【アウトソーシングも！】年末調整システム9選！タイプ別の選び方と、バックオフィス・申請者ごとのメリット

年末調整システムとは？

年末調整システムとは、年末調整とそれにともなう計算や書類の作成、その他の労務管理や給与計算などができるシステムのことです。

経理や総務などの「年末調整の申告を処理する側」だけでなく、年末調整の申告をする従業員にとっても役立つ機能がそろっています。詳しくは後述しますが、画面の案内に沿って申告を進めていけるため従業員は慣れない事務作業にかかる時間を、経理や総務などでは差し戻しや確認にかかる時間をそれぞれ削減できるでしょう。

年末調整システムの主な機能

年末調整システムは大きく「年末調整に特化システム」と「年末調整もできる人事・給与系システム」の2つに分けられます。どちらのタイプでも次のような機能は揃っていることが多いです。

【総務・経理】年末調整システムを導入するメリット

システムを導入することで年末調整に関する業務を大きく効率化できるでしょう。具体的にどのように業務が効率化されるのか、総務や経理にどんな恩恵がもたらされるのか、年末調整システムを導入する3つのメリットを紹介します。

人的ミスの防止

年末調整システムにより総務・経理にもたらされる1つ目のメリットは、「人的ミスの防止」です。

システムを導入することで年末調整に必要な計算を自動化したり、申告者の入力に誤りがないか自動チェックしたりできます。給与計算システムと連携させることで、従業員ごとの支払い済み給与を正確に、スピーディに集計することもできます。

これにより、計算ミスや確認漏れなどの人的ミスが起こりづらくなるでしょう。

データ取り込みによる業務効率化

年末調整システムにより総務・経理にもたらされる2つ目のメリットは、「データ取り込みによる業務効率化」です。

年末調整システムは給与計算システムや労務管理システムなどと連携させられます。連携させられない場合も、CSVによるデータのインポートはできるでしょう。

これにより、従業員ごとのマイナンバーや住所などの「年末調整に必要なデータ」をシステムにまとめて取り込めます。申告書を見ながら手入力したり、Excelなどからコピペしたりといった転記は不要になり、大幅な業務効率化が期待できます。

提出状況の管理や差し戻しのミス・負担軽減

年末調整システムにより総務・経理にもたらされる3つ目のメリットは、「提出状況の管理や差し戻しのミス・負担軽減」です。

年末調整システムには申告の提出状況の管理機能があり、どの従業員が未提出なのかがすぐにわかります。提出状況を確認・管理する負担が軽くなるでしょう。システムによっては未提出の従業員に一斉に催促メッセージを送ることもできます。

申告内容に不備がある場合も、システムからそのまま差し戻しができます。年末調整の申告画面はわかりやすく、申告する側のミスも起こりづらくなるため、そもそもの差し戻し数も少なくなるでしょう。

【申告者】年末調整システムを導入するメリット

年末調整システムは総務や経理などの「年末調整の処理をする側」だけでなく、「年末調整の申告をする側」にとってもメリットがあります。

申告用の画面はわかりやすく、どこに何を入力すればいいのかが視覚的にわかります。入力ガイドやヘルプなどの機能が充実したシステム、一問一答形式で情報をひとつずつ入力していけるシステムも多く、申告に慣れていない従業員にとっても使いやすいでしょう。

また、システムでの年末調整が2度目以降であれば、以前入力したときと変わらない項目を入力しなおす必要はありません。

入力ミスが起こりづらくなること、入力する項目を減らせることなどにより、年末調整の申告にかかる負担が軽くなるでしょう。

4タイプの年末調整システム

年末調整システムは大きく4タイプに分けられます。それぞれどんなシステムなのか、どんな企業におすすめなのかを紹介します。

年末調整に特化したシステム

年末調整に特化したシステムは、年末調整の効率化に役立つ機能が充実したタイプです。ヘルプやガイド付きのわかりやすい画面で年末調整の申告をしたり、申告状況を一覧で管理したり、差し戻しや催促のメッセージを送ったりといった機能がそろっています。

後述するほかのタイプと比べて機能が年末調整関連のものに限られており、その分コストを抑えられるでしょう。給与計算システムや労務管理システムを導入済みで、これらと年末調整システムを連携させたい場合におすすめです。

年末調整ができる労務管理システム

労務管理システムの中には年末調整に関する機能が備わったものもあります。年末調整はもちろん、労働時間の管理や過重労働のアラート、従業員の入退社やライフイベント（結婚や引っ越しなど）にともなう手続きなど、さまざまな機能がそろっています。

