メール共有システム比較10選！導入メリットや選び方、必要なケースを解説

メール共有システムとは、同じメールアドレスを複数人で共有したり、メールを含む複数チャネルからの問い合わせを一元管理したりできるシステムです。メール共有システムの機能や導入メリット、選び方、どんな企業に必要なのかをまとめて解説します。

メール共有システムとは？

メール共有システムとは、同じメールアドレスを複数人で共有したり、そのアドレスに届くメールを一元管理したりできるシステムです。主に問い合わせ管理のために使われるシステムで、メールを含む複数チャネルからの問い合わせを一元管理できるシステムもあります。

メール共有システムの主な機能

メール共有システムの主な機能は次の通りです。これらの機能を最大限に活用することで、業務効率化や対応の品質・スピードアップなどのメリットが得られるでしょう。

• メールと他チャネルの問い合わせ一元管理
• 自動振り分け機能
• テンプレート機能
• 対応履歴の共有
• 問い合わせごとのチャット・コメント機能

メールと他チャネルの問い合わせ一元管理

メール共有システムでは同じメールアドレスを複数人で利用し、受信メールを一元管理できます。中にはSMSやチャットなど、メール以外の他チャネルからの問い合わせも一元管理できるものもあります。

あらゆるチャネルからの問い合わせを共有システムに集約し、一元管理することで、対応状況がスムーズに把握できるようになるでしょう。対応の抜け漏れや二重対応の防止、よりスムーズな対応などを目指しやすくなります。

自動振り分け機能

メールや他チャネルからの問い合わせを一元管理するシステムには、その対応を自動振り分けする機能もあります。問い合わせの内容やチャネルに応じて担当者を自動で振り分けられるため、業務の仕組み化もしやすくなるでしょう。管理者の負担も軽くできます。

テンプレート機能

メール共有システムや問い合わせ管理システムの多くはテンプレート機能を備えています。メールの返信や問い合わせへの回答に使うテンプレートを登録でき、タイピングやテキストファイルからコピペをする手間を減らします。

スタッフ間の対応品質の均一化、問い合わせ対応のスピードアップに役立つ機能です。

対応履歴の共有

顧客ごとの対応履歴をシステム上に残す機能です。顧客一人ひとりの管理画面に対応履歴を残すことで、同じスタッフでなくても状況を把握したうえで顧客対応ができるようになります。引継ぎの手間、顧客にこれまでの情報を説明させるわずらわしさをなくす機能です。

問い合わせごとのチャット・コメント機能

メール共有システムや問い合わせ一元管理システムには、問い合わせごとにチャットやコメントをつけられるものもあります。

対応が難しく長期化する問い合わせにコメントを残しておくことで、次回以降の対応がしやすくなります。問い合わせ対応中に、チャットでマネージャーに相談できるシステムも多いです。

メール共有システムを導入するメリット

メール共有システムを導入することで業務効率化による人件費削減、対応品質向上による顧客満足度の向上などを目指せます。その理由を、メール共有システムの5つのメリットと併せて紹介します。

対応漏れや二重対応の防止

メール共有システムを導入する1つ目のメリットは、「対応漏れや二重対応の防止」です。

メール共有システムでは各メール・問い合わせへの対応を担当者に自動で振り分けられます。メールごとの進捗状況も共有できるため、二重対応も起こりづらいです。

対応漏れや二重対応は顧客に「ちゃんと管理してないのかな？」という印象を与え、不信感を一気に高めてしまいます。これらが起こらないようにすることは、見込み客の獲得や顧客育成の基礎ともいえるでしょう。

業務や情報共有の効率化

メール共有システムを導入する2つ目のメリットは、「業務や情報共有の効率化」です。

メール共有システムには自動振り分けやテンプレート、対応履歴の共有など、効率よく業務を進めるための機能がそろっています。

1件1件のメール対応が早くなれば顧客も時間を取られなくなり、満足度向上につながります。対応速度が上がること、対応終了後の情報入力や引継ぎがしやすくなることで、スタッフ1人あたりの対応件数も増えるでしょう。

ナレッジ・ノウハウの蓄積

メール共有システムを導入する3つ目のメリットは、「ナレッジ・ノウハウの蓄積」です。

メール共有システムにはこれまでの対応データを蓄積できるもの、内容ごとに集計できるものもあります。これらのデータを整理していくことでナレッジとして活用でき、自社に問い合わせ対応のノウハウが蓄積していくでしょう。

