※この記事には一部PRが含まれます。
イベント予約システムおすすめ9選比較!選び方、機能や無料で使えるサービスを解説のアイキャッチ画像

イベント予約システムおすすめ9選比較!選び方、機能や無料で使えるサービスを解説

更新日:
目次
イベント予約システムとは?どんな課題を解決できるのか
イベント予約システムの基本機能
イベント予約システムを導入するメリット
【運営者】にとってのメリット
【参加者】にとってのメリット
イベント予約システムの選び方【主催者のタイプ別に解説】
セミナー・勉強会・説明会などを開催する中小企業・士業向け
地域イベント・自治体行事を開催する団体・公共機関向け
体験型・趣味・ワークショップなどを開催する個人主催者向け
イベント予約システムの7つの比較ポイント
1. 操作のしやすさ(UI/UX)
2. カスタマイズ性(項目・デザイン・時間枠の設定など)
3. 決済機能とその種類(事前決済・現地支払いなど)
4. 自動メール配信とリマインド設定の柔軟さ
5. 顧客管理・参加者データの分析機能
6. 料金プランの柔軟性とコストパフォーマンス
7. 外部サービスとの連携の有無(LINE・Zoom・Googleカレンダーなど)
おすすめのイベント予約システム9選比較【無料あり】
STORES 予約 - 美容室・サロン向けの予約・POSレジ・キャッシュレスシステム/SNS集客/顧客管理
formrun(フォームラン) - 月額0円/フォーム作成/顧客管理/決済/予約/問合せ/サイト埋込/個人・中小向け
KAKERU - LINE連携予約/LINEでリマインド・セグメント配信/顧客管理
RESERVA|350業種対応、自治体や教育系イベントにも強い
SelectType|無料から使えてテンプレートも豊富
EventRegist|大規模イベントに最適、マーケ機能も搭載
Peatix|集客・告知に強く、コミュニティ機能が便利
teket|チケット販売・入場管理に特化した新興サービス
EDISONE|体験型イベントや展示会にも対応
イベント予約システムを導入する流れと準備すること
1. イベント情報を整理する
2. 予約フォームを作成する
3. 告知して予約受付を開始する
4. オンライン決済で事前支払いを受け付ける
5. イベント前にリマインドメールを送信する
6. 当日はQR受付でスムーズに入場
7. 終了後はデータを分析して改善へ
イベント予約システム導入後によくあるトラブルとその対策
イベント予約システムに関するよくある質問【Q&A】
無料プランでも十分に使える?
キャンセル待ちや人数制限はどう管理できる?
決済トラブルがあった場合の対応は?
オンラインイベントでも使えるの?
まとめ|イベント予約システムを使えば「手間ゼロ」で参加者管理が可能
もっと見る

「参加者の管理がぐちゃぐちゃ」「受付がバタバタ」「申込ミスでクレームが…」そんな経験はありませんか?
イベントを成功させるには、スムーズな予約と受付の仕組みが欠かせません。

この記事では、イベント予約システムの基本から選び方、人気サービスの比較、導入事例まで、わかりやすく解説します。初めてでも安心。あなたのイベント運営が、もっとラクで、もっとスマートになります!

イベント予約システムとは?どんな課題を解決できるのか

イベント予約システムとは、セミナー・コンサート・講座・展示会など、さまざまなイベントへの参加申込や座席確保をオンライン上で効率的に管理できるシステムのことです。

主催者は申込受付や参加者情報の収集・管理を自動化でき、参加者はWebやスマートフォンから簡単に予約・決済が可能になります。

イベント予約システムの基本機能

イベント予約システムには、イベント運営を効率化し、参加者とのやりとりをスムーズにするための便利な機能が多く備わっています。

機能名主な機能内容
予約フォーム作成フォームの自由設定
テンプレート
グループ申込対応
自動メール送信予約完了リマインド・変更通知
オンライン決済申込時の決済
複数決済手段対応
返金処理も可能
受付管理
QRコードチェックイン
QRコード送信と読み取り
リアルタイム反映
混雑回避設定
キャンセル・定員管理定員管理自動満席表示キャンセル待ち対応
顧客管理・参加者データ管理参加者情報を一元管理
検索・CSV出力
システム連携可
アンケート配信・収集イベント後のアンケートURL送信
自動集計・グラフ化

