【比較表付き】賃貸管理システム比較|仲介業者・管理会社別おすすめサービス紹介

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賃貸管理システムとは|基本機能/仕組み

賃貸管理システムとは、入居者の募集から退去時の対応まで賃貸管理に関わる業務を一元管理し、業務の効率化を図るシステムです。

賃貸管理では入居までの業務をメインとする「仲介業務」と、入居後のフォローを行う「管理業務」に大別できますが、賃貸管理システムはその両方に対応しています。従来のExcelでの管理よりも簡単で、スピーディーな対応が可能です。

今回は賃貸管理システムの主要機能と導入メリット、注目される背景、選ぶ際のポイントを紹介します。

仲介業務|賃貸管理システムの主要3機能

仲介業務で使える機能は、「物件の登録」「広告の作成・出稿」「入居者の審査・契約」「契約書類の作成」です。それぞれの機能について見ていきましょう。

1.物件登録機能

物件登録機能とは、システムに情報を入力するだけで、自社ホームページや不動産ポータルサイトに自動反映される機能です。

数多くの賃貸物件を一つずつ入力・登録していくと、膨大な時間がかかります。疲労が溜まると入力ミスが起こる可能性も高まるでしょう。

その点、物件登録機能では一つの物件に対し1回の入力で済むため、作業効率が格段に向上します。物件登録にかかっていた時間を他の業務にあてがうことも可能です。

2.広告作成・出稿機能

賃貸管理では、自社サイトや不動産ポータル以外に広告の出稿も必要です。賃貸管理システムの広告作成機能を使うと、豊富なテンプレートを利用して広告の作成ができます。入力補助機能により、不備を見落とす心配もありません。

出稿機能では、各サイトに合わせた形式で広告をまとめて出稿できます。広告の作成・出稿に時間がかかっている場合は、本機能によってスピーディーな対応ができるでしょう。

3.契約管理機能

契約管理機能とは、契約時に必要な書類を作成・出力する機能です。フォーマットに必要事項を入力するだけで良いので、作成時間が短縮できます。登録した情報は保存されるため、入居希望者の過去の契約を参照することも可能です。

また、賃貸管理システムの中には電子契約に対応しているものもあります。作成した契約書を入居希望者に送信し、電子署名をもらうことで契約に関わる手間と時間を解消できます。

管理業務│賃貸管理システムの主要3機能

賃貸物件の管理業務で使う主な機能は、「入出金管理」「物件管理」「更新管理」です。毎日の業務をサポートしてくれる各種機能について解説します。

1.入出金管理機能

入出金管理機能とは、家賃の照合・催促・報告、売掛金の消込処理ができる機能です。入金予定や支払い状況などの一覧表を画面上で確認できるため、経理業務に役立ちます。

また、入力されたデータを使い、請求書やオーナーへ渡す年間収支報告書を自動生成することも可能です。

2.物件管理機能

修理・修繕・点検履歴や入居者からのクレームなど、各物件に関する情報を登録・参照できる機能です。起こった時期や関連する写真、進捗状況などを保存できるので、対応の漏れを防げます。

3.更新管理機能

更新の時期が近づいた入居者を自動抽出・通知し、更新の案内を促す機能です。更新契約書の自動生成、更新業務の進捗状況管理もできるため、作業効率が向上します。

賃貸管理システムを導入する5つのメリット

賃貸管理システムには、「業務効率の向上」「ヒューマンエラーの防止」「契約獲得率アップ」「満足度の向上」「情報のスムーズな共有」といったメリットがあります。

1. 業務を効率よく進められる

従来は紙やExcelで情報を管理するのが主流でしたが、「書類のファイルを探す手間がかかる」「ほしい情報を見つけられない」といったトラブルもありました。

一方、賃貸管理システムでは各種情報がデータベースに一元管理されるため、検索すると瞬時に情報が表示されます。業務効率が向上することで、新規営業やオーナーへのフォローなど、別のことに注力できるでしょう。

2. ヒューマンエラーを防げる

自社サイトや不動産ポータルへの入力を手作業で行っていると、入力ミスや記載漏れといったミスが起こりがちです。業務量が多いことで、更新案内の失念や入居者対応の漏れ、計算ミスなどが起こることもあるでしょう。

