購買管理システム8選｜主な機能や選び方、購買業務がどう変わるのかを解説

購買管理システムとは？

購買管理システムとは企業の購買品の見積もり取得から発注、支払い、検収までの一連の購買業務を電子化するシステムのことです。企業の売上や戦略に直接関わる「直接材」と、それ以外の主に経費の対象となる「間接材」の購買管理ができます。

見積もりや発注の手続き、購買情報の管理を効率化できるほか、複数社から見積もりを取りそれを比較したり発注先を絞り込んだりすることで仕入れコストを削減することもできます。

購買にまつわる一連のプロセスとデータをシステムで一元管理することで、コストの適正化が図りやすくなるでしょう。

購買管理システムの主な機能

購買管理システムの主な機能は次の通りです。

一括見積もり・見積もりの比較

複数社に一括で見積もり依頼を出したり、見積もりを比較したりできる機能です。

システムを活用することでWebから一括で見積もり・発注を出せるようになり、これらの作業にかかる時間を削減できるでしょう。

複数社の見積もりを比較したり過去のデータを俯瞰したりすることで、購買方法や仕入先などについて見直し、コストの適正化を図ることもできます。

カタログ機能

システム上の電子カタログに購買品を登録したり、購買品の種類や部門ごとにカタログを作成・管理したりする機能です。電子カタログを活用することで購買業務を効率化できるでしょう。

購買する必要のない物品をカタログに表示させないようにすることで、不正な購買を防ぐこともできます。

検収機能

購買した物品が納入された後にシステムに検収情報を登録したり管理したりする機能です。納期の確認や支払い処理のためのデータ作成などができます。検収漏れを防いだり検収と支払いをスムーズに行うことで仕入先と良好な関係を築いたり、さまざまなことに役立つ機能です。

契約管理

契約の内容や条件を管理する機能です。契約の終了・更新が近づいたときにアラートを出せるシステムもあり、管理の効率化とミス防止を図れます。過去の取引の内容がデータとして保管され、いつでも確認できるようになり、新規契約の際の参考として利用しやすくなるでしょう。

ワークフロー

見積もりや購買依頼などの購買業務の各プロセスの承認をシステム上で行えるようにするのが、ワークフロー機能です。承認のフローを可視化したり決裁を通知したり、業務効率化や内部統制の強化に役立ちます。

データの集計・分析

見積もりへの回答や調達までのリードタイム、コストダウンの実績など、購買にまつわるデータを集計・分析する機能です。過去データを集計・分析することは仕入先それぞれを評価するために役立ちます。データに基づきより適正な仕入先を選べるようになるでしょう。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムの導入は購買業務の効率化だけでなく、ミス防止やコストの適性化などにもつながります。その理由を、購買管理システムの3つのメリットと併せて紹介します。

発注業務の効率化

購買管理システムを導入する1つ目のメリットは、「発注業務の効率化」です。

システムを使わずに購買業務を行う場合、1社1社に見積もりを依頼したり発注伝票を作成・印刷したりとさまざまな作業をしなければなりません。このように作成した紙の帳票はまとめたり管理したりするのにも大きな手間がかかります。

システムを導入することでこれらの業務の自動化・効率化ができます。Webから複数社にまとめて見積もりを依頼したり、伝票の入力を自動化したりすることで、購買業務にかかる時間を大きく減らせるでしょう。

各種帳票は電子データとしてシステム上に保存されるため管理がしやすくなります。過去の帳票を探したいときも、条件を指定して検索・抽出でき、必要なものをすぐに見つけられるでしょう。

人的ミスの防止と内部統制の強化

購買管理システムを導入する2つ目のメリットは、「人的ミスの防止と内部統制の強化」です。

システムを使わずに購買業務を行う場合、Excelなどに手作業でデータを入力していくことになります。似たような項目を何度も入力するうえ、仕入れの数や金額など、数字の入力も多いです。

購買する物品が多くなり作業が膨大になるほど、入力ミスは起こりやすくなります。特に数字のような細かく桁数の多いデータは見づらく、確認や入力が続けば従業員の目が疲れてしまいます。疲れがたまるほど集中力は下がり、さらにミスが起こりやすくなるでしょう。

購買管理システムをかつようすることで入力は一度で済むようになり、ミスの可能性が低くなります。

また、先述の「業務に関係ない物品をカタログに表示させない機能」「ワークフロー機能」などにより不正も防ぎやすくなります。

ミスと不正の両方を防ぎ、内部統制を強化していけるでしょう。

購買コストの削減

購買管理システムを導入する3つ目のメリットは、「購買コストの削減」です。

購買管理システムには仕入先ごとに過去の見積もりやコストダウン実績、評価表などのデータが蓄積していきます。これらのデータを集計・分析することで、購買方法や仕入先の見直しがしやすくなります。

