不動産管理システムおすすめ6選比較！クラウド・選び方・導入メリットを解説

不動産管理システムとは

不動産管理システムとは、不動産会社が扱う賃貸・物件管理・売買・顧客に関する情報を一元管理するツールです。各業務をサポートする豊富な機能が備わっていて、人手不足や集客率、ヒューマンエラーなどの課題解決に役立ちます。

今回は、不動産管理システムの基本機能と導入のメリット、事例、注目される背景、自社に合うシステムを選ぶポイントを紹介します。

賃貸管理システムとの違い

同じ不動産業で扱うシステムに、賃貸管理システムがあります。賃貸管理システムは、自社が管理している賃貸物件に関する情報を一元管理し、入居者募集から退去までの業務を効率化できるシステムです。

それに対し不動産管理システムは、賃貸・物件管理・売買・顧客情報と、不動産業務全般をフォローするシステムです。賃貸・不動産売買の両方を扱う不動産会社に適しています。

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不動産管理システムの2つの種類 – クラウド・オンプレミス

不動産管理システムは「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。現在のトレンドはクラウド型で、多くの不動産管理システムが利用しています。

1. クラウド型

各種情報をクラウド上で保存・管理します。自社サーバーが不要なため、初期費用が安価で導入までの日数も短いです。

2. オンプレミス型

「オンプレ型」とも呼ばれ、自社サーバーを必要とするタイプです。サーバーの構築が必要なため初期費用は高価ですが、システムの扱い方やセキュリティ面が優れています。

種類	自社サーバー	初期費用	セキュリティ
クラウド型	不要	安価	プロにセキュリティ対策を任せられる
オンプレミス型	必要	高価	自社でセキュリティ対策が必要

不動産管理システムの主な機能｜できること

不動産管理システムは、日々の業務を効率化する豊富な機能を備えています。実際の業務の流れに沿って、主要な機能を詳しく見ていきましょう。

物件情報管理機能

不動産業務の基盤となる物件情報を一元管理する機能です。所在地や間取り、家賃、設備情報、写真などをデータベースで管理し、必要な情報を瞬時に検索できます。

空室・入居状況もリアルタイムで把握でき、修繕履歴や過去のトラブル対応なども記録可能です。これにより、物件の詳細な状況を担当者間で共有し、適切な物件管理が実現します。

広告作成・集客機能

登録した物件情報をもとに、魅力的なチラシやWeb広告を自動生成できます。豊富なテンプレートにより、デザインの知識がなくても見栄えの良い広告を作成可能です。

主要な不動産ポータルサイトへの一括掲載機能により、一度の操作で複数サイトに物件情報を配信できるため、広告業務の時間を大幅に短縮できます。

顧客管理・追客機能

電話やメール、来店など様々なチャネルからの問い合わせを一元管理します。顧客の基本情報、希望条件、対応履歴、内見予約の状況などを記録し、どのスタッフでも適切な対応が可能です。

自動追客機能では、顧客の興味や行動パターンを分析し、最適なタイミングで物件情報をメール配信できます。継続的な追客を自動化することで、成約率の向上が期待できます。

契約管理機能

物件情報や顧客情報と連携し、契約書や重要事項説明書を自動生成できます。転記ミスを防ぎ、作業時間も大幅に短縮可能です。

電子契約機能により、オンライン上で契約手続きを完結できるため、遠方の顧客でもスマートフォンやパソコンから簡単に契約できます。契約の進捗状況もリアルタイムで確認できます。

賃貸管理・運営機能

家賃の請求から入金確認まで自動化し、銀行口座と連携すれば入金状況をリアルタイムで確認できます。契約更新時期が近づくと自動アラートが表示され、手続き漏れを防げます。

修繕やクレーム対応も、依頼の受付から業者手配、完了報告まで一元管理可能です。過去の修繕履歴と併せて管理することで、適切なメンテナンスを実施できます。

売買仲介管理機能

売主・買主双方の情報を一元管理し、商談の進捗状況をリアルタイムで追跡できます。価格交渉の履歴や条件変更の経緯も詳細に記録可能です。

市場価格の分析機能により、周辺相場を参考にした適正な価格設定ができます。売主への営業報告書や買主への物件資料も自動生成でき、契約から決済までの長期間の取引管理が可能です。