物件登録機能ではワンクリックで一括登録できる上、入力補助機能で入力ミスを防げます。また、リマインドや自動計算などもヒューマンエラー防止に役立ちます。

3. 契約獲得率アップが期待できる

コメントの自動生成や、パノラマ画像との連携ができる賃貸管理システムであれば、広告の訴求力を高めることが可能です。

また、物件登録機能を使うと、多くの不動産ポータルに物件を一括で掲載できます。掲載スピードと広告の訴求力が上がることで、より多くの入居希望者の目に留まるでしょう。問い合わせや内見希望の連絡が来る可能性が高まり、契約獲得率アップに期待できます。

4. 入居者の満足度が向上する

賃貸管理では、オーナーだけでなく入居者のフォローも欠かせません。物件管理機能を使って入居者からの問い合わせやクレームを保存しておくことで、引継ぎや対応がスムーズになります。

「自分が伝えた内容にすばやく対応してくれた」「過去の問い合わせ内容を覚えていてくれた」と感じた入居者は、安心感と信頼感から満足度が向上するでしょう。

5. 情報を社内で共有できる

紙やExcelで管理していると、担当者が不在の時に情報をスムーズに閲覧できないこともあります。例えば、Excelの操作ができない、入居者やオーナーからの問い合わせに対応できない、更新案内が漏れてしまう、入金確認ができないなど、さまざまなトラブルが考えられます。

一方、賃貸管理システムなら簡単な操作でスムーズに共有が可能です。パソコン操作に不慣れな人でも必要な情報や書類をすぐに出せるため、担当者が不在であっても業務に支障をきたさずに済むでしょう。

賃貸管理システム│注目される背景/トレンド

昨今は不動産業界にもDXの波が到来しており、賃貸管理システムも注目を集めています。ここでは賃貸管理システムの普及率と、導入時に活用できる補助金制度について紹介します。

高い普及率 – 5割以上の店舗で導入済み

※出典:株式会社スペースリー「不動産業界のDX推進状況調査

2022年8月に行われた「不動産業界のDX推進状況調査」では、各DXサービスの利用状況に関する設問がありました。「導入している・導入進行中」と回答のあった上位サービスは次の通りです。

  • ウェブ会議システム:70%
  • 賃貸管理(不動産基幹ソフト)システム:52.3%
  • 電子申込システム:39.1%

これまで、不動産業界はアナログな手法が主流でした。しかし、デジタル改革関連法やコロナ禍などの影響もあり、DXの活用が進んでいます。賃貸管理システムを「導入している・進行中」の回答が5割を超えていることが、不動産業界におけるDXの浸透を示しているでしょう。

IT導入補助金 – 制度の拡大、対象額は最大2年分まで引き上げ

賃貸管理システムの導入には「IT導入補助金2022」が使えます。今年度「デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型)」に名称が変更され、サービス利用料の対象額は最大1年分から2年分まで引き上げられるなど、補助の範囲が広がりました。

<対象になるもの>

  • 賃貸管理システム
  • 予約システム
  • 電子カルテ
  • POSレジ本体機器
  • POSレジ周辺機器
  • バーコードリーダー
  • Wi-Fiルーター
  • 配送設置費
  • クラウド利用料 など

制度について、詳しくは公式ホームページをご確認ください。

賃貸管理システムを選ぶ際の4つのポイント

賃貸管理システムを選ぶ際は「機能」「操作性」「コスト」「サポート体制」に着目しましょう。数ある製品の中から自社に合うシステムを見つけるヒントを紹介します。

自社の求める機能は備わっているか

賃貸管理システムは、物件管理や契約に関する業務を効率化するために導入するツールのため、機能が多ければ多いと思うかもしれません。しかし、使わない機能が多いと費用対効果が見合わない恐れがあります。

また、賃貸管理システムには「仲介・管理業務ともに対応できるもの」と「管理業務に特化したもの」があります。それぞれ使用できる機能は異なるため、事業内容に合わせた選択が必要です。

