無料で使える問合せ管理システム比較5選！Excel管理の限界、コストを抑えた運用のコツも解説

無料で問い合わせ管理をする方法にはExcel管理をする方法と、無料の問い合わせ管理システムを活用する方法があります。どんなケースにどの方法がおすすめなのか、Excel管理や無料システムの限界、コストを抑えて高い導入効果を得る方法を紹介します。

問い合わせ管理を無料でする方法

問い合わせ管理を無料でする方法には、Excelを活用する方法と問い合わせ管理システムの無料プランを使う方法があります。

Excelを活用する

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算システムを使い、問い合わせ管理表を作る方法です。

問い合わせの「通し番号」「登録（問い合わせ）日時」「担当者」「内容」「進捗」などの項目を作り、対応状況を一元管理します。担当者や問い合わせ内容、進捗などの項目にはプルダウンメニューを作っておくと便利でしょう。

問い合わせ管理システムの無料プランを活用する

問い合わせ管理システムの中には無料で使えるもの、無料プランがあるものもあります。このようなシステムを使えば、Excelよりも効率的に、無料で問い合わせ管理ができるでしょう。

ただ、無料プランでは対応可能数やデータの保存容量、機能などに限りがあります。無料プランで使用感を試し、納得したら有料プランに切り替えるのがおすすめです。

問い合わせ管理をExcelで行うには限界がある

問い合わせ管理をExcelで行うには限界があります。対応スタッフや問い合わせ件数が少ないうちは何とかなりますが、サポート部門の拡大や問い合わせ数の増加などにより、管理しきれなくなるでしょう。その理由を3つ紹介します。

情報の管理や共有が煩雑になる

問い合わせ管理をExcelで行うと、情報の管理や共有が煩雑になります。Excel管理では一つひとつのセルに情報を入力していくことになり、セルの中に長文を入れると見づらくなります。

シート内検索で内容や担当者ごとに問い合わせを探したり、フィルタを使って抽出したりはできますが、これらの機能も問い合わせ管理システムの方が使いやすいでしょう。

ファイルの管理や運用ルールが複雑で扱いにくい

Excelで問い合わせ管理をする場合、ファイルの管理やシートの運用ルールが複雑になり、スタッフが増えるほど扱いにくくなっていくでしょう。

シートやセルへの入力ルールを決めておかないと検索や抽出がしづらくなります。ルールを守らないスタッフがいると情報をきちんと確認できなくなり、対応の抜け漏れや重複が起こりやすくなるでしょう。

ファイルサイズが大きくなるほど動作が重くなる

入力情報が増えるほどファイルサイズが重くなり、Excelの動作が重くなります。動作が重くなると情報の確認や入力にも時間がかかるようになります。対応中のお客さまを待たせたり、次の問い合わせ対応に取り掛かるまでに時間がかかったりするでしょう。

問い合わせ管理システムの無料プランでできること

問い合わせ管理システムの無料プランでできること、できないことを紹介します。

基本機能はおおむね使える

無料プランでも基本機能はおおむね使えるシステムが多いです。そのシステムでどんなことができるのかは確認できるため、有料プランのお試しにもいいでしょう。

問い合わせ件数やスタッフ数が少ないうちは、無料プランでも対応できるかもしれません。

フォームやメンバーの数、保存容量に制限あり

無料プランでは作成できるフォームやメンバーの数、データの保存容量に制限があることが多いです。規模が小さいうちは何とかなっていても、事業成長に合わせて無料プランでは無理が出てくるでしょう。

無料お試し期間のあるツールも

数週間～1ヵ月ほどの無料お試し期間を設けている問い合わせ管理システムもあります。お試し期間では機能・保存容量などの制限がなく、有料プランと同じ条件で使えることも多いです。

無料期間で使用感や機能を確かめ、本格導入するか否かを決めるといいでしょう。

コストを抑えて問い合わせ管理システムを導入する5つのコツ

事業規模が小さいうちは別として、無料で問い合わせ管理を続けるのは難しいです。問い合わせやコンタクトができるチャネルが多いこと、問い合わせ対応の品質とスピードが高いことは、新規獲得や顧客育成にもつながります。

