ホテル・旅館の管理システム（PMS）比較12選｜導入メリットや選び方を紹介

ホテル・旅館の管理システム（PMS）とは？

ホテルや旅館の管理システムはPMS（Property Management System）と呼ばれ、予約や顧客の管理はもちろん、ホテル・旅館を運営するうえで発生するさまざまな業務を効率化する機能を搭載しています。

PMSを活用することで、ホテルや旅館の各種業務の効率化・自動化を進めたり、マーケティングを強化したりできるでしょう。

ホテル・旅館管理システムの主な機能

PMSはホテルや旅館のさまざまな管理業務に活用できます。PMSを使ってどんなことができるのか、主な機能を紹介します。

予約管理

予約の受付・管理ができる機能です。ホテルや旅館の公式Webサイトから24時間365日、自動で予約を受け付けられます。入った予約はシステムに自動登録され、空室状況もリアルタイムに反映されます。

顧客管理

宿泊者・宿泊予約者などの情報を自動登録できる機能です。顧客情報を管理し、いつでも呼び出せるようにしておくことで、フロントで顧客一人ひとりに合った提案ができるようになるでしょう。顧客セグメントに応じたメルマガ配信もしやすくなります。

これは宿泊者名簿の電子化にも役立つ機能です。旅館業法では「宿泊者名簿を3年以上保管しなければならない」と定められていますが、電子化により、名簿の紛失防止や保管スペースの削減ができます。

プランの作成・管理

宿泊プランの作成・管理ができる機能です。シーズンに応じた料金設定、会員への割引や限定プランの提供もできます。柔軟な料金設定により売上アップが、魅力的なプラン設定により客単価アップやリピーター獲得が目指せるでしょう。

予約カレンダー

予約カレンダーをホテル・旅館の公式Webサイトに埋め込む機能です。空室状況はリアルタイムにカレンダーに反映されるため、ダブルブッキングの心配もありません。

カレンダーを埋め込むことで、お客さまは空室状況を視覚的に把握でき、カレンダーからそのまま予約画面に進むこともできます。お客さまにとって予約しやすい仕組みをつくることで、予約完了率を高められるでしょう。

フロント支援

チェックイン・チェックアウトや伝票管理、請求書の印刷など、フロント業務を支援するための機能です。これらの業務の効率化と一部自動化により、フロントスタッフの業務負荷を軽くしたり、人件費を削減したりできるでしょう。

各種管理

施設管理や料理管理など、各種管理業務の支援機能です。会場や施設の予約状況の可視化、お客さまごとの食事の有無や料理の種類の確認などができます。管理業務の効率化はもちろん、共有の漏れや間違いなど、人的ミスの防止にもつながります。

オンライン決済・事前決済

公式サイトの予約画面でオンライン決済を受け付ける機能です。オンラインでの事前決済により、ノーショーやキャンセル料の不払いに対策できます。

出張や外国人旅行客などが多い地域では、集客強化にもつながる重要な機能です。これらのお客さまは事前決済を好むことが多く、「事前決済ができない」という理由で予約を断念することもあります。

サイトコントローラー連携

OTAからの予約を一元管理するサイトコントローラーとの連携機能です。

サイトコントローラーと連携できるシステムを選ぶことで、直接予約とOTAからの予約を一元管理できます。オーバーブッキングを防ぐためにも、予約業務の効率化のためにも、既存のサイトコントローラーと連携できる管理システムを選びましょう。

会員機能

会員登録の促進や会員情報の管理ができる機能です。「予約画面から簡単に会員登録ができる」「会員専用プランや会員ポイントなどに対応している」といったシステムを選ぶことで、会員登録を促進できるでしょう。リピーター獲得に直結する、重要な機能です。

