請求書の電子化とは、請求書をPCやタブレットから作成・送付したり、Web経由で受領したりすることです。紙の請求書をデータ化し、電子保存することもできます。請求書を電子化する方法やメリット・デメリット、解決したい課題ごとにおすすめの電子請求書サービスを紹介します。
請求書の電子化とは？
請求書の電子化とは、PCやタブレットで請求書を作成・送付したり、受領した請求書をデータ化し電子保存したりすることです。紙の請求書を電子化して保存することもでき、そのためのサービスも多数提供されています。
電子請求書の作成・送付方法
電子請求書を作成するにはWordやExcelなどを使う方法と、「電子請求書発行サービス」を使う方法があります。
WordやExcelなどを使う場合、まずは請求書のフォーマットを作らなければなりません。宛先や金額などが未入力のテンプレートを原本として保管しておき、それをコピーしたものに、取引先ごとに異なる情報（宛名・金額・支払期日など）を入力します。
取引先ごとの請求書を作成したらPDFに変換し、電子メールで送付するのが一般的です。電子請求書ではありませんが、これを印刷し郵送することもあります。
電子請求書発行サービスを使う場合はより簡単で、サービス提供側で作成したフォーマットに沿って請求書を作れます。取引先ごとに異なる情報を入力するのも簡単で、画面の項目を穴埋めしていくだけです。
作成した請求書はPDFとしてダウンロードして送付・印刷することもできますが、郵送を含む送付代行をしてくれるサービスもあります。
電子請求書の受領・保管にまつわる法律
電子請求書の受領・保管にまつわる法律として、「電子帳簿保存法」があります。電子請求書を受け取ったり、紙の請求書を電子化したりした場合、「請求書を検索できるようにする」「一定以上の画質で保存する」といった要件を満たさなければなりません。
請求書の電子化が進む3つの背景
請求書の電子化が進んでいる背景には、電子請求書の改正とインボイス制度の開始があります。これらにより請求書は電子化しやすくなっており、主に効率化のために電子化を進める企業が増えているのです。
電子帳簿保存法の改正による、保存要件の緩和
電子帳簿保存法は制定されてから改正をくり返しており、現在では電子請求書の保存要件が大幅に緩和されました。以前は紙の請求書をスキャナ保存するには税務署長からの承認が必要でしたが、2022年1月の改正でこれが不要になりました。
電子帳簿保存法の改正による、電子保存の義務化
2022年1月の改正により、電子データで受領した請求書は電子データのまま保存することが義務化されました。これにより、「電子受領した請求書を印刷し紙の状態で保管すること」ができなくなります。
この電子保存の義務化には2023年12月いっぱいまでの猶予期間がありますが、電子保存にはいくつかの要件があり、準備に時間がかかります。対応は早い方がいいでしょう。
インボイス制度の開始が迫り、請求書の電子化を急ぐ企業が増加
2023年10月のインボイス制度の開始が迫り、請求書の電子化を急ぐ企業が増えています。電子請求書サービス「Bill One」を提供するSansan株式会社の調査によれば、電子インボイスへの対応を前向きに考えている企業は6割を超えます。
出典：「請求書に関する業務の実態調査2021」を実施。経理以外でも 82%が請求書の処理で出社している実態が判明 │ Sansan株式会社
電子インボイスとは、インボイス制度の要件を満たし仕入税額控除の適用を受けるために必要となるインボイス（適格請求書）を電子化したものです。電子インボイスには「Peppol」という世界標準規格があり、デジタル庁はこれを日本の電子インボイスの仕様に採用することを発表しています。
Peppolでなければ電子インボイスを発行・保存できないということはありません。ただ、このような標準規格があることで請求書の電子化はスムーズになるでしょう。
【発行側】請求書を電子化するメリット
請求書を電子化することには効率化や人的ミスの防止、コスト削減などのメリットがあります。
請求書の作成や送付、管理の効率化
請求書を電子化する1つ目のメリットは、「請求書の作成や送付、管理の効率化」です。請求書を電子化することで、郵送にかかる時間がなくなります。電子請求書サービスを使えば請求書の作成も早くなり、検索もしやすくなるため管理の効率化もできます。
請求書回りの人的ミス防止
