患者側は24時間好きなタイミングで予約ができるなど、双方にメリットがあります。
アプリならスマホ・iPadでも使え、移動先でも利用できて便利です。フリー（無料）で使えるサービスもあり、導入のハードルが低いのも魅力と言えるでしょう。
今回は歯科予約システムの機能や導入メリット・事例、トレンドなどを紹介します。
予約システムの導入方法
| 導入方法 | 特徴・費用相場 |
| ホームページ作成 | WordPressをはじめとする無料ツール・プラグイン |
| 開発会社依頼 | 予約システムの開発会社に機能要件を伝え依頼 80~300万円前後の費用相場/オーダーメイドの場合は500万円~ |
| 予約システム | プランによっては無料から利用ができスマホでの作成も可能 カレンダー型/フォーム型/HP一体型など業界毎に複数の種類がある |
予約システムを導入する方法は大きく3つの手法があります。
開発会社に依頼することで自社要件にあったオリジナルの予約システムを作ることが可能です。しかし、1から要件定義・開発を行うため初期コストに加えて利用開始までに時間もかかります。
そのため、無料から使える予約システムを活用するクリニックも多いです。
歯科予約システムの基本機能
歯科予約システムには次のような基本機能があります。
＜予約管理機能＞
予約の受付をネット上で行い、情報を一元管理する機能です。ダブルブッキングや予約時間の間違いといったヒューマンエラーを防げます。また、複数店舗を運営している場合はひとつのシステムで各店舗の予約状況を確認できます。
＜一括メール送信機能＞
クリニックの予約完了メールや、受診のリマインドメールを自動送信する機能です。患者の来院忘れ防止にも役立ちます。なかにはメルマガやクーポンを配信できる予約システムもあり、集客、顧客育成にも活用できます。
＜顧客情報の分析機能＞
予約システムには患者の情報が蓄積されます。そのデータを基に、利用率やリピーター率など、さまざまな角度から分析が可能です。
＜外部サービス連携機能＞
各種SNSやキャッシュレス決済、電子カルテなど、外部サービスと連携できる機能です。自院に必要なサービスと連携することで、利便性がより向上します。
おすすめ歯科予約システム・アプリ – 初期/月額費用/機能比較5選
病院・クリニックにおすすめの予約システム比較表を紹介します。
歯科予約システムにあると便利な機能
歯科予約システムには、前述した基本機能の他にLINEやメール・SMS送信、レセコン連携、キャッシュレス決済連携など、あると便利な機能が複数あります。ここではそれぞれの詳細を紹介します。
LINE機能
LINE機能がある予約システムであれば、病院・クリニックから患者のLINEにメッセージを配信できます。予約情報をLINEで通知することにより、患者の目に留まりやすいでしょう。
また、LINE機能は定期健診の連絡にも活用できます。現在ハガキを送っている病院・クリニックは、LINE機能を利用することで経費の削減も可能です。
メール・SMS送信機能
LINEの普及率は高いですが、なかにはスマホ自体を持っていない患者もいるでしょう。LINEだけでなく、メール・SMSでもメッセージを送信できると、さらに便利です。
特に、SMSは患者の電話番号さえ分かれば送信できます。電話予約の患者に予約情報が書かれたメッセージを送信すると、来院忘れ防止に効果的です。
レセコン連携
予約システムの中には、レセコンと連携できるものもあります。レセコンと連携することで患者の情報を一元管理でき、二重管理になる心配がなくなります。患者のデータが共有されるため、リマインドメールの送信が簡単になるのも魅力です。
キャッシュレス決済連携
クレジットカードや各種電子マネーなど、キャッシュレス決済と連携できる予約システムであれば、非接触の会計が実現します。感染症対策になるだけでなく、現金を数える手間もなくなり、会計時間の短縮も期待できるでしょう。
なお、予約時にクレジットカード決済にて支払いを完了できるサービスもあります。
歯科予約システムの導入メリット
ここまで見てきたように、歯科予約システムには便利な機能がそろっています。ここでは歯科予約システムを導入すると業務にどのような好影響があるのか、導入のメリットを確認していきましょう。
業務の効率化 – 受付に関わる作業が減る
予約システムを導入すると、これまで窓口や電話で対応していた受付・キャンセルに関わる業務が自動化されます。患者一人ひとりへの対応が必要なくなることで、スタッフにかかる負担が軽減され、業務効率がアップします。
自動受付 – 患者は24時間いつでも予約できる
ネット予約は24時間受付可能です。病院・クリニックの営業時間に関係なく、患者の好きなタイミングで予約できるため、集客やリピーター獲得が期待できます。
また、電話が苦手、キャンセルを伝えるのが気まずいと感じる人もいますが、ネット予約であればボタン一つでキャンセルもできるため、顧客にとっての利便性も向上します。
キャンセル防止 – リマインドメールを配信できる
病院・クリニックによっては、患者の来院忘れが課題となっているのではないでしょうか。確保していた医師や歯科衛生士、チェアが無駄になってしまうため、来院忘れは防ぎたいところです。
そこで役立つのが、リマインドメールです。予約直後だけでなく、来院日の数日前にメッセージを届けることで、患者のうっかり忘れを防ぎやすくなります。
データ分析 – マーケティングや経営に活かせる
予約システムではデータの収集・分析ができ、結果を経営に活かせます。予約数やキャンセル数が一目で分かるグラフが表示される予約システムもあり、多角的な視点から分析が可能です。
また、患者の誕生日近くにメッセージを送信したり、リコールのお知らせを送ったりと、利用の仕方次第ではマーケティングにも活用できます。
