【目的・業態別】予約受付におすすめの電話代行サービス6選！主な対応業務や選び方も解説

予約受付を効率化する「電話代行サービス」とは？

電話代行サービスは飲食店やサロンなどの店舗、オフィスなどにかかってくる電話への対応を代行してくれるサービスです。店舗の予約の受付や変更などはもちろん、大規模なサービスになるとコールセンター運営を委託できるものもあります。

予約電話の受付代行くらいの内容なら、費用はそうかかりません。少ない費用で電話対応にかかる時間と労力が減り、接客や料理・施術の提供などの重要な業務に集中しやすくなるでしょう。

電話代行サービスでできること（主な業務）

電話代行サービスを利用することで店舗やオフィスにかかってくる電話を、サービス提供会社に代理で受けてもらえるようになります。利用するサービスにより代行できる業務は異なりますが、電話代行サービスでは主に3つのことができます。

予約電話の受付、キャンセル対応

飲食店やサロンなどの実店舗にとって特に役立つのが「予約電話の受付、キャンセル対応」です。お客さまからの電話予約を代理で受け付け、予約システムに入力してくれるサービスです。電話対応はもちろん、予約の管理にかかる手間を軽くできます。

店舗で電話を受けていると、忙しいときに予約台帳への記入を忘れたり間違えたりすることもあるでしょう。電話予約のとり逃しだけでなく、人的ミスによるオーバーブッキングも防げるサービスです。

営業電話への対応

電話代行サービスの中にはお客さまからの電話だけでなく、営業電話に対応してくれるものもあります。営業電話や間違い電話などの不要な電話はすべてカットし、お店にとって必要な電話だけの内容を伝えてくれます。

このような不要な電話はさまざまな番号からかかってくるため、着信拒否やナンバーディスプレイなどですべてカットするのは難しいでしょう。対応にかかる時間だけでなく、「忙しいときにこんな電話をかけてこないでくれよ…」というストレスもなくせます。

その他の業務・電話対応（コールセンター）

大規模な電話代行サービスならコールセンターの外注もできます。問い合わせや予約などの電話はもちろん、通販の受注やECサイトの受注処理などをまとめて依頼できるサービスもあります。

大規模なチェーン店や宿泊施設、EC事業などにおすすめのサービスです。中には英語や中国語などの通訳ができるサービスもあり、外国のお客さまが多い店舗で重宝するでしょう。

電話代行サービスを活用するメリット

電話代行サービスを活用することで、店舗やオフィスで対応しなければならない電話を大きく減らせるでしょう。電話対応にかかる時間や労力はもちろん、営業電話へのストレスも軽くなります。オーナー・スタッフは目の前のお客さま・業務に集中できるようになり、お客さま満足度も高くなるでしょう。

その理由を、電話代行サービスを活用する5つのメリットと併せて解説します。

人件費の削減

電話代行サービスを活用する1つ目のメリットは、「人件費の削減」です。

電話代行サービスに予約の受付・変更・キャンセルなどを任せれば、「予約電話がかかってくるかもしれないから、多めにスタッフを配置しておこう」と考える必要がなくなります。

たしかに、小さな飲食店やサロンなどでは電話対応のためのスタッフを配置していることは少ないかもしれません。しかし、大きなホテルや通販事業などでは、電話対応専属のスタッフを配置していることもあるでしょう。

電話対応が少なくなる分スタッフも減らすことができ、サービスの利用料以上の人件費を削減できることもあります。

予約の取りこぼしが防げる

電話代行サービスを活用する2つ目のメリットは、「予約の取りこぼしが防げる」ことです。

特に少人数で店舗を回している飲食店やサロンなどでは、「忙しくて電話に出られない」「一人回しで施術中に電話に出られない」といったこともあるでしょう。

電話代行サービスを活用することで、店舗がどんなに忙しくても確実に電話を受けられるようになります。電話に出られないことが多い店舗、少人数でお店を回すことが多い店舗には、電話代行サービスが特におすすめです。

接客や施術に集中できる

電話代行サービスを活用する3つ目のメリットは、「接客や施術に集中できる」ことです。

電話代行サービスを導入し電話の本数が減れば、接客や施術などの店舗業務に集中しやすくなります。

それだけでなく、サービス導入により電話をかけてくる相手がある程度絞り込まれるでしょう。お客さまや営業会社などからの電話は基本的に店舗にかかってこなくなるからです。電話が鳴るとしたら、相手はオーナーや他店舗、取引先などのはずです。