請求書を電子化する2つ目のメリットは、「請求書回りの人的ミス防止」です。特に電子請求書サービスでは必要項目を穴埋めしていくだけで請求書が作れます。穴埋め項目もわかりやすく表示されるため、入力漏れも起こりづらいでしょう。
また、先述の効率化により担当者の業務負荷も軽くなります。業務負荷が軽くなれば疲労も軽くなり、疲労によるミスも起こりづらくなるでしょう。
請求書の発行・送付にかかるコストの削減
請求書を電子化する3つ目のメリットは、「請求書の発行・送付にかかるコストの削減」です。請求書を電子化すれば印刷・郵送の必要がなくなり、そのためのコストがかからなくなります。
また、効率化により人的リソースも削減できます。必要な人手が少なくなるため、人件費の削減にもつながるでしょう。
【受領側】請求書を電子化するメリット
請求書を電子化することには、受領側にもメリットがあります。受領・管理の効率化や内部統制の強化、多様な働き方への対応などのメリットについて解説します。
請求書の受領・管理の効率化
請求書を電子化する受領側のメリットの1つ目は、「請求書の受領・管理の効率化」です。請求書を郵送ではなく電子で受領することで、受領までの時間は短縮され、やり取りも簡略化されます。
受領した請求書は特定のキーワードで検索したり、条件を指定して抽出したりできます。紙の請求書のように、「キャビネットからファイルを取り出し、ファイルに挟まれた請求書をめくりながら必要なものを探す」という手間がなくなります。
内部統制の強化
請求書を電子化する受領側のメリットの2つ目は、「内部統制の強化」です。特に電子請求書サービスには閲覧権限やワークフローを設定できるものも多く、請求書の不要な持ち出しや閲覧を防げます。従業員による不正利用やミスによる情報漏えいを防ぎやすくなるでしょう。
多様な働き方への対応
請求書を電子化する受領側のメリットの3つ目は、「多様な働き方への対応」です。請求書の受領を電子化すれば、郵送された請求書を受け取るために出社する必要がなくなります。請求書は電子メールやクラウドサービスを通して受領できるため、時間も場所も問わずに業務を進められるでしょう。
多様な働き方への対応は採用強化やSDGsへの対応にもつながります。
請求書を電子化するうえでの注意点・デメリット
請求書を電子化することには業務フローの見直しやサービスの利用コストが発生するデメリットもあります。請求書を電子化するうえでのデメリットと注意点を紹介します。
すべての取引先が電子化に協力してくれるとは限らない
請求書を電子化するうえでの1つ目の注意点は、「すべての取引先が電子化に協力してくれるとは限らない」ことです。取引先の中には紙の請求書を希望するところもあるかもしれません。こうなると、紙と電子の請求書が混在することになるでしょう。
ただ、電子で作った請求書をPDFにし、印刷することは簡単です。同様に、紙で受領した請求書をデータ化し電子保存することもできます。
電子請求書サービスの中には紙の請求書の受領や電子化を代行してくれるものもあります。このようなサービスを活用すれば、紙の請求書を希望する取引先が多くてもあまり困らないでしょう。
業務フローの見直しや従業員の再教育が必要
請求書を電子化するうえでの2つ目の注意点は、「業務フローの見直しや従業員の再教育が必要」なことです。請求書を電子化することで、請求書の作成・発行や受領～保管までの業務フローは変わります。
当然、新しい業務フローを教えなければならず、システムやサービスを導入するならその使い方とルールも覚えてもらうことになるでしょう。新しい業務フローに慣れるまでは、かえって業務に時間がかかるかもしれません。
しかし、電子請求書サービスはシンプルな操作性のものが多いです。従業員はすぐに新しい業務フローに慣れ、新入社員に仕事を教えるのも楽になるでしょう。
導入・利用コストがかかる
請求書を電子化するうえでの3つ目の注意点は、「導入・利用コストがかかる」ことです。電子請求書サービスは月額制のクラウドサービスが多く、使っている限り利用コストがかかり続けます。
ただ、料金以上のコスト削減効果が得られることも多いです。サービスを選ぶ際は自社の課題や必要な機能を明確にし、料金と効果のバランスが取れたものを選びましょう。
請求書の電子化に役立つ3つのシステム
請求書の電子化に役立つシステム・サービスには、「発行特化」「受領特化」「発行・受領の両方に対応」の3タイプに分けられます。それぞれどんな企業におすすめなのかを紹介します。
