請求書受領の電子化は義務？要件や対応方法・おすすめサービス比較

電子請求書とは？

2024年1月から、電子データで受領した請求書は電子データのまま保存しなければならなくなります。電子請求書とはPDFや画像などの電子形式で発行された請求書のことです。これまで、請求書は紙に印刷したものを郵送するのが一般的でしたが、今では電子ファイルをメールやSaaS製品上でやり取りする企業も多いです。

電子請求書を発行したり、受領した請求書を電子データ化したりするサービスも増えました。これらのサービスを使うことで、請求書のやり取りや管理にかかるコストを減らしたり、紛失を防いだりできます。

請求書の電子化で何が変わる？

請求書の電子化により、自社の業務フローも取引先とのやり取りも大きく変わるでしょう。

まず請求書を電子化することで「紙の請求書の保管場所」が必要なくなります。その分作業スペースや通路を広くしたり、小さなオフィスに移って家賃を節約したりできるでしょう。紙保管から電子保管に変えることで、紛失のリスクの削減にもつながります。。

また紙の請求書を探すのは大変ですが、電子データなら検索ですぐに見つけられます。もちろん、電子請求書はメールやSaaSでやり取り・管理できるため、請求書を受け取ったり探したりするために出社する必要もありません。

郵送がなくなることで取引先とのやり取りもスムーズになるでしょう。紙の請求書で不備があれば訂正したものを郵送したり持って行ったりしなくてはなりませんが、電子請求書ならインターネットを介して訂正が完了します。

請求書の発行や送付に関しても、「集荷に間に合わなさそうだし、後で出せばいいや」と考えて請求書を出し忘れたり、送付したかどうかわからなくなってしまったりすることがなくなります。送付した請求書はメールやSaaS製品の管理画面から確認できるためです。

自社従業員はもちろん、取引先の負担をも減らすのが請求書の電子化です。これからの社会では、請求書を電子化していない企業は「やり取りに手間がかかる」「SDGsへの関心が薄い」として、敬遠されるかもしれません。

請求書の受領や電子化に関する法律・制度は？

請求書の受領や電子化に関する法律・制度として、電子帳簿保存法とインボイス制度が挙げられます。特に、インボイス制度は2023年10月スタートであり、急いで準備を進めている企業も多いでしょう。

これらの法律・制度について詳しく確認し、請求書の電子化との関わりについても紹介します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は電子請求書を受領する側に関わる法律です。電子請求書の保存や管理の要件を定める法律で電子請求書を受け取ったり、紙の請求書を自社で電子化したりした場合、電子帳簿保存法の要件を満たした方法で保存しなければなりません。

1. 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等の制度の概要
(1)　国税関係帳簿書類の保存義務者（以下「保存義務者」といいます。）は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の備付け及び保存をもってその帳簿の備付け及び保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法41）。
(2)　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の保存をもってその書類の保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法42）。
3. スキャナ保存制度の概要
　保存義務者は、国税関係書類（財務省令で定めるものを除きます。）の全部又は一部について、その国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により、電磁的記録に記録する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の保存をもって国税関係書類の保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法43）。
　国税関係書類のうち、財務省令で除かれるものとしては、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類が定められています（電子帳簿保存法規則24）。
　国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する財務省令で定める装置として、スキャナが定められています（電子帳簿保存法規則25）。

出典：電子帳簿保存法の概要 │ 国税庁から一部引用

具体的な要件は後述しますが請求書を電子保存するには自社で要件を満たして保存する方法と、要件を満たした電子請求書受領サービスを使う方法があります。

インボイス制度

インボイス制度は、請求書を発行する側と受領する側の両方に関わる制度です。この制度では適格請求書（インボイス）と呼ばれる請求書を発行します。現行の区分記載請求書に、「登録番号」「適用税率」「消費税額等」を加えたものが、適格請求書です。

適格請求書を発行するには、適格請求書発行事業者に登録しなければなりません。これに登録すると課税事業者となるため、登録したくないと考える事業者も多いでしょう。

しかし適格請求書がない場合、取引相手（買い手）が仕入れ税額控除を受けられなくなります。インボイスに対応していない事業者と取引することは自社が損をすることにつながりかねません。そのため、今後はインボイスに対応していない事業者（売り手）が敬遠されることが予測されます。