対応品質とスピードの向上

メール共有システムを導入する4つ目のメリットは、「対応品質とスピードの向上」です。

テンプレートや情報共有などの機能により1件あたりの対応時間が短くなれば、スタッフはより多くの問い合わせに対応できるようになります。これにより顧客を待たせることが少なくなれば顧客満足度も高まるでしょう。

対応履歴を細かく残せること、対応中にマネージャーにチャットで相談できることなど、対応品質の向上・均一化に役立つ機能も多いです。

多様な働き方の促進

メール共有システムを導入する5つ目のメリットは、「多様な働き方の促進」です。

メール共有システムを活用することで、オフィス以外からもメールを確認したり返信したりできるようになります。リモートワークや在宅勤務などにも対応しやすくなり、フルタイム勤務できないスタッフの雇用も継続しやすくなるでしょう。

メール共有システムの選び方

自社に合ったメール共有システムを選ぶポイントを5つ紹介します。

対応チャネルの確認

メール共有システムを選ぶ1つ目のポイントは、「対応チャネルの確認」です。

メールの共有や管理だけでなく、各チャネルからの問い合わせの一元管理ができるシステムが便利です。メール・電話・SMS・フォーム・Webサイト上のチャットなど、自社で使っているチャネルに対応したシステムを選びましょう。

機能の過不足はないか

メール共有システムを選ぶ2つ目のポイントは、「機能の過不足はないか」です。

最低でも、効率化やミス防止のための機能がそろっていることを確認しましょう。余計な機能が多すぎないかも併せて確認したいです。機能は多いほど良いと感じるかもしれませんが、操作が煩雑になったり目的の画面に辿り着くまでが長くなったりすることもあります。

連携可能なシステム

メール共有システムを選ぶ3つ目のポイントは、「連携可能なシステム」です。

CRMやCTIなどの既存システムと連携できること、ECモールに導入する場合はモールのチャットツールなどに対応できることを確認しましょう。

メール共有システムを既存システムと連携させることで顧客情報が確認しやすくなります。複数のECモールに出店している場合、各モールとシステムの連携ができないと、ログインや画面を行き来する手間が増えてしまいます。

サポート体制は十分か

メール共有システムを選ぶ4つ目のポイントは、「サポート体制は十分か」です。

メール共有システムの使い方や他システムとの連携など、何かわからないことがあったときに問い合わせしやすいサービスを選びましょう。サポート窓口の対応時間帯や電話やメールといった問い合わせ方法、専任担当者の有無などがチェックポイントです。

セキュリティ対策は万全か

メール共有システムを選ぶ5つ目のポイントは、「セキュリティ対策は万全か」です。

メール共有システムは顧客情報を扱う機密性の高いものです。情報漏えいがあっては信用失墜や損害賠償などにつながりかねません。

どんなセキュリティ対策を取っているのか、ベンダーは内部統制の行き届いた信頼できる企業かなどをチェックしましょう。

メール共有システム10選｜機能や料金を比較

メールワイズ

• 低コスト・小規模導入が可能
• メール対応特化の機能のほか電話や訪問履歴も管理
• 一貫した顧客対応を実現

メールワイズは、月額500円から、最低2名より利用できるチームでのメール対応を一元管理するサイボウズのメール管理ツールです。30日間の無料トライアルもあります。

メール問い合わせのほかにも、電話や訪問の履歴を記録する機能も搭載しています。入力フォーマットは、企業の用途に合わせてカスタマイズ可能です。作成した履歴に顧客情報や会社情報を登録しておくことで、アドレス帳の画面から、メールと合わせてすべての履歴を一覧で確認できます。一連の流れを把握できるので、一貫した顧客対応を実現し顧客満足度向上も目指せるでしょう。

メールワイズ公式サイト

メールディーラー

• メール問い合わせ対応に強い
• 複数名での対応業務の課題を解決
• 柔軟な設定と豊富な機能

メールディーラーは、共有メールアドレス宛に届いた問い合わせを共有・管理するクラウドシステムです。特にメールでの問い合わせ対応に強いですが、電話やチャット・SNS・ECモールのメッセージなどマルチチャンネルの問い合わせも一元管理できます。業務に応じて機能を制限したり画面表示を変更できたり、多様な用途で利用可能です。