請求書の発行に特化したシステム
請求書の発行に特化したシステムはシンプルな操作で、フォーマットに沿った請求書を作成・発行できます。複数のテンプレートを作り、取引先ごとに使い分けることもできるので、管理と作成にかかる時間を削減できるでしょう。
作成した請求書はクラウドでそのまま送付することも、PDFでダウンロードして電子メールで送ったり、印刷して郵送したりすることもできます。中には郵送代行をしてくれるサービスもあります。
発行枚数は限られますが、無料で利用できるものも多いです。小規模事業者やまずは無料で試してから本格導入を決めたい企業は、無料プランのあるものを選ぶといいでしょう。
請求書の受領～電子化までを代行するシステム
請求書の受領～電子化までを代行するタイプは、紙・電子などの請求書の形態にかかわらず、自社の代わりに請求書を受領・保管してくれます。
紙の請求書を受領代行し、電子データ化と保管をしてくれるサービスもあり、紙受領が多い企業におすすめです。請求書の原本は一定期間の保管の後に破棄したり、定期的に自社に送付してくれたりします。
請求書の発行・受領の両方に対応したシステム
請求書の発行・受領の両方に対応したタイプもあります。請求書の受領も発行も多い大企業におすすめのタイプで、請求関連の業務をひとつのシステムに一本化できます。
請求書の発行に特化したシステム比較7選
楽楽明細 売上シェア・導入社数シェアNo.1/作業時間が96%削減/インボイス制度対応
- 導入実績8,000社突破※4/オンライン/Web&メール/郵送代行など選べる発行方法
- 請求データをアップロードするだけで簡単請求書発行で手間・コスト削減
- 印刷や封入・発送作業が不要・電子帳簿保存法/インボイス制度も対応
- 電子化で作業時間が96%削減※2/請求書以外の領収書や納品書発行も可能
- 取引先アドレスを自動収集/請求書ダウンロード状況もWebで確認できる
楽楽明細はTVCMも放映しており導入実績8,000社突破※4・売上シェア・導入社数シェアNo.1※1の電子請求書発行システムです。請求書発行をオンライン化することで印刷・封入・発送の手間が0になり、紙代・印刷代・郵送代金などのコストも削減ができます。
楽楽明細ではエクセルやPDFファイルなどの請求書データをシステム上にアップロードし、ボタンをクリックするだけの2ステップで請求書発行ができます。
電子帳簿保存法の要件にも対応しているため、発行した請求書等の原本控えをそのまま電子で一元管理することができます。またインボイス制度にも対応しており登録番号・項目の追加も自由に設定ができ、税率と対象金額の項目があれば計算結果を自動表示することもできます。
楽楽明細が選ばれている理由は操作画面がシンプルで使いやすく、作業時間が96%削減※2・発行にかかるコストを約60%削減※3することができる点です。
請求書の受取状況も管理画面から簡単に確認ができ、請求書以外の領収書や納品書といった電子帳票も発行ができます。
機能面も豊富でPDF帳票があれば一括アップロードでそのまま請求書送付ができ、複数のテンプレート元に請求書や納品書などの帳票レイアウトもできます。
電子請求書ではなく紙で郵送して欲しいといった企業にも郵送代行サービスを利用することができ、導入までにかかる期間も1.5カ月とスピーディーに利用できます。
資料請求の項目も5つだけと30秒で完了するため、請求書発行に課題のある経理担当者は資料をダウンロードしてみましょう。
※1 デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）における「売上シェア」、「導入社数シェア」第1位
※2 月の発行件数500 件の場合の月間の導入効果（ラクス調べ）
※3 月の発行件数500件の場合の年間の導入効果（ラクス調べ）
※4 2023年9月時点
| 初期費用 | 月額費用 | 郵送費用 | 主要機能 |
| 100,000円 | 25,000円～ | 169円/通~ | Web請求書発行/郵送代行/帳票レイアウト インボイス/電子帳簿保存法対応 |
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invox発行請求書
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請求書の受領～電子化までを代行するシステム比較4選
