FAX配信システムとは｜特徴・種類・主な機能
FAX配信システムとは、データ化した原稿を送受信するシステムのこと。従来のFAX機とは違い、紙の原稿は不要です。送受信をパソコンで行えるため、FAX機で操作をする必要もありません。FAX配信システムは紙のコスト削減や、作業効率の向上に役立つツールとして注目されています。
今回はFAX配信システムの導入を検討している人へ向けて、システムの種類や主な機能、導入のメリット・デメリット・選び方を紹介します。
通常のFAXとの違い
通常のFAXとFAX配信システムの違いは、「インターネットを介するか否か」と「紙の読み取りの有無」です。従来のFAXは、読み込んだ紙のデータを電気信号に変換し、電話回線を通じて相手に送信します。受信側は電気信号を基にデータを紙に印字していく仕組みです。
一方、FAX配信システムはインターネット回線を介してパソコンやスマートフォンのデータを読み取るため、紙の原稿が不要です。読み取り後は従来のFAXと同じように電気信号に変換し、電話回線を通じて送信します。
FAX配信システムの種類
FAX配信システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。
＜オンプレミス型＞
FAXの配信に必要な機器や、サーバーを自社に設置するタイプです。社内に構築されたネットワークを使用するため、インターネット回線を介しません。外部からアクセスできない分、セキュリティ面に優れています。
ただし、オンプレミス型のFAX配信システムは、設備の準備や設置場所の確保、システムの管理・メンテナンスをする担当者が必要など、導入のハードルは高めです。
＜クラウド型＞
クラウド型のFAX配信システムは、インターネット上で提供されるサービスを利用するタイプです。インターネットを利用するため社外からもアクセス可能で、場所を選ばずに使用できます。また、クラウド型はサーバーを自社で用意する必要がない分、初期費用を抑えられるのも魅力です。
クラウド型のデメリットは、インターネット回線がないと使用できない点です。通信状況が悪いと使用できなかったり、送受信に影響が出たりする恐れがあります。
FAX配信システムの主な機能
FAX配信システムには、データの送受信以外にも「メールシステムとの連携」「基幹システムとの連携」「誤送信の防止」「リダイヤル」など、さまざまな機能が搭載されています。
＜メールシステムとの連携＞
メールシステムと連携すると、メールソフトでFAXの送受信ができます。送信したいデータをメールに添付すると自動的に配信システムへ送られ、FAXとして送信される仕組みです。受信する際は、PDF形式やTIFF形式に変換されたデータが添付ファイルとして届きます。
＜基幹システムとの連携＞
基幹システムと連携すると、各システムのデータが反映された発注書や納品書などの帳票をFAXで送信できます。帳票の数量や金額などが自動的に反映されることで、入力にかかる手間と時間を削減できます。
＜誤送信の防止＞
従来のFAXは、送信ボタンを押した後に取り消すことができませんでした。FAX配信システムの中には、FAX番号の自動チェックや管理者の承認など、誤送信の防止に役立つ機能が備わったものもあります。
＜リダイヤル＞
FAXは受信側の状況によって不達が発生することも。送信できなかった場合は何度か送信作業をする必要があり、手間がかかります。リダイヤル機能の付いたFAX配信システムであれば、不達の場合も一定時間が経過した後に再び自動送信されます。
FAX配信システムの利用実態と導入が求められる理由
FAX配信システムは、多くの企業が抱える課題を解決に導きます。どの程度の企業がどんな理由で導入しているのか、調査結果を交えながら見ていきましょう。
約3割がFAXの送受信を電子化済み
株式会社ネクスウェイが行った「企業間取引におけるFAX受信の実態調査」では、28％が「FAXを電子化済み」、9％が「予定あり」と回答しており、約4割の企業がFAXの電子化に前向きであることがわかっています。
また、FAXの電子化は受信の多い企業ほど進んでいることも判明しました。1日に501枚以上のFAXを受信する企業では、「電子化済み」「電子化の予定あり」で100%という結果に。
この結果からは、FAXの送受信にかかる負担を軽減するための手段として、FAX配信システムが多くの企業から求められていることがわかるでしょう。
FAX配信システムは課題の解決に役立つ
株式会社ネクスウェイの「企業間取引におけるFAX受信の実態調査」では、FAX受信における課題も質問しています。その中で特に多かった課題は次の通りです。
- 紙が多い
- 紙の仕分けが手間
- 外出先からFAXが見られない
- FAX機まで取りに行くのが手間
- 紙の保管が手間・コストがかかる
これらの課題は、紙を使わずにパソコンやタブレットで送受信できるFAX配信システムがあれば解決できるでしょう。
FAX配信システムの4つのメリット
多くの企業がFAX配信システムの導入を進めているのは、それだけのメリットがあるからです。導入によって得られる主なメリットとして、「FAXの送信スピード」「コストの削減」「送信ミス・不達の防止」「柔軟な働き方への対応」の4つを紹介します。
