※この記事には一部PRが含まれます。
発注書や注文書の電子化とは?メリット・デメリットや方法、保存期間のアイキャッチ画像

発注書や注文書の電子化とは?メリット・デメリットや方法、保存期間

更新日:
発注書や注文書の電子化とは?
発注書を電子化するメリット
コストを削減できる
業務の効率化
リスクヘッジができる
企業イメージのアップにつながる
発注書を電子化するデメリット
情報漏えいの危険性が高まる
データ化に時間がかかる
後から書き込んだりメモしたりできない
発注書や注文書を電子化する方法
WordやExcelを使い自社で電子化する
専用ツールを使い自社で電子化する
外部委託する
電子取引に切り替える
電子化した発注書・注文書の保存期間
発注書や注文書を電子化するときの注意点
電子帳簿保存法の要件を確認する
電子化する書類を選定する
アクセス・検索しやすいファイル名にする
万全のセキュリティ対策を取る
取引先が対応可能か確認する
発注書や注文書を電子化する流れ
STEP1.自社の課題を明確にする
STEP2.電子化の方法を決める
STEP3.必要なシステムを選び、導入する
STEP4.社内周知し、運用体制を整える
STEP5.運用の様子を見ながら、法改正に随時対応する
【発行に強い】発注書・注文書の電子化に役立つツール比較4選
楽楽明細
Misoca
MakeLeaps
ジョブカン見積/請求書
【受領に強い】発注書・注文書の電子化に役立つツール比較3選
TOKIUMインボイス
マネーフォワード クラウド債務支払
Bill One
【発行にも受領にも対応】発注書・注文書の電子化に役立つツール比較3選
クラウド会計ソフト freee
WebBureau/ウェブビューロー
トレードシフト
発注書や注文書の電子化で、効率化やリスクヘッジを進めよう

発注書や注文書の電子化とはWordやExcel、専用システムなどを使って電子の帳票を発行・送付したり、受領した帳票をデータ化し電子保存したりすることです。発注書や注文書を電子化するメリット・デメリット、電子化の方法や流れについて解説します。

発注書や注文書の電子化とは?

発注書や注文書の電子化とは、これらの帳票の発行システムや受領サービスを使い、今まで紙だった帳票を電子化することです。紙で受領した帳票をデータ化し、電子化することもできます。

これにより帳票を作成する手間も、受領した帳票を保管し管理する手間も削減できるでしょう。帳票の電子化に関わる法律「電子帳簿保存法」も、要件緩和の方向で改正をくり返しており、国が電子化に積極的であることも見て取れます。

発注書を電子化するメリット

発注書の電子化には次のようなメリットがあります。

  • コストを削減できる
  • 業務の効率化
  • リスクヘッジができる
  • 企業イメージのアップにつながる

コストを削減できる

発注書を電子化する1つ目のメリットは、「コストを削減できる」ことです。発注書を電子化することで、紙の発注書を印刷したり郵送したりする必要がなくなります。

詳しくは後述しますが、業務効率化や人的ミスの防止にもつながり、人件費も削減できるでしょう。

業務の効率化

発注書を電子化する2つ目のメリットは、「業務の効率化」です。発注書の電子化はクラウド型のシステムを使って進めるのが一般的です。

クラウド型のシステムはインターネットにつながったPCやタブレットさえあれば、時間も場所も問わずに共同作業ができます。オフィスの外で作った発注書をオフィスにいる上司に確認してもらい、OKが出たらそのままシステムや電子メールから取引先に送付することも可能です。

また、作成した書類はシステム上で保管され、特定のキーワードで検索したり条件を指定して抽出したりできます。

発注書の作成~送付を場所を選ばずにできること、書類をすぐに見つけられることなど、業務効率化に役立つ機能がそろっています。

リスクヘッジができる

発注書を電子化する3つ目のメリットは、「リスクヘッジができる」ことです。システムを導入することで、次のような効果が得られるでしょう。

  • セキュリティの強化
  • 紛失リスクの軽減
  • 災害リスクの軽減
  • 経年劣化の心配がない

作成した発注書はサービス提供会社のサーバーなど、クラウドに保管されます。閲覧権限やワークフローを細かく設定できるシステムも多いです。これらにより、盗難や従業員による不正利用を防ぎやすくなります。

