イベント運営の効率化と成果最大化を目指す方に向けて、イベント運営のポイントやイベント管理システムの選び方、活用方法を紹介。企画から開催、アフターフォローまでの一連の流れをスムーズに行うための情報を網羅しています。
イベント管理システムとは
イベント管理システムは、クラウドサービスで参加者管理や集客、運営などの機能を提供し、従来の手作業業務を効率化します。イベントは企画・準備・運営・分析など多岐にわたるタスクがあり、これらを効率化し成功させるには、イベント管理システムの導入が勧められます。システム導入により、イベント運営を効率化し、企画やコンテンツ作りに時間や労力を集中できます。
イベント管理システムの主な機能
イベント管理システムには次のような機能があります。
| 機能名 | 概要 |
| 参加者管理 | 参加申し込み受付、参加者情報の管理、キャンセル待ち管理など |
| 集客 | イベント告知ページの作成、メール配信、SNS連携など |
| 運営 | 受付管理、タイムテーブル管理、アンケート実施など |
| 分析 | 参加者の属性や行動データを分析 |
| 決済 | 参加費のオンライン決済 |
| アンケート | イベント満足度調査、意見収集など |
| 資料共有 | イベント資料のダウンロード提供 |
| ネットワーク | 参加者同士の交流促進 |
| セキュリティ | 個人情報保護 |
| レポート | イベント開催レポート作成 |
イベント管理システムは、必要な機能を組み合わせて効率的なイベント運営を可能にします。システム選定では、イベントの種類や規模に応じてニーズを考慮することが重要です。
イベント管理システムのメリット
イベント開催には、企画・準備・運営・分析など、多くのタスクが必要です。これらの業務を効率化し、成果を高めるためには、イベント管理システムの導入がおすすめです。システムを導入すると、参加者管理や集客、運営、分析などの業務を自動化し、時間と労力を大幅に削減できます。また、データ分析に基づいて、次回のイベントの企画や運営を改善することができます。
イベントの開催・管理業務を効率化できる
イベント開催には、参加者管理、集客、運営など、多くのタスクが必要です。これらの業務を従来の手作業で行うと、時間と労力がかかり、ミスも発生しやすいです。
しかし、イベント管理システムを導入することで、これらの業務を自動化し、効率化できます。具体的には、参加申し込み受付の自動化やイベント告知ページの作成、受付管理、決済処理など、さまざまなメリットがあります。
これにより、業務にかかる時間を大幅に削減し、イベントの企画やコンテンツ作り、参加者へのサービス向上などに時間をかけることができます。イベント開催・管理業務を効率化することで、イベント運営をよりスムーズに、そしてより成功に近づけることができます。
イベントをスムーズに進行できる
イベント管理システムを導入することで、イベントの進行がスムーズになります。具体的には、タイムテーブル管理や受付管理、アンケート実施、資料共有などのメリットがあります。
これにより、イベント運営が効率化され、トラブル時も迅速な対応が可能です。スムーズな進行は参加者満足度の向上につながり、イベントの成功に寄与します。
開催後のアフターフォローや分析がしやすくなる
イベント管理システムを導入することで、開催後のアフターフォローや分析が容易になります。具体的には、アンケート結果の分析や参加者情報の活用、データ分析による改善が挙げられます。
これにより、参加者満足度や集客効果、運営効率などを把握し、次回のイベントの企画や運営を改善することが可能です。開催後のアフターフォローや分析を充実させることで、イベントの成果を最大限に高めることができます。
イベント管理システムを導入する際の注意点
イベント管理システムは、成功に導く強力なツールであり、イベント開催を効率化します。ただし、導入前には注意点があります。
導入後もランニングコストがかかる
イベント管理システムを導入する際には、導入費用だけでなく、ランニングコストも考慮する必要があります。
主なランニングコストは月額利用料金やユーザー数に応じた料金、決済手数料、サポート費用などです。システムごとに異なる初期費用や月額費用がありますが、機能制限がある場合もあります。
予算と必要な機能を考慮して、適切なシステムを選ぶことが重要です。ランニングコストを事前に把握しておくことで、導入後の予算管理をスムーズに行うことができます。
システム障害やセキュリティのリスクがある
イベント管理システムは、インターネット上で利用されるため、システム障害やセキュリティリスクが存在します。システム障害はイベント運営に影響を及ぼし、データ損失も懸念されます。また、セキュリティリスクとしては個人情報漏洩や不正アクセスが挙げられます。
これらのリスクを回避するためには、信頼できるベンダーの選定やセキュリティ対策の徹底、定期的なバックアップの取得が必要です。事前のリスク認識と適切な対策を行うことで、安全にイベント管理システムを利用することができます。