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- 電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応
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TOKIUMインボイスは、電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応したクラウド請求書システムです。
請求書の形式を問わず受け取り、代わりにスキャンし、データで管理するため、取引先が紙での取り扱いでも、負担をかけず完全ペーパーレス化を実現できます。
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freee 受取請求書は、経理が課題とする請求書の業務フローを一気通貫で解決できるクラウドサービスです。
読取精度98.5％の高精度なOCRが入力作業を代行するため、手間や業務時間を短縮できます。
紙の書類はスマホで撮影するだけで簡単に電子化できるため、すぐに社内で共有することができます。
OCRを使って自動で検索に必要なタグをつけてくれるため、簡単に検索できます。決算や監査の際にも役立つでしょう。
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マネーフォワード クラウド債務支払
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マネーフォワードクラウド債務支払は、支払の請求書管理に関わる業務を効率化するクラウド型債務管理システムです。
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申請・承認を電子化し、外出先や自宅からも申請・承認ができるテレワークに対応した機能も魅力です。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 小規模～中小企業向け：0円 IPO準備・中堅～上場企業向け：0円 従業員21名以上の利用：要問い合わせ | 小規模～中小企業向け 支払依頼1件あたりの単価：300円/申請 電帳法オプション：980円 請求書の自動データ化：20円/枚 IPO準備・中堅～上場企業向け： 支払依頼1件あたりの単価：要問い合わせ 電帳法オプション：要問い合わせ 請求書の自動データ化：要問い合わせ 従業員21名以上の利用：要問い合わせ | 経費明細を自動取得/領収書画像データの自動取得/オペレーター入力・OCR入力 ICカードから交通費入力/経路検索から交通費入力/申請・承認がアプリで完結 仮払/日当/領収書オンラインチェック/不備入力防止/振込API・総合振込対応/ 会計システム連携/経費の分析/汎用ワークフロー/電子帳簿保存法対応 など |
Bill One
- 請求書受領サービスマーケットシェアNo.1
- 法改正に自動で対応
- 連携サービスの拡大
Bill oneは、あらゆる請求書をオンラインで受け取り、企業全体の請求書業務を加速するインボイス管理サービスです。
インボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書に関する法改正に自動で対応するため、業務フローを変更する必要はありません。
さまざまなサービスを連携させ、さらなる業務のデジタル化を推進しています。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 100名以下（スモールビジネスプラン）：無料 101名～：要見積もり | 100名以下（スモールビジネスプラン）：無料 ※請求書の受取100件/月まで 101名～：要見積もり | 正確なデータ化/スキャン代行/代理受領/受領通知・リマインド/Peppol対応 ユニークなURLと番号を付与/請求書の一覧表示/ステータス管理/コメントやメモの付与 変更・対応履歴の保存/社内アナウンス・リマインド/請求書以外のファイル添付 請求書の検索/仕訳入力/タイムスタンプ/請求書原本の保管/支払通知 など |
請求書の発行・受領の両方に対応したシステム比較7選
BtoBプラットフォーム請求書
- 国内シェアNo.1の電子請求書システム
