口座振替の導入には複数行での契約や審査が必要になります。1行ずつ直接契約するのは現実的ではなく、決済代行サービスの活用がおすすめです。口座振替を導入する方法やかかる費用、直接契約と決済代行サービスのどちらを選ぶべきかなど、まとめて解説します。
口座振替とは？
口座振替とは、サービスの利用料を指定した口座から自動で引き落とすことです。電気やガスなどの公共料金の支払い方法としてポピュラーで、多くの人が安心して利用できる支払い方法です。
口座振込との違い
口座振替と同じく銀行口座を使った支払い方法に「口座振込」があります。口座振込ではサービスの提供側が指定した口座に、ユーザーが現金もしくは自分の口座から料金を振り込みます。
銀行を介した支払い方法であるため安心感・信頼感は高いものの、口座振替と違ってユーザーが都度支払いの手続きをしなければなりません。振込手数料も一般的にはユーザー負担です。
月額制や定期払いのサービスは口座振替、単発で提供される商品やサービスには口座振込を使うのがいいでしょう。
口座振替を導入する2つの方法
口座振替を導入する方法には、引き落とし用口座を提供する銀行と直接契約する方法と、決済代行サービスを活用する方法の2つがあります。
金融機関と直接契約
引き落としをかける口座のある銀行と直接契約する方法です。一つひとつの銀行と個別に契約するため手間はかかりますが、手数料は銀行にのみ支払えばいいため金銭的コストを抑えられます。
ただし、契約銀行が増えるほど管理の負担も大きくなり、人的コストがかさむでしょう。引き落とし用に特定の銀行を指定する場合を除き、次に紹介する「決済代行サービス」を活用するのが一般的です。
決済代行サービスを活用した一括契約
決済代行サービスとは、銀行やクレジット会社などの決済機関との契約や手続きを代行してくれるサービスです。これを提供する会社を「決済代行会社」といいます。
銀行に支払うものとは別に決済代行会社に支払う手数料・サービス利用料も発生するため費用は増えますが、契約や入金などの管理コストを大きく削減できます。複数の銀行と契約する場合、トータルで見ればこちらの方がコストを抑えられるでしょう。
決済代行サービスはほかの支払い方法も充実したものを
決済代行サービスは口座振替だけでなく、クレジット払いやキャリア決済など、複数の支払い方法に対応しています。
さまざまな支払い方法の管理、決済機関との契約を一本化することで、管理コスト（人的コスト）を抑えられるでしょう。サービス利用料の支払い方法を充実させることにはターゲット層拡大のメリットもあります。
決済代行サービスを導入するなら、自社のターゲット層に合った決済手段を見極め、それらに対応したサービスを選びましょう。
口座振替の導入から引き落としまでの流れ
口座振替を導入し、引き落としがかかるまでの流れを6つのステップに分けて解説します。
口座振替は普通、引き落とし開始までに1〜2ヵ月ほどかかります。導入を少しでも早くするために、全体に流れや各ステップでやることを整理しておきましょう。
【口座振替を導入する流れ】
- 金融機関または決済代行会社と契約する
- 各機関の審査をクリアする
- ユーザーに振替依頼書を記入してもらう
- 振替依頼書の控えを保管する
- 振替依頼書を金融機関や決済代行会社に送付する
- 引き落としがかかる
Step1．金融機関または決済代行会社と契約する
口座振替を導入する最初のステップは、「金融機関または決済代行会社と契約する」ことです。
メガバンクから地方銀行まで、銀行の数は膨大です。ユーザーが指定した銀行すべてと個別に契約を結ぶのは現実的ではありません。
引き落とし用口座に特定の銀行を指定する場合を除き、決済代行会社を活用し、契約を一本化しましょう。
Step2．各機関の審査をクリアする
口座振替を導入する2つ目の流れは、「各機関の審査をクリアする」ことです。
口座振替を導入するには銀行や決済代行会社の審査をクリアしなければなりません。銀行との個別契約が現実的ではない理由には、複数行で審査を受ける手間がかかるということも挙げられます。
決済代行サービスを活用し、審査や手続きも代行してもらうのがおすすめです。
Step3．ユーザーに振替依頼書を記入してもらう
口座振替を導入する3つ目のステップは、「ユーザーに振替依頼書を記入してもらう」ことです。
振替依頼書とは引き落としをかけるために、その口座の情報を記入する用紙のことです。届出印の捺印も必要で、記入漏れや印鑑の押し間違いなどがあると手続きがやりなおしになってしまいます。
振替依頼書の記入についてわかりやすく説明したり、後述する代替手段を用意したり、手続きをスムーズに進めるには工夫が必要です。
Step4. 振替依頼書の控えを保管する
口座振替を導入する4つ目のステップは、「振替依頼書の控えを保管する」ことです。
コピーやスキャンなどで振替依頼書の控えを取り、保管しておきましょう。
Step5．振替依頼書を金融機関や決済代行会社に送付する
口座振替を導入する5つ目の流れは、「振替依頼書を金融機関や決済代行会社に送付する」ことです。
振替依頼書の控えを取ったら、それを決済機関に送りましょう。依頼書には個人情報が書かれているため、送り間違いのないよう気をつけてください。
Step6．引き落としがかかる