イベント管理システムの選び方
イベント管理システムは、成功を支える重要なツールです。ただし、自社に合わないシステムを選ぶと、期待通りの効果が得られないことがあります。
自社の課題とシステム導入の目的を明確にする
イベント管理システムを導入する前に、自社の課題と導入目的を明確にすることが重要です。課題と目的を明確にすることで、必要な機能や予算を検討しやすくなり、導入後の効果測定にも役立ちます。自社の課題と目的を明確にすることは、最適なシステムを選ぶための第一歩です。
参加者増加につながる機能を確認する
イベント管理システムには、参加者増加につながる機能があります。具体的には、魅力的なイベントページ作成やスムーズな参加申込受付、メール配信やSNS連携、アンケート機能などが挙げられます。これらの機能を積極的に活用することで、イベントの集客効果を高めることができます。
分析機能を確認する
イベント管理システムには、イベントの効果を分析するための機能が搭載されています。主な分析機能には、参加者属性分析やイベントページアクセス分析、アンケート分析、KPI設定・分析があります。これらの機能を活用することで、イベントの改善点を見つけ、次回のイベントに活かすことができます。
料金の形態と金額を確認する
イベント管理システムを選ぶ際には、料金形態と金額を確認することが重要です。料金形態には月額課金制や従量課金制、初期費用などがあります。必要な機能が搭載されているプランや利用するユーザー数に応じたプランを選び、支払い方法も確認しましょう。また、無料トライアルやデモ版を利用してシステムを試してみるのもポイントです。
他システムとの連携を確認する
他システムとの連携は業務効率化やデータの統合に役立ちますが、連携がうまく機能していないとデータの不整合や処理遅延などの問題が生じる可能性があります。連携を確認することは、これらの問題を未然に防ぎ、スムーズなシステム運用を実現するために重要です。確認すべき項目は、データ連携の整合性や転送頻度、処理連携の流れや速度、セキュリティに関する項目などです。
業務効率化に役立つイベント管理システム5選
イベント開催には、多くのタスクが伴いますが、これらを効率的に行うためにはイベント管理システムの活用が重要です。ここでは、業務効率化に役立つ5つのイベント管理システムを紹介します。
SHANON MARKETING PLATFORM
- 多機能で幅広い業務をサポート
- マーケティングオートメーションの機能が充実
- 拡張性やセキュリティレベルも高い
SHANON MARKETING PLATFORMは、イベント運営を効率化する多機能なシステムです。リアルイベントやオンラインイベント、ハイブリッドイベントなど、あらゆる形式のイベントをサポートします。このシステムでは、事前準備、当日運営、事後処理などの機能がワンストップで提供され、複数のシステムを使い分ける必要がありません。さらに、マーケティングオートメーション機能やリアルイベントとオンラインイベントのシームレスな連携など、顧客獲得・育成やイベント形式の柔軟性も高く評価されています。使いやすいインターフェースや充実したサポート、高いセキュリティレベルや拡張性も特徴的です。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 120,000円～ | リード管理／シナリオ／スコアリング／メール配信 Webパーソナライズ／Webトラッキング／Zoom連携／SFA連携など |
eventos
- イベントの形式を問わず役立つオールインワンプラットフォーム
- カスタマイズ性が高くブランディングに強い
- 分析機能が充実
eventosは、あらゆる形式のイベントを成功に導くオールインワン型プラットフォームです。イベントの企画、運営、分析を効率化し、価値を最大化します。高いカスタマイズ性で、企業やイベントのブランドイメージに合わせた理想のイベントを実現。独自ドメインや独自アプリの利用も可能で、ブランドイメージを強化できます。詳細なログ収集や充実したサポートも特長であり、イベント実施後の分析と改善に強みがあります。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 100,000円～ | ブース機能／チケット／クーポン／チケット割引コード ドキュメント／Live!マップ／お気に入り／スタンプ 会員・ライブ・動画配信・コミュニケーション・データ分析に関する機能多数 |
楽らく受付くん
- 受付方法が充実
- 期間や定員を指定して参加者を募集できる
- コストを抑えて手軽に導入できる
