物件管理とは?おすすめサービスの基本機能・種類・導入メリット・料金比較

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物件管理システムとは|基本機能/仕組み/種類

物件管理システムとは、「物件情報管理」「賃貸管理」「不動産売買」「売上管理」「仲介業務管理」に関わる業務をサポートするシステムです。クラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれ特徴が異なります。

今回は物件管理システムの機能、物件管理の業務内容、システムの導入メリットと注目される背景を紹介します。

物件管理システムの基本機能5つ

物件管理システムの基本機能は「物件情報管理」「賃貸管理」「不動産売買」「売上管理」「仲介業務管理」の5つです。まずは各機能の概要を押さえておきましょう。

機能概要
物件情報管理物件/入居者の情報を管理
賃貸管理賃貸物件の管理に関する業務をサポート
不動産売買マンション/戸建ての売買に関する情報を管理
マンション売上管理マンションの売買で発生する売上管理
仲介業務管理不動産売買/賃貸契約における仲介業務をサポート

各機能の詳細や仕様のメリットは後述します。

物件管理システムの種類

物件管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴は次の通りです。

種類自社サーバー情報の管理初期費用導入までの期間セキュリティ
クラウド型不要クラウド安価短期クラウドセキュリティが求められる
オンプレミス型(オンプレ型)必要ファイルサーバー高価長期強固なセキュリティ環境を構築できる

現在のトレンドはクラウド型で、多くの物件管理システムで利用されています。

物件管理とは|入居者に関する業務内容

物件管理とは、貸しに出しているアパートやマンション、一軒家の管理をオーナーに代わって行うことです。業務内容は入居者に関するものと、建物に関するものに分かれます。まずは家賃や契約など、入居者に関する業務内容から見ていきましょう。

入居者の募集

物件管理業務では、賃貸物件の入居者募集も仕事の一つです。空室の出た物件の情報と写真を不動産ポータルや自社ホームページに掲載し、入居希望者を募ります。その他、オーナーへの賃料設定に関する相談も業務に含まれます。

家賃の集金

集金をオーナーから依頼されている場合は、賃貸物件の入居者から月々の家賃を集金します。指定の日にちに家賃が引き落とされているか確認し、未納の場合は督促の連絡をする必要があります。万が一、家賃の滞納が続いた場合は家賃保証会社に対応を依頼することもあるでしょう。

契約更新/解約の対応

入居者の契約更新が近づいたら更新案内を送付し、更新する場合はその対応を行います。家賃や契約条件に変更があった場合は契約書の内容を更新し、その旨を入居者に説明した上で契約を交わします。

また、入居者から解約希望の連絡が入った際も対応が必要です。退去日までの家賃の清算や修繕の有無などを確認します。室内は原状回復が原則ですが、修繕やクリーニング費用を算出した上で、残った敷金を入居者に返金します。

入居者からのクレーム対応

「下の部屋の音がうるさい」「駐車場の車の音が気になる」など、入居者からのクレームが入った時も対応が必要です。対応方法は不動産会社の独断ではなく、オーナーに相談した上で決めます。

故障時の対応

給湯器やトイレなど、室内の設備が故障したと入居者から連絡を受けた際は、オーナーに確認した上で修理の手配を行います。提携している業者があれば、そちらに依頼することが多いでしょう。

なお、電球やパッキンなどの消耗品は入居者負担となるのが一般的です。

物件管理とは|建物に関する業務内容

物件管理では、建物のメンテナンスやクリーニングの手配など、建物に関する業務も多岐に渡ります。ここでは主な業務内容を4つ紹介します。

日々の掃除/メンテナンス

オーナーから物件の管理を任されている以上、建物をきれいに保つのも仕事です。物件に定期的に訪れ、廊下や階段、ゴミ捨て場の掃除やゴミ捨て、共用部の電球交換などを行います。

共用部の清潔さは入居者の住みやすさや満足度に関わるため、手を抜かずに行いましょう。

建物の点検

掃除やメンテナンスで物件を訪れた際は、建物の点検も同時に行います。外壁や廊下にヒビが入っている、柵が倒れかかっているなど、修理が必要そうな場合はオーナーに報告をしましょう。