発注書を自社で物理的に保管する必要がなくなるため、紛失や災害のリスクも軽減されるでしょう。

紙の発注書と異なり経年劣化もなく、いつまでもきれいな状態で書類を保管しておけます。

企業イメージのアップにつながる

発注書を電子化する4つ目のメリットは、「企業のイメージアップにつながる」ことです。発注書をはじめとする帳票の電子化はペーパーレスや多様な働き方への対応につながります。これらはSDGsの項目にも含まれるため、自社のイメージアップに役立つでしょう。

多様な働き方への対応は採用母数の増加にもつながります。従業員にとって働きやすい環境をつくることで、遠方の優秀な人材や毎日の出社が難しい人材も採用しやすくなります。離職率も下げられるでしょう。

発注書を電子化するデメリット

発注書の電子化には情報漏えいのリスクやデータ化に時間がかかることなど、デメリットもあります。発注書を電子化する3つのデメリットと、それぞれへの対処法を解説します。

情報漏えいの危険性が高まる

発注書を電子化する1つ目のデメリットは、「情報漏えいの危険性が高まる」ことです。メリットで紹介した「リスクヘッジができる」と矛盾するように感じるかもしれませんが、電子化により防ぎやすくなるのは物理的な盗難と、従業員による不正利用です。

発注書を電子化しクラウドで保管することで、不正アクセスのリスクは高まるかもしれません。紙の状態でキャビネットに保管しておけば、少なくともサイバー攻撃による情報漏えいは起こらないでしょう。

ただ、発注書は機密情報そのものであり、サービス提供側も万全のセキュリティ対策を施しています。システムを選ぶ際はセキュリティ対策もチェックし、安心して利用できるものを選びましょう。

データ化に時間がかかる

発注書を電子化する2つ目のデメリットは、「データ化に時間がかかる」ことです。過去に作成した発注書をすべてデータ化しようとすれば、それなりの時間がかかります。

ただ、このような理由で電子化を躊躇っていれば、紙の発注書はどんどん増えていきます。電子化するタイミングはいずれ訪れるでしょう。早めに電子化しておいた方が、後々かかる負担を軽くできます。

また、発注書をはじめとする帳票の電子化システムにはOCR・AI OCRといった印刷された文字を認識しデータ化する機能が搭載されたもの、サービス提供側でデータ化を代行してくれるものも多いです。これらの機能を使えば、データ化にかかる時間と手間を最小限にできるでしょう。

後から書き込んだりメモしたりできない

発注書を電子化する3つ目のデメリットは、「後から書き込んだりメモしたりできない」ことです。紙の発注書なら気になることや確認したいことを、発注書にそのままメモすることもできます。

しかし、電子データに手書きでメモを取ることはできません。「ちょっとしたことを走り書きできる」という点では、デジタルはアナログに劣るでしょう。

ただ、発注書ごとにメモを記載しておけるシステムもあります。

発注書や注文書を電子化する方法

発注書や注文書を電子化する方法は大きく4つあります。

WordやExcelを使い自社で電子化する

発注書や注文書を電子化する1つ目の方法は、「WordやExcelを使い自社で電子化する」ことです。これらのシステムはほとんどの企業が導入済みであり、無料で使えるものも多いです。新たに有料システムを導入せずに済むため、コストをかけずに電子化ができます。

WordやExcelで、金額・内訳・宛名などの取引先ごとに異なる項目を入れずにおいたテンプレートを作っておけば、ファイルをコピーして使い回しができます。

専用ツールを使い自社で電子化する

発注書や注文書を電子化する2つ目の方法は、「専用ツールを使い自社で電子化する」ことです。

専用ツールならPCやタブレットの画面上で項目を埋めていくだけで、フォーマット通りの帳票が作れます。フォーマットは複数パターン用意されていることが多く、自社で作成する必要もありません。

WordやExcelよりも操作画面が見やすいこと、金額や税額などを自動計算できることなど、利便性も高いです。中には作成した帳票を郵送代行してくれるサービスもあります。