収支管理・会計連携機能

物件ごとの収入・支出を自動集計し、収益性を可視化できます。家賃収入だけでなく、修繕費や管理費、税金なども含めた正確な収支計算が可能です。

会計ソフトとの連携により、取引データを自動で会計システムに反映でき、確定申告に必要な資料も自動生成できます。オーナーへの収支報告書も定期的に自動作成可能です。

分析・レポート機能

空室率や稼働率の推移、地域別の市場動向、営業スタッフの成績分析など、様々なデータを分析できます。収益性の高い物件や効果的な営業手法を発見し、具体的な改善点を把握できます。

グラフや表を使った見やすいレポートを自動生成でき、社内会議や投資家への報告でも活用できます。予測分析機能により、将来の収益予測や市場トレンドの把握も可能です。

不動産管理システムを導入するメリット

不動産管理システムの導入により、不動産会社が抱える課題を解決し、事業成長を加速できます。主要な5つのメリットを詳しく解説します。

1. 人手不足・属人化の解消

「企業の人材不足」実態調査によると不動産業界では81%の企業が人材不足に悩んでいます。不動産管理システムは、ベテランスタッフの経験や勘に頼っていた業務を標準化し、新人でも迷うことなく業務を進められるようになります。

1人のスタッフが複数業務を効率的に処理できるため、少数精鋭での事業運営が可能になります。担当者が不在になった場合でも、他のスタッフがスムーズに業務を引き継げるため、事業継続性も向上します。

2. 業務効率化・生産性向上

物件情報を一度登録すれば、チラシ作成やポータルサイト掲載が自動化されます。契約書や重要事項説明書も登録済み情報から自動生成でき、作成時間を従来の3分の1以下に短縮可能です。

電子契約や電子書面の活用により、印刷・郵送コストを年間数十万円削減できます。効率化により、スタッフはより付加価値の高い営業活動や顧客対応に集中できるようになります。

3. ヒューマンエラー・ミスの削減

物件情報や顧客情報の一元管理により、転記ミスや入力ミスを防止できます。契約更新時期や家賃請求日は自動アラートで通知されるため、更新漏れや請求忘れを防げます。

入金確認も銀行口座との連携により自動化でき、消込ミスを大幅に削減可能です。これらのミス防止により、顧客からのクレームが減少し、信頼関係の構築につながります。

4. 収益向上・売上アップ

空室情報を即座に複数のポータルサイトに掲載でき、入居希望者の目に触れる機会が増加します。自動追客機能により継続的なアプローチが可能で、システム導入により成約率が20-30%向上した事例もあります。

蓄積データの分析により、人気物件や成約しやすい価格帯を客観的に把握でき、戦略的な価格設定や物件改善で長期的な収益向上を実現できます。

5. 顧客満足度向上・働き方改革

顧客情報や物件情報を瞬時に検索できるため、問い合わせに対して迅速で正確な回答が可能です。電子契約やオンライン内見予約により、顧客は24時間いつでも手続きを進められます。

クラウド型システムなら、どこからでもアクセス可能でテレワークや外出先での業務ができます。スタッフのワークライフバランスが改善され、離職率の低下や採用力の向上にもつながります。

不動産管理システムを選ぶ比較ポイント

不動産管理システムは多数の製品があるため、自社に最適なシステムを選ぶには体系的な比較検討が必要です。以下の6つのポイントを中心に検討することで、失敗のないシステム選択ができます。

1. 自社の業務に必要な機能は揃っているか

システム選定の最重要ポイントは、自社の業務フローに必要な機能が搭載されているかです。賃貸管理中心なら入居者管理・家賃管理・契約更新機能、売買仲介中心なら顧客管理・物件査定・商談進捗管理機能が必須となります。

すべての機能を搭載したシステムほど良いわけではありません。使わない機能が多いと操作が複雑になり、コストも高くなります。まず自社で優先したい業務を明確にし、その業務に特化した機能が充実しているシステムを選ぶことが重要です。

将来的な事業拡大も考慮し、必要に応じて機能を追加できる拡張性があるかも確認しましょう。

2. スタッフが使いこなせる操作性か

どれだけ高機能でも、現場のスタッフが使いこなせなければ意味がありません。

無料トライアルやデモを活用し、実際にスタッフに操作してもらうことが最も確実な確認方法です。画面の見やすさ、メニューの分かりやすさ、入力の簡単さなどを実際に体験してください。

3. 料金や費用は予算内で効果に見合うか

初期費用と月額料金の総額を正確に把握し、導入効果と比較することが重要です。機能を段階的に導入できるシステムの場合は、現在必要な機能だけで最低限の費用で導入できておすすめです。

