発注管理とは|方法・プロセス・システム&アプリ料金比較14選・導入メリット・選び方・無料ソフト

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発注管理とは

発注管理とは仕入れを管理することです。例えば、製造業者が自社製品に必要な材料をそろえたり、小売業者が販売する商品をそろえる一連業務を指します。

具体的な業務は在庫確認から注文書作成から注文までの一連の業務のことであり、各業務の担当者が綿密に連携をする必要があります。

定量発注・定期発注方式の違い

発注管理にはさまざまな方式がありますが、一般的なのが定量発注方式と定期発注方式です。定量発注方式はある発注点というラインを設定し、その発注点を在庫が下回った場合、あらかじめ決められた数を発注するというものです。

特徴としては、毎回発注する手間が省ける一方で需要の変動に対応しづらいということで。それに対して、定期発注方式は1週間に1度や1ヶ月に1度など発注間隔をあらかじめ決めておき、その期間に合わせて発注するというものです。

発注量は、在庫量に応じて毎回異なります。メリットは、在庫量に応じて柔軟に発注量を調整できるということです。一方デメリットは毎回在庫確認をしなければいけないということです。このように、どちらの方式もメリット・デメリットがありますが、商品の需要に応じて最適な方式を選びましょう。

発注・在庫管理の6つの種類

定量発注形式や定期発注形式以外に、発注管理には大きく6つの方式があります。

  • 定量発注方式
  • 定期発注方式
  • 簡易発注方式
  • 不定量不定期発注方式
  • 同期化発注方式
  • 分納発注方式

簡易発注方式は重要度の低い商品に活用するものであり、一定量使用したらその分だけ発注するという簡易的なルールを設定した方式です。

不定量不定期発注方式は、発注点が下回った時に発注するのですが、毎回発注する量を設定します。同期化発注方式は、発注先と契約することで、毎日一定量発注するものです。

しかし、柔軟に需要の変化に対応できないデメリットがあります。分納発注方式は、年間の必要在庫数など計画を立てたうえで、必要に応じて発注する方式です。このように、在庫や全体計画に沿って最適な発注方式を選択する必要があります。

発注管理の4つ業務プロセス・フロー

実際に発注管理を進める上での業務プロセス・フローをご紹介します。

(1)発注方式の検討(定量・定期)

まずは、発注方式を選択します。大きくは、定量発注、定期発注なのかを検討することがおすすめです。

(2)購買依頼書の作成

発注方式が検討できたら、購買依頼書を作成します。購買依頼書には、どの商品を、どれくらいの量、またはどれくらいの期間で、納入場所はどこなのかを記載します。

(3)発注・仕入れ先の選定

購買依頼書を元に実際にどこに発注するのかを選定します。選定する際は、もし、過去の発注があれば過去のデータを元に選定先を選びます。もし、新規で発注の場合は、複数の企業から見積りをもらいましょう。これは相見積もりといいます。見積もりを受ける際には、価格・納期・数量を検討しましょう。

(4)注文書の作成・発送

仕入先が選定できたら、正式に発注を行うための注文書を作成します。注文書が作成できたら、発注します。近年、メールで注文書が遅れる企業も増えてきたので注意しましょう。また、発注先企業が注文書通りの商品が良いできているか、不備がないか確認することも重要です。

発注管理システムの導入の3つのメリット

つづいて、発注管理システムを導入する上でのメリットをご紹介します。

仕入れ・注文など各工程の進捗管理と可視化

1点目は、在庫や仕入れ状況など進捗管理が可視化できることです。現在の在庫量や発注履歴、発注状況などがリアルタイムで確認できるため、在庫管理担当者から発注注文担当者への情報共有が可能となり、作業効率につながります。

発注業務の効率化

2点目は、発注業務の効率化につながるということです。可視化により情報共有が簡単にできるといったことや過去の発注状況がすべてデータ化されているため参考にできるなど従来手間がかかっていた発注業務の効率化につながります。また、システムによっては発注する商品名を入力するだけで在庫量を自動で計算してくれるものもあり、作業の自動化にもつながるものもあります。

発注履歴の保存・人的ミスの削減

システムを活用することで、どうしても発生してしまう人的ミスを避けることができます。手動ではどうしても正確な在庫量の把握が難しかったり、違う担当者が同じ発注を行ってしまうなどのミスは避けられません。しかしシステムでは過去のデータも履歴として保存されているため、このような人的ミスを避けることができます。

小規模ネットショップ・ECサイトにおすすめの発注管理システム料金比較7選

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  • 一元管理でネットショップ運営を最適化
  • 複数のネットショップで連動可能
  • 注文ステータスの自動振り分け機能搭載

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アシスト店長

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アシスト店長の特徴は、受注管理の一元化が可能です。それによって作業時間を短縮することが可能で、理想的な在庫管理をすることが可能です。さらに発送処理もスムーズにできるため、人的ミスも減らすことが魅力です。

