【目的・業界別】マニュアル作成ツール11選・主な機能や選び方のポイント解説！

マニュアル作成ツールとは？

マニュアル作成ツールとは、その名の通りマニュアルの作成・編集や閲覧ができるツールです。最近はインターネットから使えるクラウド型のツールが多く、PCやスマホ・タブレットなどの端末で、いつでも・どこでもマニュアルの作成や閲覧ができます。端末にツールをインストールする必要はないので、パート・アルバイト向けのマニュアルも作成しやすいでしょう。

マニュアル作成ツールの主な機能

マニュアル作成ツールの主な機能を紹介します。

マニュアルの作成・編集に関する機能

マニュアル作成ツールの最も基本的な機能として、「マニュアルの作成・編集に関する機能」が挙げられます。マニュアルの作成・編集権限のあるアカウントからツールにログインして使うため、権限がないスタッフが勝手にマニュアルを編集してしまう心配はありません。

テキストはもちろん箇条書きやチャート、画像・動画などを使った、見やすくわかりやすいマニュアルを作れます。中には動画マニュアルに自動で字幕を付けられるツール、テンプレートに沿って項目を埋めていくだけで見やすいマニュアルを作れるツールもあり、マニュアル作成側の負担を軽くできるでしょう。

マニュアルの活用促進に役立つ機能

どんなに優れたマニュアルを作っても、従業員が使ってくれなくては意味がありません。見やすくわかりやすいマニュアルを作るのはもちろん、マニュアル作成ツール自体が、従業員にとって使いやすいものでなくてはなりません。

たとえばツールで作成したマニュアルは紙に印刷したり、オフィスのPCだけで見られるようにするよりも、従業員のスマホでも確認できるようにした方がいいでしょう。検索機能も欠かせません。外出先や店舗で、必要な情報をすぐに探せるよう、これらの機能が充実したツールを選びましょう。

人材育成に関する機能

単にマニュアルを作成・閲覧できるだけでなく、Eラーニングのような使い方ができるマニュアル作成ツールもあります。たとえばスタッフごとのマニュアル閲覧の状況を確認したり、項目ごとにテストを作って従業員の理解度を測ったりできるツールもあります。

このような人材育成に関する機能が充実したツールを選ぶことで、マネージャーや店長などの業務負担を軽くできるでしょう。

マニュアル作成ツールを活用するメリット

マニュアル作成ツールはオフィスソフトで作ったマニュアルや紙のマニュアルとどう違うのか、6つのメリットと併せて解説します。

画像や動画を使ったわかりやすいマニュアルが作れる

マニュアル作成ツールを活用する1つ目のメリットは、「画像や動画を使ったわかりやすいマニュアルが作れる」ことです。

マニュアル作成ツールを使えば、スマホやPCで閲覧できるデジタルマニュアルが作れます。当然、デジタルマニュアルは紙のマニュアルと違って動画を載せることもできます。静止画なら紙のマニュアルにも載せられますが、やはりデジタルの方が見やすいでしょう。

接客の作法や店舗のオペレーションなど、テキストでは伝えづらいことも、画像と動画を使ってわかりやすく伝えられます。

マニュアルの作成・編集が簡単

マニュアル作成ツールを活用する2つ目のメリットは、「マニュアルの作成・編集が簡単」なことです。

WordやPowerPointなどのオフィスソフトでもマニュアルは作れますが、これらを使って見やすいマニュアルを作るには、ある程度のセンスが必要です。直感的に操作できるマニュアル作成ツールの方が作成にかかる手間が少なく、特別なスキルや知識も必要ありません。

紙のマニュアルのように、編集のたびにマニュアルを印刷しなおす必要もなく、手間と時間、印刷費を大きく削減できるでしょう。

複数の店舗・拠点で簡単に情報共有できる

マニュアル作成ツールを活用する3つ目のメリットは、「複数の店舗・拠点で簡単に情報共有できる」ことです。

多くのマニュアル作成ツールには、作ったマニュアルをスマホやPCで閲覧する機能があります。マニュアルを作成・編集すると、閲覧側にも自動で反映されるため、配布や共有をし直す手間がありません。

