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Excelで予約管理をするメリット・デメリット
Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトは多くの人が使い慣れたオフィスソフトであり、予約管理表の作成にも活用できます。汎用性と普及率の高さから使い勝手が良く、予約管理はExcelで十分という企業・店舗も多いでしょう。
ただ、Excelで予約管理をすることにはメリットだけでなくデメリットもあります。まずは、Excelを使って予約管理をするメリット・デメリットを紹介します。
Excelで予約管理をするメリット
- コストをかけずに予約管理表を使える
- 多くの人が使い慣れているため教育が不要
- テンプレートが多くカスタマイズ性も高い
MicrosoftのExcelは多くの企業で導入されているオフィスソフトです。Excelを導入済みの場合、追加の費用なしで予約管理表を作成・利用できます。Excelを導入していない場合も、ほぼ同じ使い勝手のGoogle スプレッドシートを使うことで、無料で予約管理表を作れます。
これらの表計算ソフトは多くの企業で使われているため、基本操作だけなら教わらなくてもできるという人も多いです。導入・運用コストだけでなく、人材の教育コストも抑えられます。
また、普及率の高いExcelはさまざまな用途のテンプレートが公開されていて、無料でダウンロードできます。テンプレートを活用すれば時間や手間をかけずに予約管理表を作成できるうえ、自社にとって使いやすいようカスタマイズするのも簡単です。
Excelで予約管理をするデメリット
- 高度な操作は難しく管理が属人化しやすい
- モバイル端末では見づらい、入力しづらい
- サイズが大きくなると動作が重くなる
Excelの基本操作は簡単ですが、関数やマクロを使いこなすにはそれなりの知識と経験が求められます。関数やマクロを活用すれば予約の入力や管理をある程度自動化できますが、そのためにはExcelを使いこなせる人材が必要です。
仮にこのような人材がいて、使いやすい予約管理表を作れたとしても、その人が退職したらどうなるでしょうか。自動化に関連する関数やマクロの意味がわからなければ、システムがブラックボックス化し、応用やカスタマイズができなくなってしまいます。消してはいけないセルを消したり書き換えたりして、自動化の機能が失われてしまうリスクもあります。
また、Excelはモバイル端末では見づらく、入力もしづらいです。特にモバイル端末での入力には限界があり、PCでは当たり前にできる「セル内での改行」「範囲を指定した一斉置換」などができません。モバイル端末でも予約の確認・入力がしたい場合、これは大きな痛手です。
何よりExcelに登録されたデータが多くなり、容量が大きくなるほど、その動作は重くなっていきます。店舗での予約管理は「接客の合間に電話を受け、予約状況を確認してから空いている時間に予約を入れる」というプロセスをとります。動作が重いと予約の確認に時間がかかり、電話の向こうにいる利用客を待たせたり、店内業務になかなか戻れなくなったりしてしまいます。
無料でExcelの予約管理表を作る2つの方法
Excelで予約管理表を作る方法は大きく2つあります。どれも基本的に無料ですが、求められる知識やスキルが異なります。
自力でイチから作る
新規作成したまっさらなExcelシートで、ゼロから予約管理表を作る方法です。項目やデザインを自由に設定できるのがメリットで、自社・自店にとって最も見やすく使いやすい予約管理表を作れます。
関数やマクロを活用する場合、混乱が生まれにくいのもメリットです。作成者が自らの知識を使ったり、わからない部分を調べたりしながら関数・マクロを組めるため、「どのセルがどの機能に関わっているのか」がわからなくなりません。作成に時間と手間はかかるものの、機能のアップデートやメンテナンスがしやすいでしょう。
ただし、複雑な関数やマクロはちょっとした編集でおかしくなってしまいます。自動化に関わるセルを保護する、関係ない部分は触らないよう周知徹底するなど、関数・マクロを壊されないための工夫が必要です。
また、作成者が退職するとシステムがブラックボックス化してしまいます。社長やオーナーなど、退職することのない人が作る場合におすすめの方法です。
無料のテンプレートを活用する
WebではExcelの顧客管理や予約管理などのテンプレートが公開されていて、多くのものは無料で利用できます。無料のテンプレートをダウンロードしてそのまま使う、自社・自店で使いやすいよう項目や関数をカスタマイズして使うことで、使いやすい予約管理表を時間と手間をかけずに作成できます。
次からは無料のExcelテンプレートを6つ紹介するので、まずはこれらをダウンロードし、試しに使ってみるといいでしょう。
予約管理表とは｜無料Excelテンプレート6選
飲食店、美容院などを経営していると、予約された顧客管理に頭を悩ませたことが一度はあるのではないでしょうか。
予約管理表とは「予約した顧客の管理」を簡単にするもので、Excelやシステムを利用することによって紙などの経費を削減することができます。
一から作らずともダウンロードするだけで利用できる、無料のテンプレートを6つ紹介します。