例えば、電話着信時に登録された顧客情報をポップアップで表示させたり顧客情報やメール対応履歴を紐づけてワンクリックで参照できたりします。業務の対応速度や品質を向上、顧客情報検索の時間や手間を削減を目指せるでしょう。

メールディーラー公式サイト

問いマネ

• メール共有管理に特化
• 圧倒的なコストパフォーマンス
• メール共有に必要な機能を厳選

問いマネは、複数人でのメール対応に特化したメール共有ソフトです。Webブラウザで見れるのでネット環境があればどこからでも閲覧・対応が可能です。

月額2,840円で10人まで利用できます。12か月利用で1月分無料といった特典もあり、スタッフ増員やメール容量追加にも対応可能なオプション機能も330円～利用可能です。業界内でもトップクラスのコストパフォーマンスです。

メール共有管理に特化することで、充実しつつも必要な機能を厳選して用意しています。シンプルで誰でも使いやすく業務効率と顧客満足度向上を目指せる設計になっています。

問いマネ公式サイト

Zendesk

• 利用者全員の満足度向上
• 用途合わせて簡単セットアップ
• 導入しやすい料金体系

Zendeskは、顧客と企業どちらにとっても満足度の高いサポート体制が構築できる問い合わせ管理システムです。カスタマサポートに必要な多数の機能の中から用途に合わせて機能を選び、専門知識がなくても導入企業自らセットアップができます。あらゆるニーズ・企業規模にも対応しやすい設計です。

電話・チャット・SNSなど多様化していく問い合わせに対し「サポートチケット管理ツール」という方法を導入し、マルチチャンネルの問い合わせを一元管理します。初期費用を最小限に抑えられる料金体系で導入しやすく、全ての機能が利用できる無料トライアルもあります。

Zendesk公式サイト

yaritori

• 使いやすさにこだわった設計
• リーズナブルな料金設定
• 最低契約期間なし

yaritoriは、迷わず使える画面デザイン、画面遷移せず動く操作性など「使いやすさ」で選ばれるメール共有システムです。メールの対応状況の可視化、メールごとにチャットをしながら対応方針の相談や情報共有ができるなど業務効率化や対応漏れ防止を実現します。テンプレートは、カテゴリーごとに分類、ワンクリックで挿入可能です。メール対応の属人化を防ぎ、迅速な対応が目指せます。

共有メールアカウントやグループメールなどを利用して複数人での顧客対応が必要な企業におすすめです。1ユーザー月額1,980円から、最低契約期間なしで手軽な導入が可能です。

yaritori

mi-Mail

• さまざまなニーズに対応できる
• 高機能だけど使いやすい
• 業界最大級の保存数

mi-Mailは、簡単なのに本格的に使えるメール共有システムです。高セキュリティ・高機能かつ、誰でも使えるシステムとして中小サイトから大規模コールセンターまで幅広く利用できる設計です

案件管理機能や電話対応内容登録など、ミスなく効率的に業務を行うための機能を多数搭載しています。マウス操作で自由に一覧画面の項目の並び替えや一人ひとりの役割に応じた画面カスタマイズが可能です。

業界最大クラスの1,000万件のメール保存数と、高度な処理能力で快適操作を実現しています。専用アプリのインストール不要、普段使用しているブラウザで利用できます。

mi-Mail公式サイト

Freshdesk Support Desk

• 機能が豊富なのに低コスト
• シンプルで誰でも使いやすいUI
• 多言語対応40か国以上

Freshdesk Support Deskは、営業・マーケティング・ヘルプデスクの業務効率化を実現するデジタルツールです。豊富な機能と価格の安さが強みです。

メール共有管理機能では、ルールに従って問い合わせを自動的に担当者に割り振る機能やエスカレーション、外部メンバーへの相談機能など、組織で問い合わせを管理共有するための機能が豊富に用意されています。インド発のSaaSサービスだからこそ、他ツールと比較しても低コストでの導入が可能です。シンプルなUIや多言語対応40か国以上など多種多様な業界業種にも対応できるツールです。

Freshdesk Support Desk公式サイト

WEBCAS mailcenter

• フォームからの問い合わせも共有管理
• メールソフトそっくりで研修時間短縮
• 連携機能でより便利な活用も

WEBCAS mailcenterは、顧客から届くメールやフォームの問い合わせを複数人で共有管理して効率的なメール対応を実現する問い合わせ管理システムです。メールソフトそっくりのインターフェースやテンプレート機能で、誰でもすぐに利用できます。