これらの機能を活用すれば、イベント運営のあらゆる工程が「手作業から自動化」に変わります。
効率よく、参加者にとってもわかりやすい運営が実現できるのが、イベント予約システムの大きな魅力です。

イベント予約システムを導入するメリット

イベント予約システムを導入すると、運営者の業務がぐっとラクになり、参加者にもやさしいイベント運営が実現できます。以下のようなメリットがあります。

【運営者】にとってのメリット

  1. 受付・連絡作業を自動化
    手作業だった申込受付・リスト作成・リマインド送信がすべて自動。ミスが減って時間も節約。
  2. データを一元管理
    予約状況や支払い状況、参加者の情報をひとつの画面でチェックでき、二重対応を防げます。
  3. QRコード受付でスムーズな当日対応
    参加者はスマホのQRコードを見せるだけ。紙のリスト確認や名前呼び出しが不要になります。

【参加者】にとってのメリット

  1. スマホやパソコンから24時間いつでも予約
    イベントページからすぐに予約できて、わざわざ電話する必要がありません。
  2. 支払いもオンラインで完了
    クレジットカードなどで事前決済ができ、当日の手間が省けます。

イベント予約システムの選び方【主催者のタイプ別に解説】

ここでは、主催者のタイプ別におすすめの選び方と、失敗しないためのチェックポイントを紹介します。

セミナー・勉強会・説明会などを開催する中小企業・士業向け

中小企業や士業が開催するセミナーや説明会では、「ビジネス向けの信頼性」と「顧客管理のしやすさ」が重要になります。

こうしたイベントでは、参加者の属性を把握し、今後の営業活動につなげることも目的のひとつです。そのため、入力フォームでの項目カスタマイズや、顧客管理機能が充実したシステムが向いています。

また、決済やキャンセル対応なども自動化できれば、当日の受付もスムーズです。さらに、メール配信機能で「参加後のお礼メール」や「別のセミナー案内」を自動で送信できると、次のビジネスチャンスにもつながります。

地域イベント・自治体行事を開催する団体・公共機関向け

地域イベントや自治体が主催する行事の場合、幅広い年齢層の参加者に対応できる操作性のやさしさと、団体予約やグループ申込への対応がポイントです。

特に、お年寄りや保護者の方など、スマートフォンの操作に不慣れな方が対象の場合、シンプルで見やすいフォーム画面があると安心です。
また、地域イベントでは「家族での参加」や「友人同士の申込」などもあるため、代表者が人数をまとめて予約できる団体受付機能があると便利です。

体験型・趣味・ワークショップなどを開催する個人主催者向け

個人の方が開催する体験教室やワークショップなどでは、低コストで導入できて、すぐに始められるシンプルな予約システムが好まれます。

予約サイトやホームページを自分で作成するのが難しいという方でも、テンプレートから簡単にフォームや受付ページを作れるサービスを選ぶと、始めやすくなります。
また、スマホだけで操作・管理できる予約システムなら、パソコンがなくても運用可能です。LINE連携やインスタ連携など、SNSとつながる機能も活用すれば、集客にもつながります。

無料プランから試して、必要に応じて有料プラン(月額制)に切り替えられる柔軟さも、個人主催者にとっては大きなメリットです。

イベント予約システムの7つの比較ポイント

イベント予約システムを選ぶ際は、見た目の使いやすさだけでなく、イベントの目的や運営方法に本当に合った機能があるかどうかが非常に重要です。ここでは、導入前に必ず確認しておきたい7つの比較ポイントについて、ひとつひとつ詳しく解説します。

1. 操作のしやすさ(UI/UX)

まず最初に確認すべきは、「誰が使うか?」です。主催者側だけでなく、予約する参加者がスムーズに操作できるかどうかは非常に大事です。

  • フォーム画面がスマホで見やすく、入力しやすいか?
  • 高齢者や機械が苦手な人でも迷わず申し込める設計か?
  • 管理画面で予約の状況をすぐに確認・変更できるか?