外部委託する

発注書や注文書を電子化する3つ目の方法は、「外部委託する」ことです。これは紙や電子の帳票の受領を代行してもらったり、受領した帳票をデータ化してもらったりする方法です。

受領代行してもらった帳票はサービス提供側でデータ化、電子保存します。原本は一定期間保管した後に破棄したり、定期的に自社に送付したりしてもらえます。

コストは割高なものの、業務そのものをアウトソースできるため、人件費削減の効果も高いです。

電子取引に切り替える

発注書や注文書を電子化する4つ目の方法は、「電子取引に切り替える」ことです。取引そのものを電子化し、あらかじめデータ化された帳票をやり取りすれば、「受領→データ化→電子保管」の手順を踏む必要はありません。

取引先にとっても業務効率化やコスト削減のメリットがあります。

電子化した発注書・注文書の保存期間

発注書や注文書を電子化した場合の保存期間は、電子帳簿保存法で7年間と定められています。

これは、電子取引の場合も紙で受領した帳票を電子化した場合も同じです。紙の帳票も同様で、証憑書類(企業の取引を証明するための書類)はすべて7年間保存しなければなりません。

なお、個人事業主は申告や書類の種類により5年保存になることもあります。

発注書や注文書を電子化するときの注意点

発注書や注文書を電子化するときは、次のポイントに注意しましょう。

  • 電子帳簿保存法の要件を確認する
  • 電子化する書類を選定する
  • アクセス・検索しやすいファイル名にする
  • 万全のセキュリティ対策を取る
  • 取引先が対応可能か確認する

電子帳簿保存法の要件を確認する

電子取引をする場合でも、紙の帳票を電子化して保存する場合でも、電子帳簿保存法の要件を満たさなければなりません。具体的には、「真実性の確保」と「可視性の確保」のを満たす必要があります。

【真実性の確保】

電子帳票の改ざんを防止できること、訂正や削除の履歴が確認できることなどの要件を満たさなければなりません。これらの機能を有するシステムを使うこと、システムのマニュアルや概要書などを保存に使う電子機器に備え付けることなどが必要です。

【可視性の確保】

帳票の内容をきちんと確認できること、帳票を検索できることなどの要件を満たさなければなりません。スペックの基準を満たしたスキャナーやディスプレイを使うこと、検索機能のあるシステムを使うか、ファイル名に規則性を持たせて検索できるようにすることなどが必要です。

電子化する書類を選定する

すべての書類を電子化するのではなく、保存が必要な書類だけを電子化しましょう。後から見返す必要がない書類、法律で保存が義務付けられていない書類を電子化し保存しても、余計な手間がかかるだけです。

現場担当者にどの書類が必要なのかリストアップしてもらう、法務担当者に保存が義務付けられた書類を確認するなどして、電子化する書類と破棄する書類を整理しましょう。

アクセス・検索しやすいファイル名にする

「可視性の確保」で先述したとおり、電子帳簿保存法ではデータ化した帳票を検索できるようにすることが義務付けられています。システムを使わずに電子化する場合、ファイル名を工夫し、アクセス・検索しやすいようにしなければなりません。

具体的には、ファイル名には「年月日」「取引先名」「金額」などを入れることで規則性を持たせます。たとえば「2023年1月15日に、株式会社日本商事から受領した10万円分の発注書」なら、「20230115_日本商事_100000」のようなファイル名を付けます。

万全のセキュリティ対策を取る

発注書や注文書などの帳票は取引先の情報も記載された機密情報です。このような書類が情報漏えいすることは、企業としての信頼に関わります。電子化にあたり、次のようなセキュリティ対策を取りましょう。

  • アクセス権限を設定し、不要なアクセス・閲覧を防ぐ
  • ワークフローを設定し、人的ミスが起こらないように複数人で確認をする
  • データを閲覧できる端末を制限する
  • 定期的にバックアップを取りデータ消失に備える
  • これらの条件を満たしたシステムを導入する