分析機能

予約数や売上などの情報を管理・分析できる機能です。シーズンごとの傾向を分析しやすくなり、経営戦略の策定に役立ちます。

ホテル・旅館管理システムの導入メリット

ホテル・旅館の管理システムであるPMSの導入は売上アップや人件費削減につながり、利益率向上を目指しやすくなるでしょう。その理由を、PMSを導入する5つのメリットと併せて解説します。

管理業務の効率化とミス防止

PMSを導入する1つ目のメリットは、「管理業務の効率化とミス防止」です。

先述の通り、PMSには予約・顧客・施設・料理などのさまざまな管理ができる機能があります。管理業務をシステムに任せることは、自動化や効率化だけでなく、ミスの防止にもつながるでしょう。

特に、予約の管理や空室状況への反映を自動化する機能は重要です。電話予約は従業員が手入力をしなければなりませんが、システムを活用しWeb予約を導入すれば、Webからの予約は空室情況に自動で反映されます。

これにより、オーバーブッキングやダブルブッキングがほぼ起こらなくなり、クレームや悪評のリスクを大きく軽減できるでしょう。

データを集計・分析し、マーケティングに活かせる

PMSを導入する2つ目のメリットは、「データを集計・分析し、マーケティングに活かせる」ことです。

PMSには顧客管理の機能も搭載されています。どんな人がどんなシーズンに泊まりに来るのか、どんな層にどんなメルマガ・プランが受けるのかなどを分析することで、マーケティング施策を強化できるでしょう。

顧客一人ひとりの情報をすぐに呼び出せるのも大きなメリットです。たとえば毎年決まった日に、同じ部屋を予約している顧客がいたとしましょう。この顧客は今年も同じ部屋を予約したかったのですが、その部屋は予約済みで、今年は別の部屋を予約しました。

しかし、予約当日にはその部屋がキャンセルになり空いていました。フロントスタッフは顧客情報からこのことに気付き、お客さまに「いつも予約されているお部屋が空いておりますが、変更されますか？」と提案します。お客さまは大満足で部屋を変更し、これにより宿泊料金も少し高くなりました。顧客情報をすぐに確認できれば、このような提案もしやすくなるでしょう。

機会損失の防止

PMSを導入する3つ目のメリットは、「機会損失の防止」です。

PMSにはWeb予約の受付や管理ができる機能を備えたものもあります。このようなシステムを選び、公式サイトからのWeb予約を導入することは、機会損失の防止につながります。公式サイトから24時間365日、PCやスマホで予約できるようになるためです。

Web予約の導入により、お客さまは、お客さまにとって都合のいいタイミングで予約できるようになります。「電話予約は面倒くさい」「電話がつながらなかった」などによる機会損失を防げるでしょう。

利益率アップ

PMSを導入する4つ目のメリットは、「利益率アップ」です。

先述の通り、PMSを活用すれば公式サイトからのWeb予約を受け付けられるようになります。直接予約はOTAからの予約と異なり手数料がかからず、その分利益率が高くなるでしょう。

各種業務の自動化・効率化による人件費削減、マーケティング強化による売上アップも期待できます。PMSをうまく活用することで経費削減と売上アップを同時に目指し、利益率を大きく高められるかもしれません。

顧客満足度の向上

PMSを導入する5つ目のメリットは、「顧客満足度の向上」です。

PMSには公式サイトからのWeb予約、オンラインでの事前決済など、顧客にとっての利便性を高めるための機能が充実しています。空室状況もシステムによりリアルタイムで更新されるため、オーバーブッキングやダブルブッキングも起こりづらくなります。

これらにより顧客満足度が高まれば、リピーターが増えるだけでなく、ホテル・旅館のいい口コミも広めてもらえるでしょう。

ホテル・旅館管理システムの類似システム・併用するシステム

PMSはホテル・旅館の管理システムとしてさまざまな機能を備えています。

しかし、それだけでは完璧ではありません。じゃらんや楽天トラベルのようなOTAを利用しているのであれば、少なくともサイトコントローラーは必要です。セルフチェックイン機やスマートロックなどを導入すれば、お客さまにとってより快適な環境を提供できるでしょう。

