会議室予約管理システムおすすめ比較17選！選び方とメリットを徹底解説【無料あり】

会議室の予約管理でお困りではありませんか？会議室予約システムを導入すれば、ダブルブッキングや空き状況の確認作業から解放され、業務効率が大幅に向上します。この記事では、おすすめの会議室予約システムを目的別に比較し、選び方のポイントまで詳しく解説します。

会議室予約システムとは

会議室予約システムとは、会議室の予約や利用状況をWebやアプリで一元管理できるシステムです。従来のホワイトボードやExcelでの管理と比べて、リアルタイムでの予約状況確認やダブルブッキング防止などが可能になります。

1. 会議室予約システムの必要性

現在多くの企業で、会議室の予約管理に関する課題が深刻化しています。ホワイトボードに手書きで予約を記入する従来の方法では、遠くの会議室の空き状況が分からず、わざわざ確認しに行く手間がかかります。また、Excelでの管理では複数人が同時に編集できないため、ダブルブッキングが発生しやすくなります。

さらに、リモートワークが普及した現在では、オフィスにいない社員も会議室を予約したいというニーズが高まっています。このような背景から、どこからでもアクセスでき、リアルタイムで予約状況を確認できる会議室予約システムの導入が急務となっています。

2. グループウェア（OutlookやGoogle カレンダー）との違い

会議室予約システムは、OutlookやGoogle カレンダーなどのグループウェアよりも会議室管理に特化した機能を備えています。グループウェアでも会議室の予約は可能ですが、会議室ごとの詳細な利用状況や稼働率の分析、来訪者対応との連携などの機能は限定的です。

会議室予約システムでは、会議室の利用時間の延長や短縮、無人時の自動キャンセル、プロジェクターなどの備品予約なども一括で管理できます。また、会議室入口にタブレットを設置して、その場で予約状況を確認したり、予約を変更したりする機能も充実しています。

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムには、基本的な予約機能から高度な分析機能まで幅広い機能が搭載されています。

機能名	機能詳細
基本予約機能	リアルタイム予約・変更・キャンセル・空室検索
利用状況表示	ダッシュボード・カレンダー表示
自動管理機能	無人時自動キャンセル・通知・アラート
外部システム連携	Outlook・Google カレンダー・グループウェア連携
分析・レポート	稼働率分析・利用統計・データ出力
タブレット対応	会議室前での操作・表示
権限・セキュリティ	ユーザー権限設定・アクセス制御
高度連携機能	受付・在席管理・IoT・備品管理連携
事業者機能	決済・顧客管理・予約サイト作成
多言語・グローバル対応	日英中対応・海外展開サポート

会議室予約システムのタイプ

会議室予約システムは大きく3つのタイプに分けられ、それぞれ異なる利用シーンに適しています。

1. Web・アプリ型会議室予約システム

PCやスマートフォンのブラウザ・専用アプリから利用するタイプで、最も一般的な形態です。外出先やテレワーク中でも会議室の予約ができるため、働き方の多様化に対応できます。導入コストも比較的抑えられ、システムの更新やメンテナンスもクラウド上で自動的に行われるため、IT管理の負担が軽減されます。

• Colorkrew Biz
• Nimway
• Desk Mosaic
• @MYDESK
• BRoomHubs
• りざぶ郎

2. タブレット対応タイプ

会議室の入口にタブレットを設置し、その場で予約状況の確認や予約変更ができるタイプです。会議室を利用する直前に空き状況を確認したり、会議が延長する際にその場で予約を延長したりできるため、非常に便利です。また、会議室の利用者名や会議タイトルを表示することで、外部の人にも会議室の使用状況が分かりやすくなります。

• 予約ルームズ
• touch-mee
• みえるーむ
• Biz Room
• SmartRooms
• iMeeting-R

3. 貸会議室・レンタルスペース向けタイプ

貸会議室やレンタルスペースの運営事業者向けに特化したタイプです。外部顧客からのオンライン予約受付、料金計算・決済機能、顧客管理機能などが充実しています。予約サイトの作成機能や、予約確認メールの自動送信など、事業運営に必要な機能が一通り揃っています。