など、画面のレイアウトやボタン配置、文字の大きさ、操作フローを実際に触ってチェックすることが大切です。

2. カスタマイズ性(項目・デザイン・時間枠の設定など)

予約フォームはイベントによって必要な情報が異なります。自由に項目を追加・変更できるかどうかも比較の大きなポイントです。

  • セミナーなら「会社名」「役職」「業界」などを追加したい
  • 体験教室なら「持ち物確認」や「希望の開始時間」が欲しい
  • グループ予約を受けるなら、人数入力欄も必要

また、カレンダー形式の表示切替・定員管理・時間枠ごとの設定なども、カスタマイズできるか確認しましょう。

3. 決済機能とその種類(事前決済・現地支払いなど)

イベント参加費を事前に回収するか、当日支払うかによって、必要な決済機能も変わります。

  • クレジットカード決済(VISA/Masterなど)
  • キャッシュレス決済(PayPay、LINE Payなど)
  • コンビニ払い、銀行振込などオフライン決済への対応
  • キャンセル時の返金処理の自動化

たとえば、有料セミナーやチケット制イベントでは事前決済がトラブルを防ぐので有効です。一方で、無料イベントでは支払い不要なので、決済機能なしのプランでも十分な場合もあります。

4. 自動メール配信とリマインド設定の柔軟さ

イベント運営では、予約直後の確認メール、数日前のリマインド、終了後のお礼メールといったフォローが非常に重要です。

自動配信メールでは、以下のようなことができるかチェックしましょう。

  • 予約完了メールのカスタマイズ(日時、場所、持ち物案内)
  • イベントの◯日前にリマインドを送る自動設定
  • メール本文に参加者の名前や予約内容を差し込み可能か
  • 予約内容の変更・キャンセル案内も含められるか

こうした細かいメール設定ができると、手間なくプロフェッショナルな対応ができます。

5. 顧客管理・参加者データの分析機能

リピーターを増やしたい、参加者の傾向を知りたいという目的があるなら、顧客情報の蓄積と管理ができるかどうかも重要です。

  • 参加者の属性(職業・業種・年齢層など)のデータ蓄積
  • イベントごとの出席履歴や支払履歴の管理
  • CSVダウンロードや他ツール(CRM、LINE公式など)との連携
  • アンケート結果や満足度の集計機能

これらの情報を使って、次のイベントの集客・設計に活かすことができます。

6. 料金プランの柔軟性とコストパフォーマンス

料金体系は、予約件数、機能、参加者数によって変わる場合があります。導入前に以下をしっかりチェックしましょう。

  • 無料プランの上限(予約件数、機能制限など)
  • 月額固定か、予約数に応じた従量課金か
  • 決済機能付きプランの費用と手数料率
  • 複数管理者での利用やサポート体制の有無

費用が安くても、必要な機能が不足していたら意味がありません。逆に、少し高くてもすべての業務が効率化されるならコストパフォーマンスは高いと言えます。

7. 外部サービスとの連携の有無(LINE・Zoom・Googleカレンダーなど)

イベント予約システムが、日常的に使っているツールと連携できるかどうかで、使いやすさが大きく変わります。

  • Googleカレンダーとの同期で、スケジュールの自動管理
  • Zoomとの連携でオンラインURLの自動発行・送信
  • LINE公式アカウントと連携し、予約完了通知やお知らせを配信
  • SNSとの連携によるイベント告知と誘導

