飲食店に情報共有ツールは必要？
飲食店に限らず、ビジネスを行ううえで情報共有は重要です。情報共有ツールを活用することでスタッフ間の連絡が取りやすくなるのはもちろん、業務の効率化やサービス品質の向上も図りやすくなるでしょう。情報共有ツールを活用することで、画像や写真を使った見やすくわかりやすいマニュアルを共有したり、他店舗の取り組みを参考に自店舗の運営を見直したりできるようになるからです。
飲食店が情報共有ツールを使う4つのメリット
飲食店が情報共有ツールを使う主なメリットを4つ紹介します。
メリット1．シフトの共有や急な変更など、臨機応変に対応できる
情報共有ツールを使用することで、スマホやPCを使ってシフトを共有したり、シフト希望を簡単に集めたりできます。
飲食店には土日や人手が足りないときだけ出勤する、ピンチヒッターのようなスタッフがいることも多いです。このようなスタッフは店長と顔を合わせる機会が少なく、シフト希望を聞いたり出勤日を調整したりするのに苦労するでしょう。
スタッフ同士のシフトの調整や急な変更もスムーズに行えるようになります。たとえば誰かが急な体調不良で休むことになっても、代わりのスタッフを素早く探すことができます。ツール上でのやり取りは店長も見られるので、個人間でLINEや電話のやり取りをするよりもスムーズでしょう。
メリット2．画像や動画つきのデジタルマニュアルを作れる
情報共有ツールを使えば画像や動画つきのデジタルマニュアルの作成・共有ができます。たとえば料理の盛り付け方や接客マナーなどは、テキストよりも動画の方がわかりやすいです。
飲食業はスタッフの入れ替わりが激しく、人手不足が深刻な業界といえます。だからこそ、新人スタッフの教育コストを抑えたり、限られたスタッフでお店を回すために効率化の工夫をしたりすることが大切です。
わかりやすいデジタルマニュアルを活用することで、新人スタッフは自分ひとりでも仕事を覚えられるようになるでしょう。紙のマニュアルと違って必要な情報をキーワード単位で検索できるので、クレームやトラブルなどで困ったときにも素早く対応できるようになるでしょう。
メリット3．店舗間の情報共有により、サービス品質アップが図れる
多店舗展開している飲食チェーンの場合、情報共有ツールを利用して店舗間で情報を共有しやすくなるでしょう。成功事例や効果のあったプロモーション戦略を共有することで、全店舗でサービス品質を統一させ、ブランド価値の向上が期待できます。
もちろん、クレームやトラブルなどの事例も共有できます。サービス品質の向上はもちろん、クレームやミスを防ぐためにも情報共有は重要です。
メリット4．本部からの情報を直接確認でき、店長の負担が軽くなる
情報共有ツールを利用することで、本部からの指示やアナウンスをそのまま店舗スタッフに伝えられるようになります。「店長が本部からのメールを確認し、印刷し、オフィスに掲示し…」という手間がなくなり、店長は日常業務に専念できるようになるでしょう。
飲食店の情報共有ツールは「LINE」でもいいのか？
スタッフ同士のコミュニケーションや情報共有にLINEを使っている飲食店もあるでしょう。しかし、LINEだけで情報共有を行うには限界があります。LINEを情報共有ツールとして活用するときの注意点を紹介します。
1店舗ならLINEでも十分
まず、「飲食店の情報共有ツールはLINEでもいいのか？」という問題に答えましょう。1店舗のみの個人運営の飲食店であれば、LINEのグループチャットでも十分な情報共有ができるでしょう。
しかし、店舗数が増えると、情報の管理や整理が難しくなるかもしれません。たとえばシフトの共有や調整などを1つのグループチャットで行う場合、異なる店舗の情報が行き交い、どれが自店舗に関係のある情報なのかわからなくなってしまうでしょう。複数のグループチャットを作る手もありますが、これでは多店舗を管理する店長やマネージャー、本部スタッフの負担が大きくなります。