無料で問い合わせ管理をするよりも、多少コストをかけてでも効率化や品質アップを図る方が利益は大きくなるでしょう。

もちろん、コスト削減も大切です。コストを抑えて問い合わせ管理システムを導入する5つのコツを紹介します。

費用ではなく「費用対効果」に注目する

コストを抑えて問い合わせ管理システムを導入する1つ目のポイントは、「費用ではなく”費用対効果”に注目する」ことです。

無料で使えるツールやとにかく安いツールもありますが、大切なのは費用を抑えることではなく残る利益を最大化することです。業務効率化による人件費削減、問い合わせの対応品質・スピード向上による売上アップなど、目的を果たすための機能がそろったシステムを選びましょう。

問い合わせ数やメンバー数に合ったプランを選ぶ

コストを抑えて問い合わせ管理システムを導入する2つ目のポイントは、「問い合わせ数やメンバー数に合ったプランを選ぶ」ことです。

問い合わせ管理システムの料金プランは機能だけでなく、対応可能な問い合わせ数やシステムを使うメンバー数でも変わります。現状に合ったプランを選ぶことで、コストの無駄を抑えられるでしょう。問い合わせ数やメンバー数が増えたら、上位プランに乗り換えればいいのです。

このとき、問い合わせ数やメンバー数に応じて細かくプランが分かれているシステムを選ぶのもいいでしょう。「対応件数1,000件までのプランの次は、対応件数10,000件のプラン」のようなシステムでは、費用の無駄が出やすくなります。

対応チャネルや連携システムを確認する

コストを抑えて問い合わせ管理システムを導入する3つ目のポイントは、「対応チャネルや連携システムを確認する」ことです。

スマートフォンが普及した現代では、問い合わせやコンタクトはさまざまなチャネルから入ります。電話やメール、SNS、SMS、Webサイト上のチャットなど、対応可能なチャネルを確認しておきましょう。

CRMやCTIなどのシステムとの連携も重要です。これらのシステムと連携させることで、問い合わせ対応時に顧客情報を自動表示したり、情報共有をよりスムーズにしたりできます。

セキュリティやサポート体制を確認する

コストを抑えて問い合わせ管理システムを導入する4つ目のポイントは、「セキュリティやサポート体制を確認する」ことです。

問い合わせ管理システムは顧客の個人情報や自社の機密情報を扱うシステムです。情報漏えいが起こると信用失墜につながるばかりか、損害賠償に発展することもあり得ます。どのようなセキュリティ対策を取っているのかを確認し、安心して利用できるものを選びましょう。

いざというときの対応や、システムを使っていてわからないことができたときの問い合わせやすさも大切です。

無料プランやお試し期間で使用感を確かめる

コストを抑えて問い合わせ管理システムを導入する5つ目のポイントは、「無料プランやお試し期間で使用感を確かめる」ことです。

多くの問い合わせ管理システムには無料プランかお試し期間があります。公式サイトや資料からは機能や価格はわかるかもしれませんが、使用感まではわかりません。自社に合わないシステムを選んでしまっては、初期費用や月額料金が無駄になってしまいます。

実際に使ってみて、スタッフにとって操作しやすいこと、自社の課題を解決できることを確認してから本格導入しましょう。

無料プランがある問い合わせ管理システム5選｜有料プランの内容も紹介

formrun

• 設置まで約5分！
• 豊富なテンプレート
• 問い合わせをチームで管理

formrunは、エンジニアいらずで問い合わせフォームが設置できる無料メールフォーム作成ツールです。フォームに関わる業務を一元管理できます。

40種類以上のテンプレートの中からデザインを選択し、テキスト入力するだけで簡単にフォーム作成できます。さまざまな業務・業種に合わせ、サイトデザインを邪魔しない問い合わせフォームの設置が可能です。

問い合わせは、未対応・対応中など、ステータス別に一元管理できます。問い合わせ内容を確認しながらメールの送受信や対応履歴のメモの確認、外部アプリへの通知などチームで問い合わせを管理することも可能です。

formrun公式サイト

Re:lation

• マルチチャンネルを集約
• 問い合わせ管理に特化した独自システム
• 高セキュリティ機能

Re:lationは、メール・LINE・電話など（2023年4月時点で10種対応）複数チャンネルへの問い合わせを一画面に集約し、複数のユーザで共有・管理できます。対応状況を同じ画面でステータス別に確認できるので、二重返信や対応漏れを防止します。

AIが最適な返信用テンプレートを推薦する「AIレコメンド」や送り忘れを防止する「予約送信」など、独自機能が豊富です。自社に合わせてカスタマイズした問い合わせ管理システムが手軽に低コストで導入可能です。管理情報を守る堅牢なセキュリティと安定した稼働を実現する機能で、安心して運用できます。