• STORES予約
• リザエン
• ChoiceRESERVE
• カシカイ
• AirRESERVE

会議室予約システムの選び方・4つの比較ポイント

会議室予約システムを選ぶ際は、以下の4つのポイントを重視して比較検討することが重要です。

1. 予約しやすさと利用状況の見やすさ

システムの使いやすさは導入成功の鍵となります。従業員の誰もが直感的に操作できるインターフェースかどうか、会議室の空き状況が一目で分かるかどうかを確認しましょう。複雑な操作が必要なシステムでは、結局誰も使わなくなってしまう可能性があります。

また、複数の会議室の利用状況を一覧で把握できるダッシュボード機能があると、効率的に会議室を選択できます。カレンダー形式での表示や、会議室のフロアマップとの連携なども使いやすさを左右する重要な要素です。

2. 導入・運用費用がいくらかかるか

初期費用だけでなく、月額利用料、ユーザー数による従量課金、タブレット端末の購入費用なども含めて総合的にコストを評価しましょう。無料プランがあるシステムもありますが、機能制限がある場合が多いため、自社に必要な機能が含まれているかを確認することが大切です。

また、導入時の設定作業やトレーニング費用、システム移行時のデータ移行費用なども事前に確認しておくと安心です。

3. スケジュールアプリ・受付システムなど外部サービスとの連携できるか

既存のシステムとの連携性は業務効率に大きく影響します。特に、OutlookやGoogle カレンダーなど普段使用しているスケジュール管理アプリとの連携は必須といえるでしょう。これにより、わざわざ専用システムにログインしなくても、いつものカレンダーから会議室を予約できるようになります。

また、受付システムとの連携により来訪者対応を効率化したり、人事システムとの連携により組織変更に自動対応したりできるシステムもあります。

4. セキュリティ対策がされているか

企業の会議情報は機密性が高いため、十分なセキュリティ対策が施されているかを確認することが重要です。データの暗号化、アクセス権限の細かな設定、ログの取得・保存などの機能があるかをチェックしましょう。

特に、ISO27001やプライバシーマークなどの第三者認証を取得しているベンダーを選ぶと安心です。また、データのバックアップ体制や災害時の事業継続性についても確認しておきましょう。

会議室予約システムの料金相場

会議室予約システムの料金は、機能や利用人数によって幅広く設定されています。

無料プランでは基本的な予約機能のみ利用でき、登録できる会議室数や利用者数に制限があります。

月額1,000円〜5,000円程度の基本プランでは、10〜50名程度での利用が可能で、カレンダー連携や基本的な分析機能が利用できます。

月額5,000円〜20,000円程度の標準プランになると、100名以上での利用が可能になり、タブレット対応や高度な分析機能、外部システム連携などが利用できます。

月額20,000円以上の企業向けプランでは、数百名〜数千名での利用が可能で、セキュリティ機能の強化やカスタマイズ対応なども含まれます。

【無料あり】おすすめ会議室予約システム比較6選｜Web・アプリ型・座席管理あり

製品名	月額料金	初期費用	無料試用	主な特徴	サポート体制	連携機能
Colorkrew Biz	要問合せ	0円	30日間	・在席管理一元化 ・QRコード活用 ・フリーアドレス対応	電話・メール	在席管理システム
Nimway	要問合せ	要問合せ	あり	・IoTセンサー連携 ・自動検知 ・ソニー製	電話・メール	IoTセンサー
Desk Mosaic	要問合せ	要問合せ	あり	・大企業向け ・最短2週間導入 ・NTTデータ製	電話・メール	複数拠点管理
@MYDESK	要問合せ	要問合せ	あり	・シンプル操作 ・直感的UI ・中小企業向け	電話・メール	基本連携
BRoomHubs	要問合せ	要問合せ	あり	・備品管理連携 ・ファシリティ管理 ・利用履歴管理	電話・メール	備品管理
りざぶ郎	0円〜	0円	無料プラン	・完全無料利用可 ・14年運営実績 ・小規模向け	メール	基本機能のみ

