発注管理とは
発注管理とは仕入れを管理することです。例えば、製造業者が自社製品に必要な材料をそろえたり、小売業者が販売する商品をそろえる一連の業務を指します。
具体的な業務は在庫確認から注文書作成から注文までの一連の業務であり、各業務の担当者が綿密に連携をする必要があります。
定量発注・定期発注方式の違い
発注管理にはさまざまな方式がありますが、一般的なのは定量発注方式と定期発注方式です。定量発注方式はある発注点というラインを設定し、その発注点を在庫が下回った場合、あらかじめ決められた数を発注するというものです。
特徴としては、毎回発注する手間が省ける一方で需要の変動に対応しづらいという特徴があります。それに対し、定期発注方式は1週間に1度や1ヶ月に1度など発注間隔をあらかじめ決めておき、その期間に合わせて発注するというものです。
発注量は、在庫量に応じて毎回異なります。メリットは、在庫量に応じて柔軟に発注量を調整できるということです。一方デメリットは毎回在庫確認をしなければいけないということです。このように、どちらの方式もメリット・デメリットがありますが、商品の需要に応じて最適な方式を選びましょう。
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発注・在庫管理の6つの種類
発注管理には、定量発注形式や定期発注形式を含む6つの方式があります。
- 定量発注方式
- 定期発注方式
- 簡易発注方式
- 不定量不定期発注方式
- 同期化発注方式
- 分納発注方式
| 発注方式 | 特徴 |
| 定量発注方式 | 発注点を在庫が下回った場合、あらかじめ決められた数を発注 |
| 定期発注方式 | 発注間隔に則って発注 |
| 簡易発注方式 | 使用したら一定量のみ発注 |
| 不定量不定期発注方式 | 発注点が下回った時に発注 |
| 同期化発注方式 | 発注先と契約し、毎日一定量発注 |
| 分納発注方式 | 年間の必要在庫数の計画を立てたうえで、必要に応じて発注 |
簡易発注方式は重要度の低い商品に活用するものであり、一定量使用したらその分だけ発注するという簡易的なルールを設定した方式です。
不定量不定期発注方式は、発注点が下回った時に発注するのですが、毎回発注する量を設定します。同期化発注方式は、発注先と契約することで、毎日一定量発注するものです。
しかし、同期化発注方式は柔軟に需要の変化に対応できないデメリットがあります。分納発注方式は、年間の必要在庫数など計画を立てたうえで、必要に応じて発注する方式です。
発注方式を決める際は、在庫や全体計画に沿って最適な発注方式を選択する必要があります。
発注管理の4つ業務プロセス・フロー
実際に発注管理を進める上での業務プロセス・フローをご紹介します。
（1）発注方式の検討（定量・定期）
まずは、発注方式を選択します。大きくは、定量発注、定期発注なのかを検討することがおすすめです。
（2）購買依頼書の作成
発注方式が検討できたら、購買依頼書を作成します。購買依頼書には、どの商品を、どれくらいの量、またはどれくらいの期間で、納入場所はどこなのかを記載します。
（3）発注・仕入れ先の選定
購買依頼書を元に実際にどこに発注するのかを選定します。選定する際は、もし、過去の発注があれば過去のデータを元に選定先を選びます。もし、新規で発注の場合は、複数の企業から見積りをもらいましょう。これは相見積もりといいます。見積もりを受ける際には、価格・納期・数量を検討しましょう。
（4）注文書の作成・発送
仕入先が選定できたら、正式に発注を行うための注文書を作成します。注文書が作成できたら、発注します。近年、メールで注文書が遅れる企業も増えてきたので注意しましょう。また、発注先企業が注文書通りの商品が良いできているか、不備がないか確認することも重要です。
発注管理システム導入のメリット３つとデメリット
つづいて、発注管理システムを導入する上でのメリットとデメリットをご紹介します。
仕入れ・注文など各工程の進捗管理と可視化
1点目は、在庫や仕入れ状況など進捗管理が可視化できることです。現在の在庫量や発注履歴、発注状況などがリアルタイムで確認できるため、在庫管理担当者から発注注文担当者への情報共有が可能となり、作業効率につながります。
発注業務の効率化
2点目は、発注業務の効率化につながるということです。可視化により情報共有が簡単にできるといったことや過去の発注状況がすべてデータ化されているため参考にできるなど従来手間がかかっていた発注業務の効率化につながります。また、システムによっては発注する商品名を入力するだけで在庫量を自動で計算してくれるものもあり、作業の自動化にもつながるものもあります。
発注履歴の保存・人的ミスの削減
システムを活用することで、どうしても発生してしまう人的ミスを避けることができます。手動ではどうしても正確な在庫量の把握が難しかったり、違う担当者が同じ発注を行ってしまうなどのミスは避けられません。しかしシステムでは過去のデータも履歴として保存されているため、このような人的ミスを避けることができます。
発注管理システム導入のデメリット
発注管理システムを導入すると、手入力のExcelよりもミスが減ったり、正しい在庫の把握ができたりしますが、コストはかかります。導入前に運用方法や現行の業務のどの部分をシステムに置き換えるのかなどを決めておかないと、運用に乗らず、結局使わなくなった、という事態になりかねません。
現行運用をシステムに載せ替えられるよう、社内や仕入先とのすり合わせを行い、運用が回るか、機能やコスト等を事前にしっかり確認しておきましょう。
