グループウェアとは？
グループウェアとは企業や店舗といった組織における情報共有・共同作業をサポートし、組織を効率的に運営するためのツールです。詳しくは後述しますが、スケジュール共有や社内SNS、ワークフローなど豊富な機能を備えています。オフィスではもちろん店舗との情報共有にも役立ち、活用することで本社指示の確認漏れを防いだり、店長・マネージャーの業務不可を軽くしたりできるでしょう。
グループウェアの主な機能
グループウェアの主な機能は次の通りです。
- メール・メッセージ
- 社内SNS
- お知らせ一覧
- スケジュールの管理・共有
- ワークフロー
- ファイル共有
- タスク管理 など
実店舗がグループウェアを導入するメリット
グループウェアは主にオフィスワークや営業職などで使われているツールですが、実店舗で導入するのもおすすめです。むしろ、拠点数もスタッフ数も多い実店舗だからこそ、グループウェアが役立つかもしれません。
実店舗がグループウェアを導入する6つのメリットを紹介します。
本部からの指示が出しやすくなる
実店舗がグループウェアを導入する1つ目のメリットは、「本部からの指示が出しやすくなる」ことです。
グループウェアには社内用のSNSやメール（メッセージ）、スケジュール共有などの機能があり、PCやスマホからさまざまな情報を確認できます。グループウェアのトップ画面に本部からの指示やお知らせを表示することもできます。
店舗スタッフがグループウェアを確認できるようにしておけば、本部から店長・マネージャーへ指示を出し、店長・マネージャーが店舗スタッフに伝達するという手間がなくなります。伝達漏れのリスクも小さくなるでしょう。
店舗の状況確認・分析がしやすくなる
実店舗がグループウェアを導入する2つ目のメリットは、「店舗の状況確認・分析がしやすくなる」ことです。
グループウェアのタスク管理機能を使えば、本部は各店舗のタスクがどのくらい進んでいるのかを一目で把握できます。ファイル共有機能で各店舗の売上や顧客などのデータを共有することもできます。
タスク管理やファイル共有をグループウェアというひとつのプラットフォームに集約することで、本部は店舗の状況把握・分析がしやすくなるでしょう。
店舗間でノウハウや成功例を共有しやすくなる
実店舗がグループウェアを導入する3つ目のメリットは、「店舗間でノウハウや成功例を共有しやすくなる」ことです。
グループウェアの社内SNSに、各店舗の成功・失敗例やノウハウを投稿すれば、店舗間でこれらの情報を共有しやすくなります。企業・ブランドとしての方針にもよりますが、店舗にある程度の裁量を与え、社内SNSを使った情報共有と他店のノウハウを取り入れることを許せば、店舗やスタッフ同士が切磋琢磨しあう環境をつくれるかもしれません。
店長・マネージャーの業務負担が軽くなる
実店舗がグループウェアを導入する4つ目のメリットは、「店長・マネージャーの業務負担が軽くなる」ことです。
グループウェアには情報やスケジュールを共有するためのさまざまな機能がそろっています。たとえば本社指示を店長・マネージャーがメールなどで確認し、印刷してオフィスに掲示していたという店舗があるとしましょう。本社指示をスタッフ自身にグループウェアから確認させるようにすれば、印刷・掲示の手間が省けます。
コスト削減につながることも
実店舗がグループウェアを導入する5つ目のメリットは、「コスト削減につながる」ことです。
グループウェアはさまざまな機能がひとつにまとまったツールです。「今まで電話でしていたスケジュール共有をグループウェアに切り替える」「本部指示をグループウェアから確認するようにし、印刷にかかるインクや紙を節約する」のようなこともできるでしょう。
グループウェアの導入・利用には費用がかかりますが、店舗の状況によっては、それ以上のコスト削減効果が得られるかもしれません。
従業員エンゲージメントの向上につながることも
実店舗がグループウェアを導入する6つ目のメリットは、「従業員エンゲージメントの向上につながる」ことです。
従業員エンゲージメントとは、従業員の企業に対する信頼感や貢献意識などを指す言葉です。「愛社精神」と言い換えてもいいでしょう。
グループウェアの社内SNSを店舗スタッフが使えるようにし、他店とのコミュニケーションや成功事例の投稿などをさせることで、スタッフは仕事に対して前のめりになるはずです。