取引先が対応可能か確認する

発注書や注文書などの帳票は取引先に送る書類です。取引先が「紙で送ってほしい」と言っているのに、電子化したものを送付することはできないでしょう。

ただ、システムで作成した帳票はPDFでダウンロードして印刷でき、サービスによっては郵送代行することもできます。紙で受領した帳票もシステムやサービスを使ってデータ化し、電子保存できます。

紙の帳票を希望する取引先がいても、自社に保存する帳票を電子化することはできるのです。

発注書や注文書を電子化する流れ

発注書や注文書を電子化する流れは次の通りです。

  1. 自社の課題を明確にする
  2. 電子化の方法を決める
  3. 必要なシステムを選び、導入する
  4. 社内周知し、運用体制を整える
  5. 運用の様子を見ながら、法改正に随時対応する

STEP1.自社の課題を明確にする

発注書や注文書の電子化に着手する前に、自社の課題を明確にしましょう。帳票の発行と受領のどちらに課題を抱えているのか、どのプロセスに時間がかかっているのかなどを考えます。

解決すべき課題を見つけないことには、自社にとって最適な電子化の方法もシステムも見つけられません。

STEP2.電子化の方法を決める

解決すべき課題を見つけたら、電子化の方法を決めましょう。発行・受領する帳票が少ないなら、WordやExcelを使って帳票を作成したり、受領した帳票をスキャナーでデータ化するだけでも十分かもしれません。扱う帳票数が少ないなら、無料で使えるシステムもあります。

ただ、検索や抽出といった管理のしやすさ、データ連携などを考えるとクラウド型のシステム利用がおすすめです。クラウド型のシステムは法改正や保守にもサービス提供側が対応してくれるため、余計な手間がかかりません。

STEP3.必要なシステムを選び、導入する

電子化の方法が決まったら、そのためのシステムを選び導入しましょう。帳票の発行数が少ないなら、無料プランのあるシステムでも十分に電子化を進められます。

電子化したい帳票の数や自社にとって必要な機能を見極め、それに合ったシステムをリストアップしましょう。機能の過不足がないこと、セキュリティが万全なことを大前提とし、これらを満たした候補の中でサポート内容や料金形態を比較するのがおすすめです。

STEP4.社内周知し、運用体制を整える

自社に合ったシステムを見つけたら、導入する前に運用ルールを決め社内周知しましょう。運用体制を整えないまま導入しても、システムが使われずコストだけがかかるかもしれません。

運用ルールは現場の従業員にとって無理のない内容にしなければ、形骸化してしまうでしょう。現場の声を聞きベンダーのサポートも受けながら、運用体制を整えていきましょう。

STEP5.運用の様子を見ながら、法改正に随時対応する

システム導入後も運用の様子を見ながら、運用ルールを変えたり法改正に対応していかなければなりません。発注書や注文書の電子化は、業務効率化のために進めるものです。従業員にとって使いづらいシステムや運用ルールでは、コストをかけてシステムを導入する意味がありません。

電子帳簿保存法は5~10年スパンで改正をくり返しており、今後も改正は続くと予想されます。改正のたびに自社で対応するのは手間がかかるため、サービス提供側で法改正に対応してくれるシステムを選びましょう。

【発行に強い】発注書・注文書の電子化に役立つツール比較4選

楽楽明細

楽楽明細はTVCMも放映しており導入実績8,000社突破※4・売上シェア・導入社数シェアNo.1※1の電子請求書発行システムです。請求書発行をオンライン化することで印刷・封入・発送の手間が0になり、紙代・印刷代・郵送代金などのコストも削減ができます。

初期費用月額費用郵送費用主要機能
100,000円25,000円~169円/通~Web請求書発行/郵送代行/帳票レイアウト
インボイス/電子帳簿保存法対応

詳細はこちら:https://www.rakurakumeisai.jp/

Misoca

Misoca
  • 見積書・納品書・請求書をかんたん作成!まとめて管理!
  • 「ITreview Grid Award 2023 Winter」請求書作成・見積書作成ソフトカテゴリにおいて「Leader」受賞
  • 万全のセキュリティ