公私の境目は曖昧になりやすい
LINEは個人的なコミュニケーションにも使われています。そんなLINEを情報共有ツールにしてしまうと、仕事とプライベートの境目が曖昧になりがちです。休日も仕事のチャットの通知が流れてくることはスタッフのストレスを増やします。通知を切られてしまい、連絡がつきづらくなることもあるでしょう。
スタッフ間での公私混同や誤送信による情報漏えいが起こりやすくなるなど、何かと懸念店が多いです。
友だちが多いスタッフほど見逃しが懸念される
LINEは日本で最も使われているSNSであり、多くの人が知人・友人や家族、仕事相手とのやり取りに使っています。友だちが多く、さまざまな相手からひっきりなしにメッセージが届くようなスタッフは、お店からのメッセージ通知を見逃しやすくなるでしょう。
飲食店が専用の情報共有ツールを導入するメリット
先述のとおり、LINEを飲食店の情報共有ツールとして使うことには限界があります。店舗数が増え規模が大きくなってきたら、専用の情報共有ツールを導入することをおすすめします。飲食店が専用の情報共有ツールを使うメリットを3つ紹介します。
情報の整理・検索がしやすい
情報共有に特化したツールは、情報の共有や整理・検索がしやすいよう、画面の見やすさや直感的な操作性にこだわり開発されています。このようなツールを導入することで、情報を「マニュアル」「シフト関連」「本部アナウンス」などのカテゴリ別に整理し、必要な情報を素早く見つけられるようになるでしょう。
多店舗での情報共有も容易
多店舗展開している飲食チェーンの場合、専用の情報共有ツールを活用することで店舗間でシームレスな情報共有ができるようになります。成功事例や効果的な戦略を全店舗に共有することで、ブランド価値の向上が期待できるでしょう。
情報共有ツールには閲覧権限を細かく設定できるものも多いです。「アルバイトスタッフは自店に関する情報だけ確認できる」「店長や本部スタッフは全店舗の情報を確認できる」というように、ポジションに応じて必要な情報だけを閲覧できるように設定できます。情報漏えいの防止にはもちろん、自分に関係のない情報を表示させないことで、重要情報の見逃しも防ぎやすくなります。
プライベートと仕事を切り離しやすい
LINEのようなプライベートでも使うツールを仕事の情報共有に活用すると、公私の境目はどうしても曖昧になってしまいます。仕事専用のツールを用意することで、プライベートと仕事のコミュニケーションを切り離しやすくなります。
スタッフのプライベートを尊重するためにも、店長をはじめとする管理者がしっかり休める環境をつくるためにも、公私の境目をはっきりさせることは重要です。
飲食店の情報共有ツールの選び方
飲食店はアルバイトメインでお店を回すことが多く、スタッフの人数も入れ替わりも多いです。情報共有ツールを選ぶときはこれを踏まえ、飲食店（自社）にとって使いやすいものを選びましょう。飲食店が情報共有ツールを選ぶときは、次のような点を確認してください。
- 自社の規模に合っているか
- 機械が苦手なスタッフでも使いこなせるか
- シフト希望の集計やシフトの調整にも使えるか
- マニュアルの作成・共有ができるか
- 閲覧権限や表示メニューを細かく設定できるか
- 画像や動画をアップできるか
- セキュリティ対策やサポート体制はどの程度か
- 必要な機能がそろった、お得に使えるサービスであるか など
飲食店の情報共有ツールは規模や業態によりおすすめが異なる
飲食店が情報共有ツールを導入することで、スタッフの連絡や業務効率化において大きなメリットを得られるでしょう。
ただし、店舗にとって使いやすいツールは規模や業態により変わってきます。スタッフにとっての使いやすさやセキュリティ、コストなど、さまざまな要因を俯瞰して自社に合ったツールを見極めましょう。
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