- 請求書の作成・受領業務を最大90%削減
- 平均デジタル化率70%
BtoBプラットフォーム請求書は、請求書の発行や受取など、請求書業務全体をデータ化する電子請求書シェアNo.1のサービスです。
オールインワンパッケージのため、請求書の作成・受領業務を最大90%削減できます。
導入企業の請求書電子化率は約70%です。紙の請求書を扱う取引先でも郵送代行やAI-OCRのオプション利用で、請求業務を完全デジタル化できます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 100,000円～ | 20,000円～ | 紙の請求書も一元管理/関連書類の添付機能/会計システムへの自動取込/公共料金明細の自動取込 紙・PDFの請求書をAI-OCRで電子化/請求書以外の国税関連書類も/改正電子帳簿保存法に対応 支払通知書機能/支払通知書の自動発行/請求書を自動発行/郵送代行サービス/入金消込システム |
BConnectionデジタルトレード
- 大幅なコスト削減
- 簡単に導入できる
- 統一フォーマットで確認・承認作業の簡略化
BConnectionデジタルトレードは、クラウド型請求書電子化支援サービスです。
紙の請求書の削減と請求書に係る業務の電子化により、年間約4,200時間、約650万円のコストを削減できます。
シンプルや操作画面で使いやすく、基本機能は無料なため取引先も導入しやすいです。
BConnectionデジタルトレードアプリにはサポート機能もあるため、取引先にもおすすめしやすいでしょう。
統一フォーマットのため作業の簡略化が期待できます。ISO規定の標準規格UBL使用のため、インボイス制度や各国の法制度にも準拠しており、安心して使用できます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 作成・送信/バイヤーとメッセージ/PDFダウンロード/ファイルの添付 コピーの作成/データ連携/アクセス権管理/PDF配信/受取 サプライヤーとメッセージ/ステータス送信 データ連携/支払依頼承認フロー/電子化代行 |
クラウド会計ソフト freee
- クラウド会計ソフトシェアNo.1
- 面倒な確定申告も簡単に
- 自動レポート作成機能
freee会計は、個人事業主・法人企業向けに作られているクラウド型会計ソフトです。
クラウド会計ソフトシェアNo.１、App Storeでの評価点数は4.5点を超えるなど、確かな実績があります。
○×形式の質問に答えるだけで書類を作成できたり、オンラインでいつでも提出できるなど、簡単に確定申告をすることができます。
日々の取引を登録することで、自動でレポートが作成されます。グラフや表で見られるため、経営状況を簡単に確認することができます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| ミニマム：0円 ベーシック：0円 プロフェッショナル：0円 | ミニマム：2,680円 ベーシック：5,280円 プロフェッショナル：47,760円 | 明細自動記帳/OCR機能/見積・納品・請求書の作成/経費精算 総勘定元帳/仕訳帳/固定資産台帳/決算書/消費税申告書/試算表 月次推移表/試算表/資金繰りレポート/収益・費用レポート/集計表 ワークフロー/予実管理 |
WebBureau／ウェブビューロー
- 導入社数130社以上
- 帳票発行業務の負荷軽減とコスト削減の実現
- デジタルと紙のハイブリッド対応
WebBureauは、帳票システムを一括アウトソーシングできるクラウドサービスです。
請求書や支払い通知などの各種帳票の印刷・封入・発送にかかる業務負荷の軽減、コスト・の大幅な削減が実現できます。連携したデータの請求書PDFを自動的に作成するため、請求書発行にかかるリードタイムの短縮ができます。
デジタルと紙の双方に対応しており、エンドユーザー様に応じてWeb、FAX、郵送でお届けできます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 帳票をPDFやCSVデータとしてWeb上で閲覧/CSVファイルでのダウンロード 電子帳簿保存法対応/帳票の検索/取引先請求書の確認状況の把握 など |
トレードシフト
- 注文書や請求書の取引をデジタル化
- 電子書類をトレードシフト上で共有可能