これらの連携機能があると、予約システムが単なる「受付ツール」ではなく、イベント運営の中核システムとして活躍してくれます。

これらをチェックすれば、自分のイベントにぴったりの予約システムを見つけやすくなります。

おすすめのイベント予約システム9選比較【無料あり】

イベント予約システムにはたくさんの種類があり、それぞれに得意な分野や機能があります。ここでは、2025年の最新情報をもとに、特に人気が高く、多くのイベント主催者に使われている7つのシステムを紹介します。使いやすさや料金プラン、対応機能などを比較しながら、自分のイベントに合うものを見つけてください。

サービス名初期費用月額費用おすすめポイント予約フォーム作成自動メール送信オンライン決済QR受付管理キャンセル
定員管理
顧客・参加者
データ管理
アンケート機能
STORES予約0円 ※無料フリー:0円 ※無料
ライト:7,980円〜
スタンダード:2.4万円
プラチナ:6万円
無料でかんたん導入可能
formrun0円 ※無料FREE:¥0
BEGINNER:¥3,880
STARTER:¥12,980
PROFESSIONAL:¥25,800
※上記は税抜
フォーム作成が超自由自在
KAKERUお問合せ33,000円~(税込)LINEでのイベント管理
RESERVA0円 ※無料0円~多業種対応の高機能予約
SelectType0円 ※無料0円~ テンプレ豊富で即スタート可能
EventRegist0円 ※無料無料
(無料イベント)
チケットの8%
(有料イベント)
大規模イベントにも対応可能
Peatix0円 ※無料無料
(無料イベント)
4.9% + 99円~/1枚
(有料イベント)
コミュニティ形成に強みあり
teket0円 ※無料無料
(無料イベント)
チケットの8%
(有料イベント)
電子チケットが簡単に発行可能
EDISONE0円 ※無料0円~ 無料から始められる多機能予約
おすすめイベント予約システムの比較表

STORES 予約

注目STORES 予約の特徴
  • 初期・月額無料で開始できる予約システム
  • 累計導入社数は個人から法人まで15万社以上
  • 予約・POSレジ・キャッシュレス決済すべて初期費用0円で導入
  • 集客メディアからの予約・ LINE予約・インスタグラム連携で予約の最大化を実現
  • 予約情報をPOSレジへ自動連携し、顧客・売上データもこれひとつで完結
  • 店舗売上・スタッフ別売上もグラフでかんたんに把握

STORESは初期・月額0円で開始できる予約システムです。

また、初期費用0円で、予約システム・POSレジ・キャッシュレス決済の導入が可能です。すべてのシステムが1社で完結することにより、導入後のサポートもスムーズに対応することができ、初めての方も安心して導入することができます。

予約情報がそのままPOSレジに連携されることで、会計時もワンタップで決済が可能です。決済端末での金額の二度打ちもなくなり、決済業務のミスや工数を圧倒的に削減することができます。

また、お客様のカルテや予約履歴、物販の購入履歴が一元管理され、顧客データを活用した店舗運営やマーケティング施策が可能となります。

初期費用

0円 ※無料

月額費用

0円 ※無料

内容

無料

予約件数/月

50件

事前決済手数料

4.9% + 99円

formrun(フォームラン)

注目formrun(フォームラン)の特徴
  • formrunは直感的に操作でき、簡単にフォーム作成が可能
  • 日程調整ツール『bookrun』と連携し、予約候補日を自動でリストアップ
  • 個人情報を扱うフォームだからこそセキュリティーが万全
  • 豊富な支払い方法がそろっているため決済フォームを作成が可能
  • 顧客満足度アンケートなど予約の受付以外にも様々な場面で活用が可能

formrunは、お問い合わせ、予約、決済、アンケートなどさまざまなフォームをクリックだけで簡単に作成することができるツールです。

プライバシーマークと国際規格「ISO 27001 (ISMS)」を取得しているため、セキュリティも万全です。

他にも24時間体制のサーバー監視や、SSL/ TLSによる通信の暗号化を行っているため安心してご利用いただけます。

初期費用

0円 ※無料

月額費用

0円〜

内容

【bookrun連携】

・0円~

【オプション】

・EFO機能

KAKERU

注目KAKERUの特徴
  • 顧客管理から予約管理までLINEで一括管理!まるで自社アプリのような使用感
  • 24時間・365日いつでも予約受付。
  • キャンセル防止のためのリマインド配信をLINEで送ることができます
  • クレジット決済機能で事前決済可能!抽選・クーポン機能でリピート率UPも!
  • 外部ツールとのAPI連携が可能!ECサイト、POSレジなど