bizocean（ビズオーシャン）
【特徴】
- PDFでのダウンロードも可能
- 業界ごとに住み分け
- 豊富な種類
1つ目は、ExcelはもちろんPDFでのダウンロードも可能な「bizocean（ビズオーシャン）」です。
ビズオーシャンは飲食店、医療、ホテル用など様々な種類のテンプレートを扱っています。マニアックな会議室予約表なども用意されているため、ほとんどの業界をカバーしています。
また、ダウンロード方法も非常に簡単であり、会員登録をすればサイト上からすぐにお手持ちの端末へ取り込むことができます。
PDF element
【特徴】
- 簡単なPDFダウンロード
- シンプルで汎用性が高い
- 予約表以外のテンプレートも豊富
2つ目は、名前のとおりPDFダウンロードを得意とする「PDF element」です。
シンプルで使いやすく、どのような業界でも利用できるような凡庸性の高いテンプレートを扱っています。
また予約管理表テンプレート以外にも見積もり書や請求書などのテンプレートも出していますので、このサイトのみで様々な書類をカバーできるというメリットがあります。
詳細はこちら：https://pdf.wondershare.jp/templates/call-sheet-template.html
フリー テンプレート
【特徴】
- シンプルかつ無駄を省いたデザイン
- カスタマイズ性が高い
- ガントチャートなども存在
3つ目はとことんシンプルであるのが特徴的なフリー テンプレートです。
非常にシンプルであるため、どのような予約管理表にも使うことができ、様々なデザインへブラッシュアップすることも可能です。
また、フリーテンプレートはガントチャートや現場の工程表などのテンプレートも出しており（こちらもシンプルです）、店舗以外にも様々な場面で使えるサイトです。
詳細はこちら：https://www.feedsoft.net/template/tplate/excel-yoyakuhyou.html
飲食店・レストラン向け 予約管理テンプレート
次に、各業界でのオススメテンプレートの紹介をしていきます。
まずは「レストラン向け」の予約管理テンプレートです。
こちらは大人・子供何名や時間などの情報をシンプルにまとめたものであり、基本的な情報を誰でも見やすく読み取りやすいように作られています。
初心者の方でも理解できるような作りになっているため、オープンしたばかりで体制が微妙な店舗などでも問題なく利用できるでしょう。
詳細はこちら：https://www.usefulhp.com/business/restaurantyoyakuhyou.html
医療・病院・クリニック向けの予約管理表のテンプレート
続いては医療・病院・クリニック向けの予約管理表のテンプレートです。
病院やクリニックでは、予約する人の年齢や時間帯はかなりバラバラであり、症状も全く違うため、管理表にまとめるのが大変です。しかし、このテンプレートはそんな悩みをうまく解決してくれます。
また、単位時間あたりの患者数で分けられているため、大規模な病院から小規模な個人医院もカバーすることができるでしょう。
詳細はこちら：http://byoin-yoyaku.blogspot.com/2012/10/blog-post_29.html
クリニック向け予約管理テンプレート
こちらはクリニック向けの予約テンプレートです。
診療予約システムのコンサルティングも行っているメディカルフォレスト社が提供しているテンプレートで、診察枠や時間帯が異なる診療所でも汎用的に利用が可能です。
無料で予約管理表テンプレート作成ツール2選
無料のテンプレートではなくもっと自社の運用にあった予約管理表を作りたい、という方のために、ここからは予約管理表を作成できるツールを紹介します。
＊無料のテンプレートでもExcelタイプのものであれば簡単に編集することができるため、テンプレートをベースにしてアレンジするという方法もあります。
テンプレートの無料ダウンロード
【特徴】
- 無料で使える
- Excelファイルを編集することで拡張ができる
- 印刷がスピーディー
飲食店や美容室に対応しており、Web上から簡単に予約管理表をダウンロードできる「テンプレートの無料ダウンロード」です。
特殊な環境を構築する必要はなく、Excelで作成できるという点ではかなり作業が進めやすいため、管理票を作成したことのない初心者の方でも簡単に作成できるツールです。
紙でないと厳しいという場合はこちらを編集し印刷することで使うことができます。
詳細はこちら
飲食店用エクセル簡易予約表作成「Vector」
【特徴】
- Excelでの編集
- 祝日自動出力
- A4サイズ
2つ目は、Excelで編集できる「Vector」です。
Excelなので直感的に操作をすることができ、日付や時間、合計や平均を自動で出力する変数があるため、こだわれば使い勝手の良い管理表を作成することができます。
また、A4サイズであるためどのような場面でも使いやすく、一般的な飲食店であれば問題なく使用できるでしょう。
詳細はこちら：https://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se494104.html