- アプリで拡張可能なシステムや機能
トレードシフトは、世界で150万社が利用している次世代クラウドプラットフォームです。
注文書や請求書の取引をデジタル化し、電子書類はトレードシフト上で共有することができます。すべての情報が蓄積されるため、いつでも見返すことが可能です。また、取引の透明性の向上や不正防止にも貢献できます。
会社に必要なシステムや機能は、100以上のアプリから必要に応じてカスタマイズできます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 発注/受注/ワークフロー進捗管理/支払・入金確認 請求書発行・受領/出荷/受入/見積依頼/見積 保存/分析/メッセージ機能 |
invoiceAgent
- 多種多様な形式の帳票を集約可能
- 商取引の加速・企業間コラボレーションの促進
- 選べるライセンスと価格体系
invoiceAgentは、企業間で流通する帳票の最適化を実現し、ビジネスを加速させる電子帳票プラットフォームです。
あらゆるフォーマットの帳票を一つのプラットフォームに集約します。帳票を正しく管理し、早く正確に欲しい帳票にアクセスできるようになることで、商取引を加速し、企業間のコラボレーションの促進に貢献します。
自社の利用にあったライセンスを選ぶことができ、それに応じた価格体系をご用意しています。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 0円～ | 15,000円～ | 電子帳簿保存法対応/複数の取引先からの文書を1ヵ所で受領 インボイス制度対応/帳票のフォーマットを変えずに電子化 など |
イーメイサイプロ
- 請求書の発行・受取・送金業務を大幅削減
- 請求書を発行する企業・受け取る企業の双方にメリット
- 安心のセキュリティ
イーメイサイプロとは、クラウド上で請求書の発行・受取を行えるサービスです。
受け取り機能と「ping法人送金」のAPI連携により、支払業務を大幅に削減できます。
請求書を発行する企業はWeb上での一括管理ができることにより、コスト・時間の削減が実現できます。
請求書を受け取る企業は、作成から発送までの負担や、発送費のコストの削減ができます。
国内のデータセンターや24時間監視など、さまざまなセキュリティ対策を行っており、安心して利用可能です。また個人情報保護の厳格化のためのプライバシーマークの更新をし続けています。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 受取りタイプ：150,000円 発行タイプ：150,000円 | 受取りタイプ Aプラン：10,000円 ※50通まで、51通目～100円/通 Bプラン：50,000円 ※500通まで、501通目～80円/通 発行タイプ Cプラン：5,000円 ※100通まで、101～500通45円/通 Dプラン：22,500円 ※500通まで、500通目～40円/通 | 顧客情報の一括登録/承認プロセス対応/請求書の検索 PDFダウンロード/請求書、見積書、納品書の受取/発行企業の管理 請求書の開封/閲覧機能/会社単位での仕分け対応/台帳出力/紙の請求書のデータ化 振込を自動化/変更履歴の保存対応/税率表記対応/メール既読・未読機能 など |
請求書の電子化には、自社に合ったシステムで対応しよう
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始にともない、請求書を電子化する企業は増えました。
請求書の受領やデータ化をアウトソースできるサービスも多く、これを活用すれば「請求書を受け取るために出社しなければならない」という悩みも解消されるでしょう。
請求書の電子化は業務効率化や人件費削減はもちろん、より働きやすい環境をつくることにもつながります。
自社に合った電子請求書サービスを選ぶことで、費用対効果はさらに高くなります。自社が請求書の発行と受領のどちらに課題を抱えているのか、どんな機能が必要なのかを考えてみましょう。機能の過不足がなく、既存システムと連携できるものが、自社にとって使いやすいサービスといえます。
ただ、サービスの公式HPだけではどれが自社に合っているかわからないかもしれません。気になるサービスは資料請求や問い合わせ、可能であれば無料トライアルなどをしてみて、自社との相性を見極めましょう。
