予約システムとは？導入する3つの方法と料金目安、メリットや選び方を解説

予約システムとは？

予約システムとは顧客からの予約を主にWebから受け付けたり、Webや電話などあらゆるチャネルからの予約を一元管理したりするシステムです。主に宿泊施設やレストラン、サロンなど、予約が必要な実店舗で利用されています。

予約システムの主な機能

予約システムにはさまざまな機能がありますが、その代表例として次のようなものが挙げられます。

予約システムを導入する3つの方法と料金目安

予約システムを導入する方法には、自社専用のシステムを開発する方法と、既存システムを導入する方法に分けられます。自社専用システムを開発する方法は2通りあり、ゼロからシステムを構築するスクラッチ開発と、既存ツールを使って開発する方法の2つです。

この3つの方法はかかる料金も異なり、それぞれにメリット・デメリットがあります。自社のニーズや予算に合わせて適切な方法を選びましょう。

スクラッチ開発

スクラッチ開発とは、自社専用の予約システムをゼロから開発する方法です。自社の要件に合わせたカスタマイズや機能追加ができる、柔軟性が最も高い選択肢です。

しかし、開発には時間と費用がかかるため、開発リソースや予算に余裕のある事業者向けの方法といえます。

また、専門知識や技術力が必要となるため、開発チームやエンジニアの確保が必要です。基本的には外部の開発会社に依頼することになるでしょう。

スクラッチ開発の料金は、開発にかかる工数やカスタマイズの内容によって異なりますが、数十万～数百万円はかかると思った方がいいでしょう。

ツールを使って開発

既存ツールを使って自社用に予約システムを開発する方法もあります。既存の予約システム開発ツールやテンプレートを利用することで、自社にとって使いやすいシステムを、短期間で導入できる方法です。コストとカスタマイズ性のバランスが取れた方法といえます。

自社用のシステムを開発するという点ではスクラッチ開発と同じですが、開発にかかる費用や時間を大幅に削減できるでしょう。

ただし、柔軟性やカスタマイズ性はスクラッチ開発に比べて低いです。また、開発用のツール選定にもそれなりの知識が求められます。予約機能以外の要件や将来の機能拡張なども考慮し、開発ツールを選定しましょう。

この方法も外部の開発会社に依頼するのが一般的で、料金は数十万～100万円ほどになることが多いです。

既存システムの導入

コストが最もかからない方法が既存の予約システムを導入する方法です。市場にはさまざまな予約システムがあり、これをそのまま導入するだけで、予約機能や管理機能を利用できます。

ほかの方法に比べてカスタマイズ性や柔軟性は低いものの、既存システムはどんな会社でも扱いやすいよう、試行錯誤をくり返しながら開発されています。特にクラウド型のシステムは導入後も機能改善が行われるため、どんどん使いやすくなっていくことも多いです。

料金に関しては、近年主流のクラウド型のサービスで月数万円ほどを目安にしておくといいでしょう。中には機能は簡素なものの無料で利用できるシステムもあります。

予約システムを導入するメリット

予約システムを導入することは業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上や集客強化にもつながります。

それはなぜなのか、顧客にとってのメリットと、事業者にとっての4つのメリットと併せて解説します。

顧客にとってメリットが多い

まず、予約システムを導入することで、顧客の利便性が向上します。

顧客は24時間365日、スマホやPCなどからいつでも予約が取れるようになります。店舗（カウンター）が混雑していて予約の電話を受けられない、ということも起こりません。

次から紹介する事業者側のメリットにより事業者のリソースに余裕ができ、顧客サービスの向上を図りやすくなるのも、顧客にとってのメリットといえるかもしれません。

予約の取りこぼしが減らせる

事業者が予約システムを導入する1つ目のメリットは、「予約の取りこぼしが減らせる」ことです。

先述の通り、予約システムの導入により、顧客はいつでもどこからでも予約が取れるようになります。顧客の予約忘れや、予約が面倒くさいという気持ちから申し込みを控えることは少なくなり、予約数増加が期待できるでしょう。

予約システムの導入は顧客にとってのメリットも多いため、これを導入しないことは、競争力の低下にもつながりかねません。

人的ミスを防ぎやすくなる

事業者が予約システムを導入する2つ目のメリットは、「人的ミスを防ぎやすくなる」ことです。

予約システムは自動的にデータを管理し、予約状況やスケジュールの調整を効率的に行うことができます。従業員が予約の管理やスケジュール調整を行う必要がなくなり、人為的なエラーやミスのリスクが少なくなるでしょう。

