物件管理システムとは｜基本機能/仕組み/種類
物件管理システムとは「物件情報管理」「賃貸管理」「不動産売買」「売上管理」「仲介業務管理」に関わる業務をサポートするシステムです。クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれ特徴が異なります。
今回は物件管理システムの機能、物件管理の業務内容、システムの導入メリットと注目される背景を紹介します。
| サービス名 | 特徴・ポイント | 不動産業界の強み |
| インボイス制度管/理業法対応 賃貸管理システム 賃貸革命10  | 初期費用0円／無料相談 仲介から管理まで賃貸管理業務を効率化 物件管理・契約管理・家賃管理を一元管理 基本料金内で修繕・契約も管理可能 | 導入実績No.1！全国5,179社導入 日本全国30ヶ所にサポート拠点あり システムアドバイザー・コールセンター 豊富なオプション機能で業務形態に対応 |
物件管理システムの5つの基本機能
物件管理システムの基本機能は「物件情報管理」「賃貸管理」「不動産売買」「売上管理」「仲介業務管理」の5つです。まずは各機能の概要を押さえておきましょう。
| 機能 | 概要 |
| 物件情報管理 | 物件/入居者の情報を管理 |
| 賃貸管理 | 賃貸物件の管理に関する業務をサポート |
| 不動産売買 | マンション/戸建ての売買に関する情報を管理 |
| マンション売上管理 | マンションの売買で発生する売上管理 |
| 仲介業務管理 | 不動産売買/賃貸契約における仲介業務をサポート |
各機能の詳細や仕様のメリットは後述します。
物件管理システムの種類
物件管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴は次の通りです。
| 種類 | 自社サーバー | 情報の管理 | 初期費用 | 導入までの期間 | セキュリティ |
| クラウド型 | 不要 | クラウド | 安価 | 短期 | クラウドセキュリティが求められる |
| オンプレミス型（オンプレ型） | 必要 | ファイルサーバー | 高価 | 長期 | 強固なセキュリティ環境を構築できる |
現在のトレンドはクラウド型で、多くの物件管理システムで利用されています。
物件管理とは｜入居者に関する業務内容
物件管理とは、貸しに出しているアパートやマンション、一軒家の管理をオーナーに代わって行うことです。業務内容は入居者に関するものと、建物に関するものに分かれます。まずは家賃や契約など、入居者に関する業務内容から見ていきましょう。
入居者の募集
物件管理業務では、賃貸物件の入居者募集も仕事の一つです。空室の出た物件の情報と写真を不動産ポータルや自社ホームページに掲載し、入居希望者を募ります。その他、オーナーへの賃料設定に関する相談も業務に含まれます。
家賃の集金
集金をオーナーから依頼されている場合は、賃貸物件の入居者から月々の家賃を集金します。指定の日にちに家賃が引き落とされているか確認し、未納の場合は督促の連絡をする必要があります。万が一、家賃の滞納が続いた場合は家賃保証会社に対応を依頼することもあるでしょう。
契約更新/解約の対応
入居者の契約更新が近づいたら更新案内を送付し、更新する場合はその対応を行います。家賃や契約条件に変更があった場合は契約書の内容を更新し、その旨を入居者に説明した上で契約を交わします。
また、入居者から解約希望の連絡が入った際も対応が必要です。退去日までの家賃の清算や修繕の有無などを確認します。室内は原状回復が原則ですが、修繕やクリーニング費用を算出した上で、残った敷金を入居者に返金します。
入居者からのクレーム対応
「下の部屋の音がうるさい」「駐車場の車の音が気になる」など、入居者からのクレームが入った時も対応が必要です。対応方法は不動産会社の独断ではなく、オーナーに相談した上で決めます。
故障時の対応
給湯器やトイレなど、室内の設備が故障したと入居者から連絡を受けた際は、オーナーに確認した上で修理の手配を行います。提携している業者があれば、そちらに依頼することが多いでしょう。
なお、電球やパッキンなどの消耗品は入居者負担となるのが一般的です。
物件管理とは｜建物に関する業務内容