検索機能つきで急なトラブルでも安心

マニュアル作成ツールを活用する4つ目のメリットは、「検索機能つきで急なトラブルでも安心」なことです。

マニュアル作成ツールには閲覧ユーザーのための検索機能があり、単語や文章で必要な情報がどこに書いてあるのかを検索できます。マニュアルにタグをつけ、内容ごとに整理できるツールもあります。

クレームやトラブルへの対応方法がわからないときも、検索で必要なマニュアルをすぐに見つけられるでしょう。スピーディな対応が必要なときほど、検索機能は役立ちます。

外出先でもマニュアルを確認できる

マニュアル作成ツールを活用する5つ目のメリットは、「外出先でもマニュアルを確認できる」ことです。

クラウド型のマニュアル作成ツールなら、インターネット環境とスマホがあれば、いつでもどこでもマニュアルを確認できます。営業職のような、客先訪問の機会が多い職種にとって特に役立つ機能です。

紙コストの削減・SDGsへの対応

マニュアル作成ツールを活用する6つ目のメリットは、「紙コストの削減・SDGsへの対応もできる」ことです。

ツールを使ってマニュアルをデジタル化すれば、マニュアル印刷のための紙が必要なくなります。紙やインクにかかるコストの削減はもちろん、SDGsへの対応にもなります。コスト削減のためにも企業イメージのためにも、マニュアルのデジタル化は早めに進めましょう。

マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールにはそれぞれ特徴があり、機能も少しずつ異なります。自社にとって使いやすいマニュアル作成ツールを選ぶための、5つのポイントを紹介します。

1.自社の業界・業態や目的に合っているか

マニュアル作成ツールを選ぶ1つ目のポイントは、「自社の業界・業態や目的に合っているか」です。

たとえば飲食店や小売店などでは接客マナーやレジをはじめとする設備の操作手順など、テキストでは説明しづらいオペレーションも多いです。そのため、画像や動画を自由に載せられるツールが使いやすいでしょう。

ほかにもコールセンターならチャート式のわかりやすいトークスクリプトが作れるツール、営業職ならモバイルアプリ対応の外出先でも見やすいツールというように、使いやすいツールは業界・業種によって変わってきます。

2.マニュアル作成を楽にする機能がそろっているか

マニュアル作成ツールを選ぶ2つ目のポイントは、「マニュアル作成を楽にする機能がそろっているか」です。

マニュアルにタグをつけて整理できる、動画マニュアルに自動で字幕をつけられるなど、マニュアルの作成・管理を効率化する機能をチェックしましょう。

たとえばタグ機能があれば、マニュアルを手動で整理する手間はありません。字幕付きの動画マニュアルは電車などでの移動中でも見やすいですが、手動で字幕を付けるにはかなりの時間がかかります。

3.スタッフにとっての見やすさ・使いやすさ

マニュアル作成ツールを選ぶ3つ目のポイントは、「スタッフにとっての見やすさ・使いやすさ」です。

スタッフにとって見やすく、使いやすいマニュアルでなければ、そもそも開いてもらえません。レスポンシブデザイン対応でどんな端末でも見やすいこと、どこに何があるのか一目でわかること、単語だけでなく文章でも検索できることなど、使い勝手に関する機能をチェックしましょう。

4.人材育成に関する機能はそろっているか

マニュアル作成ツールを選ぶ4つ目のポイントは、「人材育成に関する機能はそろっているか」です。

マニュアルの理解度を測るテストを作れる、スタッフごとのマニュアルの閲覧状況を可視化できるなどの機能があると、人材育成を効率化できます。人手不足で教育に手が回らないという企業ほど、このような機能を重視しましょう。

5.サポートは充実しているか

マニュアル作成ツールを選ぶ5つ目のポイントは、「サポートは充実しているか」です。

マニュアル作成ツールにはマニュアルの作成・編集・閲覧だけでなく、ナレッジ共有や理解度チェック、閲覧状況の可視化・分析など、さまざまな機能を備えたものも多いです。

しかし、どんなに機能が充実していても、使いこなせなければ意味がありません。わからないことがあるときやトラブル発生時はどうやって問い合わせればいいのか、どのように対応してもらえるのかを確認しておきましょう。