業務効率化と会計の待ち時間削減

事業者が予約システムを導入する3つ目のメリットは、「業務効率化と会計の待ち時間削減」です。

予約システムを導入することで、予約や支払いをオンラインで受け付けられるようになります。これらの情報はシステムで一元管理され、予約確認の通知をはじめとする一部業務も自動化されます。

従業員にかかる負荷は軽くなり、業務効率化や顧客対応の品質向上などを目指しやすい環境をつくれるでしょう。予約システムから事前決済を済ませる顧客が増えれば、店舗での会計は減り、その分待ち時間も少なくなります。

事前決済のメリットや導入時の注意点、事前決済を活用して売上アップを図るコツなどはこちらの記事で解説しています。

事前決済とは？おすすめの業種やメリット、導入を売上アップにつなげるコツ

顧客情報を管理しやすくなる

事業者が予約システムを導入する4つ目のメリットは、「顧客情報を管理しやすくなる」ことです。

予約システム上で顧客の予約履歴や個人情報をデータベース化し、必要なときに簡単にアクセスできるようになります。これらのデータを活かし、顧客に対する個別のサービス提供やマーケティング活動をすることもできます。

顧客の嗜好や来店頻度などのデータを活用して、顧客満足度の向上やリピート率の向上につなげていけるでしょう。

予約システムの選び方ポイント6つ

予約システムは自社の要件に合ったものを選ぶことで、業務効率化や集客強化などの効果を最大化できるでしょう。

予約数は足りるか

まずは、自社の（想定）予約数を把握しましょう。予約数が多い場合は大規模な予約システムが必要になりますが、少ない場合は小規模なシステムでも十分な場合があります。

予約システムの料金は月間の予約数に応じて変わってくることも多いです。自社の規模に合ったシステムを選ぶことで、コストの無駄を抑えられるでしょう。

機能に不足はないか

予約の受付と管理ができるのは当然として、機能が充実した予約システムを選ぶといいでしょう。たとえば予約の自動確認メールやキャンセル待ちリスト、スケジュール管理機能などがあると便利です。

ほかにも予約受付時に事前決済を受け付けられるか、特定の予約条件や割引設定などのカスタマイズが可能かどうかなどをチェックしましょう。

操作性は良いか

予約システムは従業員や顧客が利用するため、操作のしやすさも重要です。見やすいインターフェースや直感的な操作方法のシステムを選ぶことで、スムーズな予約手続きができるでしょう。

無料でデモやトライアルができるシステムも多いです。これらを利用して、実際の操作感を確認してみるのがおすすめです。

カスタマイズ性は高いか

自社の予約システムには、独自の要件やデザインを反映したいという企業もあるでしょう。そのような場合には、カスタマイズ性の高さも選定ポイントになります。

オプションで機能の付け足しやデザインの変更はできるのか、開発やカスタマイズにかかる費用や時間と併せて確認しましょう。

料金は適切か

一般的に、予約システムにはいくつかのプランがあり、プランごとに料金は異なります。月額固定料金や利用者数に応じた従量課金など、さまざまな料金形態があります。追加オプションやカスタマイズ料金についてもきちんと確認しておきたいです。

各プランの料金形態や月々かかるコストなどを比較し、自社の予算に合ったシステム・プランを選びましょう。

セキュリティリスクはないか

予約システムは、顧客の個人情報や予約データなど、重要な情報を扱います。そのため、セキュリティ対策がしっかりとされているシステムを選ばなければなりません。

SSL暗号化やデータバックアップなどのセキュリティ機能の有無を確認し、情報漏えいやデータ紛失などのリスクを最小限に抑えましょう。

予約システムの料金を抑えるには既存システムの導入がおすすめ

予約システムを導入する方法には自社用のシステムを開発する方法と、既存システムを導入する方法があります。自社専用のシステムをゼロから構築するスクラッチ開発が最も料金が高く、既存システムを導入する方法はイニシャルコストもランニングコストも抑えやすいです。

予約システムをはじめて導入する場合、基本的には既存システムがおすすめです。既存システムはどんな企業でも使いやすいように作られています。安価な既存システムだからといって、使いづらいということはまずありません。

オプションで機能を追加したりデザインを変更したりできるシステムもあるので、カスタマイズしたくなったら、これらを活用するのもいいでしょう。