物件管理では、建物のメンテナンスやクリーニングの手配など、建物に関する業務も多岐に渡ります。ここでは主な業務内容を4つ紹介します。
日々の掃除/メンテナンス
オーナーから物件の管理を任されている以上、建物をきれいに保つのも仕事です。物件に定期的に訪れ、廊下や階段、ゴミ捨て場の掃除やゴミ捨て、共用部の電球交換などを行います。
共用部の清潔さは入居者の住みやすさや満足度に関わるため、手を抜かずに行いましょう。
建物の点検
掃除やメンテナンスで物件を訪れた際は、建物の点検も同時に行います。外壁や廊下にヒビが入っている、柵が倒れかかっているなど、修理が必要そうな場合はオーナーに報告をしましょう。
また、賃貸物件では法定点検が義務付けられており、物件管理業務では点検の準備・手配を行うこともあります。
長期的なメンテナンスの提案
建物は時間の経過とともに劣化していきます。劣化が進むと住人の命にかかわる事故が起こることもあるので、長期的なメンテナンスは欠かせません。
通常、建物や設備の補修は約20年のサイクルで行います。管理しているのがマンションなら長期修繕計画を、アパートなら修繕用の予算計画を立て、オーナーに提案します。
退去後クリーニングの手配
住人の退去後は、次の入居募集に向けて室内をクリーニングする必要があります。ハウスクリーニングを始め、状況によっては壁紙や畳の交換などの修繕も依頼します。
なお、あまりにも室内の汚れがひどい、目立つ傷があるなど、「特別損耗」に該当する場合の修繕費用は入居者負担となるのが通常です。
物件管理システムの主な機能/効率化できる作業内容
ここでは、物件管理システムの主要機能である「物件情報管理」「賃貸管理」「不動産売買管理」「マンション売上管理」「仲介業務管理」の詳細と、効率化できる作業内容を紹介します。
物件情報管理
物件管理機能では、物件の詳細情報や居住者に関する情報、成約状況などを管理できます。
不動産会社で扱う物件数は非常に多いため、紙やExcelだと管理が難しいこともあるでしょう。物件情報管理機能を使用すると、必要な情報を瞬時に把握できて入力も簡単です。物件に関する正確な情報を入居希望者や購入希望者に届けられます。
賃貸管理
賃貸管理に関わる業務全般をサポートする機能です。物件登録から入居者募集、契約、物件の管理、退去といった一連の業務に役立ちます。物件登録ではワンクリックで複数の不動産ポータルサイトへ登録できるため、一つの物件につき1回の入力で済みます。
その他、各種書類の自動生成、物件や入居者に関する情報の管理、家賃の照合や督促ができる入出金管理機能など、各業務に役立つ機能が多いです。
不動産売買管理
マンションや戸建ての売買に関する情報を管理する際に役立つのが、不動産売買管理機能です。物件の情報や見込み客へのメール・DM配信、売主への営業報告に加え、出稿した広告の分析や各種ファイルの社内共有などを行えます。
マンション売上管理
マンション売上管理では、ディベロッパーが扱うマンションの販売・管理における工程で発生する売り上げを管理できます。土地の購入・企画・販売・引渡しと、マンション開発における一連の業務の管理が可能です。
仲介業務管理
不動産売買や賃貸契約における仲介業務をサポートする機能です。扱う物件の不動産ポータルへの登録、広告・販売、契約内容の調整、各種書類の作成、物件の引渡しなど、仲介業務全般に役立つ機能があります。
物件管理システムを導入する5つのメリット
物件管理システムの導入には、業務効率の業務効率の改善やヒューマンエラーの防止、入居者の満足度向上など、複数のメリットがあります。ここでは主なメリットを5つ紹介します。
1. 業務を効率よく進められる
不動産業界では、今も紙やExcelで情報を管理することがあります。しかし、「書類のファイルを探す手間がかかる」「情報が記載された紙を紛失した」「Excelの操作方法が分からない」といった問題を抱える企業も少なくありません。
物件管理システムでは、各種情報がデータベースに一元管理されます。紛失の恐れがなく、必要な情報は検索すると瞬時に表示されます。直感的なデザインで、操作性に優れたシステムが多いため、IT関係が苦手な人でも操作しやすいでしょう。