Misocaは、簡単な操作で請求業務を行うことができる、個人事業主の方に最適な「クラウド見積・納品・請求書サービス」です。

テンプレートがあり、取引先・品目・税率などを入力フォームに記入するだけで、簡単にきれいな帳票をつくれます。

「Leader」受賞など、高い顧客満足度を獲得しています。

AWS(Amazon Web Service)の採用、通信の暗号化、自動バックアップなどにより、万全のセキュリティがあり、安心です。

初期費用月額料金主な機能
無料プラン:無0円
プラン15:0円
プラン100:0円
無料プラン:0円(月間5通まで)

プラン15:8,000円/年
※月間15通まで、16通目~70円/通

プラン100:30,000円/年(月間5通まで)
※月間100通まで、101通目~70円/通
見積書・納品書・請求書テンプレート/請求書の自動作成予約・自動メール送信
ロゴ、印影の挿入/取引先登録/請求書の一括作成/注文書・注文請求・領収書・検収書
郵送代行/メール送付/PDF発行・ダウンロード/売上レポート/ステータス管理/受注管理
Misoca口座振替/Misoca回収保証/Misocaペイメント/会計ソフトとの連携/取引書類の電子保存
Misocaの料金・主な機能

Misoca公式サイト

MakeLeaps

MakeLeaps
  • わずらわしい請求業務の80%を削減でき、請求業務の時短実現
  • 初期費用0円
  • 有料契約継続率99%

MakeLeapsは、簡単な操作と丁寧なサポートで請求業務をラクにできる請求管理クラウドサービスです。

クラウド上での書類作成・承認・発送・入金管理まで、すべての請求業務をMakeLeapsに任せることができるため、請求業務の時短になります。

初期費用は0円ですぐ使え、すべての機能を30日間無料で試すことができます。

豊富な機能や丁寧なサポート体制により、有料契約継続率は99%です。

初期費用月額料金主な機能
無料プラン:0円
個人プラン:0円
法人プラン:0円
エンタープライズプラン:0円
無料プラン:0円
個人プラン:500円/ユーザー
法人プラン:800円/ユーザー
エンタープライズプラン:25,000円/社
簡単書類作成/作成予約/インボイス制度対応/カスタムテンプレート
外貨・バイリンガル対応/商品一覧/データの入出力/定型パターン
郵送代行/メール送付/PDF一括送付/口座連携/カード決済/売上レポート
バーチャル口座連携/口座振替連携/チームでの管理機能 など
MakeLeapsの料金・主な機能

MakeLeaps公式サイト

ジョブカン見積/請求書

ジョブカン見積/請求書
  • 早いスピードとクオリティの高い請求業務が可能
  • 無料で利用できる制限のないサポート体制
  • 1分間で登録完了!30日間の無料お試し可能

ジョブカン見積/請求書は、きれいな請求書・見積書を簡単に作成できるクラウド請求書作成サービスです。

テンプレートや便利な機能が豊富にあり、誰でも簡単に早いスピードでクオリティの高い請求業務ができます。

ご契約後に限らず無料お試し期間中でも、メールサポートやチャットサポート、電話サポートなどのすべてのサポートを無料で制限なく受けられます。

1分間で登録でき、すぐに30日間の無料お試しが可能です。初期費用・サポート費用はかかりません。

初期費用月額料金主な機能
0円500円/ユーザー見積書/概算見積書/注文書/納品書/請求書/合計請求書/領収書/入金伝票
帳票テンプレート/カラー変更/会社・担当者印/会社ロゴ/区分記載
ユーザー権限/IPアドレス制限/作業ログ/付番設定/得意先リスト/商品リスト
メール送信/PDF出力/CSV出力 など
ジョブカン見積/請求書の料金・主な機能

ジョブカン見積/請求書公式サイト

【受領に強い】発注書・注文書の電子化に役立つツール比較3選

TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイス
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応
  • 完全ペーパーレス化の実現
  • 請求書支払いにかかる時間を1/5に短縮

TOKIUMインボイスは、電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応したクラウド請求書システムです。

