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飲食店における予約・テーブル管理の重要性とは?管理方法や回転率アップに役立つアイテムを紹介

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飲食店における「テーブル管理」とは?

テーブル管理とは、飲食店のテーブルの空席状況を管理することです。お客さまを適切なテーブルに案内したり、予約時点で配席したりすることで、回転率を高められます。

飲食店で予約・テーブル管理が重要な理由

飲食店ではお客さまに質の高いサービスや料理だけでなく、より良い「食事体験」を提供することが重要です。窮屈な思いをせずに快適に過ごせるテーブルへの案内、スムーズな予約と会計、臨機応変な対応などが「またこのお店に来たい」「人にも教えてあげたい」という気持ちを生みます。

これらを実現するためには、効率的なテーブル管理と予約管理が欠かせません。予約・テーブル管理がきちんとできていないと何が起こるのか、適切な管理によりどんなメリットがもたらされるのか、テーブル管理が重要な3つの理由を紹介します。

座席のダブルブッキング・オーバーブッキングを防ぐ

予約やテーブルをきちんと管理していないと、予約のオーバーブッキングや、同じ時間・同じテーブルでのダブルブッキングが起こりかねません。これらのトラブルが起こるとお客さまを長時間待たせることになるでしょう。

長い待ち時間や管理不足による不信感などによりお客さまは不満を感じ、もうお店に来てくれなかったり、ネガティブな口コミを広めてしまったりするかもしれません。

回転率が売上に直結する

飲食店のテーブルの回転率は、売上に大きな影響を与えます。テーブルがスムーズに回転すれば、より多くのお客さまを受け入れ、売上を増やすことができます。逆に、テーブルの回転率が悪いと1時間あたりの売上が下がり、「混んでいるからやめておこう」と機会損失にもつながるでしょう。

適切な人員配置でサービス品質を高める

予約やテーブルをしっかり管理することは、スタッフを適切に配置するためにも欠かせません。予約の数はもちろん、各団体の人数や予約されたコース料理などを管理することで、適切な準備ができます。

どこにどのスタッフを、どのくらい配置すればいいのか、料理の下ごしらえはどのくらい必要かなど、混雑による混乱を防ぐためには予約・テーブル管理が大切です。

飲食店がテーブル・予約を管理する方法

飲食店が予約・テーブル管理をするにはいくつかの方法があります。代表的な3つの方法について、メリット・デメリットと併せて紹介します。

予約台帳を手書きする

伝統的な方法として、多くの飲食店では手書きの予約台帳を活用しています。これは小規模な店舗や手作業が得意な場合に有効です。

ただし手書きは時間がかかるうえ、書き損じも起こりやすいです。予約変更による書き直しが相次いだ場合、書くスペースが小さくなり、見間違いによるダブルブッキングも起こりやすくなるでしょう。

大規模な店舗や多くの予約がある場合、手書きでの管理には限界があるでしょう。

Excelで管理する

ExcelやGoogleスプレッドシートを使用することで、手書きよりも効率的に予約とテーブルを管理できるでしょう。予約変更があっても書き直しは簡単で、手書きのように書くスペースが足りなくなることはありません。関数やマクロを組んで管理を効率化・自動化することもできます。

ただし、Excelでの自動化には限界があります。後述する予約管理システムならWebからの予約を自動で登録することもできますが、Excelでは手入力しなければなりません。

このようなツールに慣れていないスタッフにとっては使いづらいこと、基本的にPCから操作することになるため予約が入るたびにPCの前まで移動しなければならないことなどデメリットも多いです(スマホでも操作できますが、画面が小さく機能も制限されるため使いづらいです)。

予約管理システムで管理する

最も効果的な方法は、やはり専用の予約管理システムを導入することでしょう。専用システムなら予約受付からテーブル割り当て、スタッフのシフトまで一元管理できます。Webから入った予約は自動で登録され、予約状況やテーブルの配席をリアルタイムで更新できるシステムもあります。

専用のモバイルアプリがあるシステムも多く、タブレットやスマホから管理ができるため、予約確認のために事務室まで移動する必要もないでしょう。

回転率・売上アップを目指す飲食店には「予約管理システム」がおすすめ

予約管理システムを導入することで予約・テーブル管理の負担を軽減し、スタッフは目の前のお客さまに集中しやすくなるでしょう。これにより顧客体験が向上し、売上が安定しやすくなります。