WEBCAS formulator連携では、WEBCAS formulatorで作成した問い合わせフォームからの回答をメール形式で蓄積・返信対応可能です。外部データベース参照は、顧客や会員のDB、ECなどの接続されている複数データベースと連携して表示することができます。

WEBCAS mailcenter公式サイト

NI Collabo 360

• 1ユーザー月額360円
• 36アプリケーションを標準搭載（2023年4月現在）
• ミスを減らす機能も多数

NI Collabo 360は、いつでもどんな端末でもアクセス可能な経営や業務を可視化するグループウェアです。多機能かつ驚きの低価格で導入しやすいのが魅力です。

共有メール機能は、複数人で同じメールアドレスを共有できます。ユーザーごとにアクセス権限を設定すれば、権限ごとの使い分けも可能です。問い合わせ対応や社内の情報共有など多様な用途で使用でき、顧客対応やコミュニケーションがスムーズになるでしょう。メールの送信時に、件名入力やファイル添付などの漏れがあると、注意を促すメッセージを表示することもできます。

NI Collabo 360

Zoho Desk

• 初期費用0円＋無料プラン
• 問い合わせ情報と対応状況を可視化
• ルーティン作業の自動化

Zoho Deskは、無料から使えて効果がわかるカスタマーサポートツールです。問い合わせを自動的にチケットとして登録し、ステータスや担当者、期限など必要な情報を一覧表示します。過去履歴はスレッド形式で、顧客情報もワンクリックで表示が可能です。

問い合わせステータスの項目更新や通知をワークフロー・マクロで自動化します。よくある質問には、テンプレート・スニペットで対応のばらつきを抑制します。顧客情報の登録は手動のほか、各問い合わせチャンネルを通じて、登録されていない顧客から問い合わせを受信した際には自動登録することも可能です。

Zoho Desk公式サイト

メール共有システムが必要なのはこんな企業

メール共有システムや問い合わせ管理システムは、事業や組織の規模が大きくなり、今まで通りの顧客対応が難しくなってきたときに役立ちます。具体的にどんな企業にとって必要なのか、3つのケースを紹介します。

既存顧客からの問い合わせに対応しきれずクレームが増えている

メール共有システムが必要な1つ目のケースは、「既存顧客からの問い合わせに対応しきれずクレームが増えているケース」です。

メールや問い合わせの数が増えると見逃しも起こりやすくなります。対応中の問い合わせでも、引継ぎが不十分で顧客と話がかみ合わなくなったり、ほかの仕事に追われて対応を忘れてしまったりするかもしれません。

すでにこのような理由でのクレーム・解約が増えているなら、早めにシステムを導入しましょう。

Webマーケティングを強化したい

メール共有システムが必要な2つ目のケースは、「Webマーケティングを強化したいケース」です。

メールやSNS、Webサイトに設置したチャットなど、メール共有システムにはさまざまなチャネルを一元管理できるものもあります。これらのチャネルから入る問い合わせ・コンタクトへの対応を強化することは、見込み客の獲得や育成につながります。

Webマーケティングの強化により各チャネルからの問い合わせが増えてきたら、システムを導入し対応強化を図りましょう。

営業部門と他部門の連携がうまくいっていない

メール共有システムが必要な3つ目のケースは、「営業部門と他部門の連携がうまくいっていないケース」です。

マーケティング部門から入った問い合わせに営業担当者が対応する、営業担当者が契約してきた新規顧客のサポートをサポート部門がするといったケースでは、部門間の連携が重要になります。連携が不十分ではせっかくの問い合わせが制約につながらなかったり、十分なサポートができずに解約率が上がってしまったりします。

情報を細かく共有できるシステムを使い、スムーズな引継ぎを目指しましょう。

メール共有システムを活用し、顧客満足度とマーケティングの精度を向上させよう

メール共有システムを活用することで、顧客満足度とマーケティングの精度を向上させられるでしょう。スムーズな情報共有により対応スピードが上がれば顧客を待たせる時間は短くなり、テンプレートや自動振り分けなどの機能により対応品質の向上・均一化が目指せます。

これらの導入効果を最大化するには、自社に合ったメール共有システムを選ばなくてはなりません。

本記事で紹介した10サービスの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから依頼するかどうかを決めてください。