これにより仕事に対するモチベーションが上がれば、店内の雰囲気も良くなります。スタッフにはより働きやすく、お客さまにとってはより来店しやすい店舗づくりができるでしょう。
離職率が高い企業や接客態度に関するクレームが多い店舗にとっては、特に大きなメリットです。
店舗で使うグループウェアの選ぶ5つのポイント
本部や店長・マネージャーはもちろん、店舗スタッフにとっても使いやすいグループウェアを選ぶための、5つのポイントを紹介します。
ポイント1．シンプルな画面と直感的な操作性
店舗で使うグループウェアを選ぶ1つ目のポイントは、「シンプルな画面と直感的な操作性」です。
店舗スタッフはパート・アルバイトがほとんどでしょう。スタッフ一人ひとりにグループウェアを使いこなすための教育を施していては、膨大なコストと時間がかかってしまいます。
機械が苦手なスタッフでも使えるよう、どこにどのメニューがあるのか一目でわかるシンプルな画面、直感的に操作できるグループウェアを選びましょう。
ポイント2．モバイル・レスポンシブデザインに対応している
店舗で使うグループウェアを選ぶ2つ目のポイントは、「モバイル・レスポンシブデザインに対応している」ことです。
レスポンシブデザインとは、PCやスマホなどグループウェアを使う端末が変わっても、それぞれの端末に合った見やすい画面を表示することです。グループウェアは店舗オフィスにあるPCだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイル端末で開くことも多いです。モバイル・レスポンシブデザイン対応の、どんな端末からでも使いやすいツールを選びましょう。
ポイント3．閲覧権限を細かく設定できる
店舗で使うグループウェアを選ぶ3つ目のポイントは、「閲覧権限を細かく設定できるか」です。
店舗スタッフはパート・アルバイトが多く、正社員よりも人材の入れ替わりが激しいでしょう。どんなスタッフでもすべての情報を閲覧できるようにしてしまうと、情報漏えいのリスクが高まります。
そのスタッフにとって必要な情報だけを閲覧できるよう、権限を細かく設定できるツールを選びましょう。
ポイント4．マニュアルの作成・共有ができる
店舗で使うグループウェアを選ぶ4つ目のポイントは、「マニュアルの作成・共有ができるか」です。
グループウェアで店舗用のマニュアルの作成・共有ができると便利です。このようなツールを選べば、グループウェアと別にマニュアル作成ツールを導入する必要がなく、その分コストを抑えられるでしょう。
ポイント5．料金形態は「人数制」でない方が良い
店舗で使うグループウェアを選ぶ5つ目のポイントは、「料金形態」です。
グループウェアごとに料金形態は異なりますが、店舗スタッフにも使わせるなら、人数制の料金形態は避けた方がいいでしょう。利用人数が増えるほど料金も高くなるツールだと、店舗スタッフが使えるようにするために膨大なコストがかかるか、ユーザー数を減らすために利用できるスタッフを絞り込むことになります。
実店舗におすすめのグループウェア5選
Shopらん
・導入実績57,000店舗で市場シェアNo.1
・業種や規模に関わらず様々な店舗運営に対応
・アルバイトスタッフでも使いやすい店舗向け画面
Shopらんは、多店舗ビジネスを支援するクラウドサービスです。チェーンストア企業の課題に対応した機能で、業務改善を目指します。
また、高頻度で製品をアップデートしており、機能の拡張だけでなく、様々な業態における業務上の工夫やノウハウを繁栄させていきます。導入から活用展開方法まで寄り添って伴走します。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 |
| 要お問い合わせ | 要お問い合わせ | お知らせ／店舗のToDo／フレッシュマニュアル／商売カレンダー／回答・アンケート 定期報告／気独立・実施率／簡単集計／業務アプリ／エリアマネージャービュー 書庫／売場ノート／コミュニティ／動画配信／API、外部システム連携 |
kinton
・導入者数30,000社突破
・導入担当者の93％が非IT部門
・豊富な拡張機能で、自社に合ったアプリづくりが可能
kintonは、プログラミングの知識がなくても業務アプリが作れるノーコード・ローコードツールです。Excelやメール、書類など業務によって散在するシステムを効率的に解決していきます。