「楽らく受付くん」は、イベント受付業務を効率化するクラウド型システムです。直感的な操作で手間を大幅に削減し、誰でも簡単に利用できます。さまざまなデバイスから受付が可能で、事前登録や当日受付、二次元コード受付などに対応。定員になると募集を自動的にストップしたり、毎日データのバックアップを取ったりと、安心して利用できるシステムです。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 無料 | 13,000円～ | 入力チェック／自動応答メール／定員管理／期間管理 受付データ／バックアップ／登録内容修正・削除 一括メール送信／SSL暗号化通信によるセキュリティ |
EventRegist
- 簡単チェックインで申し込みのハードルを下げる
- 来場者トラッキングで顧客獲得をサポート
- 基本料金無料のプランがあり、導入しやすい
EventRegistは、イベントの企画・運営・分析を一括して行う多機能なイベント管理システムです。ペーパーレス化により受付業務を効率化し、多様な決済方法にも対応しています。また、イベント告知ページの作成や来場者トラッキングなど、顧客獲得を支援するマーケティング機能が充実しています。基本料金無料、チケット販売手数料のみで利用できるプランもあり、費用が無駄になる心配もありません。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 0円～ ※チケット販売手数料8％ | タイムテーブルの設定／チェックポイント／来場者トラッキング 来場通知メール／抽選申し込み／プロモーションコード発行 顔写真判定によるチェックイン／MA連携など |
リザエン
- 決済にまで対応したオールインワン型システム
- 複数拠点での利用、複数のイベントの管理にも強い
- 従量課金制で無駄な費用が出づらい
リザエンは、イベントの予約受付や顧客管理はもちろん、決済にまで対応したオールインワン型イベント管理システムです。シンプルで見やすい画面でスケジュールを直感的に把握できる、複数拠点の利用に強い権限分け機能など、複数のイベントを運営する場合でも使いやすいでしょう。料金は予約の成立数に合わせた従量課金制なので、費用対効果も高いです。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 20,000円～ | 10,000円～ | 予約台帳／予約の検索／予約の代理登録・一元管理／予約変更 予約一覧／CSVデータ出力／キャンセル待ち／インターバル機能 予約枠の作成／予約回数の上限設定／プラン設定など |
大規模イベントの開催に役立つイベント管理システム3選
大規模イベントの開催には、企画から運営、分析まで様々なタスクがあります。これらを効率的に行うためには、イベント管理システムの活用が重要です。以下、大規模イベントの開催に役立つ4つのシステムを紹介します。
Cvent
- 幅広いイベント形式に対応
- 圧倒的な実績
- グローバル展開する企業におすすめ
Cventは、大規模イベントや多様な形式のイベント管理に最適な多機能なプラットフォームです。リアルイベント・オンラインイベント・ハイブリットイベントのすべてに対応しています。導入企業数2万3,000社以上、イベント管理数540万以上、開催国100ヵ国以上と、圧倒的な実績を誇り、海外のレビューサイトでのアワード受賞もあります。グローバル展開する企業にもおすすめのシステムです。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | タスク・予算管理／イベントサイト制作／メール配信／レポーティング MA・CRM連携／グローバル対応／受付管理／来場者管理／リードキャプチャ ライブ配信・VOD配信／オンライン商談／オンライン展示など |
EventIn
- 複数ブースの設置が可能、大規模イベントに強い
- スライドや動画など、さまざまな資料を表示できる
- オンラインでの面談や商談にも活用しやすい
EventInは会場内に複数ブースを設置できる、大規模イベントに強いシステムです。300ブース表示の実績があります。1つの画面で複数のブースを表示でき、ワンクリックで他のブースに移動できるため、回遊性も高いです。プレゼンやトーク、展示などの多彩なブース展開ができ、あらゆる形式のイベントはもちろん、面談や商談にも活用できます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 参加者データ分析／事前登録フォーム／Q&A・質疑応答／アンケート・チャット ブース出展／ライブ配信／アーカイブ・動画配信／参加者管理／ライブ商談／多言語対応など |
EXPOLINE
- BtoBイベントに特化
- たしかなノウハウに基づきイベント運営を支援
- カスタマイズ性が高いオーダー型プラットフォーム
EXPOLINEはBtoBイベントに特化したイベントプラットフォームです。創業50年を超えるイベントマーケティング企業のアセットを活用し、クライアントと一緒にイベントを作ります。たしかなノウハウに基づき支援してもらえること、オーダー型のプラットフォームであることなど、自社固有の課題とニーズに対応できます。カスタマイズ性が高く、基幹システムとの連携も可能です。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ ※システムのみ提供の場合は700,000円～ | 要問い合わせ | 資料ダウンロード・請求／動画配信・アーカイブ／LP制作／出展社ページ制作 アンケート／Web商談／問い合わせ／チャット／参加者マッチング／クイズ スタンプラリー／ポイントラリー／抽選／お気に入り／おすすめ表示／お知らせなど |