PMSと併せて導入・活用したい3つのシステムを紹介します。

サイトコントローラー

サイトコントローラーとは、じゃらんや楽天トラベルなどのOTAからの予約を一元管理するシステムです。PMSや宿泊予約システムは直接予約の管理はできますが、OTAからの予約の管理はできません。

サイトコントローラーを導入し、PMS・宿泊予約システムと連携させることで、あらゆるチャネルからの予約を一元管理できるようになります。

セルフチェックイン機

セルフチェックイン機とは、フロントスタッフとのやり取りをすることなく、宿泊客自らでチェックイン手続きをするための機械です。事前に届いたQRコードなどを機械に読み込ませるだけでチェックインができます。

フロントスタッフとのやり取りを煩わしいと感じる宿泊客だけでなく、非対面・非接触を気にする宿泊客にとっても、セルフチェックインは嬉しいシステムです。もちろん、フロント業務の効率化や人件費削減も期待できます。

スマートロック

スマートロックとは、暗証番号やスマートフォン、ICカードなどで施錠管理ができるシステムです。暗証番号を入力したり、スマートフォンやICカードをかざしたりすることで、客室の解錠ができます。

鍵の管理がしやすくなる、紛失の心配がなくなるなど、お客さまにとってもホテル・旅館にとってもメリットがあります。

スマートロックを導入することで、「最先端のテクノロジーを取り入れている感度の高いホテル」「セキュリティ対策に力を入れているホテル」といった、ポジティブな印象も与えられるかもしれません。

ホテル・旅館管理システムの選び方

PMSはただでさえ多機能なうえ、各社がさまざまなシステムをリリースしています。導入によるメリットを最大化するには、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

PMSはどのように選べばいいのか、6つの選定ポイントを紹介します。

宿泊施設の規模やタイプ

PMSを選ぶ1つ目のポイントは、「宿泊施設の規模やタイプ」です。

ホテルや旅館の規模に合ったシステム、自社に必要な機能の揃ったコンパクトなシステムを選ぶことで、システムの利用料金を抑えられるでしょう。

また、PMSの中には民泊やゲストハウスなどの小規模施設に特化したものもあります。このような施設にとって使いやすいように作られているシステムもあり、小規模施設向けなためコストも抑えやすいです。

対応したサイトコントローラー

PMSを選ぶ2つ目のポイントは、「対応したサイトコントローラー」です。

OTAを利用している、あるいはこれから利用する場合、自社で使うサイトコントローラーに対応したPMSや宿泊予約システムを選びましょう。サイトコントローラーとPMS・宿泊予約システムが連携できないと、直接予約とOTAからの予約を別々に管理しなければなりません。

ほかのシステムや機器との連携

PMSを選ぶ3つ目のポイントは、「ほかのシステムや機器との連携」です。

サイトコントローラーはもちろん、先述のセルフチェックイン機やスマートロックなど、自社が導入したいシステムとPMSの連携をチェックします。お客さまにより快適な環境を提供するために何が必要なのか、この機会に見直してみましょう。

画面の見やすさと操作性

PMSを選ぶ4つ目のポイントは、「画面の見やすさと操作性」です。

従業員にとって使いやすいシステムを選ぶことで、業務効率化や人件費削減などの効果が大きくなります。使いづらいシステムを導入しても大きな効果が得られないばかりか、従業員の教育コストが高くなってしまうでしょう。

お客さまにとっての予約画面の見やすさ・使いやすさはより重要です。予約画面がわかりづらいものだと、予約完了率が下がってしまいます。

管理できる業務・機能

PMSを選ぶ5つ目のポイントは、「管理できる業務・機能」です。

先述の通り、PMSには予約・顧客・施設・料理・会員など、さまざまな管理機能があります。自社にとって必要な機能、課題を抱えている業務を見極めることで、自社に最適なシステムが見つかるでしょう。