これにより購買コストの削減・適正化が図れるでしょう。

購買管理システムのデメリット

購買管理システムを導入するデメリットには「長期的に費用がかかる」ことが挙げられます。購買管理システムは導入費用だけで数百万かかることもあります。導入後も月々の利用料、システムの保守やカスタマイズなどの費用がかかることもあるでしょう。

特に長期的に使う場合、その間の保守・運用にかかる手間も大きくなります。長期にわたり保守・運用をしてくれるベンダー、これらの費用がなるべく安いシステムを選ぶことが大切です。

購買管理システムの選び方

購買管理システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

対応した物品材

購買する物品を洗い出し、それに対応したシステムをピックアップしましょう。

購買品には自社の売上に直接関わる直接材と、それ以外の間接材があります。直接材には製品の原材料や部品などが、間接材には製造のための工具や消耗品などが含まれます。購買管理システムには直接材と間接材の両方に強いタイプ、間接材に特に強いタイプに分けられるため、まずは自社にはどちらが合っているのかを考えましょう。

また、システムの中にはITツールやバックオフィス関連などの「サービス材」に対応したものもあります。

対応した業務・購買方法

購買する物品だけでなく、購買方法への対応もチェックしましょう。購買方法は購買のたびに見積もりを依頼する「スポット購買」と、決まった物品をカタログから定期的に購買する「カタログ購買」に分けられます。

購買業務のどのプロセスに強いのかも重要です。購買管理システムの多くは購入依頼から検収までのすべての購買プロセスに対応していますが、中には見積もり査定や検収など、特定の業務に強いシステムもあります。

自社の主な購買方法に合ったシステムを選ぶこと、効率化したい業務や課題を抱えている業務を見極めることで、自社にとってより使いやすい購買管理システムを見極められるでしょう。

自社・取引先の既存システムとの連携

カタログサイトやFAX送信システムなど、その購買管理システムが自社や取引先の既存システムと連携できるかを確認しましょう。

カタログサイトとシステムを連携させることで、システム上で複数のカタログサイトを横断した検索ができるようになります。仕入先とのやりとりにFAXを使っているなら、WebからFAXを送れるFAX送信システムが便利です。このようなシステムと連携できる購買管理システムを選ぶことで、業務をさらに効率化できるでしょう。

サポート体制

購買管理システムに限らず、ITシステムの選定においてサポート体制は重要です。導入支援は充実しているのか、使い方がわからないときや不具合が起きたときに問い合わせがしやすいかなど、安心して使えるシステム（ベンダー）を選びましょう。

特に購買管理システムは導入や運用にかかる費用が大きく、長期にわたり使い続けるシステムです。何かあったときにすぐ対応してくれること、保守・運用をきちんと行ってくれることなど、システムの公式HPだけでなく口コミからもチェックしましょう。

汎用性が高い購買管理システム5選

楽楽販売

• 販売管理だけでなく周辺業務も効率化
• 導入前の相談から受付可能
• バックアップ体制や監視体制が整っており安心・安全

楽楽販売は、販売管理を楽にするクラウドシステムです。販売管理の他にも、売上管理や進捗管理、見積管理など様々な業務を標準化・効率化できます。そのため、販売管理にかかる月間の時間が1/10に減少し、費用が1/5に減少する導入効果が得られます。

導入後もサポートやセキュリティ体制が充実しており、安心して利用できます。また、ルーチンワークを自動化したり、情報共有がリアルタイムで行われたりするなど、様々な機能を備えています。

楽楽販売公式サイト

Enterprise Commerce

• シンプルな画面遷移とレイアウト設計で、誰でも使いやすい
• 生産管理システム・図面システムなどと連携可能
• クラウドで稼働するため短期で導入が可能

Enterprise Commerceは、従来の発注業務をインターネットを活用して効率化するWeb調達／購買ソリューションです。調達や購買といった企業にとって重要な業務を効率化することで、大幅な時間短縮と業務負担の低減が期待できます。

システム導入により業務効率化だけでなく、取引先とデータのやり取りにおいて人的ミスを減らせます。さらに出社しなければできなかった業務も在宅で可能になり、DX化を推進することが可能です。

Enterprise Commerce公式サイト

PROCURESUITE

• 調達業務にかかる工数の約60%の削減が可能
• 本社だけでなく、各事業部や各工場でシステムを利用できる
• 予算管理や会計連携など、他の豊富なオプション・テンプレートあり