請求書の形式を問わず受け取り、代わりにスキャンし、データで管理するため、取引先が紙での取り扱いでも、負担をかけず完全ペーパーレス化を実現できます。

請求書は自動でデータ化されてオンライン上に届き、そのまま仕訳・申請・承認作業を行えるため、請求書支払いにかける時間をたったの1/5に短縮できます。

初期費用月額料金主な機能
要問い合わせビジネスプラン:10,000円~
エンタープライズプラン:100,000円~
電子帳簿保存法対応/請求書受領・スキャン/請求書データ化
請求書ファイリング・保管代行/請求書の未着管理/自動仕訳
定期取引の事前登録/仕訳・会計ソフト連携/仕訳データ定期出力
法人カード連携/ワークフロー/SAML認証/IPアドレス制限 など
TOKIUMインボイスの料金・主な機能

TOKIUMインボイス公式サイト

マネーフォワード クラウド債務支払

マネーフォワード クラウド債務支払
  • 請求書データの保存・入力の自動化
  • テレワークに対応した申請・承認の電子化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

マネーフォワードクラウド債務支払は、支払の請求書管理に関わる業務を効率化するクラウド型債務管理システムです。

メールで受領した請求書データの自動保存、請求書データからAI OCRを介して読み取った支払先・支払期日・請求金額の自動入力などにより、業務を効率化できます。

申請・承認を電子化し、外出先や自宅からも申請・承認ができるテレワークに対応した機能も魅力です。

初期費用月額料金主な機能
小規模~中小企業向け:0円
IPO準備・中堅~上場企業向け:0円
従業員21名以上の利用:要問い合わせ
小規模~中小企業向け
支払依頼1件あたりの単価:300円/申請
電帳法オプション:980円
請求書の自動データ化:20円/枚

IPO準備・中堅~上場企業向け:
支払依頼1件あたりの単価:要問い合わせ
電帳法オプション:要問い合わせ
請求書の自動データ化:要問い合わせ

従業員21名以上の利用:要問い合わせ
経費明細を自動取得/領収書画像データの自動取得/オペレーター入力・OCR入力
ICカードから交通費入力/経路検索から交通費入力/申請・承認がアプリで完結
仮払/日当/領収書オンラインチェック/不備入力防止/振込API・総合振込対応/
会計システム連携/経費の分析/汎用ワークフロー/電子帳簿保存法対応 など
マネーフォワード クラウド債務支払の料金・主な機能

マネーフォワード クラウド債務支払公式サイト

Bill One

Bill One
  • 請求書受領サービスマーケットシェアNo.1
  • 法改正に自動で対応
  • 連携サービスの拡大

Bill oneは、あらゆる請求書をオンラインで受け取り、企業全体の請求書業務を加速するインボイス管理サービスです。

インボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書に関する法改正に自動で対応するため、業務フローを変更する必要はありません。

さまざまなサービスを連携させ、さらなる業務のデジタル化を推進しています。

初期費用月額料金主な機能
100名以下(スモールビジネスプラン):無料
101名~:要見積もり
100名以下(スモールビジネスプラン):無料
※請求書の受取100件/月まで

101名~:要見積もり
正確なデータ化/スキャン代行/代理受領/受領通知・リマインド/Peppol対応
ユニークなURLと番号を付与/請求書の一覧表示/ステータス管理/コメントやメモの付与
変更・対応履歴の保存/社内アナウンス・リマインド/請求書以外のファイル添付
請求書の検索/仕訳入力/タイムスタンプ/請求書原本の保管/支払通知 など
Bill Oneの料金・主な機能

Bill One公式サイト

【発行にも受領にも対応】発注書・注文書の電子化に役立つツール比較3選

クラウド会計ソフト freee

クラウド会計ソフト freee
  • クラウド会計ソフトシェアNo.1
  • 面倒な確定申告も簡単に
  • 自動レポート作成機能

freee会計は、個人事業主・法人企業向けに作られているクラウド型会計ソフトです。

クラウド会計ソフトシェアNo.1、App Storeでの評価点数は4.5点を超えるなど、確かな実績があります。

○×形式の質問に答えるだけで書類を作成できたり、オンラインでいつでも提出できるなど、簡単に確定申告をすることができます。

日々の取引を登録することで、自動でレポートが作成されます。グラフや表で見られるため、経営状況を簡単に確認することができます。

初期費用月額料金主な機能
ミニマム:0円
ベーシック:0円
プロフェッショナル:0円
ミニマム:2,680円
ベーシック:5,280円
プロフェッショナル:47,760円
明細自動記帳/OCR機能/見積・納品・請求書の作成/経費精算
総勘定元帳/仕訳帳/固定資産台帳/決算書/消費税申告書/試算表
月次推移表/試算表/資金繰りレポート/収益・費用レポート/集計表
ワークフロー/予実管理
クラウド会計ソフト freeeの料金・主な機能