管理にかかる時間と手間が改善されれば、空いた時間を活用して新規営業やオーナーへのフォローなどを行えます。その結果、売上アップにつながるかもしれません。
2. ヒューマンエラーを防げる
不動産会社が扱う物件数は多いため、自社サイトや不動産ポータルへの入力が手作業だと入力ミスや記載漏れが起こりがちです。物件登録やその他の情報管理に追われ、入居者対応の遅れや計算ミス、更新漏れなどが起こることもあるでしょう。
物件管理システムでは、情報を入力するだけで物件が一括登録されます。入力補助機能が入力ミスを通知してくれるため、打ち間違えを防げます。
その他にもリマインドや自動計算など、ヒューマンエラー防止に役立つ機能が多いです。
3. 契約獲得率アップに期待できる
物件管理システムには広告作成機能もあります。テンプレートの利用によって、視覚に訴える効果的な広告の作成が可能です。コメントの自動生成や、パノラマ画像との連携ができるシステムであれば、広告の訴求力をより高められます。
また、物件登録機能によって多くの不動産ポータルに物件を一括で掲載できるため、掲載スピードが上昇します。広告の訴求力と掲載スピードが上がることで、多くの入居希望者の目に留まるでしょう。その結果、問い合わせが増えれば契約獲得率アップに期待できます。
4. 入居者の満足度が向上する
賃貸管理では、入居者からのクレームや問い合わせ、修理依頼などにも対応します。物件管理機能では、入居者からの問い合わせ内容を保存し、社内で共有できます。担当者以外でも確認できるため、引継ぎや対応がスムーズになるでしょう。
問い合わせ内容を把握した上で要望に応えることで、入居者の満足度を高められます。
5. 情報を社内で共有できる
物件管理システムは、簡単な操作で情報の共有ができます。パソコン操作に不慣れな人でも必要な情報を見つけられるため、担当者が不在であってもスムーズに対応できるでしょう。
従来の管理方法である紙やExcelで発生しやすい「Excelの操作ができず情報を見られない」「入居者やオーナーからの問い合わせ内容が把握できない」「更新案内が漏れてしまう」といったトラブルを防げます。
物件管理システム｜注目される背景/トレンド
物件管理システムの導入時は補助金制度を利用できます。便利な機能と補助金の相乗効果で、物件管理システムの注目度・普及率は上昇中です。ここでは物件管理システムの普及率と、導入時に活用できる補助金制度を紹介します。
高い普及率 – 5割以上の店舗で導入済み
2022年8月、株式会社スペースリーは「不動産業界のDX推進状況調査」を行いました。各DXサービスの利用状況に関する設問で「導入している・導入進行中」と回答のあった上位サービスは次の通りです。
- ウェブ会議システム：70％
- 賃貸管理（不動産基幹ソフト）システム：52.3％
- 電子申込システム：39.1％
オンライン会議や面接などで使う機会の多いウェブ会議システムの70％には及ばないものの、5割以上の人が賃貸管理（不動産基幹ソフト）システムを導入済み、または導入を進めています。
これまで、不動産業界はDXの浸透が遅れていましたが、コロナ禍や書面電子化の実現などにより、DXの活用が進んでいます。本調査結果も、不動産業界におけるDXの浸透を表しています。
IT導入補助金 – 制度の拡大、対象額は最大2年分まで引き上げ
物件管理システムの導入には「IT導入補助金2022」が使えます。今年度「デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）」に名称が変更され、サービス利用料の対象額は最大1年分から2年分まで引き上げられるなど、補助の範囲が広がりました。
＜対象になるもの＞
- 物件管理システム
- 予約システム
- POSレジ本体機器
- POSレジ周辺機器
- バーコードリーダー
- Wi-Fiルーター
- 配送設置費
- クラウド利用料 など
制度について、詳しくは公式ホームページをご確認ください。
物件管理システム比較8選 │ 機能や料金を紹介
| アプリ/システム名 | イメージ | 初期費用 | 月額費用 | 賃貸管理 | 物件管理 | 顧客管理 | 問合せ 管理 | 主な機能 |