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  • 充実のサポート

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BtoBEC向けおすすめ発注管理システム料金比較7選

ここではBtoBECサイト・Web受発注システムを13選で比較しながら紹介をしたいと思います。企業によって受発注の業務が異なると思いますが、導入をした方が良いシステムも異なるため、参考にしてください。

BtoBプラットフォーム 受発注

  • 設備投資ゼロ
  • スピード導入
  • 高レベルセキュリティ体制

BtoBプラットフォーム 受発注の特徴は設備投資ゼロで導入をすることが可能です。さらに導入までのスピードが最短1ヶ月で利用をすることができるため、すぐ必要な場合はBtoBプラットフォーム 受発注を利用してみてはいかがでしょうか。高レベルセキュリティ体制なので、漏洩の心配もありません。

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モバイル受発注システム MOS

  • 独自オプションの組み合わせ
  • レスポンススピード約25%前後改善
  • 受発注画面の見直し

モバイル受発注システム MOSの特徴は独自のオプションを組み合わせて利用をすることが可能です。さらにレスポンススピードを約25%前後改善することが可能で、受発注画面を見直して最適化することが可能です。モバイル受発注システム MOSは初期費用や月額費用は問い合わせてみてください。

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詳細はこちら:https://www.mosjapan.jp/

BtoBクラウド受発注システム COREC(コレック)

  • 27,000社以上の導入実績
  • 3ステップで受注業務の効率が30倍
  • 発注業務に便利な機能を搭載

COREC(コレック)の特徴は、既に27,000社以上の導入実績があります。初期費用が無料で月額費用も比較的安価で利用をすることが可能なため、ビジネス規模が小さい企業にもおすすめです。さらに発注業務に便利な機能を搭載しており、受注業務では3ステップを踏むことで効率を30倍することが可能です。

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無料980円~1,980円なし

詳細はこちら:https://corec.jp/

マルチプラットフォームシステム(MPS)

  • 簡単操作・高機能
  • 基幹システム連携
  • マネジメント力向上

マルチプラットフォームシステム(MPS)の特徴は簡単に操作をするが可能です。さらにシステムを連携することが可能で、店舗間の業務を効率化することが可能です。またマネジメント力を向上することが可能なため、一度利用をしてみてはいかがでしょうか。

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詳細はこちら:http://www.mps.ozax.co.jp/mb/

受発注ツールCONNECT(コネクト)

  • 顧客満足度1位
  • アフターフォロー充実度1位
  • 100万商品以上の受発注に利用

受発注ツールCONNECT(コネクト)の特徴は、顧客満足度とアフターフォローの充実度が1位の実績を持っています。さらに100万商品以上の受発注に利用をすることが可能で、初期費用は無料で利用をすることが可能なため、小企業にもおすすめなシステムです。

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アラジンEC B2B CLOUD

  • 25年間で5,000社以上のBtoBノウハウで培ってきた分析力
  • セルフオーダーも可能
  • ニーズに合わせたセミカスタマイズ

アラジンEC B2B CLOUDの特徴は、25年間で5,000社以上のノウハウを培ってきています。それによって得た分析力を基に、企業に必要な機能や改善点などを提案してセルフオーダーで行うことが可能です。さらにニーズに合わせたカスタマイズも行ってくれるのがポイントです。

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詳細はこちら:https://aladdin-ec.jp/cloud/

e受発注クラウド

  • サーバー、データベースなどの専用ITインフラの導入が不要
  • システム保守・メンテナンスにかかる管理負荷を低減
  • システム構成に応じた初期設定費用と月額定額制 

e受発注クラウドの特徴はサーバー、データベース、ネットワークなどの専用ITインフラの導入が不要です。さらにシステムやメンテナンスにかかる管理の負荷を低減してくれるのが特徴です。また構成に応じた初期費用と月額費用が変わるため、一度問い合わせてみてください。

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発注管理システム選定のポイント

最後に具体的に発注管理システムを選ぶときのポイントをご紹介します。

業界毎に異なる機能要件を満たしているか

受発注のフローや問題点は業界によって違います。そのため、自社の業界にあった機能要件を満たしているのかをしっかり確認することが重要です。また、自社に合わせてカスタマイズができるのかも確認が必要です。

データ入力や管理画面は見やすいか

受発注システムを導入したとしても、管理画面が複雑であると結局現場のスタッフが使ってもらえない可能性があります。そのため、現場の視点にたって、データ入力や管理画面が見やすく、使いやすいのかをしっかり確認しましょう。

ECサイトや在庫など既存システムの連携が可能か

3点目は、従来のECサイトや既存のシステムとの連携が可能かです。新しいシステムを入れても他のシステムと連携ができなければ、重複して入力しなければならないなど余計な手間がふえます。このようなことを避けるためにも従来のシステムとの連携が可能なのかを確認しましょう。