無料で使えるおすすめ予約管理フリーソフト・システム比較14選
次はExcelやPDFでのダウンロードではなく、ソフトで管理できる便利なシステムを紹介します。
すべて無料で使用することができますが、機能が豊富に使える有料版もあります。
| システム名 | イメージ | 初期費用 | 月額費用 | 決済手数料 | 利用業界 | 日付・指名予約 | LINE連携 | HP作成 | 事前決済 | 外部サイト連携 |
| STORES予約 |  | 0円 ※無料 | フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円〜 スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円 | 4.9%+99円 | レッスン教室 飲食店/美容室 エステ/サロン | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | Googleで予約 インスタ/LINE予約 API/SNS連携 |
| Kalonade（カロネード） |  | 0円 ※無料 | お問合せ | お問合せ | 美容クリニック/エステサロン ネイルサロン/リラクゼーション 美容院/整骨院/治療院 パーソナルジムなど | 〇 | 〇 | 〇 | ー | LINE予約 サロンボード連携 |
| LINEサロン予約 RE:RE |  | 0円 ※無料 | 9,800円 | 0円 ※無料 | 美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | ホットペッパー |
| KAKERU LINE予約 |  | 440,000円～（税込） ※基本＋予約機能 | 33,000円～（税込） ※基本＋予約機能 | 3%~ | 小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業 | ○ ※カスタマイズ | 〇 | 〇 | ○ ※オプション | LINE連携 API連携 CRM・基幹システム ECサイト/POSレジ Zoomなど |
| Squareオンラインビジネス |  | 0円 ※無料 | フリー：0円 プロ：1,200円 パフォーム：2,200円 プレミア：6,800円 | 3.3~3.6% | レッスン教室 飲食店/美容室 エステ/サロン | 〇 | ー | 〇 | 〇 | ー |
| formrun |  | 0円 ※無料 | FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円 | 2.99%~ | レッスン教室 飲食店 美容/サロン 整骨院 | 〇 | 〇 | ✕ | 〇 | 日程調整ツール（bookrun） |
| SELECT TYPE |  | 0円 | フリー：0円 ベーシック：3,000円 プロ：5,000円 プレミア：1.5万円 | 4.9~5.9% | レッスン教室/飲食店 美容室/サロン/ホテル | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | ✕ |
| RESERVA Reservation |  | 0円 | ブルー：2,000円 シルバー：5,000円 ゴールド：1万円 エンタープライズ：2万円 | 4.9% | レッスン教室/飲食店 美容室・サロン | 〇 | ✕ | 〇 | 〇 | ✕ |
STORES 予約
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- 予約情報をPOSレジへ自動連携し、顧客・売上データもこれひとつで完結
- 店舗売上・スタッフ別売上もグラフでかんたんに把握
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|---|
| フリー | 0円 ※無料 | 0円 ※無料 | ネット予約システムをいますぐ無料ではじめたい |
| スモール | 0円 ※無料 | 9,790円～ | 予約・決済や顧客管理といった基本的な機能を使いたい |
| チーム | 0円 ※無料 | 19,690円～ | スタッフの予約管理やアンケートなどより柔軟な設定をしたい |
| ビジネス | 0円 ※無料 | 28,600円～ | より多い件数の予約や、たくさんのスタッフを管理していきたい |
| エンタープライズ | 0円 ※無料 | 66,000円～ | より強固なセキュリティ対策と大規模な予約の受け付け |
Kalonade(カロネード)
- 初期・更新費用0円/無料デモ実施中/契約期間の縛りなし
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- 予約時にスタッフ・リソースを自動最適化/効率的な予約管理で稼働率UP
- LINE予約や顧客データ分析機能の活用で顧客満足度・リピート率UP
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| 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|
0円 ※無料 | お問合せ | お問合せ | 無料デモあり |
ワンモアハンド