多機能のツールには、ツール活用に関するセミナーを定期開催してるところもあります。

王道のマニュアル作成ツール3選

NotePM

• 簡単操作で見やすいマニュアル作成
• 強力検索機能でほしい情報がすぐに見つかる
• ナレッジ共有を浸透させて属人化防止

NotePMは、マニュアルや社内ナレッジをWeb上で簡単に蓄積できるマニュアル作成ツールです。

社員全員でウィキペディアを作成するイメージで、誰でも簡単に情報やノウハウを書き込めます。矢印や吹き出しなどマニュアル作成に便利な画像編集機能も充実しています。高機能エディタとテンプレートを活用すれば簡単に標準化可能です。

人や部署、それぞれで管理していた情報を一元管理できます。WordやExcelなど形式が異なる情報でも、ファイルの中身まで全文検索できるのでほしい情報がすぐに見るかります。

NotePM 公式サイト

Zendesk

• 利用者全員の満足度向上
• 用途合わせて簡単セットアップ
• 導入しやすい料金体系

Zendeskは、顧客と企業どちらにとっても満足度の高いサポート体制が構築できる問い合わせ管理システムです。カスタマサポートに必要な多数の機能の中から用途に合わせて機能を選び、専門知識がなくても導入企業自らセットアップができます。あらゆるニーズ・企業規模にも対応しやすい設計です。

電話・チャット・SNSなど多様化していく問い合わせに対し「サポートチケット管理ツール」という方法を導入し、マルチチャンネルの問い合わせを一元管理します。初期費用を最小限に抑えられる料金体系で導入しやすく、全ての機能が利用できる無料トライアルもあります。

Zendesk公式サイト

Teachme Biz

• マニュアル作成時間約75％削減
• ペーパーレス化で共有も楽々
• 分析・改善でより良いマニュアル作成

Teachme Bizは、写真や動画を活用して分かりやすいマニュアルを簡単に作成・共有できるマニュアルツールです。

テンプレートに沿って画像や動画と文字を入力するだけ、手順を1つずつ表示するステップ構造なので簡単に人に伝わるマニュアル作成が可能です。自動翻訳機能は20言語に対応、外国人スタッフの教育にも活用できます。

ペーパーレス化することで、PDF出力やQRコードでの共有、タスクとしての配信も可能です。マニュアルへのアクセスログで活用状況を分析することで実用性の高いマニュアルにブラッシュアップができます。

Teachme Biz 公式サイト

飲食店やエステなどにおすすめの「動画マニュアル」に強いツール5選

tebiki

• 製造・飲食・サービス業におすすめ
• 動画だからできる伝わるマニュアル
• 動画マニュアル作成を簡単にする機能が充実

tebikiは、特に製造や飲食、サービス業といった人・モノ・機会の動きが業務ノウハウの核となる業種におすすめしたい動画マニュアル作成ツールです。

文章や画像だけでは伝えきれないノウハウや作業手順を動画で可視化し、データ蓄積していくことでOJTの効率化や業務の標準化、技術伝承をサポートします。

スマートフォンで動画を撮影するだけで、音声認識システムによる字幕が自動生成されます。言語は100か国語に対応しており、強調したいポイントには図形挿入もできます。誰にでも分かりやすいマニュアルが簡単に作成できるでしょう。

tebiki公式サイト

PIP-Maker

• 動画マニュアルが最短5分！
• 撮影やモデルは不要
• 読むマニュアルから聞くマニュアルへ

PIP-Makerは知識がない人でも最短5分で資料を動画化できる動画作成ツールです。撮影や録音、モデル不要です。パワーポイントをアップロードするだけでクオリティの高い音声付き動画を作成できます。