| 賃貸革命10 |  | 0円 ※無料 | プランにより変動 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 集客や接客に二次活用できる物件管理 在庫管理チラシ等の資料作成/問い合わせ管理 契約書作成・管理/解約・清算サポート 請求データ自動生成/音声検索入力/ふせんメモ 家賃管理/数多くの入金方法に対応 |
| ESいい物件One |  | 30万円～ | 20,000円/法人 ※～500戸・区画、～5GB | 〇 | 〇 | 〇 | 問合せ | 募集/追客/新規契約/重税/台帳保管 |
| いえらぶCLOUD |  | ホームページ制作費 テンプレートプラン ・賃貸：30万円～ ・売買：35万円～ ・賃貸売買 45万円～ | 問合せ | 〇 | 〇 | 〇 | 問合せ | ホームページ制作/ポータル連動/顧客管理 賃貸管理/チラシ自由編集 間取り図作成コンテンツ作成 広告表示チェック/執筆代行/ローカルSEO/らくらく物件紹介 反響分析/WEB接客/家賃保証/家主集客サイト |
| PropoCloud |  | 問合せ | 問合せ | 〇 | 〇 | 〇 | 問合せ | 物件データベース活用/顧客管理/ホットリード選別 自動メール配信/周辺売り出しレポート 顧客データの一括登録 |
賃貸革命10 仲介~管理業務まで一元管理/導入実績No.1/補助金認定/賃貸管理システム
- 仲介業務から管理業務まで一元管理できる導入実績No.1の不動産賃貸管理システム
- インボイス制度対応/管理業法対応/管理業務のミス・ロスを飛躍的に削減
- 初期費用0円で利用できて1拠点運用でも始めやすい
- 物件管理/契約管理/家賃管理/会計処理/問合せ・修繕管理/など豊富な機能
- 大切なデータをクラウドで管理/全国30拠点/安心サポート体制/コールセンター
賃貸革命10は日々変化する賃貸物件の様々な管理形態に対応する実力派トータルシステムです。
あらゆる情報を一元管理することで集客・管理業務を効率化します。
賃貸革命10は管理業務を効率化する機能が豊富で、物件管理から家賃管理、問合せ・修繕管理までワンストップでカバーする網羅性の高さが評判です。
また、賃貸革命10に登録した物件情報は、店頭資料・チラシ作成やポータルサイト・自社サイトへの広告掲載を簡単に転用できます。物件情報は管理業務だけでなく仲介業務にも活用いただけるので、成約数の向上にも貢献します。
1拠点から複数店舗の運用まで幅広く対応可能。会社の成長に合わせたシステムのカスタマイズが可能です。
また、万が一災害(火災、津波、地震)があっても情報資産を残せて、すぐに復旧できます。
料金プランは管理戸数により変動がありますが、初期費用0円でスタートすることができます。ユーザー様の管理状況や運用状況に合わせたプランが選べるため、会社の成長に応じた料金設定が可能です。
資料も無料ダウンロードが可能で、導入相談はもちろん、オンライン/訪問のデモンストレーション賃貸革命の実演も無料で実施しているので、管理システムをお探しの方は営業担当にお問い合わせをしてみましょう。
| 初期費用 | 月額費用 | 主な機能 |
| 0円※無料 | プランにより変動 | 【仲介業務】 物件管理機/物件連携情報/自動入稿ロボ/契約管理 更新関連/契約関連/保険申込連携 【賃貸管理業務機能】 問合せ管理/修繕管理/巡回管理/家賃管理機能 入金関連/請求関連/送金関連/入出金データ関連 会計連動/積立金管理 |
いえらぶCLOUD
- 全業務をカバーする圧倒的な機能性
- 直感的に操作できるわかりやすいデザイン
- 導入後も寄り添うサポート＆コンサル
いえらぶCLOUDは、仲介業務も管理業務も一元管理できるオールインワンシステムです。不動産会社の成果最大化と業務効率化を実現します。
全業務をカバーできる機能性を持ちながらも、操作に迷わない分かりやすいデザインが特長です。業務の流れを意識して作られているので物件入力やチラシ作成も直感的に作業できます。
