Web請求書とは
Web請求書とはWeb上で発行され、Webを介して送付できる電子請求書のことです。作成・発行・送付・管理などのあらゆる観点において、従来の紙の請求書と比べて利便性が高く、導入する企業が増えています。
紙の請求書との違い
Web請求書と紙の請求書の最大の違いは、やはり請求関連の業務効率にあるでしょう。
請求書の作成においては、Webも紙もオフィスソフトや専用システムを使うため工数はあまり変わりません。
しかし、Web請求書は作成後に印刷や郵送をする必要がなく、メールやシステム上から送付できます。これらにかかる手間と費用を削減でき、請求書に不備があった場合の修正や再送付もスムーズです。
また、受け取った側も整理の手間がなく、電子データのまま請求書を保管できます。紙の請求書では必要だった物理的な保管スペースが不要となり、管理のしやすさや検索性も向上します。
請求書をWeb化する企業が増えた背景
Web請求書の導入が増えている主な背景には、デジタル化や効率化の推進、SDGsをはじめとする環境への配慮などがあります。
近年、企業の業務プロセスのデジタル化が進み、紙の請求書からの移行が促進されています。これは経済産業省がDX推進を呼びかけていることからわかるように、個社にとどまらない社会全体の動きです。
効率化に関しては先述の通りです。Web請求書は発行や送付にかかる手間や費用はもちろん、保管・管理にかかるコストも削減できます。専用システムの場合は利用料がかかるかもしれませんが、人件費を含むコスト削減効果が、かけた費用を上回るケースが多いです。
加えて、近年ではSDGsやサステナブルなど環境への配慮が重視されています。Web請求書は紙を一切使用せず、環境に優しい選択肢といえます。そのうえ効率化により働きやすい環境をつくることは、SDGsの「働きがいも経済成長も」「すべての人に健康と福祉を」などの項目にもつながるでしょう。
Web請求書の作り方
Web請求書を作る場合、オフィスソフトか専用システムを使うことになるでしょう。組織の規模が小さい、請求書の枚数が少ないといった場合はオフィスソフトでも十分に対応できますが、基本的には専用システムの活用がおすすめです。
オフィスソフトで作る
一般的なオフィスソフト（Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなど）を使う方法です。テンプレートを作成し、必要な情報を入力していくことで、決まった形式の請求書を比較的簡単に作れます。
オフィスソフトは費用をかけずに簡単に導入できますが、大量の請求書を作成する場合や自動化を求める場合には限界があるでしょう。
Web請求書システムで作る
Web請求書専用のシステムやアプリケーションを使い、電子請求書の作成や管理をする方法です。これらのシステムは請求業務に必要な多くの機能を備えており、請求書の作成・管理・送付を効率化できます。
自動で請求書を作成する機能やクラウドにデータを保管する機能も備えているため、請求業務にかかわる人数が多い、毎月たくさんの請求書を発行しなければならないといった場合に有効です。
請求書を含むさまざまな帳票に対応したシステム、送付や受取まで代行するサービスなど、優れたシステムも多く登場しています。
Web請求書のメリット
Web請求書を導入することで、業務効率化やコスト削減などさまざまな効果を得られるでしょう。Web請求書を導入する5つのメリットを紹介します。
印刷や郵送にかかるコスト削減
Web請求書を導入する1つ目のメリットは、「印刷や郵送にかかるコスト削減」です。
紙の請求書では印刷や郵送にコストと時間がかかりますが、Web請求書はデジタルで送付するため、これらのコストがかかりません。
業務ややりとりがスムーズになる
Web請求書を導入する2つ目のメリットは、「業務ややりとりがスムーズになる」ことです。
Web請求書はデジタルデータでやりとりされるため、請求書の作成や受領、支払い処理などの業務がスムーズに行われます。紙の請求書では郵送や手入力が必要でしたが、Web請求書では自動化やデータの連携が可能となり、業務工数を大きく削減できるでしょう。
請求書の送付状況はもちろん、支払い状況の確認もリアルタイムで行えるシステムも多いです。会計システムなどと連携させることで、バックオフィス全体の業務効率化を図ることもできます。
人的ミスの防止
Web請求書を導入する3つ目のメリットは、「人的ミスの防止」です。
紙の請求書では手作業での計算や入力が必要であり、人的ミスが発生しやすいです。請求書の枚数が増え、従業員1人あたりの負担が増えるほど疲労も蓄積し、ミスはさらに起こりやすくなるでしょう。