最大の特徴は動画の説明をアバターが担う点です。アバターを活用することで、より没入感を向上させて分かりやすくリアルな内容を伝えることができます。音声は音声合成技術で音声を吹き込みます。141種類の声と39言語に対応、音声の種類やトーン、速度など細かくカスタマイズできます。動画ファイル変換で動画共有サービスやサイネージにも活用できるでしょう。

PIP-Maker公式サイト

VideoStep

• AIを活用して簡単動画マニュアル作成
• 多言語対応でさまざまな社員教育をスムーズに
• 大小問わないサービス設計

VideoStepは教育管理もできる動画マニュアル作成ツールです。作成から蓄積、閲覧管理を一元管理することで、動画教育によるDXを推進します。

AIの音声読み上げ機能で動画制作のノウハウがない人でも、パワーポイントのような感覚で動画マニュアルが作成できます。多言語音声AIと機械翻訳で自動で外国語に対応可能です。日本語テキストの入力のみで、20ヶ国語の音声と26ヶ国語の字幕に変換できます。外国人労働者や海外工場教育も効率的に進めることができるでしょう。

大企業が全社で導入することも可能なサービス設計、大小問わず導入できます。

VideoStep公式サイト

Videotouch

• 業務効率化と早期戦力化を支援
• 動画作成ノウハウは不要
• マニュアル電子化で管理も楽に

Videotouchは、現場教育を効率的に進めるための動画マニュアル作成ツールです。OJT教育が伝わりづらいことで、一人立ちの差にばらつきがあるといった課題を動画マニュアルの活用で解決し、教える手間や工程を効率化します。

動画作成はスマートフォンで撮影した動画をアップロードし、直感的な編集やAIによる音声読み取りで字幕も自動で生成されるので知識がない人でも簡単です。

マニュアル情報の一元管理で、最新情報を漏れなく伝えることができるでしょう。保存先を1つすることで検索もしやすくなり見たい動画をすぐに探せます。閲覧管理で誰がどこまで見たのかもすぐにわかります。

Videotouch公式サイト

soeasy buddy

• マニュアル＋SNSのいいとこ取り
• 互いに教えあう環境づくり
• データ分析で有用性を向上

soeasy buddyは、DXで教えあう文化をつくる動画マニュアル作成ツールです。マニュアルに加えて即時質問できるSNS機能を用意しています。動画による伝達力と、モチベーションを向上させる「互いに教えあう」環境づくりのツールとしてマニュアルを活用します。

誰がどの情報を閲覧したかをデータ化し、学習状況の把握とともに、各マニュアルの有用性も把握することが可能です。現場にとって本当に必要なマニュアル作成するためナレッジデータベース・動画マニュアル＆教育ツール・社内SNSのいいとこ撮りで誰でも気軽に使えるツールを目指して設計しています。

soeasy buddy 公式サイト

低コストで導入しやすいマニュアル作成ツール3選

トースターチーム

• 3種類のマニュアル作成に対応
• 作成はたったの3ステップ
• 料金設定がリーズナブルで導入しやすい

トースターチームは、AIを活用して業務を見える化し、マニュアル作成をスムーズにするマニュアル作成管理ツールです。業務効率化や生産性の向上、人材の即戦力化を実現します。

業務マニュアル、動画マニュアル、用語集の3つのマニュアル作成が可能です。作成方法は「タイトルの入力」「AIがマニュアルを自動生成」「下書きの編集」の3ステップです。これまでばらばらの形式で管理していたマニュアルも簡単に標準ができます。

リーズナブルな料金設定でコストを抑えた導入も可能です。初めてマニュアルツールを導入する企業にもおすすめです。

トースターチーム公式サイト

ひかりクラウド スマートスタディ

• オリジナル学習コースを直感的に作成
• 受講者の把握・分析で学びを強化
• 安心の定額料金設定

ひかりクラウド スマートスタディは、同じ品質・内容のオンライン研修を効率的に実現するeラーニングサービスです。既存で活用しているスライド資料や動画教材をアップロードして独自の学習コースを簡単に作成できます。