クラウド会計ソフト freee公式サイト

WebBureau/ウェブビューロー

WebBureau/ウェブビューロー
  • 導入社数130社以上
  • 帳票発行業務の負荷軽減とコスト削減の実現
  • デジタルと紙のハイブリッド対応

WebBureauは、帳票システムを一括アウトソーシングできるクラウドサービスです。

請求書や支払い通知などの各種帳票の印刷・封入・発送にかかる業務負荷の軽減、コスト・の大幅な削減が実現できます。連携したデータの請求書PDFを自動的に作成するため、請求書発行にかかるリードタイムの短縮ができます。

デジタルと紙の双方に対応しており、エンドユーザー様に応じてWeb、FAX、郵送でお届けできます。

初期費用月額料金主な機能
要問い合わせ要問い合わせ帳票をPDFやCSVデータとしてWeb上で閲覧/CSVファイルでのダウンロード
電子帳簿保存法対応/帳票の検索/取引先請求書の確認状況の把握 など
WebBureau/ウェブビューローの料金・主な機能

WebBureau/ウェブビューロー公式サイト

トレードシフト

トレードシフト
  • 注文書や請求書の取引をデジタル化
  • 電子書類をトレードシフト上で共有可能
  • アプリで拡張可能なシステムや機能

トレードシフトは、世界で150万社が利用している次世代クラウドプラットフォームです。

注文書や請求書の取引をデジタル化し、電子書類はトレードシフト上で共有することができます。すべての情報が蓄積されるため、いつでも見返すことが可能です。また、取引の透明性の向上や不正防止にも貢献できます。

会社に必要なシステムや機能は、100以上のアプリから必要に応じてカスタマイズできます。

初期費用月額料金主な機能
要問い合わせ要問い合わせ発注/受注/ワークフロー進捗管理/支払・入金確認
請求書発行・受領/出荷/受入/見積依頼/見積
保存/分析/メッセージ機能
トレードシフトの料金・主な機能

トレードシフト公式サイト

発注書や注文書の電子化で、効率化やリスクヘッジを進めよう

発注書や注文書などの帳票を電子化することで、業務効率化やリスクヘッジを進められます。従業員の業務負荷を減らすこと人的ミスを防いだり、人件費を削減したりすることもできます。

そのためには自社に合ったシステムを選び、適切なルールで運用することが大切です。機能の過不足がないこと、セキュリティが万全であること、既存システムと連携できることなどが主なチェック項目です。

これらを満たした、サポートの充実したシステムを選べば、導入後の運用ルールも適宜ブラッシュアップしていけるでしょう。

ただ、サービスの公式HPだけではどれが自社に合っているかわからないかもしれません。気になるサービスは資料請求や問い合わせ、可能であれば無料トライアルなどをしてみて、自社との相性を見極めましょう。

この記事がよかったらシェアをお願いします!
記事のURLとタイトルをコピーする
この記事の監修
中島 崚
中島 崚
慶応義塾大学商学部卒業。新卒でフロンティア・マネジメント株式会社に入社し、メーカーの中期経営計画や百貨店の再生計画策定に従事。その後、スマートキャンプ株式会社に入社し、事業企画として業務を担う。また、兼務でグループ会社であるマネーフォワードベンチャーパートナーズ株式会社に出向し、アントレプレナーファンド「HIRAC FUND」でキャピタリスト業務に携わる。2022年7月よりこれまで副業で経営していたステップ・アラウンド株式会社を独立させる。
orend-stock

© 2024 STEP AROUND .Inc All Right Reserved