KPIマネジメントとは？
そもそもKPIマネジメントとはどのようなことなのでしょうか。
まず、KPIとは「重要業績評価指標」と訳される、「Key Performance Indicator」の略です。「中間目標」と言われることもあります。最終目標となる数値を達成するために、ゴールまでのプロセスの中で業績を定期的に評価し、達成状況を把握するのに使用されるのがKPIです。
ただしKPIは設定して終わりではなく、大きな成果を生むためにはその先のマネジメント施策への落とし込みが必要です。KPIマネジメントは設定されたKPIを通じて目標達成までのプロセスを管理するためのマネジメント手法です。
せっかくKPIが設定されていても適切なマネジメントがされていないと目標の達成度を測れず、期限間近で目標値とのギャップが生じてしまうリスクがあります。確実に目標を達成できるよう、設定されたKPIは進捗状況を管理しなくてはいけないのです。
KPIマネジメントを行うメリット・重要な理由
KPIマネジメントを行うのにはどのようなメリットがあり、なぜこんなにも管理することが重要なのか理由を解説していきます。KPIマネジメントを行うには、主に以下の3つのようなメリットや理由があります。
- ビジネスの環境変化・競争が激しい
- 現状の把握・分析がしやすくなる
- 課題を見つけ、改善するための行動が取りやすくなる
それぞれのメリット・理由について、もう少し詳しく解説していきます。
ビジネスの環境変化・競争が激しい
ビジネスを取り巻く環境は、常に変化を遂げています。近年はインターネットやスマートフォンの普及やコロナ化の影響により、めまぐるしい勢いでビジネスを取り巻く環境が変化しています。また、それに伴い価値観が多様化したり、消費者のニーズが複雑化したりなどしています。
このように変化の激しい環境でビジネスを運用していくためには、目標や途中のプロセスを状況に応じて軌道修正しなければいけません。そのためには自分たちが今どのような状況に置かれているのかを理解し、軌道修正を速やかに行うためにもKPIマネジメントが必要になるのです。
現状の把握・分析がしやすくなる
ただKPIを設定・実行しただけでは、KPIの真の目的を達成することはできません。真の目的を達成するためには、以下のような途中経過をリアルタイムで把握し、常に数値を分析して確認しなくてはいけません。
- 目標達成までの各過程が予定通り進んでいるか
- 求めていた成果が出ているか
さらに、遅延や問題が生じてしまった場合には、軌道修正の対応も併せて必要になります。
課題を見つけ、改善するための行動が取りやすくなる
KPIは、あくまで最終の最終目標を達成するための中間目標です。そのため、こまめに軌道修正をしながら最終目標を達成するためには、定期的にKPIを測定して振り返る必要があるのです。
仮にKPIが達成できていなかった場合、それはすなわち最終目標も達成できていないことになります。KPIの進捗次第で対策をして改善していくことで、最終目標に近づけることになります。
このことから、KPIの設定ができていないことは最終目標までの達成状況が把握できなくなってしまうことがわかります。PDCAを回すためにも、KPIは必ず設定・管理し、常に状況を理解しておく必要があるのです。
KGI達成につながるKPIの設定方法
最終目標であるKGI達成のためには、以下のような方法でKPIを設定しましょう。
まずはKGIを具体的に設定する
KPIを設定するためには、まず最終目標を具体的に決めなくてはいけません。定量的な数値でKGIが設定できていないとKPIも設定できません。
KGIに結びつくKPIを設定する
KPIを設定する際、必ずKGIに結びつくようなものを設定しましょう。KGIとかけ離れたKPIを設定してしまうと、せっかく上手にマネジメントできていてもズレたKPIを追いかけてしまっているとKGIに辿り着けなくなってしまう恐れがあります。
KGI・KPIが現実的か確認する