多機能なシステムは料金も割高になる傾向があります。システム選定時は「機能は多ければ多いほど良い」と感じるかもしれませんが、必要な機能を見極め、コストと機能のバランスを考えることが大切です。

セキュリティ対策

PMSを選ぶ6つ目のポイントは、「セキュリティ対策」です。

PMSでは顧客の個人情報やクレジットカード情報などを扱います。万が一にでも情報漏えいがあれば、信用失墜や損害賠償につながりかねません。

どのようなセキュリティ対策が取られているのかを確認し、安心して利用できるシステムを選びましょう。

【大規模】ホテル・旅館におすすめのPMS8選

ホテルマネージャーシリーズ – フルビジネス/フルカスタマイズ/フルサポート

• 「フルビジネス」宿泊施設様の全館の各部門すべての業務をカバー
• 「フルカスタマイズ」宿泊施設様ごとの細かなニーズに応えられる
• 「フルサポート」24時間365日いつでもお問い合わせできる万全の保守体制
• 現場業務の最適化と顧客満足度の向上を支援するオプション機能が充実
• 体験型ショールームでシステムを実際に操作可能

ホテルマネージャーシリーズは、施設規模や業態を問わずに導入できる豊富なラインナップがそろったホテルシステムです。
サービス提供40年の実績を持つ老舗PMSメーカーのユーコム社が、「フルビジネス」「フルカスタマイズ」「フルサポート」の3本柱を強みとして、すべて自社開発しています。

フルビジネスは、宿泊管理やレストラン・売店はもちろん、婚礼・宴会、経理、購買など、すべてのホテル業務を一元管理できるスタイルを提供していることを意味します。
フルカスタマイズは、自社開発のメリットを活かし、お客様のご要望に応えながら、ホテルに合った最適なカスタマイズの提供をしています。
フルサポートは、24時間365日コールセンターがワンストップでサポートを行っており、万が一何らかの障害が発生したときも、安心してホテル・旅館のサービス提供に集中することができます。

清掃管理やルームカードキーロックといった外部システムと連携できるなど、オプション機能も充実しています。サブシステムとともに一元管理できるため、現場の業務効率を改善。顧客満足度の向上にもつなげられます。
また、2023年8月にシステムを体験できるショールーム「YOUCOM HOTEL SYSTEM Showroom」を東京・新橋にオープン。ホテルのフロントを完全再現し、実際にシステムを操作できます。ショールームでは、その場で質問や相談も可能。システム導入前の不安解消や、導入後のミスマッチ防止に役立てられます。

RESERVA

• シンプル操作ですぐに導入・運用できる
• 予約・顧客管理を自動化して効率化
• さまざまな規模・業種に対応

RESERVAは、設定完了まで約3分、24時間365日いつでも自動で予約受付できる予約ページの作成や顧客管理などがすぐにできる予約管理システムです。予約受付・決済・集客・顧客管理まで、予約管理業務を自動化して効率化します。

主なプランは、無料で利用できるフリープランからエンタープライズまでの5つあり、いずれも初期導入費用はかかりません。豊富な機能を備え、用途や事業規模ごとに自由で細かなカスタマイズをすることもできます。個人事業主から大企業まで、さまざまな規模・業種に対応し、気軽に導入できるシステムです。

RESERVA公式サイト

Direct In S4

• 最短2ステップで予約完了
• 快適な操作環境
• 集客力アップも実現

Direct In S4は、35年以上ホテル・旅館向けのシステム開発をしてきたダイナテック株式会社が運営する宿泊予約システムです。

顧客が普段利用しているSNSアカウントでソーシャルログインが可能です。予約時に必要なひと手間をスキップし、最短2ステップで予約が完了します。表示速度の抜本的な改善でストレスフリーな予約体験を提供して機会損失を防ぎます。