BtoBにおすすめのイベント管理システム4選
BtoBイベントの開催には、企画、運営、分析など多岐にわたるタスクが必要です。これらを効率的に行うためには、イベント管理システムの活用が有益です。ここでは、BtoBイベント向けに適したイベント管理システムとして、4つのシステムを紹介します。
Zoho Backstage
- 存在感抜群のオンラインイベントを手軽に開催
- 参加者とのコミュニケーションが充実
- 講演者用のツールも提供
Zoho Backstageはオンラインで特別なイベント体験を提供するプラットフォームです。数回のクリック操作で多言語対応のWebサイト、モバイルアプリを構築でき、手軽にインパクトのあるオンラインイベントを開催できます。アンケートやチャットなど、参加者とのコミュニケーションに役立つ機能も充実。講演者用のツールも提供されるため、より手軽に、よりしっかりとイベントに向けた準備を進められます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 11,900円～ ※無料プランあり | Webサイトビルダー／問い合わせ管理／マーケティングツール スポンサー管理／参加者との交流／アナリティクス／Zoom連携など |
Eventory
- BtoBとBtoCのあらゆるイベントに対応
- 顧客の獲得や育成にも強い
- 充実した機能を追加費用なしで利用可能
Eventoryは、BtoBとBtoCのあらゆるイベントに活用できるオールインワン型のイベント管理システムです。セミナー・カンファレンス・学会・展示会・採用イベントはもちろん、社内イベントやコンシューマー向けイベントにも強く、ひとつのシステムで幅広いイベントに対応できます。顧客管理や行動データの取得・分析機能もあり、顧客獲得やロイヤルカスタマーの育成にも強いです。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 無料 | 要問い合わせ | イベントページ作成／顧客管理（CRM）／行動データ取得・分析／協賛企業展示ブース 有料・無料チケット発券／完全独自配信／参加者同士のオンライン商談／カスタマイズしたメール配信 イベントプライバシー設定／ライブコミュニケーション／外部MAツール連携／複数言語対応など |
Event BASE
- 来場者が迷わず使える操作性
- コミュニケーション促進に役立つ機能が充実
- 来場者の動きをリアルタイムで分析
Event BASEは、良質なイベント体験を生み出すハイブリット・オンラインイベントプラットフォームです。直感的な操作性で来場者にとって使いやすく、ウェビナー配信や収録セミナーなどさまざまな配信形式に対応。交流ラウンジを開いたり、担当者と1対1でビデオ通話したり、来場者の満足度を高めるための機能が充実しています。来場者の動きをリアルタイムで分析できるため、イベントの改善にも強いです。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 疑似ライブ配信／告知ページを簡単生成／サイトのブランディングも簡単／来場登録フォーム作成 出展者との面談予約／チャットでの交流機能／講演の視聴予約／自由度の高いアンケート機能 わかりやすい出展者管理画面／分析レポートで情報を視覚化／一括メール送信機能など |
EventHub
- BtoBイベントのマーケティング効果を高める機能が充実
- MA・SFAとの連携が簡単
- リード・商談獲得に強い
EventHubはセミナーやカンファレンス、展示会など、BtoBイベントに強いイベント管理システムです。MAやSFAとの連携も簡単、詳細な行動・視聴ログが取得できるなど、マーケティング効果を高めるための機能が充実しています。データを活用し、売上につながるリードと商談を獲得できるシステムです。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | イベントページ作成・デザインカスタマイズ／集客・参加者管理 動画・イベント配信／顧客のインタラクション／分析・アナリティクス エンタープライズ対応／出展社とスポンサーなど |
イベント開催の流れと成功のコツ
イベント成功の鍵は、事前の準備にあります。ここからは、イベントの企画から運営、そして分析までのステップを詳しく説明します。さらに、集客や参加者満足度向上のための具体的な方法も提案します。イベントを成功させたい方は、ぜひ参考にしてください。
LPや申し込みフォームの作成
