納品書の電子化とは？
納品書の電子化とは紙で受領した納品書を電子化して保管したり、納品書を発行システムやオフィスソフトを使って電子データの状態で発行したりすることです。
電子化により納品書の発行や管理にかかる手間を少なくできるでしょう。納品書を印刷したり郵送したりする手間とコストがかからなくなり、保管スペースも削減できます。検索により必要な納品書をすぐに抽出することもでき、管理しやすくなるでしょう。
【発行側】納品書を電子化する方法
納品書の発行企業が電子化をする方法はWordやExcelなどのオフィスソフトを使う方法と、帳票発行システムを利用する方法があります。
WordやExcelを使い電子納品書を作成
WordやExcelなどのオフィスソフトで納品書を作成し、PDFなどのファイルに変換して取引先に送付する方法です。これらのオフィスソフトを導入済みであれば、新たにシステムを導入する必要もなく、操作の覚えなおしも費用も発生しません。
帳票発行システムを活用
帳票発行システムを活用すれば、オフィスソフトを使うよりも簡単に電子納品書を発行できるでしょう。
PCはもちろんタブレットやスマホなどのモバイル端末でも操作しやすいシステムは多く、画面の指示に従い項目を埋めるだけで納品書を作成できます。複数の帳票フォーマットが用意されており、納品書以外の帳票も手軽に作れます。
オフィスソフトよりも画面が見やすくモバイル端末でも操作しやすいこと、金額や税額などの自動計算機能が優れていることなどが導入の主なメリットです。中には紙の帳票を希望する取引先への郵送代行を行うサービスもあります。
【受領側】納品書を電子化・保管する方法
はじめから電子データの状態で受け取った納品書は、電子データのまま保存しなければなりません。印刷して紙の状態で保存することは、2022年の電子帳簿保存法の改正によりできなくなりました。
電子受領した帳票の紙保存には2023年12月31日までの猶予期間が設けられていますが、電子データのまま保存するための準備は早めに進めた方がいいでしょう。検索のしやすさや保存スペースの削減などを考えても、電子保管がおすすめです。
受領した納品書の電子化する方法や、電子データとして保存する方法を紹介します。
【受領側】電子帳簿保存法に則って自社で電子化
電子データの状態の納品書は、電子帳簿保存法に則って保存しなければなりません。これは、紙の状態で受領した納品書を電子化し保存する際も同じです。
紙の状態で受領した納品書の電子化・保存は次の流れで進めましょう。
【請求書を自社で電子化する方法】
- 紙の請求書をスキャナーやデジカメ、スマートフォンなどで読み込む
（電子請求書はそのままでOK） - 読み取ったデータや電子請求書をシステムにアップロードする
- ファイル名に規則性を持たせるなどして、可視性（検索性）を確保する
- 2ヵ月とおおむね7営業日以内に、データにタイムスタンプを付与する
（訂正や履歴の記録が残らないシステムの場合は不要）
【受領側】帳票受領サービスを活用
帳票受領サービスを活用すれば、各種帳票の電子化・電子保存をよりスムーズに進められるでしょう。
帳票受領サービスとは、紙や電子で受領した帳票を電子データ化し保存するサービスのことです。紙の帳票は法律の要件に沿って電子データ化し、電子受領した帳票を同じように保存できます。紙の原本は一定期間の後に廃棄したり、定期的に自社に送付したりしてもらえます。
自社で電子化しなくて済むため、作業の量が減り従業員の負荷も軽くなるでしょう。
納品書を電子化する3つのメリット
納品書を電子化することにはコストや人的ミスの削減、業務効率化などのメリットがあります。納品書を電子化する3つのメリットを紹介します。
ペーパーレス化・コスト削減
納品書を電子化する1つ目のメリットは、「ペーパーレス・コスト削減」です。
納品書の印刷が減れば、当然そのための紙も減ります。電子納品書はメールやシステムで送付できるため、郵送コストもかかりません。
また、納品書の電子受領や紙受領した納品書の電子保存を進めることで、帳票の保存スペースを削減できます。保存スペースの分オフィスを広くしたり、オフィスを引越して家賃を下げたりもできるでしょう。
業務効率化
納品書を電子化する2つ目のメリットは、「業務効率化」です。
納品書の電子化により送付時の印刷や封入、郵送のための宛先記入などの作業がなくなります。受領した納品書を電子保存することで検索性は上がり、管理もしやすくなります。膨大なキャビネットやファイルの中から必要な納品書を探すという手間もなくなるでしょう。
業務効率化による人件費の削減も見込めます。
人的ミスの防止
納品書を電子化する3つ目のメリットは、「人的ミスの防止」です。
納品書を紙で送付したり受領・管理したりすることには手間がかかり、従業員のリソースを圧迫します。膨大な作業に疲弊した従業員は集中力が落ち、ミスもしやすくなるでしょう。電子化による業務効率化で、このような人的ミスを防ぎやすくなります。
そのほか、紙の状態で保管することによる紛失や経年劣化などもなくなるでしょう。
納品書を電子化する際の注意点
納品書の電子化にともない業務フローの見直しや新しいシステムの導入が発生し、教育やシステム利用料などのコストがかかるでしょう。ほかにも、納品書の電子化には次の4つの注意点があります
取引先の協力が必要
納品書を電子化する際の1つ目の注意点は、「取引先の協力が必要」なことです。