また、目標設定をする際、KGIもKPIも、実現可能なものかを確認するのも重要です。「目標は大きく」と思うかもしれません。
しかし、ビジネスにおいて大きすぎる目標設定をしてしまうと、何から着手して良いかわからなくなってしまい、結果効率が悪くなってしまいます。最終目標が達成できたら次の目標を、といったように、順立てて目標も設定するようにしましょう。
KGI達成につながるKPIマネジメントの流れ
KGI達成につながるKPIマネジメントの流れ
KGI達成のためには、どのようにKPIマネジメントをするべきなのでしょうか。4つのステップに沿って進めていきましょう。
- KGIとKPIを設定する
- KGI・KPIと現状のギャップを明らかにする
- ギャップを埋めるためにすべきことを決める
- 進捗を確認し、問題の分析と改善のアプローチをくり返す
それぞれのステップについて、詳しく解説していきます。
STEP1．KGIとKPIを設定する
KPIマネジメントでは、最終目標を数値化しKGIを決めることから始まります。中間目標であるKPIを決めるためには、最終的な数値目標がなくてはいけないからです。これまでの経営データを参照しつつ、現実的な数値を設定しましょう。
STEP2．KGI・KPIと現状のギャップを明らかにする
次に、KGIと現状のギャップを確認しましょう。KGIが設定できたら、現状がその数値とどれほど離れているのか、実現は可能なのか、という観点より数値をチェックします。
あまりにも高い目標を設定してしまうと目標が形骸化してしまったり、従業員のモチベーションを逆に下げてしまったりなどするリスクがあります。
STEP3．ギャップを埋めるためにすべきことを決める
KPIマネジメントの3つ目のステップでは、現状とKGIのギャップを埋めるためにどのようなことをするべきなのかを決めます。どのようなプロセスがKGI達成のために必要なのかを洗い出し、最も重要なものをみ定めましょう。
STEP4．進捗を確認し、問題の分析と改善のアプローチをくり返す
KPIマネジメントでは、次に進捗を確認して課題の分析と改善のためのアプローチを繰り返します。KPI達成のための施策を立てこまめに進捗確認をすることで、迅速な軌道修正が可能となり無駄な業務を省けるようになります。
KPIマネジメントの失敗例と対策
KPIマネジメントをするにあたり、失敗例を踏まえて対策を取れるようにしておきましょう。KPIマネジメントの中で起こりうる3つの失敗に対する対策をお伝えしていきます。
KPIが足かせとなりネガティブな行動を取りやすくなる
KPIは社員にとって大きな影響力があります。そのため、KPI設定を見誤ってしまうとそれが足かせとなり、社員にネガティブな影響をもたらしてしまうリスクがあります。従業員のことを思いやったKPIを設定できるようにしましょう。
KPIに非現実的・制御不能な要素が含まれている
あまりにも非現実的な要素がKPIに含まれていると、「どうせ実現できない」と社員のモチベーションを下げてしまうことになります。目標を大きく掲げたい気持ちもあるかもしれません。
しかし、確実に達成できる目標を設定している方が機嫌も決まりやすいです。そのため着実にKPI達成ができるようになりモチベーションを保ちながら業務にあたれるでしょう。
KPIが多すぎ、一つひとつの指標に集中できない
KPIが多すぎるのも失敗してしまいやすくなるポイントです。最終目標達成までのプロセスがいくつもあると、KPIを複数個用意したくなってしまうかもしれません。
しかし、何個も設定してしまうと追いかけるべき目標が増えてしまい、結果的にひとつひとつが中途半端になってしまいます。
適切なKPIの設定とマネジメントが、組織の成長と利益アップにつながる
組織として成長したり利益を増やしたりしたいのであれば、KPIマネジメントは必須です。最終目標を設定し、そこに辿り着くまでのKPIが設定できたら、定期的に振り返って目標まで自分たちがあとどれほど頑張るべきなのか、何を頑張るべきなのかを明確にしましょう。
この記事にはタグがありません。