イベントを成功させるためには、まず参加者を募集する必要があります。そのためには、魅力的なLP（ランディングページ）と申し込みフォームを作成することが不可欠です。
LPはイベントの概要や目的、プログラム、登壇者情報を伝えるページであり、参加者の興味を引くデザインやコンテンツが重要です。
申し込みフォームは、参加者がイベントに申し込みを行うためのページであり、必要な項目を簡潔にまとめ、スムーズな申し込みを促す設計が求められます。
LPや申し込みフォームの作成時には、ターゲット層に合わせたデザインとコンテンツ、分かりやすく簡潔な文章、行動を促すボタンやメッセージ、スマートフォンからのアクセスに対応することが重要です。これらの要素を意識してLPや申し込みフォームを作り込み、イベントの成功につなげましょう。
参加者の集客と管理
イベント開催の流れと成功のコツでは、参加者の集客と管理が重要です。
LPや申し込みフォームの準備が整ったら、参加者を募集します。集客方法として、SNSやメールマガジン、関連するメディアへの掲載、広告出稿が有効です。集客方法はイベントの性質やターゲット層によって異なるため、複数の方法を組み合わせて使いましょう。
集めた参加者情報は参加者管理ツールやExcel、Google スプレッドシートなどで管理します。必要な情報を整理しておくことで、参加者への個別連絡やアンケート結果の分析、次回イベントの告知などがスムーズに行えます。
イベント当日の受付
イベント開催の流れと成功のコツの一環として、イベント当日の受付が重要です。
オフラインイベントでは、受付場所を明確に表示し、スタッフは笑顔で丁寧な対応を心がけ、スムーズな受付処理と名札や資料の配布を行います。オンラインイベントでは、参加用URLを事前に発行・配布し、イベント開始前に接続テストを行い、トラブル時の対応を準備します。
受付は、イベント全体の印象を左右するため、しっかりと準備をし、スムーズな運営を心がけましょう。
イベント当日の進行管理
イベント当日の進行管理は、イベント成功の鍵となります。タイムスケジュールの厳守、スタッフの密な連携、トラブル対応の準備、参加者への臨機応変な対応がポイントです。
タイムスケジュールは詳細に作成し、スタッフの役割分担を明確化しておくと良いでしょう。トラブル発生時の対応策も事前に考え、スタッフと共有しましょう。また、参加者の様子を見ながら、柔軟に対応することも重要です。イベント当日の進行管理はチームワークと柔軟性が求められるので、しっかり準備して臨みましょう。
イベント開催後の分析
イベント開催後の分析は、次回のイベント成功の鍵を握っています。
集客状況やイベント内容、運営状況、費用対効果など様々な項目を分析します。アンケートやデータ分析、スタッフのミーティングなどを通じて分析をしましょう。
分析結果を次回のイベント企画や運営方法の改善、マーケティング戦略の立案に活用します。客観的なデータに基づいた分析は、次回のイベント成功に向けて大きな助けとなります。
参加者へのアフターフォロー
イベント後のアフターフォローは、次回の参加やサービス利用を促進する重要な要素です。
アフターフォローのポイントは、感謝の気持ちの伝達やアンケートの実施、交流の場提供、学びを深めること、お得な情報提供、継続的な情報提供などが挙げられます。具体的なアフターフォロー例として、感謝メール、アンケート、SNSグループ、資料共有、割引クーポン、メルマガなどがあります。
参加者への丁寧なアフターフォローは、信頼関係の構築につながり、次回のイベントやサービス利用に繋がる重要な施策です。これらのポイントを参考に、価値あるアフターフォローを実践し、イベントの成果を最大限に引き出しましょう。
次回に向けた改善点探し
イベントの成功に向けて、次回開催に向けた改善点を見つけるためのアプローチが重要です。
改善点を見つけるためには、参加者アンケートの分析や運営スタッフの意見を聞くことが重要です。また、類似のイベントを参考にすることやデータ分析を活用することも効果的です。
具体的な改善点の例として、企画内容の新鮮さ、運営体制の明確化、会場選定の利便性、広報・宣伝方法の見直し、参加費の設定見直しが挙げられます。これらの改善点を取り入れて、次回のイベントをより成功に導きましょう。
目的に合うイベント管理システムを導入し、集客・リード育成に活用しよう
イベント開催は企業にとって重要なチャンスですが、運営には多大な時間と労力が必要です。そのため、イベント管理システムが役立ちます。
イベント管理システムは、企画から運営、アフターフォローまでの一連の業務を効率的に行うことができます。参加者情報の管理や受付業務、アンケート配信、資料共有など、様々な機能を提供しています。
適切なイベント管理システムを導入することで、時間とコストの削減や参加者満足度の向上、データに基づいた改善、そして集客・リード育成の効率化が実現できます。
イベント管理システムは、イベント運営を効率化し、成果を最大限に高めるための不可欠なツールです。適切なシステムを選択し、活用していきましょう。
この記事にはタグがありません。