賃貸管理システムを選ぶ際は、自社の課題を整理すると何が必要か見えてきます。

課題の例選ぶ基準
ポータルサイトへの登録を効率化したい一括登録できる件数を確認する
広告の質を高めたいフォーマットが多い/AIのサポート機能があるシステムを選ぶ
契約業務を簡略化したい電子契約に対応したものを選ぶ

まずは使ってみて必要になった機能を追加したい場合は、カスタマイズ性に優れたものや、オプションが豊富なものを選ぶ方法もあります。

操作は簡単か

物件管理システムが機能面で優れていても、使いこなせないと導入した意味がなくなります。システムにはITに詳しくない社員や、不動産に関する知識が浅い新入社員も触れるため、誰でも使いこなせるものが理想です。画面が見やすく、操作性に優れたシステムであれば、社員の研修にかかる時間を短縮できます。

無料トライアル期間のあるシステムであれば、実際に操作性を確認できるため、探してみてはいかがでしょうか。

コストは見合っているか

賃貸管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。現在のトレンドはクラウド型であり、普及率は年々高まっています。

<クラウド型>

物件や契約に関する各種情報をクラウド上で保存・管理します。自社サーバーが不要なため、初期費用を抑えられるのが特徴です。

<オンプレミス型>

「オンプレ型」とも呼ばれる、自社サーバーを必要とするタイプです。サーバーの構築が必要で、初期費用は数百万円と高価ですが、強固なセキュリティ環境を整えられます。

サポート体制は万全か

物件管理システムを導入する際は、サポート体制も確認しましょう。導入直後は使い方が分からず、業務がスムーズに進まないことが考えられるためです。その他、システムエラーが発生することもあるでしょう。

賃貸管理システムは、いわば不動産会社の中枢です。サポート体制が万全のシステムを利用していれば、いざという時に安心できます。

賃貸管理システム│おすすめサービス8選

今回は、数ある賃貸管理システムの中から、おすすめのサービスを8つピックアップしました。仲介・管理業務の両方に対応しているものと、管理業務に特化しているものに分けて紹介します。

仲介/管理業務 – 初期/月額費用/特徴/機能比較4選

こちらは、仲介業務と管理業務をトータルでサポートする賃貸管理システム4つの比較表です。

システム名初期費用月額費用種類特徴サポート
賃貸革命10問合せ問合せオンプレミス型/クラウド型導入実績4,941社/圧倒的な拡張性と連動性/豊富なオプション機能電話/リモート/全国29ヶ所のサポート拠点
いえらぶCLOUD問合せ問合せクラウド型導入実績12,000社/直感的な操作性/ホームページ制作/電話/テレビ会議/訪問
ESいい物件One 賃貸管理300,000円~20,000円~クラウド型帳票186種類/入出金自動消込の学習機能/電子契約対応電話/メール
J-Rent問合せ問合せオンプレミス型収入・費用・入出金を詳細な仕訳データに変換可能/売上原価などの仕訳も自動で連携/工事管理機能問合せ

管理業務に特化 – 初期/月額費用/特徴/機能比較4選

こちらでは、管理業務に特化した賃貸管理システムを4つ紹介します。

システム名初期費用月額費用種類特徴サポート
SP-Ⅱ100,000円15,000円~クラウド型導入実績4,000社以上/見やすさを重視した画面表示/登録戸数に応じた低価格設定電話/リモート
賃貸管理システム(at home)問合せ問合せクラウド型選べる3プラン/直感的な操作/空室情報をATBBに簡単に連携/「スマート申込」と顧客情報を連携電話/営業担当
ReDocS54,780円ライトプラン:3,278円ミドルプラン:7,678円アドバンスプラン:13,728円クラウド型ネットバンキング連動/複数オーナー対応/定期的なバックアップ/無料サポート電話/メール/WEBデモ
らくらく賃貸管理問合せ8,000円~クラウド型選べる3プラン/シンプルな操作性/使いやすいUI設計/費用はサポート込み電話

賃貸管理システムの導入で業務の効率化を

賃貸管理システムは仲介から管理まで、扱う業務の幅が広い不動産業界の強い味方です。導入すると、今まで1件ずつ行っていた物件登録が一括登録できたり、契約書が自動生成されたりと、時間を要していた作業が効率化されます。不動産業界に訪れているDXの波に乗って、賃貸管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。