ゲストハウスにおすすめの宿泊予約システム比較5選｜導入メリットや主な機能、活用時の注意点も解説

宿泊予約システムとは？

宿泊予約システムとは、ホテルや旅館からゲストハウスや民泊まで、さまざまな宿泊予約の受付・管理ができるシステムです。小規模施設向けのコンパクトなシステム、ゲストハウスに特化したシステムもあり、このようなものはコストを抑えて利用できるでしょう。

宿泊予約システムを導入すれば、特別なスキルや知識がなくても、ゲストハウスの公式サイトに予約機能を組み込めます。サイトコントローラーと連携させることで、OTAからの予約と公式サイトからの直接予約を一元管理できるようになるでしょう。

予約業務の効率化はもちろん、直接予約の増加やリピーター獲得にもつながる、ゲストハウスの利益アップに必須ともいえるシステムです。

宿泊予約システムの主な機能

宿泊予約システムには予約の受付・管理だけでなく、ゲストハウス運営を効率化するさまざまな機能を搭載しています。

予約の受付・管理

公式サイトに予約機能を埋め込み、Web予約を自動で受け付けたり管理したりする機能です。Web予約の導入により、お客さまは24時間365日、PCやスマホから好きなタイミングで予約できるようになります。

予約カレンダーを作り、公式サイトに埋め込むこともできます。予約カレンダーは視覚的に空室状況を把握できるため、お客さまにとって便利です。

Webから受け付けた予約はシステムに自動登録され、空室状況にリアルタイムに反映されます。オーバーブッキングやダブルブッキングの心配はなく、予約業務の効率化にもつながります。

顧客管理

宿泊者・宿泊予約者などの顧客情報を自動で登録・管理する機能です。旅館業法に定められた「宿泊者名簿の3年以上の保管」にも対応できるため、宿泊者名簿の電子化にも役立ちます。保管スペースの限られたゲストハウスにとって便利な機能でしょう。

顧客情報の抽出や検索、管理ができるのもポイントです。顧客を属性や利用履歴によりセグメンテーションし、一人ひとりに合った情報を配信すれば、リピーターを獲得しやすくなるでしょう。メモも残せるため、宿泊客との会話ネタを探すうえでも役立ちます。

プランの作成・管理

複数の宿泊プランの作成・管理ができる機能です。シーズンに応じた料金設定をしたり、会員向けの割引や限定プランを提供したりもできます。

シーズンごとの料金設定は宿泊単価アップに、会員向けの割引やプランの提供はリピーター獲得に役立つでしょう。

オンライン決済・事前決済

公式サイトの予約画面から、オンラインの事前決済を受け付ける機能です。事前決済に対応することは、ノーショーやキャンセル料の不払いへの対策になります。

外国人旅行客や若い客層を取り込むためにも重要な機能です。これらの客層はキャッシュレス決済や事前決済を好む傾向があり、事前決済ができないという理由で予約を断念されることもありえます。

サイトコントローラー連携

OTAからの予約を一元管理するサイトコントローラーと連携できる機能です。宿泊予約システムは公式サイトからのWeb予約や電話予約などの直接予約の管理はできますが、OTAからの予約は管理できません。

宿泊予約システムとOTAの連携ができないと、直接予約とOTAからの予約を別々に管理することになり、業務工数や人的ミスの増加につながりかねません。

会員機能

予約画面から会員登録を促進したり、会員情報を管理したりする機能です。会員専用プランの作成・管理や会員ポイントの付与ができるシステムもあります。このようなシステムを選ぶことで、会員登録の促進、リピーター確保がしやすくなるでしょう。

ゲストハウスが宿泊予約システムを導入するメリット

宿泊予約システムを導入することで、ゲストハウスの運営の効率化や人的ミスの防止、売上アップなどが期待できます。その理由を、宿泊予約システムを導入する3つのメリットと併せて解説します。

機会損失の防止

ゲストハウスが宿泊予約システムを導入する1つ目のメリットは、「機会損失の防止」です。

宿泊予約システムを活用すれば、特別なスキルや知識がなくても、ゲストハウスの公式サイトにWeb予約機能を組み込めます。お客さまは24時間365日好きなタイミングで、PCやスマホから予約ができるようになります。

小規模なゲストハウスはスタッフ数が少なく、かかってきた電話に出られないことも少なくないでしょう。電話に出られず、予約を取り逃してしまうのはもったいないです。

Web予約は外国人旅行客の予約ハードルを下げるためにも役立ちます。日本語での会話に不安がある外国人旅行客も、機械翻訳が使えるWeb予約なら、気軽に予約ができるでしょう。

OTAや仲介サービスの手数料削減

ゲストハウスが宿泊予約システムを導入する2つ目のメリットは、「OTAや仲介サービスの手数料削減」です。

OTAや民泊仲介サービスは集客力が高いものの、これらを介した予約には手数料が発生します。

一方、公式サイトからの直接予約には手数料がなく、利益率も高いです。宿泊予約システムを導入し、直接予約を増やすための仕組みづくりをすることで、ゲストハウス運営の利益率を高めていけるでしょう。