また、売り手には交付した適格請求書の写しを保管する義務があります。保管場所や管理のしやすさを考えると、紙の請求書よりも電子請求書の方が扱いやすいでしょう。

請求書を受領する側（買い手）は仕入税額控除を受けるために、適格請求書の保存等をしなければなりません。この際、売り手が適格請求書発行事業者であるかどうかや、請求書が要件を満たしているかをチェックする必要があり、手間がかかります。

この手間を軽くするためには請求書受領サービスの導入や、請求書を電子化することで管理しやすくすることが有効です。

これらの理由から、インボイス制度は請求書の電子化とも密接に関わっているといえます。

インボイス制度は令和5年10月1日にスタートします。このタイミングから適格請求書を発行するには、令和5年3月31日までに登録申請をしなければなりません。請求書の電子化と併せて、早めの対応が必要です。

請求書の電子化はいつから義務化される？

請求書の電子化は半ば義務化されます。紙の請求書を受け取り、紙のまま保存することはできますが、電子請求書を紙に印刷して保存することができなくなるためです。電子請求書は電子請求書のままで保存しなければならないのです。

2022年1月の法改正により義務化

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子データで受領した請求書は、電子データのままで保存することが義務化されました。「受領した電子請求書を印刷し、紙の状態で保存すること」ができなくなります。

猶予期間は2024年1月まで

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されましたが、2024年1月までの猶予（宥恕）期間が定められています。そのため、2024年1月までは、電子請求書を印刷して保管することもできます。

宥恕であるため2024年1月までの期間はあくまでも猶予期間であり、早めに電子保存に対応することが必要です。

2024年1月以降は「PDFを印刷して保管」が不可に

いずれにしても2024年1月からは「PDF等の電子請求書を印刷し、紙の状態で保管すること」ができなくなります。

すべての取引先が請求書を紙で発行してくれるわけではないでしょう。自社が紙の請求書しか発行しないつもりだとしても、請求書の電子保存には対応しなければなりません。

はじめは請求書の電子化に抵抗があるかもしれませんが、慣れてしまえば請求書の発行も管理もかなり楽になります。事務作業の負担を軽くするためにも、法改正に対応するためにも、早めに請求書の電子化を進めましょう。

請求書の受領方法は？

電子帳簿保存法やインボイス制度により、請求書の受領方法は紙メインから電子メインへと変わっていくでしょう。請求書を受領する方法やタイミング、紙と電子の割合について、一通り確認しておきましょう。

紙もしくは電子データでの受領が一般的

請求書の受領方法として一般的なのは、紙に印刷した請求書を郵送で受け取るか、PDFなどの電子データをメールで受け取るかです。ただ、最近は請求書の発行や受領を電子化するSaaS製品も多く、システム上で請求書を受領する企業も増えています。

紙受領が「主」という会社は約8割

2021年にSansan株式会社が実施した調査では、請求書を主に紙で受領しているという企業が8割にも上ることがわかりました。

グラフを見ると請求書が紙という企業が過半数です。反対に、ほぼすべてが電子請求書という企業は1割もありません。

現在ではインボイス制度や電子請求書の電子保存が義務化されたことなどにより、状況は多少変わっているかもしれませんが、社会全体として請求書の電子化が遅れていることは事実です。

同調査は、1枚の請求書の受け取りから保管までにどのくらいの時間がかかっているのかも明らかにしています。「1枚あたり53.4分」という数字は、紙と電子の請求書の平均値であり、紙の請求書の処理が平均時間を大きくしていることが想像できます。

請求書の電子化により、1枚あたりの処理時間は短く、バックオフィスに携わる人員の業務負荷は軽くなっていくでしょう。そのことを理解し、請求書の受領や発行に前向きな企業は多いです。

このグラフからは、紙主流だった請求書が電子主流になっていくであろうことが読み取れます。

　紙でも電子データでも、受領タイミングは納品と同時期

請求書の受領タイミングは、納品と同時期もしくは納品後が一般的です。納品前に請求書を受け取る企業はそうそうないでしょう。これは、紙の請求書でも電子請求書でも変わりません。

請求書の電子化で、受領方法・プロセスはどう変わる？

電子化により請求書を処理するプロセスは変わります。紙の請求書では必要だったプロセスを省いたり、各プロセスにかかる時間と手間が少なくなったり、電子化により請求書受領が効率化されるのは間違いありません。