KAKERUは、LINE公式アカウントの標準機能ではできないことを実現するサービスです。

自社アプリのように使いやすい機能を実装し集客率を向上させます。

自社フローに合わせた機能のカスタマイズや個別開発まで、幅広いニーズに対応します。

集客率・リピーター獲得率・売上UPなど、どんなご要望でもまずはご相談ください!

初期費用

お問い合わせ

月額費用

お問い合わせ

内容

基本機能+予約管理

※その他の選べる機能

・タブ型リッチメニュー

・抽選・クーポン

・アンケート

・保守・お問い合わせ管理

・面接予約・採用管理

・クレジットカード決済

備考

RESERVA|350業種対応、自治体や教育系イベントにも強い

  • 多業種対応であらゆるイベントにフィット
  • セキュリティ体制が強固(ISMS取得)
  • 抽選・複数日イベント・多言語表示なども可能

RESERVAは、公共機関や教育機関にも導入されている信頼性の高い予約システムです。

対応業種が350以上あり、セミナー、展示会、講習会、内覧会など、どんなイベントにもフィットします。官公庁、学校、病院からスポーツ施設まで幅広く利用されています。特徴的なのは「多機能でありながら、操作画面が見やすい」ことです。

特に、団体予約や抽選予約、クーポン機能、Zoom連携など、対応範囲が非常に広く、充実しています。無料プランでも基本機能は使え、上位プランではZoom連携、決済機能、会員制予約、回数券管理などが可能です。 

RESERVAはセキュリティ面に非常に強く、ISO27001やISMS認証も取得済み。公共機関など、情報管理が重要な組織にも信頼されています。

料金プランは無料から始められますが、業務内容によっては月額数千円のプランが必要です。行政イベントや法人主催のセミナーには特におすすめです。

項目内容
初期費用0円 ※無料
月額費用0円~
おすすめポイント多業種対応の高機能予約

詳細はこちら:https://reserva.be

SelectType|無料から使えてテンプレートも豊富

  • 無料でもほとんどの機能が使える
  • サブスク・会員制イベントにも柔軟対応
  • テンプレート豊富&デザインカスタム可

SelectTypeは、デザイン性と機能のバランスが良く、フォームのカスタマイズ性が高い予約システムです。

予約受付だけでなく、アンケート・会員機能・サブスクリプション・自動返信メールなどを、1つのシステムでまとめて使えます。入力フォームも項目追加や並び替えができるため、自由度がとても高いです。

最大の強みは拡張性とコスパの高さ。初期費用・月額費用がかからない無料プランでも機能が非常に充実しているクラウド予約サービスです。業種別テンプレートが豊富で、誰でも簡単に予約フォームを作成できます。

会員登録機能、月額サブスクリプション、決済対応、アンケート収集など、必要に応じて機能を追加できます。デザインも自由度が高く、ブランドイメージに合わせたページ作成が可能です。

「無料プランから使える」点も大きな魅力で、個人のワークショップや小規模イベントのスタートに向いています。使いながら必要な機能を追加していく、という使い方もできます。

項目内容
初期費用0円 ※無料
月額費用0円~
おすすめポイントテンプレ豊富で即スタート可能

詳細はこちら:https://select-type.com/

EventRegist|大規模イベントに最適、マーケ機能も搭載

  • 多人数&多拠点イベントに対応
  • 顧客分析・CRM連携など営業支援も強い
  • カスタムデザインやリッチなUIも可能

EventRegistは、企業向けや数百〜数万人規模の大型イベントに強い予約・チケット発行プラットフォームです。

セミナー、展示会、フォーラム、シンポジウムなど、多人数の来場があるイベントでも安定して運用できます。受付フォームの作成はもちろん、来場者のチェックイン管理、チケット販売、アンケート、名刺管理まで対応しており、マーケティング機能が非常に充実しています。