【無料あり】おすすめ会議室予約システム比較6選｜タブレット対応

製品名	月額料金	初期費用	無料試用	主な特徴	タブレット機能	受付連携	グループウェア連携
予約ルームズ	12,000円〜	0円	14日間	・受付システム連携 ・BOXIL Award受賞 ・来訪者対応	高機能	RECEPTIONIST	Google・Office365・Garoon
touch-mee	要問合せ	0円	あり	・NFCタッチ対応 ・工事不要 ・直感操作	NFC対応	なし	Office365・Google
みえるーむ	要問合せ	要問合せ	あり	・視認性重視 ・カラフル表示 ・次予約表示	表示特化	なし	主要GW対応
Biz Room	要問合せ	要問合せ	あり	・高セキュリティ ・金融機関対応 ・盗難対策	セキュリティ重視	なし	セキュア連携
SmartRooms	要問合せ	要問合せ	あり	・600社実績 ・内田洋行製 ・空予約防止	多機能	なし	リアルタイム連携
iMeeting-R	要問合せ	要問合せ	あり	・多言語対応 ・グローバル企業向け ・3言語対応	多言語UI	なし	多言語連携

【無料あり】おすすめ会議室予約システム比較5選｜貸会議室・レンタルスペース向け

製品名	月額料金	初期費用	無料試用	決済機能	顧客管理	業種対応	集客支援
STORES予約	0円〜	0円	無料プラン	・クレカ決済 ・銀行振込 ・多様な決済	基本機能	180業種+	豊富テンプレート
リザエン	10,000円〜	20,000円	1ヶ月	・複雑料金対応 ・時間帯別 ・シーズン料金	高機能	200業種+	カスタマイズ対応
ChoiceRESERVE	10,000円〜	0円	あり	・4予約タイプ ・売上分析 ・履歴管理	高機能	多業種	複数拠点対応
カシカイ	要問合せ	要問合せ	あり	・貸会議室特化 ・複雑料金対応 ・業界特化	業界特化	貸会議室特化	業界専門
AirRESERVE	5,500円〜	0円	あり	・Airペイ連携 ・Airレジ連携 ・リクルート製	分析機能	多業種	豊富な集客チャネル

会議室予約システム導入の4つのメリット

会議室予約システムを導入することで、組織の生産性向上と業務効率化が実現できます。特に以下の4つのメリットは、多くの企業で実感されている効果です。

1. 会議室からの予約操作を効率化

従来のホワイトボードやExcelでの管理と比べ、予約操作が格段に簡単になります。スマートフォンやPCからいつでもどこでも予約できるため、外出先やテレワーク中でも会議室を確保できます。また、空き状況がリアルタイムで確認できるため、わざわざ会議室まで足を運んで確認する必要がありません。

予約の変更やキャンセルもワンクリックで行えるため、急な予定変更にも柔軟に対応できます。複数の会議室を比較検討する際も、一覧表示機能により効率的に選択できます。

2. 会議運営の効率化

会議の開始前に必要な情報を事前に共有でき、スムーズな会議運営が可能になります。予約時に会議の目的や参加者、必要な備品などを登録しておけば、参加者への事前通知や設営準備を効率的に行えます。

また、会議終了時刻の管理機能により、時間通りの会議運営が促進されます。終了時刻が近づくとアラートが表示されたり、自動的に次の予約者に通知が送られたりする機能もあります。

3. 会議室の稼働率向上

システムによる分析機能により、会議室の利用状況を客観的に把握できます。どの会議室がよく使われているか、どの時間帯に需要が集中しているかなどのデータを基に、会議室の配置変更や増設の判断ができます。

無人時間の自動検知機能により、予約はされているが実際には使用されていない時間を把握し、他の利用者に開放することも可能です。これにより、限られた会議室リソースを最大限活用できます。

4. 社内の予約トラブルを削減

ダブルブッキングの完全防止により、会議室利用に関するトラブルが大幅に減少します。複数の人が同時に同じ会議室を予約してしまう問題がなくなり、会議当日の混乱を避けられます。