学習成果を把握するドリル自動採点や添削、アンケート機能などを用意しています。学習履歴を把握し分析することでそれぞれのパフォーマンスや進行度、学習パターンを可視化することが可能です。情報をCSVでエクスポートし、外部の解析ツールやレポート作成ソフトウェアでも活用できます。

1人あたり月額たったの198円の安心定額料金制度で少人数でも安心して導入できます。

ひかりクラウド スマートスタディ 公式サイト

TANREN

・映像・音声・PDFからノウハウを共有・学習できる
・経験豊富なコンサルタントが体制の立ち上げから定着までサポート
・社員一人ひとりに合った教育体制を構築

TANRENは、商談・接客におけるノウハウの可視化と教育体制の整備をサポートする学習プラットフォームです。社員教育や人事のぶんやにおいて日本の人事部やグッドデザイン賞などを受賞するという実績を持っています。

社員のスキルを性格に分析し、一人ひとりに個別最適化した学習を提示できます。また、社員の学習進捗が可視化でき、最適な人事評価が可能になります。ナレッジ共有だけでNOWk、教育体制の立ち上げや整備もできる学習プラットフォームです。

TANREN公式サイト

わかりやすく効果的なマニュアルを作成するコツ

どんなに優れたツールを導入しても、マニュアル作成のイロハがわからなければ、わかりやすく効果的なマニュアルは作れないでしょう。

マニュアル作成の基本、マニュアルを業務の効率・品質アップにつなげるコツを紹介します。

難しい言葉・専門用語を使わない

マニュアルには難しい言葉や専門用語を入れないようにしましょう。マニュアルにわからない言葉があると、従業員はその言葉の意味を調べなければなりません。意味がよくわからないままマニュアルを読み進め、間違った理解をしてしまったり、そもそもマニュアルを開きたくなくなってしまったりするかもしれません。

マニュアル作成では中学生でもわかるような言葉を選ぶこと、専門用語を使わなければならないときは、その意味も併せて説明することが大切です。

5W1Hを意識する

わかりやすく端的なマニュアルを作るために、「5W1H」を意識しましょう。5W1Hとは、次の5つのWと1つのHのことです。

• When：いつ
• Where：どこで
• Who：誰が
• What：何を
• Why：なぜ
• How：どうやって

5W1Hを意識することでマニュアルの内容が具体的になり、情報の抜け漏れも防ぎやすくなります。

必要に応じて画像や動画も盛り込む

マニュアル作成ツールなら、画像や動画を入れたデジタルマニュアルを簡単に作れます。テキストだけでは説明しづらいことは、画像や動画で伝えましょう。

これらは機器や設備の操作方法、調理手順のようなオペレーションについて説明するときに便利です。画像・動画に矢印やテキストを入れ、どこをどう操作すればいいのか一目でわかるようにするのもいいでしょう。

箇条書きや図解、チャートを活用する

チェック項目やトークスクリプト、業務全体の流れなどを説明するときは箇条書きや図解、チャットを活用しましょう。すべてのことを文章で伝えようとすると、文字が詰まった、読む気が失せるマニュアルになってしまいます。

常にブラッシュアップし続ける

マニュアルは常にブラッシュアップし続けましょう。わかりづらい部分がないか見返してみたり、マニュアルを使っている従業員に聞いてみたりすることで、よりわかりやすいマニュアルが作れます。閲覧状況のデータを集め、分析するのもいいでしょう。

現場で起こった成功・失敗例や法改正などの内容も取り入れ、古い情報を更新するのも大切です。

業界・業態・目的に合ったマニュアル作成ツールで、業務の効率化と品質アップを目指そう

マニュアル作成ツールを導入し、マニュアルをデジタル化することで、人材育成の負担を軽くできます。従業員にとってわかりやすく使いやすいマニュアルを作ることは、業務の効率や品質を高めるために欠かせません。

マニュアル作成ツールは自社の業界・業態や目的に合ったものを選びましょう。たとえば飲食店や小売店などの店舗なら、オペレーションをわかりやすく伝えるために、画像や動画を自由に入れられるマニュアルがおすすめです。人材育成に力を入れるなら、マニュアルの理解度を測るテストを作れるツールがいいでしょう。