年末調整だけでなく労務全般を効率化したい、年末調整システムや労務管理システムをまだ導入していないという場合におすすめです。

年末調整ができる給与計算システム

給与計算システムの中には年末調整に関する機能が充実したものもあります。給与計算システムは勤怠管理システムと連携できるものも多く、従業員の勤怠状況を自動で集計し、給与や年末調整の計算も自動化できます。

各種計算にかかる時間と手間を減らしたい、毎月の給与や賞与などの賃金を一括で計算したいといった場合におすすめです。

年末調整のアウトソーシングサービス

システムではありませんが、年末調整に関する業務をアウトソーシングできるサービスもあります。情報共有用のシステムに深刻に必要な情報を入力したり証明書を写真でアップロードしたりすると、委託先の会社が計算や手続きなどを代行してくれます。

年末調整だけでなく人事や給与などに関する業務をまとめて依頼できるサービスもあり、自社従業員の負担を軽くできるでしょう。

従業員数が膨大な企業、バックオフィスの人手不足が深刻な企業におすすめです。

年末調整システムの選び方

自社の状況や課題に合った年末調整システムを選ぶことで、費用を抑えて業務を大幅に効率化できるでしょう。年末調整システムを選ぶ4つのポイントを紹介します。

既存システムや必要な機能から導入するタイプを考える

まずは既存システムから必要な機能を洗い出し、どのタイプの年末調整システムを導入するかを考えましょう。

給与計算システムと労務管理システムを導入済みなら、年末調整に特化システムを導入し、既存システムと連携させるといいでしょう。給与計算システムのみ導入しているなら、年末調整もできる労務管理システムがおすすめです。

バックオフィスの人手不足が申告で、システムによる効率化だけではどうにもならないというなら、年末調整やバックオフィス業務のアウトソーシングも検討してみましょう。

申請者にとっての使いやすさ

年末調整システムはバックオフィスだけでなく、すべての従業員が使うシステムです。申告する側にとっても使いやすいシステムを選ぶことで、情報の不備や総務・経理への問い合わせが減り、結果的にバックオフィスの効率化にもつながります。

画面はシンプルで見やすいか、入力ガイドやヘルプは充実しているかなど、申告者にとっての使いやすさをチェックしましょう。

提出状況の管理や不備のチェック・訂正に関する機能

総務や経理などのバックオフィス業務を効率化するために、提出状況の管理や不備のチェック・訂正などの機能が使いやすいシステムを選びましょう。

未提出者を一覧にできることはもちろん、催促のメールを一斉送信できること。提出状況がリアルタイムで更新されること。システム上で不備訂正のためのやりとりができることなどを確認します。

連携できるシステム

給与計算システムや労務管理システムを導入しているなら、これらの既存システムとの連携ができるかを確認しましょう。連携できないシステムのデータもCSVファイルを使うことでインポート・エクスポートできますが、システム同士を連携させた方が便利です。

これらのシステムをまだ導入していないなら、年末調整に特化したシステムよりも、労務や給与計算などの機能も揃ったシステムがおすすめです。

年末調整に特化したシステム3選

マネーフォワード クラウド年末調整

• 他社の給与計算ソフトも利用できる
• Web上で書類の配布・回収
• e-Tax・eLTAX連携で電子手続きにも対応

マネーフォワード クラウド年末調整は、年末調整に特化したクラウド型労務管理システムです。マネーフォワードの給与計算ソフトとの連携のほか、他社給与計算ソフトとの連携も可能です。従業員情報や給与情報のインポート、年末調整結果のエクスポートがCSVでできます。

アンケートビューに従業員が入力を行うことで、労務担当者は書類の配布や回収状況の管理をオンライン上で完結でき、リモート下でも年末調整の対応が可能です。事前登録をしておくことで、e-TaxやeLTAXでの電子手続きができるため書類印刷や行政に送付する作業の手間を削減できます。

マネーフォワード クラウド公式サイト

オフィスステーション 年末調整

• クラウド化で年末調整業務を短縮！
• 利用社数3万越え継続率99.3％の導入実績
• 必要な機能だけ導入するアラカルト型でコスト削減

オフィスステーション 年末調整は、年末調整の書類配布・回収や記入、チェックなどの作業をクラウド化することで年末の働き方を大幅に変える年末調整システムです。従業員はオンライン環境で最短3分で書類提出できます。導入後、作業時間が100時間短縮した企業もあります。

さまざまな給与システムとの連携や法改正自動更新など導入のしやすさや便利機能で業界屈指の導入率・継続率を実現しています。

必要な機能だけを選び、導入コストを最小限に抑え、優先度の高い業務から改善していくといった導入も可能です。

オフィスステーション 年末調整公式サイト

奉行Edge 年末調整申告書クラウド

• 年末調整業務を8割削減
• 9300社以上の導入実績を活かし業務デジタル化を支援
• 独自の充実サポート

奉行Edge 年末調整申告書クラウドは、Web上で年末調整申告書業務が完結する年末調整特化型クラウドサービスです。ペーパーレス化で手作業の時間やコストを大幅に削減、従業員300名規模の企業で作業時間を約8割削減した実績もあります。