ただ電子受領した請求書の保存要件は、紙の請求書の保存要件と異なります。

電子化で請求書の受領はどう変わるのか、どのような要件を満たさなければならないのかを解説します。

受領方法やタイミングは変わらない

請求書を電子化しても受領の方法やタイミングは変わりません。電子データで受領していた請求書は電子データのままで保存しなければならないのは先述の通りですが、紙の請求書を電子化して保存することもできます。

請求書の管理を効率化したり、紛失を防いだりするために、すべての請求書を電子化したいという企業も多いでしょう。しかし、「電子化はよくわからないから、今までどおり紙の請求書を送りたい」という取引先もあるはずです。この場合、紙で受け取った請求書を電子化し、保存すればいいため、取引先に請求書の電子化を強要する必要はありません。

リモートワークメインで、受領のために出社するのが無駄だと感じるなら、請求書の受領からデータ化までを代行してくれるサービスを導入するのも一案です。

電子帳簿保存法の要件を満たさなければならない

請求書を電子保存するには「電子帳簿保存法の要件」を満たさなければなりません。要件は5つあり、それぞれ「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つに大別されています。

真実性の確保

真実性の確保では「改ざんを防止できること」、「訂正や削除の履歴が確認できること」などが必要です。具体的には、次の3つの要件が定められています。

要件1　訂正・削除履歴の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第1号
　帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること
要件2　相互関連性の確保（帳簿）　施行規則第3条第1項第2号
　帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
要件3　関係書類等の備付け　施行規則第3条第1項第3号
　帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）の備付けを行うこと

出典：電子帳簿保存時の要件 │ 国税庁

可視性の確保

可視性の確保では、「スキャナーやディスプレイなどがスペックの基準を満たしていること」「検索機能があること」などが必要です。具体的には、次の2つの要件が定められています。

要件4　見読可能性の確保　施行規則第3条第1項第4号
　帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
要件5　検索機能の確保　施行規則第3条第1項第5号
　帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと
(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

出典：電子帳簿保存時の要件 │ 国税庁

請求書受領を電子化する5つのメリット

請求書受領を電子化することで請求書回りの業務を省力化・効率化できます。これにより従業員の負荷が軽くなるのはもちろん、コストカットや多用な働き方への対応など、さまざまなメリットを得られるでしょう。

請求書受領を電子化する5つのメリットを紹介します。

処理スピードが早くなる

請求書受領を電子化する1つ目のメリットは、「処理スピードが早くなる」ことです。請求書のやり取りや管理にかかる時間が少なくなることで、取引はスムーズに進みやすくなり、従業員はほかの業務にも集中しやすくなるでしょう。

従業員の負荷が軽くなる

請求書受領を電子化する2つ目のメリットは、「従業員の負荷が軽くなる」ことです。特に請求書受領サービスを導入すると、一部業務の自動化やアウトソーシングもできます。

バックオフィスに大きな負荷がかかっているなら、このようなサービスを導入するのもいいでしょう。

従業員に大きな負荷がかかり続けると、集中力が落ち、人的ミスも起こりやすくなります。請求回りのミスは自社の信頼にも関わります。負荷のかかっている部分を見つけ、それを解決するような仕組みづくり、サービス導入が必要です。

請求書を管理しやすくなる

請求書受領を電子化する3つ目のメリットは、「請求書を管理しやすくなる」ことです。電子化により、請求書を検索したり、条件を指定して一覧として抽出したりできるようになります。膨大なファイルの中から必要な請求書を探す手間も、紛失のリスクもなくなります。

請求関連のコストカット

請求書受領を電子化する4つ目のメリットは、「請求関連のコストカット」です。電子データで請求書を受領・発行することで、紙や印刷、郵送にかかるコストをカットできます。請求回りの業務を効率化すれば、人件費も抑えられるでしょう。

請求書の電子化や、そのためのサービス導入にある程度のコストはかかりますが、それ以上のコストをカットできることも多いです。

多様な働き方に対応しやすくなる

請求書受領を電子化する5つ目のメリットは、「多様な働き方に対応しやすくなる」ことです。

このグラフは、Sansan株式会社が行った「請求書に関する業務の実態調査」の一部です。これによると、8割を超える人が請求書回りの業務のために出社しなければならない状態にあることがわかります。