すべての取引先が納品書の電子化に協力してくれるとは限りません。中には紙の納品書を希望する取引先、紙の納品書を発行し続ける取引先もいるでしょう。こうなると、紙と電子の請求書が混在することになってしまいます。
もちろん、電子データとして作った納品書を印刷し、紙の状態で郵送することはできます。紙の納品書を受領した場合も法律に沿って電子化・電子保存できるため、受領後に電子化することで対応するのがおすすめです。
情報漏えいのリスクがある
納品書を電子化する際の2つ目の注意点は、「情報漏えいのリスクがある」ことです。
電子データとして保管する以上、不正アクセスや情報漏えいのリスクをゼロにはできません。紙の納品書にも物理的に盗まれるリスクはあるかもしれませんが、情報漏えいの観点からは電子の方がリスキーでしょう。
自社サーバーに保存する場合は万全のセキュリティを構築すること、電子帳票サービスを利用する場合もセキュリティがしっかりしているサービスを選ぶことが大切です。
システム障害や法改正の影響を受けやすい
納品書を電子化する際の3つ目の注意点は、「システム障害や法改正の営業を受けやすい」ことです。
システム障害や停電が起これば復旧するまで納品書を探したり開いたりはできません。帳票の電子保存に関する法律「電子帳簿保存法」は5～10年スパンでの改正をくり返しており、今後も改正はあるでしょう。
自社で電子化を進める場合、特に法改正に都度対応するのは大変です。法改正にスムーズに対応してくれる電子帳票サービスを活用するのがおすすめです。
電子受領した帳票は紙保管できない
納品書を電子化する際の4つ目の注意点は、「電子受領した帳票は紙保管できない」ことです。
先述の通り、電子受領した帳票を印刷し、紙の状態で保存することは認められていません。2023年12月31日までの猶予期間はありますが、すでに紙保存の禁止は始まっています。
帳票を電子保存するための準備は早めにしておきましょう。
納品書の電子化で業務を効率化するコツ
納品書の電子化により業務効率化が期待できますが、それにはいくつかのコツがあります。電子化による業務効率化の効果を最大化する3つのコツを紹介します。
電子化の目的やフローを明確にする
納品書の電子化で業務効率化する1つ目のコツは、「電子化の目的やフローを明確にする」ことです。
納品書の電子化にともない、自社の業務フローは少なからず変わります。従業員にとってわかりやすく作業しやすいフローを決めること、現場の声を聞き定期的にフローを見直し改善していくことが大切です。
また、電子化を進める目的を明確にし、周知徹底することも欠かせません。目的が曖昧だと従業員からの納得が得られず、せっかく導入したシステムやフローも形骸化してしまうかもしれません。
併せて電子化する書類を決める
納品書の電子化で業務効率化する2つ目のコツは、「併せて電子化する書類を決める」ことです。
納品書と併せて、請求書や見積書などの帳票も電子化してしまうといいでしょう。紙と電子データが混在していては、管理に混乱が生じてしまいます。
電子化する書類が多いなら、書類の種類ごとに少しずつ電子化を進めていくのがいいでしょう。全書類をまとめて電子化しようとすると負荷が大きくなり、かかるコストやミスの可能性も増えてしまいます。
自社に合ったシステムやサービスを導入する
納品書の電子化で業務効率化する3つ目のコツは、「自社に合ったシステムやサービスを導入する」ことです。
納品書をはじめとする帳票の電子化には、帳票の発行・受領サービスの導入がおすすめです。特に受領サービスには取引先と共同利用しシステム上で帳票のやり取りができるもの、サービス提供会社が紙の帳票を代理受領し電子化してくれるものなど、便利なサービスがあります。
発行と受領のどちらが多いのか、帳票はどのくらいあるのかなどを踏まえ、自社に合った方法やシステムを選びましょう。
帳票の電子化システムの選定ポイント
帳票を電子化するシステムやサービスにはさまざまなものがあり、自社に合ったものを選ぶには慎重な比較・検討が必要です。帳票の電子化システムを選ぶ3つのポイントを紹介します。
目的に合っているか
帳票の電子化システムを選ぶ1つ目のポイントは、「目的に合っているか」です。
コスト削減や業務効率化など、まずは電子化の主な目的を決めましょう。電子化する帳票の数が少なくコスト削減が主目的なら、発行・受領枚数の少ない代わりにコストも低いシステムを導入するのがおすすめです。
電子化する帳票が多い場合や業務効率化を重視する場合は、発行・受領枚数が多いシステム、扱いやすく業務効率化に役立つ機能のそろったシステムを選びましょう。少なくとも、既存の会計システムと連携できるかどうかはチェックしたいです。
コストはどのくらいかかるか
帳票の電子化システムを選ぶ2つ目のポイントは、「コストはどのくらいかかるか」です。
帳票の電子化システムの料金は、機能や発行・受領数により変わります。自社に必要な機能と電子化の枚数を見極め、無駄のないプランを選びましょう。
導入時は「機能が多いほどいい」と感じるかもしれませんが、使わない機能のために料金が高くなっては意味がありません。機能が増えることで操作が煩雑になり、扱いづらくなる可能性もあります。自社にとって過不足がないシステムを選ぶことが大切です。
セキュリティや法改正への対応は万全か
帳票の電子化システムを選ぶ3つ目のポイントは、「セキュリティや法改正への対応は万全か」です。