最大限いえらぶCLOUDを活用するために、専門スタッフのサポートも充実しています。12,000社導入の実績を持つノウハウで、お客様を成功へと導きます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| ホームページ制作費 テンプレートプラン ・賃貸 30万円～ ・売買 35万円～ ・賃貸売買 45万円～ | 要お問い合わせ | ホームページ制作/ポータル連動/顧客管理 賃貸管理/チラシ自由編集/間取り図作成 コンテンツ作成/広告表示チェック/執筆代行 ローカルSEO/らくらく物件紹介/反響分析 WEB接客/家賃保証/家主集客サイト など |
ESいい物件One
- 集客で差別化できる自社サイトを構築できる
- 接客対面ツールで営業効率アップ
- 顧客の行動が一目でわかる追客履歴、顧客管理（CRM）
ESいい物件Oneは賃貸管理、賃貸仲介、売買仲介など不動産業に特化したクラウドで提供するデータベースシステムです。
ESいい物件Oneは業態に左右されることのないデータベースなので、物件情報や顧客情報、契約情報などの取り扱う膨大な情報も一つの場所で管理できます。
マルチデバイス対応のホームページや法改正に対応した最新の帳票類に対応でき業務を効率化できます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 | |
| ESいい物件One賃貸 | 200,000円 | 200,000円/法人～ （～500戸・区画、～5GB） | 募集/追客/新規契約/重税/台帳保管 |
| ESいい物件One賃貸 賃貸管理 家賃管理タイプ | 500,000円 | 78，00円/法人～ （～1,000戸・区画、～10GB） | 新規契約/重税/台帳保管 更新/解約の管理/家賃管理 |
| ESいい物件One賃貸 賃貸管理 専任管理タイプ | 300,000円 | 200,000円/法人～ （～500戸・区画、～5GB） | 新規契約/重税/台帳保管 更新/解約の管理 |
| ESいい物件One賃貸 売買 | 300,000円 | 200,000円/法人～ （～100戸・区画、～1GB） |
ITANDI BB
- 接客現場で活かせる
- 24時間365日内見予約や申込受付が可能
- 入居希望者へ自動で物件提案
ITANDI BBは、仲介会社に向けた業者間サイトです。
物件情報がリアルタイムに更新されるため、物件案内中の接客現場でも内見や申込ができる物件を探し出し、案内することができます。
入居希望者向けのサービスや営業支援サービスなども豊富です。他サービスとの連携をすることで、エンドユーザーに自動で物件を提案することもでき、業務の効率化を図ることができます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要お問い合わせ | 要お問い合わせ | 仲介業者間サイト/物件空確認 内見予約、申し込み |
i-SP
- 他サービス、i-SP関連オプションとの連動多数
- 業務に合わせて管理システムのカスタマイズが可能
- 財務会計ソフトへの連動可能
i-SPは、自社でワークフローシステムを運用するオンプレミス型で賃貸管理業務のすべてを網羅する賃貸管理システムです。
台帳管理から契約、運営管理まで賃貸管理にまつわるすべてを担っているため、管理システムの幅が広く、業務に合わせたシステムのカスタマイズができます。
勘定奉公・弥生会計・大蔵大臣といった市販の財務会計ソフトに仕訳データを連動でき、業務の効率化を図ることができます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要お問い合わせ | 要お問い合わせ | 台帳管理機能/契約管理機能/請求/入金管理 支払/出金管理/問い合わせ/修繕 財務連動/分析/ログイン機能 |
賃貸管理システム（at home）
- 高セキュリティーのクラウド型システム
- 集客・契約から退去まで一元管理し、業務の課題をトータルサポート
- 管理規模や必要機能に合わせた月額料金のプラン選択
賃貸管理システムat homeは、高セキュリティーのクラウド型システムで管理にまつわる業務の課題をトータルサポートする賃貸管理システムです。
クラウド型システムなので、業務の場所を選ばず、データを安心して保存できます。また、専門の知識を持ったスタッフによるサポートも丁寧に行います。