また、賃貸物件では法定点検が義務付けられており、物件管理業務では点検の準備・手配を行うこともあります。

長期的なメンテナンスの提案

建物は時間の経過とともに劣化していきます。劣化が進むと住人の命にかかわる事故が起こることもあるので、長期的なメンテナンスは欠かせません。

通常、建物や設備の補修は約20年のサイクルで行います。管理しているのがマンションなら長期修繕計画を、アパートなら修繕用の予算計画を立て、オーナーに提案します。

退去後クリーニングの手配

住人の退去後は、次の入居募集に向けて室内をクリーニングする必要があります。ハウスクリーニングを始め、状況によっては壁紙や畳の交換などの修繕も依頼します。

なお、あまりにも室内の汚れがひどい、目立つ傷があるなど、「特別損耗」に該当する場合の修繕費用は入居者負担となるのが通常です。

物件管理システムの主な機能/効率化できる作業内容

ここでは、物件管理システムの主要機能である「物件情報管理」「賃貸管理」「不動産売買管理」「マンション売上管理」「仲介業務管理」の詳細と、効率化できる作業内容を紹介します。

物件情報管理

物件管理機能では、物件の詳細情報や居住者に関する情報、成約状況などを管理できます。

不動産会社で扱う物件数は非常に多いため、紙やExcelだと管理が難しいこともあるでしょう。物件情報管理機能を使用すると、必要な情報を瞬時に把握できて入力も簡単です。物件に関する正確な情報を入居希望者や購入希望者に届けられます。

賃貸管理

賃貸管理に関わる業務全般をサポートする機能です。物件登録から入居者募集、契約、物件の管理、退去といった一連の業務に役立ちます。物件登録ではワンクリックで複数の不動産ポータルサイトへ登録できるため、一つの物件につき1回の入力で済みます。

その他、各種書類の自動生成、物件や入居者に関する情報の管理、家賃の照合や督促ができる入出金管理機能など、各業務に役立つ機能が多いです。

不動産売買管理

マンションや戸建ての売買に関する情報を管理する際に役立つのが、不動産売買管理機能です。物件の情報や見込み客へのメール・DM配信、売主への営業報告に加え、出稿した広告の分析や各種ファイルの社内共有などを行えます。

マンション売上管理

マンション売上管理では、ディベロッパーが扱うマンションの販売・管理における工程で発生する売り上げを管理できます。土地の購入・企画・販売・引渡しと、マンション開発における一連の業務の管理が可能です。

仲介業務管理

不動産売買や賃貸契約における仲介業務をサポートする機能です。扱う物件の不動産ポータルへの登録、広告・販売、契約内容の調整、各種書類の作成、物件の引渡しなど、仲介業務全般に役立つ機能があります。

物件管理システムを導入する5つのメリット

物件管理システムの導入には、業務効率の業務効率の改善やヒューマンエラーの防止、入居者の満足度向上など、複数のメリットがあります。ここでは主なメリットを5つ紹介します。

1. 業務を効率よく進められる

不動産業界では、今も紙やExcelで情報を管理することがあります。しかし、「書類のファイルを探す手間がかかる」「情報が記載された紙を紛失した」「Excelの操作方法が分からない」といった問題を抱える企業も少なくありません。

物件管理システムでは、各種情報がデータベースに一元管理されます。紛失の恐れがなく、必要な情報は検索すると瞬時に表示されます。直感的なデザインで、操作性に優れたシステムが多いため、IT関係が苦手な人でも操作しやすいでしょう。

管理にかかる時間と手間が改善されれば、空いた時間を活用して新規営業やオーナーへのフォローなどを行えます。その結果、売上アップにつながるかもしれません。

2. ヒューマンエラーを防げる

不動産会社が扱う物件数は多いため、自社サイトや不動産ポータルへの入力が手作業だと入力ミスや記載漏れが起こりがちです。物件登録やその他の情報管理に追われ、入居者対応の遅れや計算ミス、更新漏れなどが起こることもあるでしょう。