忙しいときや接客・施術中などはこのような相手からの電話を後回しにしたい、「相手が誰かわかっていれば出なかったのに」という店舗もあるでしょう。

電話の音量を下げたり音が鳴らなくしたりして、都合のいいタイミングで折り返すこともできます。これなら、お客さまが電話の音を気にしてしまうこともありません。

クレーム対応や個人情報の取り扱いにも強い

電話代行サービスを活用する4つ目のメリットは、「クレーム対応や個人情報の取り扱いにも強い」ことです。

電話代行サービスのスタッフは電話対応のプロです。当然、クレーム対応や個人情報の取り扱いにも長けており、どんな状況でも適切な対応ができるでしょう。

店舗には電話対応が苦手なスタッフ、採用されたばかりで上手く対応できないスタッフもいるでしょう。普段は適切な対応ができても、お店が忙しすぎて対応がおざなりになることもあるかもしれません。

電話代行サービスを導入することで、常に適切な対応ができるようになります。もちろんサービス提供会社のスタッフがミスや不適切な対応をしてしまう可能性もありますが、店舗スタッフにすべてを任せるよりも、リスクはずっと低くなるでしょう。

お店のイメージアップにつながる

電話代行サービスを活用する5つ目のメリットは、「お店のイメージアップにつながる」です。

ここまで紹介してきたように、電話代行サービスには「電話に出られないことがほぼなくなる」「接客や施術に集中できる」「常に適切な電話対応ができる」などのメリットがあります。

これらのメリットにより、お客さまに「ひっきりなしに電話が鳴っていて落ち着かない」「電話をかけてもなかなかつながらない、出てもらえない」「忙しいのはわかるけど、もう少し丁寧な対応をしてもらいたい」といった不満を与えることはなくなるでしょう。

電話代行サービスの導入がお店のイメージアップにつながり、リピーターやポジティブな口コミを獲得しやすくなるかもしれません。

予約受付に使う電話代行サービスの選び方

コールセンター代行のようなサービスは費用が高いですが、予約受付に使う電話代行サービスは業務内容が限られており、その分費用も安いです。導入するサービスにもよりますが、月数万円ほどで利用できるものも多いです。

ただ、費用だけでサービスを選ぶのはおすすめできません。お店の課題や状況に合ったサービスを導入しなくては、先述の「人件費削減」「お店のイメージアップ」などのメリットは得られないでしょう。

予約受付に使う電話代行サービスはどのように選べばいいのか、5つのポイントを紹介します。

対応可能な時間帯

予約受付に使う電話代行サービスを選ぶ1つ目のポイントは、「対応可能な時間帯」です。

電話がよくかかってくる時間帯、忙しくて電話に出られないことが多い夜間や土日・祝日など、対応可能な時間帯と曜日を確認しましょう。

なかには24時間対応のサービスもあります。電話がかかってくる時間帯や費用と相談して、このようなサービスを選ぶのもいいでしょう。

入電対応数に対するコスト

予約受付に使う電話代行サービスを選ぶ2つ目のポイントは、「入電対応数に対するコスト」です。

電話代行サービスの利用料は「入電対応数」により変動することが多いです。入電対応数によりコストが変動するといっても、1対応あたりの料金が決まっているサービスもあれば、所定のコール数までは定額で超過分は追加料金というサービスもあります。土日・祝日は割増料金がかかるサービスもあります。

お店には月にどのくらいの電話がかかってくるのか確認し、お得に使えるサービスを選びましょう。土日・祝日の入電が多いなら、割増料金なしのサービスを選ぶことをおすすめします。

キャンセルや変更への対応

予約受付に使う電話代行サービスを選ぶ3つ目のポイントは、「キャンセルや変更への対応」です。

予約の受付だけでなく、キャンセルや変更にどの程度対応してくれるのかも確認しましょう。キャンセル・変更の内容を予約システムにスムーズに反映してくれるのかも重要です。ここの対応が弱いと、オーバーブッキングが起こりやすくなってしまいます。

電話応対の品質（実績・口コミ）

予約受付に使う電話代行サービスを選ぶ4つ目のポイントは、「電話応対の品質（実績・口コミ）」です。

「電話代行サービスは電話対応のプロなので、応対が丁寧でクレーム電話にも適切な対応ができる」と先述しましたが、代行スタッフも人間です。スタッフごとに対応品質の差があるのは仕方ありません。

ただ、対応品質アップのための努力はできます。スタッフの教育に力を入れている会社、クレーム防止のための仕組みづくりをしている会社のサービスを選びたいものです。

このような部分はサービスを利用してみるまでなかなかわかりませんが、導入実績や口コミなどからある程度は判断できます。サービス公式HPの実績を確認する、ブラウザやSNSでそのサービスについて検索してみるなど、サービスの評判をチェックしましょう。

その他の電話への対応

予約受付に使う電話代行サービスを選ぶ5つ目のポイントは、「その他の電話への対応」です。

最低限、営業電話や間違い電話などの不要な電話をカットしてくれるのかは確認しましょう。通販やECなどの事業なら、受注やカスタマーサポートなどにも対応してくれるサービスがおすすめです。