新しい生活様式の普及やさまざまなSaaSの登場により、リモートワークを導入する企業は増えました。リモートワークは通勤時間を減らし、従業員の可処分時間を増やすことにもつながるため、福利厚生の一環として重要です。リモートワークの可否で入社するかどうかを決める人も少なくありません。

そんな中で、「請求書を受け取ったり探したりするためだけに出社する」という状態は、従業員の不満を高めてしまうでしょう。

多様な働き方への対応は、優秀な人材を確保するためにも大切なことです。請求書回りの電子化も、多用な働き方に対応する一環として進めていきましょう。

請求書受領を電子化する方法は2つ

法律の要件に沿って自社で電子化する

請求書の電子化は、法律の要件さえ満たせば自社でできます。要件を満たすには、先述した「真実性の担保」と「可視性の確保」が必要です。具体的には、次のような方法で電子化できます。

【請求書を自社で電子化する方法】

1. 紙の請求書をスキャナーやデジカメ、スマートフォンなどで読み込む
   （電子請求書はそのままでOK）
2. 読み取ったデータや電子請求書をシステムにアップロードする
3. ファイル名に規則性を持たせるなどして、可視性（検索性）を確保する
4. 2ヵ月とおおむね7営業日以内に、データにタイムスタンプを付与する
   （訂正や履歴の記録が残らないシステムの場合は不要）

なお、以前は「請求書を電子保管するためには、事前に税務署長の承認を得なければならない」という決まりがありましたが、令和4年1月の法改正により撤廃となりました。

保存要件の詳細や、法改正の要点は国税庁のパンフレットにまとめられています。パンフレットも見ながら、準備を進めていきましょう。

請求書受領サービスを使う

請求書受領サービスを使えば、請求書の電子化はもちろん、それにともなうさまざまな業務を効率化したりアウトソーシングしたりできます。請求書受領サービスには次の3タイプがあるので、自社の状況に合ったものを選びましょう。

自社データ化型

受領した請求書を自社でデータ化し、クラウドで保存・管理するシステムです。紙の請求書もスキャンし、スキャンしたPDFをOCRやAI OCR（手書きや印刷された文字を読み取りテキスト化する機能）でデータ化することで、電子請求書とまとめて保存できます。

請求書の検索や条件を指定して抽出する機能、会計ソフトとの連携などの基本的な機能はそろっています。請求書の電子化をするだけでならこのタイプでも十分でしょう。

自社データ化型

取引先と共同利用するタイプで、請求書の各項目を、請求元に入力してもらいます。請求書関連のやり取りがスムーズになり、自社の業務工数も減らせるでしょう。

ただ、取引先にも同じシステムを使ってもらわなければならず、取引先の多い企業にとってはややハードルが高いタイプです。

もちろん、紙や電子メールで届いた請求書をシステムにアップロードし、取引先が入力した請求書と一元管理することはできます。

自社データ化型

請求書の受領やデータ化をアウトソーシングするタイプです。電子請求書はもちろん、紙の請求書の受領からスキャン・データ化まで代行してもらえます。請求書受領に関する一連の業務を自社でやる必要がなくなり、大幅な負荷軽減ができるでしょう。

なお、紙の請求書を一定期間保管した後に廃棄するサービスと、定期的に自社に送付してくれるサービスがあります。

要件に沿った自社対応と請求書受領サービス、どちらが良いか？

請求書の受領や保存を電子化する方法には、法律の要件に沿って自社対応する方法と請求書受領サービスを導入する方法の2つがあります。どちらがいいのかは企業によりますが、基本的には請求書受領サービスの導入がおすすめです。

請求書受領サービスには、請求書の保存や管理を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。会計システムと連携できるものも多く、請求書回りの業務をある程度自動化できるでしょう。

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法改正への対応、経費や従業員負荷の軽減など、請求書受領を電子化するメリットは大きい

請求書の電子化は、経費削減や従業員の負荷軽減などに直結します。2024年1月からは、電子受領した請求書は電子保存しなければならなくなります。紙受領が主であっても、電子請求書が1枚も届かないという企業はそう多くないでしょう。

たいていの企業で、請求書の電子保存は必要になります。どの道やらなければならないのなら早めに対応し、請求業務の処理スピードアップや多様な働き方への対応など、電子化のメリットを享受した方がいいでしょう。

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【請求書受領サービス〇選】目的別に機能・料金比較、選び方を解説！