ここまでの手続きがすべて済めば、ユーザーがしてした口座からの引き落としが始まります。
口座振替の開始までには申し込みから1〜2ヵ月ほどかかり、振替依頼書の記入漏れなどがあるとさらに長くなります。早めに引き落としを始められるよう、依頼書の書き方をユーザーに説明し、自社の届いた依頼書は速やかに決済機関に送付しましょう。
口座振替の導入では、振替依頼書の記入がネックになる
口座振替の導入でネックになるのは、やはり振替依頼書の記入でしょう。書類に不備があると引き落とし開始までの時間が延び、ユーザーにも書き直しなどの手間をかけることになります。
手続きが面倒になったユーザーが、申し込みをキャンセルしてしまうこともあり得ます。
よくある書類不備や依頼書以外の方法などを把握し、スムーズに手続きを進めましょう。
記入・捺印の漏れがあると書き直しに…
振替依頼書に記入や捺印の漏れ・間違いがあると、書類を書きなおすことになります。紙書類の郵送には手間も費用もかかるため、なるべく1回で手続きを終わらせたいです。
記入箇所に丸をつけたり見本を添付したり、よくある不備についてユーザーに説明したりといった工夫をしましょう。特に、届出印以外の印鑑を間違って押してしまわないよう、口頭や書面で注意を促すことをおすすめします。
リアル店舗なら専用端末の導入を
フィットネスジムや趣味の教室など、リアル店舗の月謝を口座振替で支払ってもらうなら、専用端末の導入がおすすめです。
端末に引き落とし用口座のキャッシュカードを挿入し、暗証番号を入力するだけで、口座振替の受付ができます。依頼書のように不備が起こることはまずなく、「暗証番号がわからない」などのトラブルにもその場で気付けるでしょう。
専用端末は決済代行会社から数万円ほどで買い取れます。
Webサイトからの振替受付も便利
紙の依頼書ではなく、Webサイトから口座振替を受け付けるのもいいでしょう。Webサイトなら記入漏れがあっても画面上で指摘でき、不備が起こる確率を下げられます。郵送に時間がかかることもありません。
ただ、高齢者や機械が苦手な人など、Webサイトからの手続きに難色を示す人もいるはずです。Web受付を導入するとしても、紙の依頼書も使えるようにしておきましょう。
口座振替の導入費用は？かかる料金は3種類
口座振替の導入費用について、内訳と金額の目安を紹介します。
初期費用
銀行や決済代行会社と契約するとき、初期費用がかかることがあります。銀行との契約には新規取扱手数料として数万円、決済代行会社との契約には初期費用として0〜数千円が一般的です。
月額費用
決済代行サービスを活用する場合、サービスや管理システムの利用料として月額数千円がかかることがあります。
決済処理料
口座振替の手数料・処理量として100円ほどかかることが多いです。銀行と直接契約している場合は銀行への手数料が、決済代行サービスでは銀行と決済代行会社への手数料がかかります。
口座振替を導入するメリット
支払い方法に口座振替を導入することには、顧客にも事業者にもメリットがあります。
顧客側のメリット
口座振替は顧客にとって次のようなメリットがあります。
- 口座振込と違い手数料がかからない
- 自動引き落としのため支払いの手間がかからない
- 銀行を介するため安心感がある
- いわゆるブラックリストの状態でも使える
事業者側のメリット
口座振替は事業者にとって次のようなメリットがあります。
- サービスの継続率アップが期待できる
- ターゲット層拡大が期待できる
- 未回収リスクを抑えられる
- 回収業務の負担が軽くなる
「銀行を介するため安心感がある」「ほぼ誰でも利用できる」などの顧客側のメリットは、事業者にとっては「ターゲット層拡大」につながります。
支払いが自動化されるため回収業務の負荷や未回収のリスクが下がり、ユーザーが解約を考える機会も減るでしょう。
ほかの支払い方法と比べた口座振替のデメリット
口座振替をほかの支払い方法と比べると、「引き落とし開始までに手間と時間がかかる」「未回収リスクをゼロにできない」などのデメリットがあります。
先述の通り、口座振替の開始には申し込みから1〜2ヵ月ほどかかります。振替依頼書の郵送や記入には手間がかかり、不備があれば引き落とし開始までにかかる時間も長くなるでしょう。
また、指定した口座が残高不足だと料金を引き落とせません。引き落としは通常2〜3回かかりますが、それでも引き落とせなかった場合は払込票を送ったり口座振込で支払ってもらったりすることになるでしょう。
クレジット払いのように未回収リスクをゼロにすることはできず、督促業務が発生する確率も高いです。
口座振替を導入することで、ターゲット層の幅が広がる
口座振替には「手続きに手間と時間がかかる」「未回収リスクをゼロにはできない」などのデメリットもありますが、ほぼ誰でも持てる銀行口座を利用することのメリットは大きいです。口座振替を導入することで、ターゲット層の拡大が図れるでしょう。
口座振替のデメリットを解消するには、決済代行サービスの活用がおすすめです。決済代行サービスの中には回収業務まで代行してくれるもの、未回収補償つきのものもあります。クレジット払いやキャリア決済など、ほかの決済手段も充実しています。
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