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| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|---|
| スタンダードプラン | 0円 ※無料 | 10,780円（税込） | LINE連携で顧客フォローをスマートに！ |
| アドバンスプラン | 0円 ※無料 | 14,080円（税込） | Google・SNS連携で新規顧客を獲得！ |
| マスタープラン | 0円 ※無料 | 16,280円（税込） | LTV・失客分析で持続可能な経営を！ |
RE:RE LINEサロン予約
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| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
0円 ※無料 | 9,800円 |
KAKERU
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- 外部ツールとのAPI連携が可能！ECサイト、POSレジなど
サブスクペイforエステ
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- 決済手数料は業界最安値の2.65%（平均3.25~3.74%）で年間コストが大幅に安い
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| 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|
お問合せ | お問合せ | 2.65%~ | ・対応決済 クレジット/銀行振込/口座振替/BtoB&企業間決済 コンビニ/CSV/寄付金/メールリンク決済 ・課金方式 自動継続課金(定期/従量)/お試し期間/周期/回数指定 課金日指定/リライト/洗い替え/最大自由設問設置10件 ・セキュリティ PCI DSS 3.2/Pマーク取得/3Dセキュア/SSL通信 |
サブスクペイ Professional
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| 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|
お問合せ | お問合せ | 決済手数料：2.65%~ | ■課金方式 自動継続課金(定期/従量) お試し期間/周期/回数指定 課金日指定/リライト/洗い替え 最大自由設問設置10件 ■セキュリティ PCI DSS 3.2/Pマーク取得 3Dセキュア/SSL通信 |
Squareオンラインビジネス
- 月額・初期費用・販売手数料0円でネットショップ作成/テイクアウトサイト開設
- 個人もおすすめ/決済機能付きで最短翌日で売が上手に入る（追加手数料なし）
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| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| フリー | 0円 | 0円 | 販売手数料：0円 振込手数料：0円 注文キャンセル手数料：0円 決済手数料：3.6% | |
| プラス | 0円 | 1,200円 | 販売手数料：0円 振込手数料：0円 注文キャンセル手数料：0円 決済手数料：3.6% | |
| プレミアム | 0円 | 2,200円 | 販売手数料：0円 振込手数料：0円 注文キャンセル手数料：0円 決済手数料：3.3% |
Square予約
- 初期/月額0円でカレンダー予約サイト作成/最短翌日入金で個人美容室におすすめ
- Instagram/Google連携で簡単ネット予約&販売/キャンセル料を自動徴収
- 無料POSレジで在庫/複数店舗/カルテ管理が可能・賃金管理&シフト管理も可能
- 事前決済/タッチ/ICカードなど多彩なキャッシュレスを1アカウントで無料導入
- 在庫管理・商品販売/サービスや複数スタッフ予約をまとめて1回で支払い
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|---|
| フリープラン | 0円 | 0円 | ■主な機能 キャンセル料自動徴収/複数店舗/カルテ管理 事前決済/ギフト発行/Instagram&Google予約連携 自動リマインド/無料POSレジ/顧客管理/シフト管理 |
| プラスプラン | 0円 | 3,000円 | キャンセル料自動徴収/複数店舗/カルテ管理 事前決済/ギフト発行/Instagram&Google予約連携 自動リマインド/無料POSレジ/顧客管理/シフト管理 |
| プレミアムプラン | 0円 | 8,000円 | キャンセル料自動徴収/複数店舗/カルテ管理 事前決済/ギフト発行/Instagram&Google予約連携 自動リマインド/無料POSレジ/顧客管理/シフト管理 |
グーペ
- 美容室&サロン・レッスン教室の月謝管理におすすめのクレジット継続課金
- 直感的に簡単予約サイト作成・予約上限数は無制限
- 事前決済でテイクアウト&カレンダー予約・スタッフ紹介ページ・SNSも連携