Re:lation公式サイト　

Tayori

• カスタマーサービスに必要な基本機能4つを一元管理
• 手軽に導入できるから少人数でもコア業務に集中できる
• テンプレートが充実しているので誰でも簡単に作成

Tayoriは「フォーム・受信箱」「チャット」「アンケート」「FAQ」の機能を提供するカスタマーサポートツールです。

手軽に導入でき、少人数の企業やちょっとした業務でも誰もがすぐに使い始めることができる小回りの利くサービスです。

フォームやアンケートには、カスタマイズもできるテンプレートを多数用意しているので専門知識がなくても簡単に設置ができます。チャットは、フォームやFAQと連携表示が可能です。このほか、問い合わせ管理システムに必要な機能も充実しています。

Tayori公式サイト

Stock

• 初期費用なし無料で試せるフリープラン
• 使いやすさ重視のシンプル設計
• アクセス性の高さと外部連携で業務効率化

Stockは、初期費用なし・無料で試せるプランもある情報共有・タスク管理ツールです。企業の規模や業務量に関係なく気軽に導入することができます。

とにかくシンプルな操作性とUIにこだわり、最低限の機能に絞りこむことで、簡単にチーム情報をストック・管理・共有ができます。タスクやチャット、外部ツールとStockを紐づけて一元化することで、さらに情報管理の精度を上げることができるでしょう。アクセス性の高い情報管理ツールで情報を共同管理すれば、問い合わせ状況が可視化され対応漏れ防止や業務効率化が目指せます。

Stock公式サイト

チャネルトーク

• 業界トップクラスの導入実績
• 複雑化するコミュニケーションにも対応
• システムを簡単カスタマイズ

チャネルトークは、60,000社以上（2023年4月現在）が利用するチャットツールです。チャットボット・CRMマーケティング・顧客の声のレポーティングなど豊富な機能でなまざまなシーンでの活用可能です。

多様なコミュニケーションを必要とする顧客対応を一元管理することで、必要な顧客対応を見極め、企業が求める接客ツールのシステムを誰でも簡単に構築できます。顧客は気になっていることをスピーディに問い合わせでき、顧客満足度向上を実現します。結果としてLTV（Life Time Value）を伸ばすことに繋がるでしょう。

チャネルトーク公式サイト

コストを抑えて問い合わせ管理の効果を最大化するために

問い合わせ管理システムの導入効果を最大化するためには、自社に合ったシステムを選ばなければなりません。導入のコストを抑え、効果を最大化するための3つのコツを紹介します。

自社にとって使いやすいシステムを導入する

問い合わせ管理システムは料金の安さや知名度ではなく、自社にとって使いやすいかどうかで選びましょう。自社の課題を解決するための機能がそろっていること、対応可能な問い合わせ数やシステムのユーザー数が自社の規模に合っていることなどを確認します。

先述の通り、無料プランやお試し期間で使用感を確かめることも大切です。

運用ルールを定期的に見直し、改善する

問い合わせ管理システムの導入効果を高めるためには、運用ルールの定期的な見直し・改善が必要です。実際の稼働状況に合わない運用ルールは業務効率を落とし、スタッフの不満をためてしまいます。

現場の声も聞きながら、運用ルールをブラッシュアップしていきましょう。

使いづらいなら他システムへの乗り換えも検討する

導入したシステムが使いづらいなら、他システムへの乗り換えも検討しましょう。

システムによっては解約料がかかり、新しいシステムの導入に初期費用がかかることもあります。操作方法もイチから覚えなおしになるため、教育コストもかかります。

しかし、使いづらいシステムを使い続けていては、人件費が無駄になってしまうでしょう。問い合わせ対応の品質・スピード向上も見込めません。

現状のシステムの不満点をピックアップし、新しいシステム選びの参考にすること。他システムとの連携がしやすいことが、新しいシステム選びのポイントです。

問い合わせ管理システムは無料プランやトライアル期間を経て本格導入を

問い合わせ管理システムに限らず、ITツールでは使用感が大切です。実際に使ってみることでスタッフにとっての使いやすさ、機能の過不足がないことなどがわかります。

問い合わせ管理システムの多くは無料プランやトライアル期間を用意しています。まずはシステムを無料で使ってみて、自社にとって使いやすいことを確認してから本格導入しましょう。

本記事で紹介した5サービスの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから依頼するかどうかを決めてください。