納品書をはじめとする帳票には取引先の情報が記載されています。情報漏えいが起こった際の被害は大きく、自社の信用失墜につながりかねません。
法改正のたびに自社で対応するのも大変です。対応に漏れがあれば、これも信用低下につながります。
セキュリティと法改正への対応は特に厳しくチェックしましょう。
帳票の電子化の成功事例
帳票の電子化を進めることは業務改革・DXの一環といえます。
たとえば大手飲料メーカー・サッポログループ物流株式会社では、システム導入により紙の請求書発行がほぼゼロになったといいます。これまでアナログだった申請フローをボタンひとつで済ませられるようになり、月初に集中していた作業負荷を緩和できたなど得られた効果も大きいです。
電子請求書への移行時には取引先に案内ハガキも送ったといいます。しばらくは問い合わせの電話が鳴り止まなかったとのことですが、その多くは操作方法（取引先と共同利用するタイプのシステムを導入）に関するものでした。やはり、電子化に関心を持つ企業が多いのでしょう。
参考：導入事例｜サッポログループ物流｜デジタル化で紙の請求書発行がほぼゼロに。物流DXを推進- BtoBプラットフォーム 請求書
納品書の発行におすすめのシステム6選
楽楽明細 売上シェア・導入社数シェアNo.1/作業時間が96%削減/インボイス制度対応
- 導入実績8,000社突破※4/オンライン/Web&メール/郵送代行など選べる発行方法
- 請求データをアップロードするだけで簡単請求書発行で手間・コスト削減
- 印刷や封入・発送作業が不要・電子帳簿保存法/インボイス制度も対応
- 電子化で作業時間が96%削減※2/請求書以外の領収書や納品書発行も可能
- 取引先アドレスを自動収集/請求書ダウンロード状況もWebで確認できる
楽楽明細はTVCMも放映しており導入実績8,000社突破※4・売上シェア・導入社数シェアNo.1※1の電子請求書発行システムです。請求書発行をオンライン化することで印刷・封入・発送の手間が0になり、紙代・印刷代・郵送代金などのコストも削減ができます。
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電子帳簿保存法の要件にも対応しているため、発行した請求書等の原本控えをそのまま電子で一元管理することができます。またインボイス制度にも対応しており登録番号・項目の追加も自由に設定ができ、税率と対象金額の項目があれば計算結果を自動表示することもできます。
楽楽明細が選ばれている理由は操作画面がシンプルで使いやすく、作業時間が96%削減※2・発行にかかるコストを約60%削減※3することができる点です。
請求書の受取状況も管理画面から簡単に確認ができ、請求書以外の領収書や納品書といった電子帳票も発行ができます。
機能面も豊富でPDF帳票があれば一括アップロードでそのまま請求書送付ができ、複数のテンプレート元に請求書や納品書などの帳票レイアウトもできます。
電子請求書ではなく紙で郵送して欲しいといった企業にも郵送代行サービスを利用することができ、導入までにかかる期間も1.5カ月とスピーディーに利用できます。
資料請求の項目も5つだけと30秒で完了するため、請求書発行に課題のある経理担当者は資料をダウンロードしてみましょう。
※1 デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）における「売上シェア」、「導入社数シェア」第1位
※2 月の発行件数500 件の場合の月間の導入効果（ラクス調べ）
※3 月の発行件数500件の場合の年間の導入効果（ラクス調べ）
※4 2023年9月時点
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納品書の受領におすすめのシステム6選
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※2 月の発行件数500 件の場合の月間の導入効果（ラクス調べ）
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Bill One
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Bill oneは、あらゆる請求書をオンラインで受け取り、企業全体の請求書業務を加速するインボイス管理サービスです。
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納品書をはじめとする帳票の電子化には、業務効率化や人的ミスの防止などさまざまなメリットがあります。電子化によりバックオフィス業務にかかる負荷を軽減することで、人件費の削減や人材の有効活用も見込めます。
DXが声高に叫ばれる現代において、電子帳票を1枚も受け取らない企業は少ないでしょう。電子帳票を印刷し紙の状態で保管することは、2023年12月31にはできなくなります。どの道、電子化・電子保存には対応しなければならず、これを機に対応を進めるのもいいでしょう。
本記事で紹介したシステムの中に気になるものがあったら、まずは資料請求をしてみてください。公式HPにすべての機能や料金プランを記載していないものもあります。資料を見ても不明点や疑問点が残るなら問い合わせをし、これらをクリアにしてから導入するシステムを決めましょう。