Googleホテル広告やYahoo！トラベルに自社予約プランの掲載が可能です。自動翻訳付き多言語機能で運用コストを抑えながらインバウンド集客対応も実現します。予約管理だけでなく集客力向上も目指せるでしょう。

Direct In S4公式サイト　

INCHARGE 7

• 豊富な機能から用途に合わせてカスタマイズ
• コストを抑えた導入が可能
• ワンランク上の予約・顧客管理

INCHARGE 7は、クラウド型ホテル旅館システムです。宿泊部門に必要な予約やフロント会計といった基本機能から顧客管理、販売分析、売掛管理まで多様なニーズに対応する機能を揃えています。用途や時期に合わせて必要な機能を選択してコストを抑えた導入可能です。

例えば、予約や過去履歴と顧客情報を紐付けすることで、顧客一人ひとりの嗜好データを自動に蓄積します。社内で情報共有することでサービス向上・営業活動のサポートに繋げることができるでしょう。ワンランク上の予約・顧客管理を目指す、特に中小規模の宿泊施設におすすめのシステムです。

INCHARGE 7公式サイト　

AirHost HMS

• オールインワン型宿泊管理ツール
• 業務自動化で効率アップ
• 情報の一括管理で事業促進

AirHost HMSは、非対面・非接触のチェックインを実現する宿泊管理システムです。問い合わせ対応、予約、清掃、会計など宿泊業務を幅広く管理します。

問い合わせ対応は、さまざまなOTAからの問い合わせを一括管理します。10種類以上の自動送信メッセージ設定や多言語対応テンプレート、メッセージロックなど業務の自動化やミスを防止する機能で効率化を目指せるでしょう。

宿泊運営に必要な業務はサイトコントローラーで管理します。異なるOTAサイトからの予約をリアルタイムで同期したり販売価格の自動調整をしたり事業促進に役立ちます。

AirHost HMS公式サイト

tripla Book

• 予約導線の簡便さを強調
• ベストレートの自動化
• プロモーション機能で会員登録を促進

tripla Bookは、宿泊施設の自社サイト向けSaaS型宿泊予約システムです。

最短4クリックで予約が完了するシンプルな操作性で予約コンバージョン率を改善します。ドメイン遷移もないため、離脱を防ぎ自社HP内での予約を実現します。顧客の検索条件に合わせ、OTAに設定された価格をメタサーチのように自動取得して自社HPの金額をベストレートに自動で変更可能です。プロモーション機能は、短館でも複数施設でも独自の会員機能が利用できます。会員専用プランや割引レートなどを予めプラン一覧に表示して会員登録を促せるでしょう。訪問した顧客を逃さずリピーターに繋げる多様な機能が利用できます。

tripla Book公式サイト　　

タビチャットエンジン

• 初期費用・月額料金が0円～利用可能
• 特にスマートフォンに適したUI・UX
• 無料でも充実のサポート

タビチャットエンジンは、公式サイトからの予約率を向上さる宿泊予約システムです。システム利用料は、初期費用・月額とも無料から利用可能です。

特にスマートフォンでの使用を想定した顧客・企業ともに使いやすいUIとUXを提供しています。利用料のコストを抑えながら、自社サイトからの売上を向上させたい宿泊施設向けの予約エンジンです。

導入企業ごとに充実したフォローアップを提供します。また、必要に応じて有料プランを導入することでコストは抑えながら利便性の向上も図れます。

タビチャットエンジン公式サイト　

OPTIMA Booking

• デザインや操作性を最適化
• どんな媒体でも使いやすい
• 収益の最大化をサポート

OPTIMA Bookingは、直販予約の最大化に役立つ予約システムです。

デザイン・操作性を重視した予約画面は、公式サイトに合わせたデザインが可能です。情報過多や複雑な操作にならないよう、予約に直結するわかりやすい動線と最適なデザインを提供します。スマートフォン専用に最適化された予約画面ではプラン・客室の情報表示が可能です。どんな媒体からでもスムーズな予約導線をつくれるでしょう。