1. FAXの送信スピードが上がる
FAX配信システムを導入するメリットの1つ目は、送信までにかかるスピードの向上です。従来のFAXは、紙の原稿をFAX機で読み取って送信します。読み取りだけではなく、デスクで原稿を用意し、FAX機まで移動する手間と時間もかかるのが難点です。
その点、FAX配信システムはデスクのパソコンや手持ちのスマートフォンで原稿を作成し、データ化することでそのまま送信できます。FAX機への移動と読み取りがない分、送信までにかかるスピードを短縮できます。
2. 紙の使用量が減る
従来のFAXでも、パソコンで作成した原稿を送信することは可能です。ただし、FAX機での読み取りが必要なため、原稿を印刷しなくてはいけません。
一方、FAX配信システムならパソコンからそのまま送信できるので、紙の原稿が不要です。毎日のように何十枚、何百枚の原稿を印刷している会社がFAX配信システムを導入すると、紙のコストを大幅に削減できるでしょう。
3. FAXの送信ミス／不達を防げる
FAXの誤送信や送信忘れは企業の信頼を損ねる失態です。しかし、従来のFAXでは送信を取り消せずに誤った相手に送信してしまったり、不達だったことに気づけず放置してしまったりと、送信ミスが起きることも少なくありません。
FAX配信システムには、送信ミスや不達の防止に役立つ機能が搭載されています。たとえば、管理者が承認しないと送信できない機能であれば、ダブルチェックによって送信ミスを防げるでしょう。
不達に関しても、リダイヤル機能があれば自動的に再送信されるため、送信できずに放置してしまうミスを防げます。FAX配信システムは、企業の信頼維持にも役立つでしょう。
4. 社外／テレワークでもFAXを送信できる
オンプレミス型のFAX配信システムは、社内のみの使用に限られます。一方、クラウド型であれば、インターネット回線が通っている場所ならどこでも使用できます。出先はもちろん、テレワークでも使用が可能です。自宅からもFAXの送受信ができることで、柔軟な働き方に対応できます。
FAX配信システムの3つのデメリット・注意点
ここまで見てきたように、FAX配信システムには数多くのメリットがあります。しかしその一方で、導入前に知っておきたいいくつかのデメリットも存在します。主なデメリットは「帳票の修正」「作業効率が変わらないリスク」「各種費用の発生」の3点です。
1. 帳票に変更があった場合は修正が必要
FAX配信システムと基幹システムを連携する際は帳票を登録します。登録後に帳票の追加や内容の変更があった場合は、その都度修正が必要です。帳票の数が多ければ多いほど、対応に手間と時間がかかります。対応に時間がかかると、本来の目的である“スピーディーな送信”に支障が出るかもしれません。
2. 必ずしも作業効率が上がるわけではない
FAX配信システムは作業効率アップのために導入されることが多いツールです。しかし、企業の扱う帳票の数や種類によっては、FAX送信にかかる時間を短縮できない場合もあります。
基本的に、FAX配信システムでは送信先のデータ形式に合わせる必要があります。帳票の項目や形式が異なる場合は、送信するごとに設定が必要です。状況によっては、従来のFAXよりも送信に時間と手間がかかることも考えられます。
扱う帳票の数が少ない企業であれば、データ形式を変更することが少なく、FAX送信にかかる作業効率アップに期待できるでしょう。
3. 初期費用／利用料金が発生する
FAX配信システムを導入する際は初期費用が発生します。なかには無料の製品もありますが、数万円から数百万円かかることも。そのほかに、月額費用や利用量に応じた費用も必要です。
FAX配信システムを選ぶときの5つのポイント
FAX配信システムを選ぶ際は、「安定性」「帳票データとの連携」「搭載された機能」「費用」「FAX番号」に着目すると、自社に合う製品が見えてくるでしょう。それぞれ詳しく紹介します。
1. 配信システムは安定しているか
せっかくFAX配信システムを導入しても、送受信エラーが頻繁に起きてしまっては意味がありません。快適に使用するためにも、システムの安定性は確認したいポイントです。とはいえ安定性は数値化できず、ほかのサービスと比較するのが難しい部分でもあります。
システムの安定性を知りたいときは、サービス提供会社に問い合わせたり、口コミを見たりしてみましょう。無料お試しプランがある場合は、実際に利用してみるのがおすすめです。
2. 帳票データと連携できるか
FAX配信システムの導入後にパソコンで原稿を作成する際は、帳票のCVSファイルを読み込むか、基幹システムと連携する必要があります。基幹システムとの連携は帳票データの反映にかかわる部分なので、いかにスムーズにできるかが重要です。
気になるFAX配信システムを見つけたときは、基幹システムと連携できるか、そして連携方法は難しくないか確認しておくことをおすすめします。
3. 必要な機能は備わっているか