隠れたコストや追加料金の有無も必ず確認しましょう。カスタマイズ費用、データ移行費用、研修費用、サポート費用などが別途発生する場合があります。

IT導入補助金を活用できれば導入費用を大幅に削減できるため、補助金対象のシステムかどうかも確認してください。投資対効果の実現期間は通常6ヶ月～2年程度を目安に検討しましょう。

4. サポート体制は充実しているか

システム導入後の成功は、サービスのサポート体制に大きく左右されます。導入時の支援体制、操作研修の充実度、運用開始後のサポート窓口の対応品質を事前に確認することが重要です。

電話・メール・チャットなど複数の問い合わせ方法があり、迅速に対応してもらえるかを確認しましょう。また、法改正やシステムアップデートへの対応スピードも不動産業界では重要な要素です。

5. セキュリティ対策は安心か

不動産業務では顧客の個人情報や重要な契約情報を扱うため、強固なセキュリティ対策は必須条件です。データの暗号化、アクセス制限、定期的なバックアップなどの基本的なセキュリティ機能が備わっているか確認してください。

ISO27001やプライバシーマークなどのセキュリティ認証を取得しているかも重要なチェックポイントです。これらの認証は第三者機関による客観的なセキュリティ評価の証明となります。

6. 外部システムとの連携は可能か

既存の会計ソフトや銀行システムとの連携性も重要な検討ポイントです。API連携により業務の自動化範囲を拡大できれば、さらなる効率化が期待できます。

具体的には、会計ソフト連携により家賃収入や経費の自動仕訳、銀行API連携による入金確認の自動化、不動産ポータルサイト連携による物件情報の自動更新などが可能になります。これらの連携により、手作業による転記作業や確認作業を大幅に削減できます。

不動産管理システムおすすめ6選比較│機能と費用を一覧で比較

アプリ/システム名	イメージ	初期費用	月額費用	賃貸管理	物件管理	顧客管理	問合せ 管理	主な機能
賃貸革命10		0円 ※無料	プランにより変動	〇	〇	〇	〇	集客や接客に二次活用できる物件管理 在庫管理チラシ等の資料作成/問い合わせ管理 契約書作成・管理/解約・清算サポート 請求データ自動生成/音声検索入力/ふせんメモ 家賃管理/数多くの入金方法に対応
ESいい物件One		30万円～	20,000円/法人 ※～500戸・区画、～5GB	〇	〇	〇	問合せ	募集/追客/新規契約/重税/台帳保管
いえらぶCLOUD		ホームページ制作費 テンプレートプラン ・賃貸：30万円～ ・売買：35万円～ ・賃貸売買　45万円～	問合せ	〇	〇	〇	問合せ	ホームページ制作/ポータル連動/顧客管理 賃貸管理/チラシ自由編集 間取り図作成コンテンツ作成 広告表示チェック/執筆代行/ローカルSEO/らくらく物件紹介 反響分析/WEB接客/家賃保証/家主集客サイト
PropoCloud		問合せ	問合せ	〇	〇	〇	問合せ	物件データベース活用/顧客管理/ホットリード選別 自動メール配信/周辺売り出しレポート 顧客データの一括登録

不動産管理システムを導入するデメリット・注意点

不動産管理システムには多くのメリットがある一方で、導入前に把握しておくべきデメリットや注意点もあります。適切な対策を講じることで、これらの課題は十分に軽減可能です。

1. 初期導入コスト・ランニングコストの負担

システム導入には初期費用として数十万円から数百万円、月額ライセンス料として数万円から十数万円の継続的な費用が発生します。特に小規模事業者の場合、投資対効果の実現まで6ヶ月から2年程度かかるため、資金繰りへの影響を慎重に検討する必要があります。

対策として、IT導入補助金を活用すれば導入費用を大幅に削減できます。また、必要な機能から段階的に導入することで、初期投資を抑えながら効果を実感できます。多くの業者が無料トライアルを提供しているため、導入前に費用対効果を十分に検証することが重要です。

2. スタッフの操作習得・教育コストの発生

新しいシステムの操作習得には平均1～3ヶ月程度の期間が必要で、この間は一時的に業務効率が低下する可能性があります。特にITスキルが低いスタッフの場合、操作に慣れるまで時間がかかり、研修コストも発生します。

効果的な対策は、手厚いサポート体制を持つシステムを選ぶことです。電話サポートやオンライン研修、マニュアル動画などが充実していれば、スムーズな習得が可能になります。また、導入前の無料トライアル期間を活用して、実際の操作感を確認し、スタッフの適応度を事前に把握できます。