Peatixやteketと異なり、法人向け機能が非常に充実しており、カンファレンス、展示会、業界セミナーなどの「商談・営業導線付きのイベント」に向いています。

マーケティング支援機能として、名刺管理、顧客分析、来場者のログ取得なども備えており、BtoBイベントの後工程に強く、MA(マーケティングオートメーション)との連携も可能です。

主に法人利用が想定されており、料金はイベントの規模に応じた従量制が中心です。

項目内容
初期費用0円 ※無料
月額費用無料
(無料イベント)
チケットの8%
(有料イベント)
おすすめポイント大規模イベントにも対応可能

詳細はこちら:https://eventregist.com/?lang=ja_JP

Peatix|集客・告知に強く、コミュニティ機能が便利

  • Peatix内でイベント発見されやすい
  • コミュニティフォロー&通知機能が強力
  • チケット販売、会場管理も一元化

Peatixは、イベントの「集客力」で選ばれる予約システムです。

イベント予約とチケット販売を兼ねたサービスです。

Peatix内の検索機能や、ユーザーがフォローしている主催者からのお知らせ通知など、参加者が自発的にイベントを探しやすい仕組みがあります。イベントページの作成もとても簡単で、写真や説明文を入れるだけでプロのようなページが完成します。また、SNSやPeatix内のフォロワー機能によって「自然と集客できる」仕組みがあります。

参加者同士がつながるコミュニティ機能があり、コミュニティ運営に強みを持つのが他と異なる特徴で、イベント終了後のつながりづくりにも役立ちます。

主に趣味系、文化系、教育系イベントとの相性がよく、「参加者がつながる場所を提供する」ことに価値を置いています。

講座や交流会など、参加者との関係づくりを重視するイベントにぴったりです。

項目内容
初期費用0円 ※無料
月額費用無料
(無料イベント)
4.9% + 99円~/1枚
(有料イベント)
おすすめポイントコミュニティ形成に強みあり

詳細はこちら:https://services.peatix.com/ja

teket|チケット販売・入場管理に特化した新興サービス

  • チケット販売が最短5分でスタート可能
  • QRコード受付で現場がスムーズ
  • 売上の一部が手数料で、初期費用ゼロ

teket(テケト)は、コンサートや舞台、配信ライブなど、有料チケット制イベントに特化した予約システムです。

事前のチケット購入からQRコードでの入場管理まで対応しており、オンラインとオフラインの両方に使える柔軟さがあります。特に、参加者の登録項目を最低限におさえて、申し込みをスムーズにしているのが特徴です。

面倒な審査や登録は不要で、無料でイベントを作成し、利用料はチケット販売額の数%が基本で、主催者側のコスト負担が少ないのも魅力です。小規模イベントや個人主催でも導入しやすい点が魅力です。

項目内容
初期費用0円 ※無料
月額費用無料
(無料イベント)
チケットの8%
(有料イベント)
おすすめポイント電子チケットが簡単に発行可能

詳細はこちら:https://teket.jp/about

EDISONE|体験型イベントや展示会にも対応

  • カレンダー管理&複数拠点・時間帯対応
  • 入場管理・アンケート機能が標準搭載
  • 管理者権限の細分化が可能

EDISONE(エジソン)は、複数イベントを同時に管理したい方に向いている予約システムです。

たとえば、複数のワークショップを1日で開催するようなイベントや、展示会のようにブース単位で予約を受け付けたい場合に便利です。チェックイン機能や参加者ごとの受付管理、会場案内など、実務面の管理もスムーズになります。