申込後すぐに、業務アプリを作り始められるという手軽さがあり、アプリ改善も自分たちでできるため、事業スピードや状況の変化に柔軟に対応可能です。運用に不安がある方でも、全国各地に350社以上のオフィシャルパートナーがいるため、様々なタイミングで相談が可能です。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 | |
| スタンダードコース | 0円 | 1,500円／1ユーザー | 外部サービスとの連携／プラグイン／拡張機能 データ蓄積・検索／レポート機能／最新通知／プロセス管理／アクセス権／変更履歴 スペース／スレッド／モバイル対応／リマインド通知／サンプルアプリ／管理機能 |
| ライトコース | 0円 | 780円／1ユーザー | データ蓄積・検索／レポート機能／最新通知／プロセス管理／アクセス権／変更履歴 スペース／スレッド／コメント欄／メンション／モバイル対応／リマインド通知 サンプルアプリ／ユーザー情報管理／アクセス制限／変更履歴／監査ログ |
Garoon
・7,000社320万人の導入実績
・サポート機能が充実
・数万人規模の日本企業でも利用可能
Garoonは10名から数万名までの現場・管理職に業務の効率化をもたらす、サイボウズ社が提供するグループウェアです。7,000社320万人の導入実績があり、製造・店舗・サービス・ITなど様々な業種で利用されています。
Garoonが選ばれる理由は、幅広い世代のユーザーが使いやすいUIデザインを採用していたり、日本企業の情報共有に必用な機能をワンパッケージにまとめていたりする点です。また、クラウド型とパッケージ型の2種類があり、自社に合わせて形式を選べます。
| ユーザー数 | 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 | |
| クラウド版 | ～300 | 0円 | 845円／1ユーザー | スケジュール／施設予約／ポータル／メール ファイル管理／ワークフロー／グローバル／モバイル ユーザー認証／外部アクセス |
| 301～1,000 | 0円 | 800円／1ユーザー | 上記同様 | |
| 1,001～3,000 | 0円 | 要問い合わせ | 上記同様 | |
| 3,001～ | 0円 | 要問い合わせ | 上記同様 | |
| ランク | ユーザー数 | 新規ユーザーライセンス | ||
| パッケージ版 | Ａ | ～50 | 600,000円／50ユーザー | スケジュール／施設予約／ポータル／メール ファイル管理／ワークフロー／グローバル／モバイル ユーザー認証／外部アクセス |
| Ｂ | 51～249 | 11,000円／1ユーザー | 上記同様 | |
| Ｃ | 250～499 | 10,000円／1ユーザー | 上記同様 | |
| Ｄ | 500～999 | 9,000円／1ユーザー | 上記同様 | |
| Ｅ | 1,000～2,499 | 8,000円／1ユーザー | 上記同様 | |
| Ｆ | 2,500～4,999 | 7,500円／1ユーザー | 上記同様 | |
| G | 5,000～9,999 | 要問い合わせ | 上記同様 | |
| H | 10,000～ | 要問い合わせ | 上記同様 |
Garoon公式ページ
WaWaOffice
・導入実績1,500社以上
・継続率94%
・サポート満足度96%
WaWaOfficeは企業内LANを活用してコミュニケーションや情報共有の効率化をはかるグループウェアです。またグループウェアに加え、オプションのワークフロー、簡易データベース、営業日報管理が連携します。
安価な設定で、手軽にスタートできるのも魅力です。容代量をあまり必要としなかったり、機能を限定して利用したかったりと、ニーズに合わせて金額調整が可能なので、ぜひ一度ご相談してみてはいかがでしょうか。説明や操作指導も無料で行ってくれます。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 | |
| 基本料金 | 要問い合わせ | 2,500円 | デスクトップ機能／掲示板／回覧板／共有メール 施設予約／ネットフォルダ／eラーニング／プロジェクト管理 人員構成図／個人検索 |
