製造業におすすめの購買管理システム5選｜あると便利な機能や選び方、運用時の注意点も解説

購買管理における製造業と他業種との違い

製造業において購買管理はとても重要です。製造業は他業種と比べて購買品の数も種類も多く、これらをいかに安く仕入れられるかが利益に直結するからです。

購買業務が煩雑になりやすいこと、工場ごとに運用が違うことなどから、製造業では購買管理システムを特に慎重に選定・運用しなければなりません。だからこそ、システム選定が思うように進まないという企業もあるでしょう。

製造業に合った購買管理システムを選び、適切に運用していくために、まずは「購買管理における製造業と他業種との違い」について理解しておきたいです。この違いについて、「購買プロセス」「品目」「運用」に分けて解説します。

購買プロセスの違い

一般的に製造業の購買は「集中購買」のプロセスで行われます。集中購買とは要求部門が購買依頼を出し、それを受けて購買部門が物品をまとめて購入することです。

このプロセスを取る主な理由は「物品を少しでも安く調達するため」です。集中購買という名前の通り、この方法では複数社からの見積もりを比較し、最も安い仕入先（サプライヤ）にまとめて発注をします。仕入先を少なくすることで1社あたりの発注数が増え、大量発注による仕入費ダウン（価格交渉）が期待できるからです。

これに対し、部門や事業所ごとに異なる仕入先から購買する方法を「分散購買」といいます。集中購買のような大量発注はできないため価格交渉はしづらくなりますが、発注や支払いなどの処理がしやすいです。

品目の違い

前提として、購買品は「直接材」と「間接材」に分けられます。直接材とは売上に直結するような購買品で、製造業においては製品の原材料や部品などのことです。それ以外の経費の対象となる購買品が、間接材です。

製造業ではさまざまな種類の購買品を大量に仕入れなければなりません。間接材においても燃料や試薬、工場の設備といった「他業種とは異なる物品」が必要です。

このように、製造業は調達しなければならない品目が多岐にわたり、そのため仕入先も膨大になります。仕入先には町工場のような小さなサプライヤも多く、それぞれ異なる商習慣をもつ複数の仕入先・品目に対応しなければなりません。

購買品の数、品目の種類、仕入先ごとへの個別対応など製造業の購買管理は煩雑になりやすいです。

運用の違い

製造業では工場ごとに購買管理を行っていることも多いです。工場ごとに製造する製品が異なることも多く、この場合、調達すべき品目や仕入先も異なります。

先述の通り、製造業の購買プロセスは他業種に比べ特殊であり、仕入先ごとの個別対応が必要になるケースも多いです。こうなると、全社で購買プロセスを統一するのが難しく、工場ごとに異なる運用をしているということも少なくありません。

購買管理システムを導入し運用プロセスを統制しようとしても、システムの機能的に難しいこともあるでしょう。「今までのやり方のままがいい」と工場から反発されることも考えられます。反対がない、あるいは反対を押し切って導入しても、購買業務にかかる時間と労力がかえって増えてしまうかもしれません。これでは本末転倒です。

製造業の購買管理システムにあると便利な機能

製造業の購買管理を効率化したり、無理なく内部統制を強化したりするためには、製造業に合った購買管理システムが必要です。そのためにあると便利な機能を4つ紹介します。

Web-EDI

Web-EDIは企業間の電子商取引を行うためのシステムです。購買管理システムにおいては仕入先とのやりとりをシステム上で行い、ペーパーレス化や取引にかかる時間と労力の削減などのために必要です。

購買業務には見積もり・発注・受入・検収・請求・支払いといった複数のプロセスがあり、サプライヤとやりとりする回数はどうしても多くなります。従来的な方法では時間がかかるうえ、数値の転記ミスや不正なども起こり得ます。

Web-EDIの機能を備えた購買管理システムを活用することで業務の効率化はもちろん、人的ミスや不正も防ぎやすくなるでしょう。効率化のためにも内部統制強化のためにも欠かせない機能です。