PROCURESUITEは、様々な購買方法に対応した｢調達支援ソリューション｣です。消耗品や補修用品といった間接材など手続きが多頻度に渡る業務をシステムで一元化し、負担を減らすことが可能です。

操作画面はユーザビリティに優れており、業務に合わせて項目を追加・変更ができます。さらに各利用者の進捗状況を共有することで購買情報の一元化・可視化も実現します。

PROCURESUITE公式サイト

Hi-PerBT 購買管理

• 一般購入品や生産財などの購買業務に必要な機能を常備
• 直感的なUIデザインと操作性で利用が簡単に
• カタログサイトと連携や自社開発のためのカスタマイズなど拡張性が高い

Hi-PerBT 購買管理は、全社の購買業務を支援する購買専用パッケージです。事業所により購買業務がばらばら・内部統制を強化したいという企業でも、依頼部門と購買部門をつなぎ、全社での効率化と標準化の実現を目指せます。

カタログサイトから、日立が価格交渉した約3,000万点の商品を購入でき、原価をおさえられるため企業価値の向上も見込めます。さらに、Web上で電子データをやり取りし、リアルタイムに情報交換することでサプライヤーとの連携も強化することが可能です。

Hi-PerBT 購買管理公式サイト

アラジンオフィス

• 導入社数5000社を超える実績
• 安心のフォロー体制でユーザーリピート率は98.4％
• コルトパフォーマンスと柔軟性に優れたパッケージ

アラジンオフィスは、販売管理・在庫管理のパッケージシステムです。5000社以上の導入実績からお客様の声を反映し、管理業務に必要な機能を豊富に搭載しています。さらに各業種・業態に特化したパッケージがあり、各業種ごとに合わせたカスタマイズも可能です。

アラジンオフィスだけでなく、当社の様々な管理システムを組み合わせることで、Webとリアルの両面からサポートできるトータルソリューションも利用が可能です。提案時には運用時までを考慮し、自社に合わせた提案を行います。導入後も手厚いフォロー体制が整っており、安心してシステムを導入することが可能です。

アラジンオフィス公式サイト

間接材向けの購買管理システム3選

購買管理プラットフォーム

• 導入企業14,000社
• 請求書処理の手間が削減
• EC未対応の既存取引先への発注もDX化

購買管理プラットフォームはBtoB商品の主要ECサプライヤー商品や既存取引先企業からの購買を一元化・管理を実現するサービスです。商材ごとに発注先や発注方法を変える必要がなく、ワンオペレーションで購買を実現し、提携サプライヤーへの物品価格の交渉を行い物品のコストも削減します。

また調達や購買の管理を統一することによって、購入先の検討や請求書処理などの工程を大幅に削減できます。これにより本来の業務に当てる時間が増えるでしょう。

購買管理プラットフォーム公式サイト

クラウド型間接材調達支援サービス

• 調達の業務工数を50％削減
• 業務効率化とコスト削減を実現
• 専任のコンサルタントが分析から見積までを行う

クラウド型間接材調達支援サービスは、本社、各拠点における経費で調達する物品・サービス（間接材）の調達業務をクラウドサービスへ一元化することによって業務効率化とコスト削減を実現するサービスです。ご指定の仕入先の商品を登録し、見積もり取得から検収までを処理し、受発注に伴う業務の一元化を実現できます。

また専任のコンサルタントがデータの分析から見積の支援まで行うので、購入費用削減だけではなく、購買に関わる業務工数の削減を実行します。

クラウド型間接材調達支援サービス公式サイト

BtoBプラットフォーム TRADE

• 90万社以上が導入
• 上場企業の90%以上が利用
• 取引先を含めたDX推進をサポート

BtoBプラットフォーム TRADEは、見積・発注・受注・納品・検収・請求業務を、オンラインで一元管理できるプラットフォームです。紙やPDF、メールや電話で行うことが当たり前だった発注をデータで作成・送信・管理できます。

90万社以上の導入実績で培ったノウハウにより、取引先も含めたDX推進をサポートします。全ての取引データがプラットフォームに集約されるため、業務プロセスが可視化され、内部統制が実現できるのが特徴です。

BtoBプラットフォーム TRADE公式サイト

業務効率化にもコスト削減にも、自社に合った購買管理システムを

購買管理システムを活用することで、購買業務を効率化したりコストを適正化したりできるでしょう。

ただ、そのためには自社に合った購買管理システムを選ばなくてはなりません。対応した物品や購買方法はもちろん、そのシステムが得意な業務プロセスやベンダーの評価などから、総合的に判断しましょう。

本記事で紹介したシステムの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから導入するかどうかを決めてください。