物件管理システムでは、情報を入力するだけで物件が一括登録されます。入力補助機能が入力ミスを通知してくれるため、打ち間違えを防げます。

その他にもリマインドや自動計算など、ヒューマンエラー防止に役立つ機能が多いです。

3. 契約獲得率アップに期待できる

物件管理システムには広告作成機能もあります。テンプレートの利用によって、視覚に訴える効果的な広告の作成が可能です。コメントの自動生成や、パノラマ画像との連携ができるシステムであれば、広告の訴求力をより高められます。

また、物件登録機能によって多くの不動産ポータルに物件を一括で掲載できるため、掲載スピードが上昇します。広告の訴求力と掲載スピードが上がることで、多くの入居希望者の目に留まるでしょう。その結果、問い合わせが増えれば契約獲得率アップに期待できます。

4. 入居者の満足度が向上する

賃貸管理では、入居者からのクレームや問い合わせ、修理依頼などにも対応します。物件管理機能では、入居者からの問い合わせ内容を保存し、社内で共有できます。担当者以外でも確認できるため、引継ぎや対応がスムーズになるでしょう。

問い合わせ内容を把握した上で要望に応えることで、入居者の満足度を高められます。

5. 情報を社内で共有できる

物件管理システムは、簡単な操作で情報の共有ができます。パソコン操作に不慣れな人でも必要な情報を見つけられるため、担当者が不在であってもスムーズに対応できるでしょう。

従来の管理方法である紙やExcelで発生しやすい「Excelの操作ができず情報を見られない」「入居者やオーナーからの問い合わせ内容が把握できない」「更新案内が漏れてしまう」といったトラブルを防げます。

物件管理システム|注目される背景/トレンド

物件管理システムの導入時は補助金制度を利用できます。便利な機能と補助金の相乗効果で、物件管理システムの注目度・普及率は上昇中です。ここでは物件管理システムの普及率と、導入時に活用できる補助金制度を紹介します。

高い普及率 – 5割以上の店舗で導入済み

出典:株式会社スペースリー「不動産業界のDX推進状況調査

2022年8月、株式会社スペースリーは「不動産業界のDX推進状況調査」を行いました。各DXサービスの利用状況に関する設問で「導入している・導入進行中」と回答のあった上位サービスは次の通りです。

  • ウェブ会議システム:70%
  • 賃貸管理(不動産基幹ソフト)システム:52.3%
  • 電子申込システム:39.1%

オンライン会議や面接などで使う機会の多いウェブ会議システムの70%には及ばないものの、5割以上の人が賃貸管理(不動産基幹ソフト)システムを導入済み、または導入を進めています。

これまで、不動産業界はDXの浸透が遅れていましたが、コロナ禍や書面電子化の実現などにより、DXの活用が進んでいます。本調査結果も、不動産業界におけるDXの浸透を表しています。

IT導入補助金 – 制度の拡大、対象額は最大2年分まで引き上げ

物件管理システムの導入には「IT導入補助金2022」が使えます。今年度「デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型)」に名称が変更され、サービス利用料の対象額は最大1年分から2年分まで引き上げられるなど、補助の範囲が広がりました。

<対象になるもの>

  • 物件管理システム
  • 予約システム
  • POSレジ本体機器
  • POSレジ周辺機器
  • バーコードリーダー
  • Wi-Fiルーター
  • 配送設置費
  • クラウド利用料 など

制度について、詳しくは公式ホームページをご確認ください。

物件管理システムで煩雑な業務をスムーズに

物件管理システムを導入すると、日々の煩雑な業務をスムーズに進められます。賃貸管理をしている場合は、入居者や建物に関する情報の保存や共有ができるため、突然の事態にも対応可能です。

一口に物件管理システムと言っても賃貸管理に特化したもの、管理業務に特化したもの、業務全般をサポートするものと、複数の種類があるため、自社の事業内容に合わせて選択しましょう。