3. データ移行・初期設定の手間と複雑さ

既存の物件情報や顧客データをシステムに移行する作業は、通常1～3ヶ月程度の期間を要します。データの形式変換や重複チェック、業務フローの見直しなど、想定以上に複雑な作業が発生する場合があります。

多くのシステム業者はデータ移行支援サービスを提供しており、専門スタッフが移行作業をサポートします。また、一括移行ではなく段階的に移行することで、業務への影響を最小限に抑えられます。移行計画を綿密に策定し、十分な準備期間を確保することが成功の鍵となります。

不動産管理システムの導入事例

不動産管理システムの導入を検討している際は、すでに利用している企業の声も参考になります。ここでは不動産管理システムの導入事例を2つ紹介します。

導入事例 – 不動産管理の属人化からの脱却に成功

「ヨックモックグループ」は、洋菓子の製造・販売以外に不動産賃貸管理事業も行っていて、都内にある3棟の商業用不動産の運営・管理をしています。

しかし、同社のメイン事業は洋菓子の製造・販売であるため、不動産事業にかけられる人員・コストは限られています。元々は2名ほどの社員が携わっていましたが、1名での運用が続くこともあり、不動産事業に関する情報や業務内容は担当者しか把握していない状況でした。

同社は不動産事業の管理体制の見直しとともに、情報の一元化のために不動産管理システムを導入をしました。導入後は各種情報をスピーディーに把握できるようになり、業務効率が改善しています。複数アカウントの発行により、担当者以外も情報が閲覧できるようになったことで、緊急時の対応もスムーズになりました。

導入事例 – 従来のシステム構築と比較して約3分の2のコストに

「日本生命保険相互会社」はシステム構築にかかる費用の抑制と、社内外システムと連携した業務の効率化を目指すため、不動産管理システムを導入しました。

導入後は、会社・部署間の業務連携による新たな業務フローの確立により、業務効率が改善しています。また、従来の自社開発によるシステム構築費と比較して、約3分の2のコストに抑えられました。

不動産管理システム│注目される背景/トレンド

ここまで見てきたように、不動産管理システムは業務効率の向上に役立つ機能が多く、導入のメリットが豊富です。そのため、多くの企業が導入を進めていますが、その背景には補助金制度も関係しています。ここでは不動産管理システムの普及率と、注目される背景を紹介します。

高い普及率 – 5割以上の店舗で導入済み

2022年8月、株式会社スペースリーによって「不動産業界のDX推進状況調査」が行われました。各DXサービスの利用状況に関する設問では、52.3％が賃貸管理（不動産基幹ソフト）システムを「導入している・導入進行中」と回答しています。

これまで、不動産業界はアナログな手法が主流で、DXの浸透が遅れていました。しかし、コロナ禍や書面電子化の実現などにより、DXを活用する企業は増加しています。本調査で賃貸管理システムを「導入している・進行中」と回答した人が5割を超えていることが、不動産業界におけるDXの浸透を表しているでしょう。

不動産テックサービス – 1年間の傾向

2024年8月、一般社団法人不動産テック協会は「不動産テック カオスマップ第10版」を発表※しています。主な内容は次の通りです。

＜不動産テックサービス1年間の傾向＞

• コロナ禍によってVR・ARが増加
• 働き方の変化に応じ、スペースシェアリングが大幅に増加
• 価格可視化・査定はプレイヤーが減少した一方、BtoBに向けたAPI提供企業が増加
• 業務支援は大手企業も参入、機能追加、サービス間の機能連携が加速

不動産テック、つまり「不動産×テクノロジー」の分野でも、業務支援サービスの注目度が高まっています。

※出典：一般社団法人不動産テック協会「不動産テック カオスマップ」

IT導入補助金 – 制度の拡大、対象額は最大2年分まで引き上げ

不動産管理システムの導入には「IT導入補助金2022」が使えます。今年度「デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）」に名称が変更され、サービス利用料の対象額は最大1年分から2年分まで引き上げられるなど、補助の範囲が広がりました。

＜対象になるもの＞

• 不動産管理システム
• Wi-Fiルーター
• 配送設置費
• クラウド利用料　など

制度について、詳しくは公式ホームページをご確認ください。

不動産管理システムで業務の効率化を図ろう

不動産業務全般をフォローする不動産管理システムは、賃貸・不動産売買を扱う不動産会社に欠かせないツールと言えます。不動産テックへの注目、DXの浸透なども踏まえると、今後も多くの企業が不動産管理システムを導入するでしょう。業務効率の改善を目指している企業は、この機会に不動産管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。