Teams
・どこからでも会議可能
・プロジェクト進捗報告からチームイベントまですべて1つのアプリで管理
・高いセキュリティと生産性
TeamsはMicrosoft社が提供している、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。Teamsはグループウェア製品ではないですが、メンバーとチャットする機能に加え、資料の共有、ビデオ会議、各種Office365ツールと連携できる機能が搭載されています。
Teamsを活用することで、顧客やチームとビジネスコミュニケーションを効率化でき、1つのプラットフォームで様々な業務が可能です。1ユーザーあたりの月額導入費用も安価なので、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。
| 初期費用 | 月額料金 | 主な機能 | |
| Microsoft Teams Essentials | 要問い合わせ | 500円 | 無制限のグループ会議／電話・Webサポート／無制限chat ファイル共有／タスク／投票／会議／チャット チーム会議のレコーディングと文字起こし |
| Microsoft 365 Business Basic | 要問い合わせ | 750円 | 会議でのライブキャプション（30以上の言語） ユーザー1人あたり1TBのクラウドストレージ／法人メール |
| Microsoft 365 Business Standard | 要問い合わせ | 1,560円 | デスクトップ版のMicrosoft365アプリ（プレミアム機能付き） ウェビナーの開催／出席登録とレポートのツール 顧客の予約管理 |
店舗スタッフにグループウェアを浸透させるには？導入効果を高める3つのコツ
パート・アルバイトの店舗スタッフは正社員に比べて入れ替わりが激しいです。スタッフ一人ひとりにグループウェアの使い方を教えたり利用を促したりするのは難しいでしょう。教えたり声をかけたりしなくても、スタッフが自然にグループウェアを使うような仕組みづくりが必要です。
店舗スタッフにグループウェアを浸透させ、導入効果を高める3つのコツを紹介します。
グループウェアを開く”仕組み”をつくる
まずはスタッフがグループウェアを開く仕組みをつくりましょう。たとえばスマホからグループウェアにアクセスできるようにしたり、出勤前にグループウェアで本社指示や新しいお知らせが来ていないか確認するようにしたりといったアイデアが考えられます。グループウェアを開きやすくする仕組み、グループウェアを開いてから店頭に出るというルールをつくるといいでしょう。
提案・共有へのインセンティブをつくる
グループウェアの社内SNSを使い、各店舗の成功事例やノウハウを共有したいなら、これらの投稿に対するインセンティブをつくりましょう。インセンティブといっても、金銭や賞品を配る必要はありません。社内SNSに積極的に投稿してくれたスタッフや、投稿がマニュアルに採用されたスタッフへの表彰制度を設けるだけでも効果があります。
スタッフにとって役立つ・面白いコンテンツをアップする
グループウェアの社内SNSやお知らせ機能を使い、店舗スタッフにとって役に立つコンテンツ、面白いコンテンツを投稿しましょう。このようなコンテンツがないと、店舗スタッフにとってグループウェアを開くメリットがなく、ツールが使われなくなるかもしれません。
接客や品出しなどの業務に関するノウハウはもちろん、昇給制度についてわかりやすく解説するコンテンツ、その業界・業種に関する読みやすいコラムなどを投稿すると、スタッフの興味を引けるかもしれません。
グループウェアで現場の声を吸い上げ、店舗業務の効率化・品質アップを目指そう
グループウェアには実店舗の業務の効率化や品質アップ、店舗スタッフのモチベーション向上に役立つ機能がそろっています。店舗スタッフが社内SNSにノウハウや成功事例を投稿できるようにしたり、メッセージ機能を活用した意見箱制度を設けたり、現場の声の吸い上げにも役立ちます。
グループウェアで本部と店舗、店舗同士の情報交換が盛んにすることで、より良いお店づくりができるでしょう。
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