システム導入には初期費用や月々の利用料などのコストがかかるかもしれませんが、効果的に運用することができれば、コストを上回る利益を生むことができるでしょう。

その理由を、飲食店が予約管理システムを導入する4つのメリットと併せて解説します。

オンライン予約への対応

多くの予約管理システムはオンライン予約に対応しています。お客さまははWebサイトや専用アプリから簡単に予約ができ、飲食店側もその情報をリアルタイムで受け取れます。お客さまの利便性を高めることで予約が入りやすくなり、スタッフの業務負荷を軽くすることで働きやすい環境をつくれるでしょう。

正確な予約情報の保持

予約管理システムは予約された日時、人数、お客さまからのリクエスト・備考などの情報を正確に記録します。手書きやExcelへの手入力では情報の抜け漏れや誤りが発生しやすいですが、オンライン予約の入力情報をそのまま反映するシステムを使うことで、正確な情報を記録できます。

予約のキャンセルが発生した場合も、システムを介してスムーズに管理できます。これにより、キャンセル待ちへの対応や空席の有効活用がしやすくなるでしょう。

ただ、電話予約ではスタッフが情報を入力しなくてはなりません。お店が空いているときは良くても、忙しいときは焦りで入力ミスをしたり、そもそも電話に出られなかったりすることもあるでしょう。

これらの問題は後述する「電話代行サービス」を併用することで解決できます。

予約の自動確認とリマインダー

予約管理システムの多くは、予約が入ると自動的に確認メッセージを送ることができます。また、予約日前にお客さまにリマインダーを送信する機能もあり、予約忘れを防止できます。

過去のデータ分析

システムには過去の予約データが蓄積されていきます。データを集計し、分析できる機能のあるシステムも少なくありません。これらのデータはピーク時と閑散時を正確に把握し、適切な人員配置や季節ごとのキャンペーンを計画するのに役立ちます。

飲食店の予約・テーブル管理に役立つツールやサービス

飲食店の予約・テーブル管理を効率化するためには「予約管理システム」がおすすめです。予約管理システムは次のようなツールやサービスと併用することで、さらに高い効果を発揮するでしょう。

タブレット・POSレジ

PCではなくタブレットでテーブル管理と予約管理を行うことで、レジ周り(店内)での管理業務が可能になります。スペースを取るPCは店内に置きづらく、予約の受付や変更のたびに事務室まで移動しなければなりません。

最近ではタブレットから利用できる注文受付アプリやPOSレジも増えています。店舗運営に必要なシステムを1つのタブレット・POSレジに集約することで、レジ周りをスッキリさせたり、業務を効率化したりできるでしょう。

電話代行サービス

電話代行サービスとは、飲食店やサロンなどに入る予約や問い合わせの電話を代理で受けてくれるサービスです。もちろん、電話代行サービスから入った予約は、サービス提供会社がシステムに登録し、店舗に情報共有してくれます。

飲食店に特化した、安価な電話代行サービスも多いです。電話対応を外部に任せることで、忙しいときに電話に出られないことも、電話対応がおざなりになることもなくなるでしょう。スタッフは目の前のお客さまに集中しやすくなり、サービス品質の向上も期待できます。

電話代行サービスについては、こちらの記事で詳しく解説しています。サービスの選び方や導入メリット、飲食店特化のサービスも紹介しているので、「電話に出られず予約を取り逃している」と感じている方はぜひお読みください。

【目的・業態別】予約受付におすすめの電話代行サービス6選|主な対応業務や選び方も解説

事前注文システム

事前注文システムは、お客さまWebサイトや専用アプリからメニューを確認し、事前にオーダー・支払いができるシステムです。お客さまは注文や支払いを済ませてから来店するので、お店で長時間待たされることが減ります。

事前注文システムは、特にテイクアウトが多い飲食店におすすめです。気になる方はシステムの導入メリットや導入効果が高い業態について解説したこちらの記事もぜひお読みください。

飲食店の事前注文とは?顧客・店舗それぞれのメリット、導入すべき飲食店の特徴も紹介

予約・テーブル管理を見直し、お客さまにとって快適なお店づくりを目指そう

飲食店における予約・テーブル管理は、お客さま満足度の向上や業務効率化に直結する重要業務です。リピーターを増やし売上を安定させるためにも、適切な予約・テーブル管理は欠かせません。

店舗の状況や課題を踏まえ、事前注文システムや電話代行サービスなどとの併用も考えてみましょう。

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