しかし、Web請求書には自動計算や事前設定など、人的ミスの防止に役立つ機能も多いです。もちろん、システムは人間と違って疲れることもありません。正確な情報で迅速な処理ができるため、取引先からの信頼向上にもつながるでしょう。
多様な働き方の促進
Web請求書を導入する4つ目のメリットは、「多様な働き方の促進」です。
Web請求書はインターネットを通じて作成・送付されるため、場所や時間を問わずに業務を進められます。リモートワークやフレックスタイムなどの多様な働き方に対応し、柔軟な業務環境を実現しやすくなるでしょう。
これは既存の従業員の負荷を軽減するだけでなく、離職率の低下、採用強化にもつながります。
従来の働き方であれば育児や介護などの事情で離職せざるを得なかった従業員も、多様な働き方の促進により無理なく仕事を続けられるかもしれません。
多様な働き方の導入はそれだけで福利厚生としてアピールでき、働きやすい環境をつくることで、就活市場における自社の評判も良くなります。遠隔地の人材も採用しやすくなるため、採用母数も増えるでしょう。
セキュリティの向上
Web請求書を導入する5つ目のメリットは、「セキュリティの向上」です。
特にWeb請求書システムには、データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策が施されています。紙の請求書に比べて情報漏えいや紛失のリスクが低く、情報セキュリティの向上が図れるでしょう。
ただし、紙の請求書では受けることがなかった「サイバー攻撃」のリスクはあります。システムのベンダー側の不具合によるものであっても、情報漏えいがあれば自社の信用にかかわります。強固なセキュリティのシステムを選ぶことが大切です。
Web請求書導入時の注意点
Web請求書を導入するメリットは多いですが、いくつか気を付けなければならないこともあります。
法的な要件について
Web請求書は紙の請求書と同様に法的な要件を満たす必要があります。特に電子請求書を受領したり、紙の状態で受領した請求書を電子保管したりするには細かな要件を守らなければなりません。
ただ、これらの要件もWeb請求書システムを活用することでほぼクリアできます。詳しくはこちらの記事で解説しているので、電子化を迷っている企業や、電子化の準備を進めるよう指示された担当者の方はぜひお読みください。
請求書受領の電子化は義務？要件や対応方法・おすすめサービス比較
取引先が紙の請求書を希望することも
Web請求書への移行には、取引先の理解や協力が必要です。中には紙の請求書を希望する取引先もあるかもしれません。導入を進める前に、どのくらいの取引先が協力してくれるのかを確認しておきましょう。
Web請求書システムの選び方
紙の請求書からWeb請求書に移行するには、専用のWeb請求書システムの導入がおすすめです。次のポイントを参考に、自社に合ったシステムを選びましょう。
【自社の課題や規模】
請求業務のどこに工数がかかっているのかを明確にし、課題解決につながるシステムを選びましょう。また、Web請求書システムは発行や受領の枚数などにより料金が変わるものも多く、自社の規模に合ったものを選ぶことが大切です。
【機能の過不足】
請求書作成や管理、自動化など、必要な機能がシステムに備わっているか確認しましょう。また、使わない機能が多すぎると操作の妨げになったり、その機能分費用が高くなったりすることもあります。
【連携可能なシステム】
Web請求書システムを会計システムなどと連携させることで、バックオフィス全体の効率化が図れます。
【法改正への対応とサポート】
電子請求書に関する法律は5～10年スパンで改正をくり返してきました。今後改正があった際、ベンダー側でそれに対応してくれるものが望ましいです。また、万が一の際に適切なサポートを受けられるかどうか、安心してシステムを導入できるかを検討しましょう。
電子請求書サービス比較26選 │ 導入メリットや注意点、システムの選び方
Web請求書システムを導入し、請求業務の効率化を図ろう
紙の請求書からWeb請求書に移行することで、コスト削減や業務効率化などさまざまなメリットを享受できます。ひいてはSDGsへの取り組みや多様な働き方の推進にもつながり、自社のイメージアップとそれによる競争力強化をも図れるでしょう。
そのためにおすすめなのが、Web請求書システムの導入です。Web請求書はオフィスソフトでも作成できますが、効率化やミス防止、管理のしやすさなどさまざまな点でWeb請求書システムが勝っています。
先述の通り、システムの具体的な選び方は下記記事で解説しています。規模別・目的別のおすすめシステムも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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