3つのプランの中から、管理規模に合わせてシステムを選択できるため、導入しやすい価格で、業務課題を解決できます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 | |
| 台帳プラン | 要問い合わせ | 要問い合わせ | オーナー台帳/建物台帳/部屋台帳/委託契約 契約者台帳/取引業者台帳/ATBB連携指示 募集条件変更/問合せ登録/操作ログ一覧 |
| 契約管理プラン | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 新規契約処理/契約管理台帳/契約キャンセル 更新登録/更新キャンセル/解約処理/解約キャンセル 解約オーナー精算/修繕登録/契約更新案内（オーナー） Excel帳票メンテ |
| 家賃管理プラン | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 請求管理/一括随時請求/滞納督促/現金入金処理 口座入出金処理/口座振替処理/過入金振替処理 入金管理/オーナー随時請求支払/領収証発行 オーナー送金処理/総振（オーナー送金） 年間収支報告書/過入金返金/総振（契約者返金） /検針登録/検針通知書建物別検針設定/検針料金設定 |
ReDocS
- 初めてでも使いこなしやすいデザインと安心サポートの充実
- 高いセキュリティ対策によるデータをマルチデバイスで使用できるクラウド型
- 自社規模に合わせたカスタマイズ性の高い料金プラン
ReDocSは、不動産管理の知識がない人でも「かんたんで、すぐ使えて、便利な」賃貸管理ソフトです。
シンプルなデザインで簡単に操作でき、初めての導入にピッタリです。また、256bit SSLを利用した通信の暗号化でデータを保護します。
お手頃価格で充実した機能と、サポート体制が整っており、1日に1社導入している賃貸管理システムです。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 | |
| ライトプラン | 49,800円（税込 54,780円） | 2,980円/月額（税込 3,278円） | ・登録可能区画数：100区画 ・登録可能オーナー数：100人 ・データ保持期間：無制限 |
| ミドルプラン | 49,800円（税込 54,780円） | 6,980円/月額（税込 7,678円） | ・登録可能区画数：500区画 ・登録可能オーナー数：500人 ・データ保持期間：無制限 |
| アドバンスプラン | 49,800円（税込 54,780円） | 12,480円 / 月額（税込 13,728円） | ・登録可能区画数：1,000区画 ・登録可能オーナー数：1,000人 ・データ保持期間：無制限 |
| 個別見積もり | 49,800円（税込 54,780円） | 個別お見積もり | ・登録可能区画数：1,000区画以上 ・登録可能オーナー数：1,000人以上 ・データ保持期間：無制限 |
J-Rent
- 基幹システムから多岐にわたる統合システムで管理業務をフルカバー
- 会計処理や財務システムとの連動がスムーズ
- 簡便インターフェイスの採用で、横断的な処理が可能
J-Rentは、統合システムにより業務効率化を高める賃貸管理システムです。各管理業務との連動がスムーズであるため、処理の自動化ができます。
基幹システムに加えて、多数のオプションとの情報連動により、営業支援や管理業務、外部への情報公開も可能になります。
メジャーアップデートにより、画面のデザインがより分かりやすく、業務の簡易化が進んでいます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 物件管理/契約/解約/更新 収納（請求/入金）/工事管理 支払/会計管理 |
物件管理システムで煩雑な業務をスムーズに
物件管理システムを導入すると、日々の煩雑な業務をスムーズに進められます。賃貸管理をしている場合は、入居者や建物に関する情報の保存や共有ができるため、突然の事態にも対応可能です。
一口に物件管理システムと言っても賃貸管理に特化したもの、管理業務に特化したもの、業務全般をサポートするものと、複数の種類があるため、自社の事業内容に合わせて選択しましょう。