FAX配信システムを選ぶ際は、搭載されている機能を必ず確認しましょう。一口にFAX配信システムといっても、受信機能または送信機能のみ、送受信機能など、さまざまな種類があります。送信だけではなく受信作業の効率も高めたい場合は、送受信の両方が搭載されたものを選びましょう。
また、送受信以外の機能も忘れずに確認を。今回紹介したメールや基幹システムとの連携機能、誤送信の防止、リダイヤル機能はあると便利です。
4. 費用は予算と見合っているか
前述したように、FAX配信システムの導入には費用が発生します。システムを選ぶ前に、まずは初期費用と月額費用の予算を決めましょう。その範囲内に収まる製品を選ぶと費用面の負担を抑えられます。
なお、FAX配信システムは利用量に応じた費用も発生します。月額費用の予算を考える際は、自社が月々に何回程度の送受信をするのか、過去の数値を見ることも大切です。
5. 導入時にFAX番号を変える必要はあるか
FAX配信システムは、製品によってFAX番号が変わることがあります。企業のFAX番号はホームページや名刺などに記載されているため、変更があると修正や周知が必要です。導入後に慌てて対応する必要がないよう、FAX番号が変わるかどうか事前に確認しておきましょう。
なお、FAX番号が変わってしまう場合でも、番号ポータビリティや転送電話サービス、変換アダプターを利用すれば同じ番号を利用できます。
クラウドのFAX配信システム7選
クラウド型のFAX配信システムは従量課金制で、初期費用は無料もしくは安価です。システムを導入したくても、いきなり大きな費用を支払うのに抵抗がある企業も利用しやすいでしょう。
リモートワークへの対応にも最適です。
クラウド型のFAX配信システムを7つ紹介します。
| 初期費用 | 月額料金 | 受信料 | 送信料 | |
| eFax (イーファックス) | 1,100円 | 1,650円～ | 150枚まで0円 151枚目以降11円/枚 | 150枚まで0円 151枚目以降11円/枚 |
| FNX e-帳票FAXサービス | 0円 | 10,000円～ | 0円 | 21円/枚 |
| まいと～く Cloud | 0円 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| faximoSilver | 2,000円 | 940円 | 送信のみ | 12円/1枚 |
| faximo | 1,080円 | 940～1,080円 | 月1,000枚まで：0円 1,001枚目から：9円/枚 | 14円/枚 |
| 帳票FAXサービス | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| BizFAX スマートキャスト | 0円 | インターネット接続型：0円 FAX接続型：0円 閉域接続型：4,200円～ | 要問い合わせ | 平日昼間：25円/枚 夜間・土日祝日：19円/枚 ※夜間は19:00～翌8:00 |
| @Tovas | 120,000円 ※プランの一例 | 10,000円 ※プランの一例 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
eFax (イーファックス) ｰ メールでFAXを送受信できるインターネットFAX
- メール・モバイルアプリ・ブラウザの3つの方法でFAX送受信
- モバイルアプリはiOS/Androidに対応。スマホから簡単に操作できる
- 全国47都道府県62都市の市外局番からFAX番号を選択できる
- 最大5つのメールアドレスを利用して送受信が可能
- 基本料金だけで毎月送信150枚、受信150枚まで無料で使える
eFaxは、世界46ヵ国1,200万人が利用している世界最大級のインターネットFAXサービスです。
ファックス機や複合機は不要で、移動中や出張先でもPCやスマホで簡単にFAXを確認できます。
また、利用シーンに応じた3つの送受信方法をご用意しており、インターネットに接続されている状態であればいつでもどこでもFAXを送受信できる環境が整います。
メールが普及した昨今でも、見積書や発注書を送ったり、図面や地図などを共有したり、FAXはビジネスを行う上で幅広い業界において現役で利用されています。
eFaxは、FAXがPDFで届きデジタルデータとして簡単に管理ができるため、紙のFAXのように場所をとるファイリングも不要で大事なFAXを紛失してしまうこともありません。Eメールと同じようにFAXの保存・整理・管理がスムーズに行えます。
| 初期費用 | 月額費用 | 手数料・オプション | 無料トライアル |
| 1,100円 | 1,650円 *年払いの場合 *月払いは1,980円 | 送受信各151枚以降は11円（税込） | なし |
まいと～く Cloud
【特徴】
- FAXの送受信から振り分けまで、クラウドで対応
- メールやポップアップでの受信通知
- FAXの検索や編集中の操作ロックなど、機能が充実
【おすすめの企業】
- リモートワークを促進したい企業
- FAXの受信が多く、管理が煩雑な企業
| 初期費用 | 月額料金 | 受信料 | 送信料 |