| プラン名 | 初期費用 | 月額費用 | 手数料 | 内容 |
|---|---|---|---|---|
| ライト | 3,300円 | ・12か月契約 1,100円 ・1/3/6か月契約 1,650円 | ・販売手数料 0円 ・決済手数料 2.9% | 作成・運用に必要な機能がひと揃い。 今すぐホームページをスタートできます。 予約上限数：無制限 テンプレート：37 |
| スタンダード | 3,300円 | ・12か月契約 3,300円 ・1/3/6か月契約 3,850円 | ・販売手数料 0円 ・決済手数料 2.9% | ライトプランの機能に加え、 すべての有料オプション利用可能 予約上限数：無制限 テンプレート：無制限 |
DECA for LINE
- セグメント配信/ステップ配信/チャットボット/外部DB・Web行動・LINEデータ活用
- Webサイト上での行動履歴を利用したポップアップでLINEの友だち獲得効率UP
- 1,500以上の支援実績を持つ専任コンサルがLINE広告やミニアプリ開発などLINEマーケを総合支援
- CTR約5倍/ブロック率約55%低下/年間配信コスト200万円削減/友だち獲得約2.6倍
| 初期費用 | 月額費用 |
|---|---|
お問い合わせ | お問い合わせ |
formrun(フォームラン)
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- 顧客満足度アンケートなど予約の受付以外にも様々な場面で活用が可能
| 初期費用 | 月額費用 | 内容 |
|---|---|---|
0円 ※無料 | 0円〜 | ・bookrun連携 0円～ ・オプション EFO機能 ・無料トライアル 14日間 |
リピッテTAKEOUT&DELIVERY – 初期・手数料0円・LINE×出前の事前注文決済システム
【特徴】
- SNSシェアで初期費用・注文手数料0円
- 今だけ月額費用が1ヶ月無料
- LINEで簡単チャット&電話注文受付・事前決済対応
- テイクアウト・デリバリー予約をLINEで管理&自動メッセージ配信
リピッテTAKEOUT&DELIVERYは飲食店のテイクアウト・デリバリー受付に特化したLINE注文予約システムです。
SNSでリピッテのホームページをシェアするだけで初期費用（9,800円）が無料となり、大手デリバリー・テイクアウトサイトでは30～40%と手数料が高いですが、注文手数料が0円で予約受付できます。
また、LINEから入った電話・チャット予約はシステム上で管理でき、メニュー設定や予約上限の設定・メッセージの自動配信も可能です。LINEは友達登録で簡単に新規顧客獲得ができるのに加え、ブロック率は低く定期的なメッセージ配信でリピーター獲得も期待できます。
導入サポートも支援しており、既存LINEアカウント連携・新規作成・リピッテ連携・ボタン作成など初期設定も広く対応しています。
| 初期費用 | 月額費用 | 注文手数料 |
※SNSシェアで無料 | 2,980円 ※初月無料 | 0円 |
レスラク – 今だけ無料利用 – 飲食店のネット予約25%増加
【特徴】
- ネット予約25％増加
- 管理業務を80%軽減
- 今だけ2ヶ月全機能無料キャンペーン
レスラクは食べログ・ぐるなび・ホットペッパーなど、大手グルメサイトからの予約情報を一元管理するシステムです。主要サイトの予約席管理を統一することで業務時間を大きく軽減し、各サイトの予約に偏りがでないよう自動調整するため、売上げアップにもつながります。
また、現在はキャンペーン期間で予約カレンダー・分析機能・HP&電話予約・コース販売機能がすべて2ヶ月無料で利用可能です。
| 初期費用 | 月額費用 | 無料トライアル |
| ‐ | 5,000円〜 | あり |
Restaurant Board（レストランボード）
- 直感的な操作
- POSアプリと連動
- 複数店管理
1つ目は慣れていない方でも直感的な操作で扱うことのできるRestaurant Board（レストランボード）です。
レストランボードは、POSアプリと連動させて管理することや、集計などの時間がかかり面倒な作業の削減をすることが可能です。
また、リクルート社が運営していることもあり、多くの店舗で導入されています。
さらに複数店舗の管理も行うことができるなど、これだけ多くの機能がありながら無料で使用することができるため、満足度の高いシステムです。
無料Excelテンプレートやフリー予約管理システムで効率化
現在は、予約管理にかかわらず、契約書や請求書の発行などさまざまな書類がシステム管理に移行し、ペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス状態にできれば作業をより効率化できるだけでなく、紙代や印刷代などのコストを削減ができます。
Excel管理をする場合は、テンプレートを使うことでペーパーレス化のハードルが下がります。また、Excel管理も面倒という場合は、低コストで導入できる予約管理システムの導入を検討してみてください。一度自店舗の運営に合わせて設定をすれば、そのあとはほとんどメンテナンスの手間などもありません。
システムを導入して、予約管理のペーパーレス化を進めましょう。