発注管理システムの主な機能
ここからは受発注システムでできること、機能について説明します。
- 受注管理
- 在庫管理
- 出荷管理
- 請求管理
- メール送信
など
受注管理は、取引先からの受注を受ける機能です。在庫管理は、受発注によって変動する在庫を管理する機能です。
出荷管理は、納期に合わせて出荷指示を出す機能です。請求管理は、受発注によって発生する請求書を発行、送付する機能です。メール機能は、受発注の内容をやりとりする際に使用します。
発注管理システム選定の3つのポイント
最後に具体的に発注管理システムを選ぶときのポイントをご紹介します。
業界毎に異なる機能要件を満たしているか
受発注のフローや問題点は業界によって違います。そのため、自社の業界にあった機能要件を満たしているのかをしっかり確認することが重要です。また、自社に合わせてカスタマイズができるのかも確認が必要です。
データ入力や管理画面は見やすいか
受発注システムを導入したとしても、管理画面が複雑であると結局現場のスタッフが使ってもらえない可能性があります。そのため、現場の視点にたって、データ入力や管理画面が見やすく、使いやすいのかをしっかり確認しましょう。
ECサイトや在庫など既存システムの連携が可能か
3点目は、従来のECサイトや既存のシステムとの連携が可能かです。新しいシステムを入れても他のシステムと連携ができなければ、重複して入力しなければならないなど余計な手間がふえます。このようなことを避けるためにも従来のシステムとの連携が可能なのかを確認しましょう。
小規模ネットショップ・ECサイトにおすすめの発注管理システム料金比較7選
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BtoB・EC向けおすすめ発注管理システム料金比較14選
ここではBtoBECサイト・Web受発注システムを13選で比較しながら紹介をしたいと思います。企業によって受発注の業務が異なると思いますが、導入をした方が良いシステムも異なるため、参考にしてください。
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ecbeing BtoBは、企業ごとに最適化されたBtoB ECサイトを構築可能なプラットフォームです。
業種・業界によって異なる業務フローに対して、1,600サイトを超えるECサイトの構築で蓄積したノウハウをもとにあらゆる企業の受発注業務の効率化やコストの削減を実現します。
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またお客様のBtoB ECを構築するだけでなく、サイトの設計段階からインフラの提供・セキュリティ対策・構築後の運用までワンストップでご提供します。トータル支援ができる技術・体制・実績でBtoB ECの成功をサポートします。
1,600サイトを超えるECサイトの構築で培われた経験とノウハウにより、業界ごとの商習慣や企業の独自の業務フローに最適化したBtoB ECの構築を可能にします。
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ecbeing BtoBの構築事例から誕生した低コストでスピーディにサイト構築ができる製品「ecWorks」もあり、幅広いレンジのお客様のBtoB EC構築を実現します。
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e受発注クラウドの特徴はサーバー、データベース、ネットワークなどの専用ITインフラの導入が不要です。さらにシステムやメンテナンスにかかる管理の負荷を低減してくれるのが特徴です。また構成に応じた初期費用と月額費用が変わるため、一度問い合わせてみてください。
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アラジンEC
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アラジンECの特徴は、受発注システムを導入するメリットである人ため的なミスやお問い合わせ対応が大幅に削減することが可能です。さらに柔軟なカスタマイズが可能なパッケージ型と、低コストで導入することが可能なクラウド型の2種類にわかれているのでビジネス規模に合わせて選択することが可能です。
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- 課題をスプレッドオフィスで解決
- ユーザーごとに表示状態を設定
SpreadOfficeの特徴は帳票作成と業務データの集計に特化しています。さらに企業の課題をスプレッドオフィスで解決することが可能なため、一度利用をしてみてはいかがでしょうか。ユーザーに合わせた表示の設定を行うことができるのも特徴の1つです。
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楽楽B2B
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BtoBやEC向けにおすすめのシステムを紹介しました。煩雑になりがちな受発注管理を効率化してくれる発注管理システムですが、必要機能が備わっていなかったり、コストが見合っていないと、導入が失敗に終わってしまいます。
導入前に自社の運用を確認し、問題なく業務を回せそうなシステムを選ぶようにしましょう。