| 0円 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
faximoSilver
【特徴】
- FAXの送信に特化したサービス
- 国内送信料が一律12円と安価
- クラウドサービスとの連携が充実
【おすすめの企業】
- FAXの送信のみ行う企業
- とにかく送信料を抑えたい企業
| 初期費用 | 月額料金 | 受信料 | 送信料 |
| 2,000円 | 940円 | 送信のみ | 12円/1枚 |
faximo
【特徴】
- 送受信ともにできるサービスの中でも送信料が安価
- 月1,000枚までなら受信料無料
- メール感覚でFAXを送受信できる
【おすすめの企業】
- 受信数が月1,000枚以内の企業
- 送受信の両方を低コストで行いたい企業
※送信のみならfaximoSilverがおすすめ
| 初期費用 | 月額料金 | 受信料 | 送信料 |
| 1,080円 | 940～1,080円 | 月1,000枚まで：0円 1,001枚目から：9円/枚 | 14円/枚 |
帳票FAXサービス
【特徴】
- 今まで使っていたフォーマットをそのままテンプレート化できる
- 送信データをもとに、指定のレイアウトで帳票を自動作成できる
- テンプレートを活用し、差込データだけで送信可能
【おすすめの企業】
- FAX送信が多く、データの差し替えに手間がかかっている企業
- 従来のフォーマットを崩したくない企業
| 初期費用 | 月額料金 | 受信料 | 送信料 |
| 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
BizFAX スマートキャスト
【特徴】
- NTTコミュニケーションズによる安心のサービス
- 大量の受発信でもスピーディに処理できる
- 3つの接続型を用意
【おすすめの企業】
- 夜間や土日祝日のFAX送信が多い企業
- 導入実績を重視する企業
| 初期費用 | 月額料金 | 受信料 | 送信料 |
| 0円 | インターネット接続型：0円 FAX接続型：0円 閉域接続型：4,200円～ | 要問い合わせ | 平日昼間：25円/枚 夜間・土日祝日：19円/枚 ※夜間は19:00～翌8:00 |
@Tovas
【特徴】
- FAXだけでなく、Webや郵送でも帳票を配信できる
- あらゆる帳票の電子化に対応
- 自社に合った料金プランを提案
【おすすめの企業】
- 取引先ごとに配信方法が異なる企業
- 自社に合った、機能とコストのバランスが取れたサービスを探している企業
| 初期費用 | 月額料金 | 受信料 | 送信料 |
| 120,000円 ※プランの一例 | 10,000円 ※プランの一例 | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
オンプレミスのFAX配信システム3選
オンプレミスのFAX配信システムはカスタマイズ性の高いものも多いです。FAX業務が多い、要件が複雑といった企業におすすめです。
オンプレミスのFAX配信システムを3つ紹介します。
まいと～く Center Hybrid
【特徴】
- FAXサーバーをクラウドに構築
- 業務ソフトと連携した自動FAXシステムを構築できる
- メール連携により帳票FAXを自動送信できる
【おすすめの企業】
- 自社専用のFAXサーバーが欲しい企業
- 使っている業務ソフトが多い企業
| 価格 | 635,000円 ※まいと～く Center Hybrid／SDU2回線版 1年保守付きパック |
FAXサーバーシステム
【特徴】
- 受信後、受信確認書を相手先に自動送信
- 自社の運用に合わせてカスタマイズできる
- ベンダーはCTIやIVRなども提供
【おすすめの企業】
- コールセンターなど、FAXやCTIをまとめて導入したい企業
- カスタマイズ性の高いシステムを探している企業
| 価格 | 要問い合わせ |
FAX送受信システムソリューション
【特徴】
- オンプレミスとクラウドの両方を提供可能
- 要件に沿ったカスタマイズやツールを提供
- 自社の課題に合ったシステムを提案してもらえる
【おすすめの企業】
- 詳細な要件に沿ったシステムを構築したい企業
- 提案～運用まで、トータルサポートしてもらいたい企業
| 価格 | 要問い合わせ |
FAX配信システムで日々の送受信をスピーディーに
原稿を自動送信・受信できるFAX配信システムは、日々の業務効率の向上に役立つツールです。現在、毎日たくさんのFAXを送受信していて、紙と人的コストがかかっている企業が導入すると、作業効率だけではなくコスト面でも嬉しい効果が得られるでしょう。
ただし、どのFAX配信システムが合っているかは企業によって異なります。送受信の両方ができる製品が良いのか、ほかの機能は必要なのか、予算はいくらまでかけられるのかなど、さまざまな観点から比較検討し、自社に合うシステムを導入してはいかがでしょうか。
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