歯科予約システムが解決に導く課題
歯科予約システムは、多くの病院・クリニックが抱える待ち時間や感染症対策、人手不足といった課題解決に役立ちます。
待ち時間 – 約6割の患者が不満を抱える
2022年3月、ミニマムスキンクリニック銀座は『クリニック「待ち時間」実態調査』を行いました。調査結果を見てみると、診察や会計で長いと感じる待ち時間は平均13分でした。
かつ、約6割が待ち時間が長いことで来院をためらう、または他のクリニックに切り替えたいと回答しています。
予約システムを導入すれば、患者は待ち時間の目安が分かります。待ち時間を買い物や食事などに充てて有効活用しやすくなり、不満を最小限にできるでしょう。
待合室の密集 – 約8割の患者が感染予防対策を気にする
順番待ち機能のある予約システムであれば、自分の番が近づいてから来院すれば良いため、待合室の密集解消に役立ちます。
歯科医院の検索・予約ポータルサイト「歯科タウン」が行った『コロナ禍での歯科通院と口内ケアについて意識調査』では、約6割の患者がコロナ禍での歯科通院に不安を感じていることが分かりました。
また、歯科医院の院内感染への予防対策について「とても気になる」と回答したのが44.8％、「少し気になる」が37.7％と、実に8割以上の人が歯科医院の感染症対策を気にしています。
このように、コロナ禍での診療への心配をしているものの、定期通院はしたいと考える患者は多いです。予約システムによるスムーズな予約と、それによる待合室の混雑緩和は、患者に安心感を与えるでしょう。
人手不足 – 歯科衛生士の有効求人倍率は3.24倍と高い
歯科業界では人手不足が課題として挙げられています。例えば、令和3年度の歯科衛生士の有効求人倍率は3.24※でした。その他、歯科助手や歯科技工士も人手が足りていないといわれています。
人手不足に悩む歯科医院が予約システムを導入すると、予約受付に関わる人員を削減でき、少ないスタッフでも効率よく運営できるでしょう。また、何日に何人くらいの予約が入っているか管理画面にて一目で確認できるため、適切な人員を配置できて無駄がなくなります。
※出典：厚生労働省「jobtag」
歯科予約システム/アプリの導入事例
歯科予約システムの導入を迷っている場合は、導入事例が参考になります。ここでは、実際に歯科予約システムを活用している病院・クリニックの事例を紹介します。
キャンセル率2.9％減 – 月20万円の損失改善
三浦歯科医院では、キャンセルを少なくすること、そして新規患者を増やすことを目的に歯科予約システムを導入しています。導入前は電話受付でしたが、キャンセルが多く困っていたそうです。
予約システム導入後はリマインド設定の工夫も功を奏し、キャンセル率が徐々に改善していきました。導入1ヵ月後には、2.9％のキャンセル率改善により、20万円／月の損失改善という結果が出ています。
また、1日に1～2件のネット予約が入るなど新規患者が増え、当初の目標をクリアしています。
受付数164.8％増 – 昨年対比で患者数が増加
松原歯科クリニックでは、新規の患者を増やすため、患者自らが定期的に通ってくれる医院づくりのために歯科予約システムを導入しました。
導入後、受付数の昨年対比が165％も増加しています。松原歯科クリニックは歯科予約システムを集患ツールとして導入していますが、期待通りの結果となりました。
待ち時間の減少 – 営業時間の1時間短縮に成功
はぎわら歯科医院の事例では、予約管理をより円滑にし、そして患者の待ち時間を減らすために歯科予約システムを導入しています。
導入前は予約の偏りがあり、患者を待たせてしまうことも多かったといいますが、導入後は患者の状態に合わせた時間枠を自動で押さえられるようになり、待ち時間の短縮を実現しました。また、込み具合を予測し、適切な人員を配置することにより、営業時間の短縮にも成功しています。
歯科予約システム/アプリ│市場規模/注目される背景/トレンド
予約システムはその利便性の高さから、数多くの病院・クリニックで導入されています。ここでは予約システムの市場規模と普及率、導入時に活用できる補助金制度を紹介します。
拡大する市場規模 – 2023年度の国内医療ICT市場規模は1.28倍の予想
2022年7月に株式会社矢野経済研究所が発表した調査結果では、2023年度の国内医療ICT市場規模（事業者売上高ベース）が、2021年度比1.28倍の211億4,000万円になると予測されています。
診療予約システムは3密（密閉・密集・密接）回避に役立つことから、新型コロナウイルス感染症の蔓延以降、市場拡大が顕著のようです。
高い普及率 – 新規開業クリニックの6割以上が導入済み
同じく株式会社矢野経済研究所が2020年に行った「新規開業クリニックに関する法人アンケート調査」では、予約システムの導入率は62%と発表されています。半数以上が導入済みという結果から、注目度の高さがうかがえます。
IT導入補助金 – 制度の拡大、対象額は最大2年分まで引き上げ
歯科予約システムの導入には「IT導入補助金2022」が使えます。今年度「デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）」に名称が変更され、サービス利用料の対象額は最大1年分から2年分まで引き上げられるなど、補助の範囲が広がりました。
＜対象になるもの＞
- 予約システム
- 電子カルテ
- POSレジ本体機器
- POSレジ周辺機器
- バーコードリーダー
- Wi-Fiルーター
- 配送設置費
- クラウド利用料 など
制度について、詳しくは公式ホームページをご確認ください。
歯科予約にも使えるおすすめ予約管理システム
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