飲食店の予約受付におすすめの電話代行サービス3選

株式会社ガルフネット

• 飲食店に特化した予約受付代行
• 予約が埋まっていても空き店舗へ送客できる
• システム連携による調理指示、発注把握

株式会社ガルフネットは飲食店に特化した予約受付代行サービスを提供しています。予約電話の取り逃しを防ぎ、月間25％もの機会損失を削減した実績があります。

業務効率化や売上アップにつながるサービスが充実しているのが特徴です。

業務システムとの連携により、料理コースごとの予約数を把握し、調理指示や数量把握などができます。お客さま指定の店舗の予約が埋まっている場合、近隣店舗の空き状況を確認し送客することも可能です。

株式会社ガルフネット公式サイト

株式会社フォーエバー・パートナーズ

• 月額2万円からの予約受付代行
• 予約電話はもちろん、各種問い合わせにも幅広く対応
• 飲食店の予約システムを熟知したスタッフが24時間対応

株式会社フォーエバー・パートナーズは飲食店を専門とする予約受付代行サービスです。

電話対応に当たるスタッフはトレタ・レスティ・レストランボードなどの各種予約システムについて熟知しており、丁寧でスピーディな対応ができます。

飲食店の電話応対のプロともいうべきスタッフが24時間対応で、予約の受付やキャンセル、各種問い合わせに幅広く対応します。高品質でありながら月額2万円から利用できる、リーズナブルなサービスです。

株式会社フォーエバー・パートナーズ公式サイト

株式会社バルテック

• システムにより複数店舗の電話環境を一本化
• 店舗間、店舗・本社間での電話転送が可能
• 電話受付代行も提供

株式会社バルテックのサービスは複数の店舗をもつ飲食店におすすめです。

同社が提供するクラウド電話サービス「モッテル」を活用することで、複数の店舗やオフィスの電話環境を1つにまとめられます。店舗への入電を本社や他店舗へ転送したり、スマホから店舗の番号で発信したりできます。

電話代行サービスも提供しており、お客さまからの電話を自社・自店の名前で一次対応します。名前や用件、折り返し先などを確認し、店舗から折り返しができます。

株式会社バルテック公式サイト

予約受付にもおすすめ！特徴的な電話代行サービス3選

【土日祝日も割増なし】株式会社テルリンク

• 月額4,950円からの電話代行サービス
• 土日祝日も割増料金なし
• IVRとの組み合わせにも対応

株式会社テルリンクの電話代行サービスは月額4,950円から使えるリーズナブルなサービスです。プランが細かく分かれているので、自社の状況に合わせてコストを抑えて利用できます。1日からのスポット対応、土日祝日のみの対応も可能です。

IVR（電話自動応答システム）の提供・連動もできます。自動音声で営業時間やWebの問い合わせ画面を案内するなど、店舗の課題に応じた使い方ができるでしょう。

株式会社テルリンク公式サイト

【実店舗からECまで】株式会社サンメック

• コールセンターや通販・EC事業におすすめ
• 英語・中国語の三社通訳が可能
• テクニカルサポートにも対応

株式会社サンメックのサービスはコールセンターや通販・EC事業、大規模なチェーン店などにおすすめです。通販の注文受付やECの裏方処理など、電話対応の後続業務も任せられます。

ほかにも英語・中国語の三者通訳、テクニカルサポートなどにも対応。ホテルや旅館で外国のお客さまへの対応に困ることが多い、メーカーやECでお客さまから商品問い合わせの電話が多いというケースにおすすめです。

株式会社サンメック公式サイト

【受信も発信も】株式会社オフィスジャパン

• 24時間365日対応
• コールセンターの外注も可能
• マーケティングにまつわるサービスも充実

株式会社オフィスジャパンは電話代行をはじめとするさまざまなサービスを提供しています。電話での予約や注文の受付はもちろん、カスタマーサポートや緊急対応の受付も代行可能。自社の業種や規模、課題に応じたサービスが選べます。

テレマーケティングやWebサイト制作など、マーケティングにまつわるサービスも充実しています。「機会損失の防止」という守りはもちろん、セールスプロモーションのような攻めの施策にもおすすめです。

株式会社オフィスジャパン公式サイト

業界・業種に合った電話代行サービスで、予約受付の効率化とお店のイメージアップを図ろう

電話代行サービスを導入することで、電話予約の受付のほぼすべてを外注できるようになるでしょう。予約受付だけでなく予約の変更やキャンセルもできるようになり、不要な電話も代行会社にカットしてもらえます。お店の電話が鳴ることは少なくなり、目の前のお客さまに集中しやすくなるでしょう。

ただ、このようなメリットを得るにはお店に合ったサービスを選ばなくてはなりません。サービス内容はもちろん、対応品質や料金プランなどもくまなくチェックしましょう。良い電話代行サービスはお店のイメージアップにつながり、ひいては売上アップにもつながります。

本記事で紹介したサービスの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから導入するかどうかを決めてください。