また、フォームのテンプレートが充実しており、専門知識がなくても開始から完了までスムーズに設定できます。フォームカスタマイズの自由度も高く、子ども向けイベントや展示会、合同会社説明会など、幅広いジャンルに対応可能です。アンケートやレポート出力機能も標準装備されています。

カレンダー形式での予約管理や、複数スタッフでの同時対応などが強みです。

項目内容
初期費用0円 ※無料
月額費用0円~
おすすめポイント無料から始められる多機能予約

詳細はこちら:https://edisone.jp/

イベント予約システムを導入する流れと準備すること

イベント予約システムをうまく使いこなすためには、導入の流れと、事前に準備しておくべきポイントを押さえておくことが大切です。ここでは、システム導入をスムーズに行うためのステップと、トラブルを防ぐための具体策を紹介します。

1. イベント情報を整理する

まずは、イベントの「いつ・どこで・だれが・いくら」などの基本情報を整理します。

開催日時、場所、定員、参加費、受付の締切日などを決めておくと、予約フォームを作成する時にもスムーズです。あわせて、告知用に使うイベント画像や説明文も用意しておきましょう。

2. 予約フォームを作成する

つぎに、イベントの申し込みを受け付けるための予約フォームを作成します。

名前や連絡先、希望時間帯、メニューの選択など、必要な項目を設定します。テンプレートがあるシステムを使えば、初心者でもかんたんに作れます。定員数やキャンセル待ちの設定もこの段階で決めておきましょう。

3. 告知して予約受付を開始する

フォームができたら、予約サイトを告知します。

公式ホームページやSNS、LINE公式アカウントと連携すれば、予約フォームのURLをスムーズに配信できます。「申込はこちら」などのボタンやリンクを目立たせるのもポイントです。

4. オンライン決済で事前支払いを受け付ける

オンライン決済を設定すれば、参加者が申し込み時にクレジットカードやPayPayなどで支払いができます。

当日の受付での現金やりとりがなくなるので、受付スタッフの負担も減り、運営もスムーズになります。

5. イベント前にリマインドメールを送信する

イベント開催の前日や数時間前に、自動でリマインドメールを配信しましょう。

「明日のイベントをお忘れなく」といったお知らせが届けば、ドタキャンも減ります。持ち物の案内や当日の注意点もあわせて書いておくと親切です。

6. 当日はQR受付でスムーズに入場

イベント当日は、参加者が事前に受け取ったQRコードでチェックインします。

スタッフはQRを読み取るだけで受付が完了するので、紙のリストや手書きの確認は不要です。参加状況はリアルタイムでデータに反映されます。

7. 終了後はデータを分析して改善へ

イベントが終わったら、予約データやアンケートの集計結果をチェックしましょう。

どの時間帯が人気だったか、キャンセルは多かったかなどを分析すれば、次回のイベント改善につながります。参加者のリストは、今後の案内配信や顧客管理にも活用できます。

イベント予約システム導入後によくあるトラブルとその対策

どんなに便利なシステムでも、導入後には思わぬトラブルが発生することがあります。ここでは、よくある例とその解決策を紹介します。

1. 予約フォームの入力ミス
→フォーム作成時に「必須入力」や「選択肢限定」などを設定して、誤入力を防ぎます。

2. 自動メールが届かない
→メールアドレス入力欄で「確認用入力」を追加したり、送信履歴をチェックできるシステムを選びましょう。

3. 定員を超えて申込が入ってしまった
→定員制限機能と自動停止機能を必ずONにしておくことがポイントです。

4. キャンセルが多発して困る
→キャンセルポリシーを事前に明記し、キャンセル可能期間を設定しましょう。また、キャンセル率を下げるにはリマインドメールが有効です。

5. 当日の受付が混乱する
→QRコード受付を導入し、手書きリストや名前確認を省くことで、混雑を防げます。

このように、よくあるつまずきを事前に想定して対応策を用意しておくことが、成功するイベント運営の秘訣です。

イベント予約システムに関するよくある質問【Q&A】

イベント予約システムに興味はあっても、実際に使ってみる前にはたくさんの疑問が浮かぶものです。ここでは、導入を検討している方がよく抱く質問と、その答えをわかりやすくまとめました。

無料プランでも十分に使える?