特に予約カレンダーの埋め込みは大切で、お客さまは視覚的に空室状況を把握できるようになり、予約がしやすくなります。OTAは便利ですが、施設ごとの予約カレンダーがないサービスも多く、空室状況の把握にはやや不便です。

予約カレンダーを公式サイトに埋め込むことで、「公式サイトの方がわかりやすい」「予約しやすい」と感じてもらえるでしょう。これにより、直接予約をさらに増やせるかもしれません。

予約業務の効率化とミス防止

ゲストハウスが宿泊予約システムを導入する3つ目のメリットは、「予約業務の効率化とミス防止」です。

宿泊予約システムを活用すれば、公式サイトからのWeb予約を自動で登録し、空室情況もリアルタイムに更新できます。サイトコントローラーと連携させれば、OTAからの予約と直接予約を一元管理できます。

これにより、予約業務を大きく効率化できるでしょう。電話予約は手動で登録しなければなりませんが、オーバーブッキングやダブルブッキング、予約情報の入力間違いなどの人的ミスはかなり減るはずです。

ゲストハウスの宿泊予約システムの選び方

宿泊予約システムの中にはゲストハウス向けのものあり、必要な機能がコンパクトにまとまっています。このようなシステムは操作がシンプルで使いやすく、利用料も低い傾向にあります。

しかし、どんなシステムが使いやすいのかはゲストハウスごとに異なります。従業員とお客さまの両方にとって使いやすいシステムを選ぶことで、業務効率化や集客などの導入メリットは最大化されるでしょう。

ゲストハウスは宿泊予約システムをどう選べばいいのか、6つの選定ポイントを紹介します。

既存のシステムや予約サイトとの連携

ゲストハウスが宿泊予約システムを選ぶ1つ目のポイントは、「既存のシステムや予約サイトとの連携」です。

OTAやサイトコントローラーを利用しているなら、サイトコントローラーと連携できる宿泊予約システムを選びましょう。連携ができないとOTAからの予約と直接予約を別々に管理しなければならず不便です。

ほかにも、セルフチェックイン機やスマートロックなど、ゲストハウスに導入したいシステムと連携や併用ができるのかを確認しましょう。

画面の見やすさ・使いやすさ

ゲストハウスが宿泊予約システムを選ぶ2つ目のポイントは、「画面の見やすさ・使いやすさ」です。

オーナー・従業員にとって使いやすいシステムを選ぶことで、業務効率化が果たせます。使いづらいシステムは教育コストがかかるだけでなく、最終的にあまり使われなくなり、導入コストが無駄になってしまうことも考えられます。

それ以上に大切なのが、お客さまが使う予約画面の見やすさ・使いやすさです。予約完了までが長い、予約画面が見づらくわかりづらいといったシステムでは、予約完了率が下がってしまいます。

予約増につながる機能

ゲストハウスが宿泊予約システムを選ぶ3つ目のポイントは、「予約増につながる機能」です。

視覚的に空室状況を把握できる予約カレンダー、マーケティング施策の見直しに役立つ顧客管理、事前決済や多言語対応などの機能は予約増加に役立ちます。

これらの機能は予約増加、つまり売上アップに直結します。多少コストをかけてでも、これらの機能が充実したシステムを選ぶ価値はあるでしょう。

事前決済への対応

ゲストハウスが宿泊予約システムを選ぶ4つ目のポイントは、「事前決済への対応」です。

事前決済への対応は、特に外国人旅行客や若い客層の確保に役立ちます。

外国人旅行客には現地の現金をあまり持ち歩きたくないという人も多く、宿泊施設の支払いは、オンラインで事前に済ませておくのが一般的です。

若い客層はキャッシュレス決済や事前決済に慣れています。タイパ（タイムパフォーマンス。時間あたりの満足度の高さ）重視の傾向もあり、「支払いは事前に済ませておき、当日の時間を少しでも有効活用したい」と考える人も多いです。

多言語への対応

ゲストハウスが宿泊予約システムを選ぶ5つ目のポイントは、「多言語への対応」です。

外国人旅行客を取り込むために、その地域にはどんな国から来た人が多いのか、どの言語を使う人が多いのかを把握しておきましょう。彼らの使う言語に対応したシステムを選ぶことで、外国人旅行客が予約しやすくなります。

セキュリティ対策

ゲストハウスが宿泊予約システムを選ぶ6つ目のポイントは、「セキュリティ対策」です。

宿泊予約システムはお客さまの個人情報やクレジットカード情報を扱います。情報漏えいは信用失墜や損害賠償につながりかねません。

システムの運営会社は信頼できる企業なのか、どのようなセキュリティ対策が取られているのかを確認し、安心して利用できるシステムを選びましょう。

ゲストハウスにおすすめの宿泊予約システム5選

民宿・ペンション予約システム

• 豊富なテンプレートから用途に合ってものを選べる
• 無料あり！選べる7つのプラン
• 予約台帳としての活用も

民宿・ペンション予約システムは、予約可能な部屋情報を的確に案内できる予約システムです。

豊富な予約フォームテンプレートから用途にあったものを選べます。プランは無料のフリープランから全ての機能が揃ったパッケージプランまで全7種類、低コストで宿泊予約の自動受付システムの運用が可能です。