パンチアウト連携

パンチアウト連携は外部のカタログサイトと連携するための機能です。サプライヤが提供するカタログサイトと自社の購買管理システムを連携させることで、サイトで購買品を選んでシステムでそのまま購買の申請をしたり、システム上でカタログを更新する手間がなくなったりします。

パンチアウト連携は内部統制の強化やコスト適正化のためのデータ蓄積にも役立ちます。パンチアウト連携なしで各カタログサイトから購買を行う場合、購買システムへのデータ入力が徹底しづらいです。実績情報が社内に点在することになり、サプライヤ評価もしづらくなるでしょう。

パンチアウト連携によりカタログサイトからの購入データが自然とシステムに集まるようになり、サプライヤ評価が容易になります。業務効率化により重要な業務に避けるリソースが増え、データの蓄積により仕入先や購買方法の見直しがしやすくなるでしょう。

バーコード読み取り

購買品の数や種類が多くなるほど、受入・検収などの作業も膨大になります。納品書に印刷されたバーコードを読み取るだけで受入作業を進められるようになれば、業務にかかる時間と負荷を大きく減らせるでしょう。

ワークフロー

「製造業の購買管理を全社で統一するのは難しい」と先述しましたが、だからといって各工場にすべてを委ねればいいわけではありません。現場の使いやすさ・業務のしやすさを踏まえ、適切に制御することが大切です。

たとえば一定以上の金額や購入数に対しては要見積もりにする、条件に応じて承認者を決め決裁を取るなど、ワークフローを細かく設定できるといいでしょう。

製造業の購買管理システムの選び方

製造業で使いやすいのはどんな購買管理システムなのか、システム選定の4つのポイントを紹介します。

現場での使いやすさ

製造業が購買管理システムを選ぶ1つ目のポイントは、「現場での使いやすさ」です。

製造業では集中購買をすることが多く、購入依頼の取りまとめは発注などの負担はどうしても大きくなってしまいます。

しかし、これらの作業にばかり時間を取られてしまっては価格交渉やサプライヤ評価などが疎かになってしまいます。Web-EDIやパンチアウト連携などの機能を備えたシステムを活用することで、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。これらに加え、バーコード読み取りによる受入作業ができるとなお良いです。

集中購買と分散購買のしやすさ

製造業が購買管理システムを選ぶ2つ目のポイントは、「集中購買と分散購買のしやすさ」です。

製造業では集中購買が多いといっても、分散購買を全くしないわけではありません。価格が決まっている物品やECサイトからの購入は集中購買をする必要がありません。確認漏れや発注ミスで足りなくなった物品をスピーディに調達するためにも、分散購入は必要です。

集中購買も分散購買もしやすいシステムを選びましょう。

さまざまな品目に柔軟に対応できるか

製造業が購買管理システムを選ぶ3つ目のポイントは、「さまざまな品目に柔軟に対応できるか」です。

さまざまな品目の調達が必要な製造業では、品目ごとに柔軟な対応をしなければなりません。たとえば燃料は発注時に金額が決まっておらず、本発注の前に駆り発注をしなければなりません。ほかにも超過受入や保守契約などの機能があると便利でしょう。

在庫管理に対応しているか

製造業が購買管理システムを選ぶ4つ目のポイントは、「在庫管理に対応しているか」です。

製造業では在庫の数や品目も多くなりやすいです。製造のための原材料や部品だけでなく、燃料や薬品、設備のスペアパーツなどを在庫として管理している企業も多いでしょう。受入作業後に在庫を入荷したり、必要になったときに出庫したりといった管理機能が必要です。

製造業におすすめの購買管理システム5選

アラジンオフィス

• 導入社数5000社を超える実績
• 安心のフォロー体制でユーザーリピート率は98.4％
• コルトパフォーマンスと柔軟性に優れたパッケージ

アラジンオフィスは、販売管理・在庫管理のパッケージシステムです。5000社以上の導入実績からお客様の声を反映し、管理業務に必要な機能を豊富に搭載しています。さらに各業種・業態に特化したパッケージがあり、各業種ごとに合わせたカスタマイズも可能です。