また、予約ルールの統一化により、公平な会議室利用が実現されます。予約可能な時間帯や利用期間の制限、キャンセル期限などのルールをシステムで自動管理することで、属人的な運用によるトラブルを防げます。

会議室予約システムの3つの注意点・デメリット

会議室予約システムの導入時には、以下の3つの注意点を事前に把握し、適切な対策を講じることが重要です。

1. 社内ルールの整備が必要

システム導入前に、会議室利用に関する明確なルールを策定する必要があります。予約可能な時間帯、最大利用時間、キャンセル期限、ノーショー時の対応など、詳細なルールを決めておかないと、システムを導入しても混乱が生じる可能性があります。

また、部署間での会議室利用の優先順位や、緊急時の対応手順なども事前に決めておくことが大切です。ルールが曖昧だと、結局は担当者への問い合わせが増えてしまい、システム導入の効果が半減してしまいます。

2. システムへの慣れに時間がかかる場合もある

特にITに不慣れな従業員にとっては、新しいシステムの習得に時間がかかる場合があります。操作方法が複雑だったり、従来の方法と大きく異なったりする場合は、一時的に業務効率が低下する可能性もあります。

導入時には十分な教育期間を設け、操作マニュアルの作成やヘルプデスクの設置などのサポート体制を整えることが重要です。また、段階的な導入により、徐々にシステムに慣れてもらう方法も効果的です。

3. システム導入や運用にコストがかかる

初期導入費用だけでなく、月額利用料、メンテナンス費用、タブレット端末の購入費用など、継続的なコストが発生します。特に大規模な組織では、利用者数に応じた従量課金により、想定以上の費用がかかる場合もあります。

また、システムの更新やカスタマイズ、他システムとの連携には追加費用が必要になることが多いため、導入前に総合的なコスト計算を行うことが重要です。

Excelやクラウドサービスで自作するという方法も

予算や要件によっては、既存のツールを活用して会議室予約システムを自作することも可能です。

方法	初期費用	月額費用	難易度	主な機能	メリット	デメリット
Excel/スプレッドシート	無料	無料〜	低	基本的な予約管理	コスト削減・既存ツール活用	リアルタイム性に限界・同時編集問題
Google Apps Script	無料	無料〜	中	Webフォーム・自動メール	高度なカスタマイズ可能	プログラミング知識必要・保守負担
Microsoft Power Platform	540円/月〜	540円/月〜	中	アプリ作成・ワークフロー	豊富な連携・ローコード	ライセンス費用・学習コスト
専用システム	0円〜	1,000円〜	低	全機能・サポート付き	プロ仕様・メンテナンス不要	月額費用・機能制限

Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートを使用すれば、基本的な予約管理は実現できます。共有設定により複数人での編集が可能で、条件付き書式を使って予約状況を色分け表示することもできます。ただし、リアルタイム性や同時編集時の競合問題、複雑な機能の実装には限界があります。

Google Apps ScriptやMicrosoft Power Platformなどのローコード・ノーコードツールを活用すれば、より高度な自作システムも構築できます。Webフォームでの予約受付、自動メール送信、カレンダー連携なども実現可能です。

ただし、自作システムではセキュリティ対策、保守・運用、機能拡張などを自社で行う必要があり、長期的には専用システムの導入の方がコストパフォーマンスが良い場合が多いことも考慮すべきです。

まとめ

会議室予約システムの導入により、会議室利用の効率化と業務生産性の向上が実現できます。システム選定の際は、自社の利用規模や必要な機能、予算を総合的に考慮し、最適なタイプを選択することが重要です。

Web・アプリ型システムは汎用性が高く多くの企業におすすめで、タブレット対応タイプは会議室前での利便性を重視する場合に最適です。貸会議室事業者は専用システムの導入により業務効率化と収益向上が期待できます。

導入前には必ず無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際の使用感を確認することをおすすめします。適切なシステム選択により、会議室管理の課題解決と組織の生産性向上を実現しましょう。

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