担当者機能は、予約管理をするためのサブアカウントを作成、スタッフごとにアカウントを用意して全員で情報管理ができます。電話や口頭での受付情報を代行登録することもでき、スタッフ共有の予約台帳としても活用可能です。

民宿・ペンション予約システム公式サイト

minpakuIN

•  IT導入補助金で実質6ヶ月間無料（0円）・決済機能で現地支払い
• 電子署名でオンライン契約締結・宿泊予約サイトと自動連携
• パスポート情報取得で条例クリア・リモートロックで鍵の受け渡し不要

minpakuIN（民泊イン）は  日本語・英語・中国語・韓国語の4ヶ国語に対応した、民泊・ホテル向けのオンライン受付システムです。

特区民泊・民泊新法・旅館業の無人営業にも対応しており、パスポート情報・宿泊台帳・本人確認も1つで完結します。

またオンラインでの電子契約も可能で宿泊者のサインも遠隔締結、部屋割機能・24時間ビデオチャットで本人確認もトータルで支援をしてくれます。
今なら期間限定で実質6ヶ月間無料（0円）で利用が可能なため、今後の旅行客が増える時期に備えてぜひ無料導入を実施しておきましょう。

minpakuIN公式サイト

宿OH！

• 簡単操作
• 各種税金なども一括対応
• ペンタブレット、パスポート連携なども可能

宿OH！は民宿・ペンション向けの予約管理システムです。必要最低限の機能で高機能予約管理システムと同等のデータ管理が可能です。また、宿泊税や入湯税などにも簡単対応できます。その他ペンタブレットとの連携やパスポートリーダーとの連携も可能です。

宿OH！公式サイト

小規模宿泊施設向けシステム

• 小規模宿泊施設特化型
• 宿泊業界専門のノウハウ
• 運用中の困りごともしっかりサポート

小規模宿泊施設向けシステムは、小規模（50室数以下）宿泊施設に特化したクラウド型宿泊管理システムで、宿泊業界専門の企業が開発しています。ホテルだけでなく、旅館やペンションなど小規模宿泊施設に必要な機能を集約させ、操作性にもこだわった設計です。

自社WEB予約システムと宿泊管理システムが一体化しており、簡単な設定で予約機能を自社ホームページに追加できます。サイトコントローラーで宿泊管理システムに自動連携が可能です。日本語のほか、英語・中国語・韓国語の4か国語に対応しています。

設定から稼働後も、24時間365日の無料サポートで安心して運用を実現します。

小規模宿泊施設向けシステム公式サイト

HMS Light

• 簡単さにこだわった仕様
• 豊富な機能でもリーズナブル
• 最適なオペレーション方法を提案してくれる

HMS Lightは、ホテル業務に徹底的に合わせた操作性で業務率を向上させる小規模施設向けのホテルマネジメントシステムです。

約1時間で基本操作が取得できたり、予約からチェックアウトまでを一画面で操作できたり「簡単さ」に特化したシンプル設計です。サイトコントローラー連携で予約登録業務と管理の負担を軽減します。予約管理、フロント業務、顧客管理など豊富な機能を備えています。

オペレーションに合わせたカスタマイズや外部連携で、宿泊施設ごとの理想のオペレーションを実現できるでしょう。導入後も宿泊業務に精通したエンジニアがサポートを行うので安心して運用できます。

HMS Light

ゲストハウスの予約管理における問題点

ゲストハウスの中には、Airbnbをはじめとする民泊仲介サービスを活用しているところも多いでしょう。仲介サービスはOTAと同じく集客に役立ちますが、OTAと異なりサイトコントローラーで管理できないことも多いです。

ゲストハウスの予約管理は宿泊予約システムとサイトコントローラーでほぼ一元管理できますが、電話予約やサイトコントローラー非対応の仲介サービスの予約は手動で管理しなければなりません。

複数のチャネルから予約が殺到すれば、ダブルブッキングやオーバーブッキングを防ぎきれないかもしれません。

対策としては、仲介サイトでは予約ではなく「リクエスト」を活用する方法があります。部屋をいきなり予約するのではなく、まずは「この部屋に泊まりたい」というリクエストをもらい、部屋の空きを確認してから予約OKを出す方法です。

宿泊予約システムを導入すれば空室状況の確認もしやすくなるため、電話や仲介サービスからのリクエストへの返答も早くなるでしょう。

宿泊予約システムでゲストハウスの業務効率と集客力を高めよう

宿泊予約システムには予約管理や顧客管理などの業務効率化につながる機能、事前決済や多言語対応などの集客強化につながる機能が揃っています。ゲストハウス向けのコンパクトなシステムもあり、必要な機能を低コストで利用することもできます。

ただ、これらの導入メリットを最大化するには、自社に合ったシステムを選ばなくてはなりません。コストも大切ですが、機能や使いやすさなどの効率化・売上アップにつながる機能を軸に、システム選定を進めましょう。

本記事で紹介したシステムの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから導入するかどうかを決めてください。