集客力の高い国内外の価格比較サイトに宿公式プランの掲示・販売が可能です。必要な情報を集約したダッシュボートを利用して重要な指標を分析し、継続的な収益アップに繋げます。

OPTIMA Booking公式サイト　

【小規模】ホテル・旅館におすすめのPMS4選

民宿・ペンション予約システム

• 豊富なテンプレートから用途に合ってものを選べる
• 無料あり！選べる7つのプラン
• 予約台帳としての活用も

民宿・ペンション予約システムは、予約可能な部屋情報を的確に案内できる予約システムです。

豊富な予約フォームテンプレートから用途にあったものを選べます。プランは無料のフリープランから全ての機能が揃ったパッケージプランまで全7種類、低コストで宿泊予約の自動受付システムの運用が可能です。

担当者機能は、予約管理をするためのサブアカウントを作成、スタッフごとにアカウントを用意して全員で情報管理ができます。電話や口頭での受付情報を代行登録することもでき、スタッフ共有の予約台帳としても活用可能です。

民宿・ペンション予約システム公式サイト　

小規模宿泊施設向けシステム

• 小規模宿泊施設特化型
• 宿泊業界専門のノウハウ
• 運用中の困りごともしっかりサポート

小規模宿泊施設向けシステムは、小規模（50室数以下）宿泊施設に特化したクラウド型宿泊管理システムで、宿泊業界専門の企業が開発しています。ホテルだけでなく、旅館やペンションなど小規模宿泊施設に必要な機能を集約させ、操作性にもこだわった設計です。

自社WEB予約システムと宿泊管理システムが一体化しており、簡単な設定で予約機能を自社ホームページに追加できます。サイトコントローラーで宿泊管理システムに自動連携が可能です。日本語のほか、英語・中国語・韓国語の4か国語に対応しています。

設定から稼働後も、24時間365日の無料サポートで安心して運用を実現します。

小規模宿泊施設向けシステム公式サイト　

宿シス

• ユーザーの9割以上が小中規模宿泊施設
• シンプル機能でコストを削減
• 顧客・企業共に使いやすいUI

宿シスは、客室30室未満の小中規模宿泊施設向け予約管理システムです。

宿泊予約に必要な機能に絞ることで操作性を高め低コストでの運用を実現します。予約画面のUIは、顧客視点でのデザインにこだわり訪問屋に分かりやすく伝えることで見込み客を逃しません。シンプル操作で知識のない担当者でも、顧客の声をすぐに反映できるよう、プランや画像の追加などが簡単にできる設計にしています。無料体験版導入前に使用感を確認することも可能です。

宿シス公式サイト　

HMS Light

• 簡単さにこだわった仕様
• 豊富な機能でもリーズナブル
• 最適なオペレーション方法を提案してくれる

HMS Lightは、ホテル業務に徹底的に合わせた操作性で業務率を向上させる小規模施設向けのホテルマネジメントシステムです。

約1時間で基本操作が取得できたり、予約からチェックアウトまでを一画面で操作できたり「簡単さ」に特化したシンプル設計です。サイトコントローラー連携で予約登録業務と管理の負担を軽減します。予約管理、フロント業務、顧客管理など豊富な機能を備えています。

オペレーションに合わせたカスタマイズや外部連携で、宿泊施設ごとの理想のオペレーションを実現できるでしょう。導入後も宿泊業務に精通したエンジニアがサポートを行うので安心して運用できます。

HMS Light公式サイト　　

課題解決・お客さまの利便性アップにつながるPMSを選び、コスト削減と予約増加を目指そう

PMSはホテルや旅館の管理システムとして、さまざまな機能を搭載しています。

ただ、多機能なシステムほど料金が割高になる傾向があります。自社の課題やシステム導入の目的を見定め、機能の過不足がないPMSを選びましょう。

本記事で紹介したシステムの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから導入するかどうかを決めてください。