多くのイベント予約システムには無料プランが用意されており、小規模なイベントであれば十分に活用できます。

たとえば、月に数回程度のセミナーや体験教室であれば、申込フォームの作成・受付・自動返信メールの配信といった基本機能を無料で使えるサービスが多く存在します。実際に無料で始めてみて、「もっと細かく管理したい」「決済やアンケートも使いたい」と感じたときに、有料プランへ移行すれば問題ありません。

費用を抑えつつ便利な予約管理を始めたい方は、まず無料プランから試してみるのが賢い選択です。

キャンセル待ちや人数制限はどう管理できる?

予約システムには、自動で定員制限やキャンセル待ちを管理する機能が備わっています。

参加可能な人数を設定しておけば、定員に達した時点で「満席」や「キャンセル待ち」の案内に自動切り替えされます。キャンセルが出た際には、キャンセル待ちの人へ自動で「空きが出ました」と通知することもできます。

これにより、手動でリストを確認したり、順番に連絡する手間がなくなります。予約の管理も効率的になり、参加者にも安心感を与えることができます。

決済トラブルがあった場合の対応は?

決済機能付きの予約システムでは、トラブル時のサポート体制がしっかりしているサービスを選ぶことが大切です

たとえば「決済されたのに受付メールが届かない」「返金処理をしたい」といった場合でも、管理画面で状況を確認し、必要に応じて運営会社に連絡することでスムーズに解決できます。

また、事前決済を利用する場合は、キャンセルポリシーをしっかり明記しておくことも大切です。ルールを事前に設定することで、主催者と参加者の両方が安心してやりとりできます。

オンラインイベントでも使えるの?

はい、オンラインイベントにも対応した予約システムはたくさんあります。

ZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議サービスと連携できる機能を持ったシステムであれば、予約が完了したあとに、URLや参加方法を自動でメール配信できます。

また、事前の支払い(オンライン決済)や参加後のアンケートもセットで管理できるため、リアルイベントと同じようにスムーズな運用が可能です

コロナ以降、オンラインでの開催が増えた今こそ、対応機能をチェックしておくと安心です。

まとめ|イベント予約システムを使えば「手間ゼロ」で参加者管理が可能

イベント予約システムは、参加者の申し込みから受付、当日の管理や決済、アンケートの回収まで、あらゆる業務を自動で効率化できる便利なツールです。

イベントの種類や規模、主催者のニーズに合わせて最適なシステムを選べば、「人手不足」「ミスの多さ」「当日のバタバタ」など、よくある運営の悩みが驚くほどスムーズに解決できます

これまで紹介したシステムはどれも使いやすく、無料プランやテンプレートも充実しているので、まずは試してみることが成功の第一歩です。

あなたのイベントにぴったりの予約システムを活用し、参加者も主催者も笑顔になれる運営を実現しましょう!

この記事の著者

OREND運営事務局|店舗DXの専門家集団

OREND運営事務局|店舗DXの専門家集団

「OREND」は飲食店や小売業界・ネットショップに関する業界トレンドを図解・解説しながらツール紹介を行う専門メディアです。 キャッシュレス決済や予約管理システム・ネットショップ作成ソフトなど、店舗の効率化やECサイトの立ち上げに必要なツールの仕組みや機能・トレンド背景を解説します。

この記事の監修者

中島 崚|店舗DX・IT化の専門家

中島 崚|店舗DX・IT化の専門家

慶応義塾大学商学部卒業後、フロンティア・マネジメント株式会社で経営計画の策定に従事。その後、スマートキャンプ株式会社で事業企画、2022年にステップ・アラウンド株式会社にて店舗ビジネス向けメディア「OREND」を監修。

この記事がよかったらシェアをお願いします!
記事のURLとタイトルをコピーする
orend-stock

© 2025 STEP AROUND .Inc All Right Reserved