アラジンオフィスだけでなく、当社の様々な管理システムを組み合わせることで、Webとリアルの両面からサポートできるトータルソリューションも利用が可能です。提案時には運用時までを考慮し、自社に合わせた提案を行います。導入後も手厚いフォロー体制が整っており、安心してシステムを導入することが可能です。

アラジンオフィス公式サイト

購買管理プラットフォーム

• 導入企業14,000社
• 請求書処理の手間が削減
• EC未対応の既存取引先への発注もDX化

購買管理プラットフォームはBtoB商品の主要ECサプライヤー商品や既存取引先企業からの購買を一元化・管理を実現するサービスです。商材ごとに発注先や発注方法を変える必要がなく、ワンオペレーションで購買を実現し、提携サプライヤーへの物品価格の交渉を行い物品のコストも削減します。

また調達や購買の管理を統一することによって、購入先の検討や請求書処理などの工程を大幅に削減できます。これにより本来の業務に当てる時間が増えるでしょう。

購買管理プラットフォーム公式サイト

PROCURESUITE

• 調達業務にかかる工数の約60%の削減が可能
• 本社だけでなく、各事業部や各工場でシステムを利用できる
• 予算管理や会計連携など、他の豊富なオプション・テンプレートあり

PROCURESUITEは、様々な購買方法に対応した｢調達支援ソリューション｣です。消耗品や補修用品といった間接材など手続きが多頻度に渡る業務をシステムで一元化し、負担を減らすことが可能です。

操作画面はユーザビリティに優れており、業務に合わせて項目を追加・変更ができます。さらに各利用者の進捗状況を共有することで購買情報の一元化・可視化も実現します。

PROCURESUITE公式サイト

トラミル

• 購買業務をすべて可視化
• ユーザーの業務効率と利便性をアップ
• データ連携機能で情報を一元管理

トラミルは購買業務に特化した、クラウド上で利用できる業務プロセス管理ツールです。購買業務の全てのプロセスを可視化するため、進捗確認や個人に依存しない購買統制が期待できます。

また発注情報や仕入情報を基幹システムと連携したり、既存の各種業務システムとの連携もできたりするので、情報の一元管理が可能となります。購買承認から支払依頼までユーザーの業務効率と利便性をアップさせることができるでしょう。

トラミル公式サイト

Hi-PerBT 購買管理

• 一般購入品や生産財などの購買業務に必要な機能を常備
• 直感的なUIデザインと操作性で利用が簡単に
• カタログサイトと連携や自社開発のためのカスタマイズなど拡張性が高い

Hi-PerBT 購買管理は、全社の購買業務を支援する購買専用パッケージです。事業所により購買業務がばらばら・内部統制を強化したいという企業でも、依頼部門と購買部門をつなぎ、全社での効率化と標準化の実現を目指せます。

カタログサイトから、日立が価格交渉した約3,000万点の商品を購入でき、原価をおさえられるため企業価値の向上も見込めます。さらに、Web上で電子データをやり取りし、リアルタイムに情報交換することでサプライヤーとの連携も強化することが可能です。

Hi-PerBT 購買管理公式サイト

システム導入だけでなく、情報共有についての見直しも重要

製造業において購買情報の共有は重要です。購買情報がきちんと共有されていないと在庫管理がしづらくなります。サプライヤごとの過去の見積もり結果やコストダウン実績などのデータを蓄積し、評価・分析することは、仕入先や購買方法を見直すうえで大切です。

購買管理システムをただ導入するのではなく、パンチアウト連携を行ったり運用フローを適宜見直したり、システムに情報が集まるような仕組みをつくりましょう。

製造業の特殊性を踏まえ、購買管理システム選びを進めよう

製造業は購買品の数も品目も多いです。仕入先には町工場をはじめとする小さなサプライヤもあり、サプライヤごとに異なる商習慣に対応しなければならないことも。製造業の購買管理は煩雑になりやすく、製造業に適した購買管理システムが必要です。

本記事で紹介したシステムの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから導入するかどうかを決めてください。