無料トライアルのほか、導入後は「OBCメンバーシップサポート＆サービス」という充実のサービスが利用可能です。「団体保険に加入している」「従業員用のスマホやPCがない」など企業ごとの事情を考慮した最適な運用方法の提案や操作・設定などの疑問点を早期解決する専任オペレーターによるサポートを提供します。

奉行Edge 年末調整申告書クラウド公式サイト

労務管理もできる年末調整システム2選

ジンジャー給与

• 給与計算の悩みや負担を解消
• 給与計算ソフトならではの機能
• 外部システムとの連携も可能で導入負担を軽減

ジンジャー給与は、企業ごとの規則に応じて項目や計算式を設定できるクラウド型給与計算ソフトです。

従業員データベースは無料で利用でき、必要なサービスを選択していく仕組みです。「ジンジャー労務」の従業員情報と連携することで、1年間に支払た給与データをもとに、自動で年末調整の計算が可能になります。保険料や控除の計算を大幅に削減でき、従業員ごとに過不足税額を給与もしくは賞与で精算するかを選択できるのが大きな特徴です。

外部システムともCSV形式で連携できるので、導入時の負担を最小限に抑えることもできるでしょう。

ジンジャー給与公式サイト

弥生給与

• 年末調整をはじめとした給与計算業務の機能が充実
• 顧客満足度94%のサポート体制
• 中小規模や部門管理が必要な企業におすすめ

弥生給与は、煩わしい実務を一気に解消する簡単導入・法令改正にも対応の労務管理システムです。給与計算業務に必要な機能が充実しており、給与・賞与計算、年末調整などのミスを防ぎ業務を効率化します。

業界内トップクラスのカスタマーセンターが運用をサポート、さらに音声と動画で設定や作業手順を解説するスタートアップガイドも用意しています。

特に100名未満の中小企業や部門管理が必要な企業におすすめのシステムです。マイナンバー対応、年末調整業務も効率よく処理でき、税務署や自治体への提出書類も簡単に用意できます。

弥生給与公式サイト

給与計算もできる年末調整システム2選

SmartHR

• 人事・労務の業務効率化とデータ活用
• データ化により年末調整業務も削減
• みんなが使いやすい操作・入力画面

SmartHRは、人事・労務の業務効率化からタレントマネジメントまで行うクラウド人事労務ソフトです。人事データを一括管理して業務を効率化し、蓄積データを活かして効果的で説得力のあるタレントマネジメントや組織パフォーマンス向上へ繋げます。

データ化により年末調整業務は1000人規模の企業で約87％の削減が可能です。年末調整の操作画面は分かりやすい設計で、依頼状況やステータスも一目で確認できます。入力画面は直感的に操作できるアンケート形式で簡単に回答でき、人事担当がヒントメッセージも挿入できるので入力ミスを軽減できます。

SmartHR公式サイト

ジンジャー人事労務

• 人事業務の手間やミスを削減
• 従業員情報の一元管理で最新情報の共有・確認を簡単に
• ジンジャー給与との連携で年末調整の業務効率化

ジンジャー人事労務は、ペーパーレスで人事業務をもっと楽にする人事労務管理システムです。人事管理や年末調整のペーパーレス化で書類の記載ミスや紛失、差し戻しといった手間やミスを防いで業務を効率化します。社内全体で人事情報を集約することで、最新情報の共有・管理が簡単にできます。従業員がWeb上で基本情報を回答するだけで入社手続きが可能です。書類の作成・回収の手間を削減するだけでなく、さまざまな働き方にも対応できるでしょう。

ジンジャー給与との連携で年末調整の業務を大幅に削減することもできます。

ジンジャー人事労務公式サイト

年末調整や給与計算をアウトソーシングできるサービス2選

年末調整アウトソーシング（簡単年調）

• 3ステップの年末調整
• 年末調整担当者も従業員も楽々
• どんなケースでも正しく申告「ヘルパー機能」

年末調整アウトソーシング（簡単年調）は、写真を撮って送るだけのクラウド年末調整システムです。スマホで証明書を撮影してアッロードするだけで申告内容を代行入力します。申告ミスゼロ、問い合わせや訂正依頼などの手戻りも解消できるでしょう。

ダッシュボード画面では「未提出・未対応の従業員が誰か」にフォーカスした進捗が確認できます。登録が終わっていない従業員には催促メール通知を自動で実施するので、従業員の登録促進も簡単です。

所得申告や寡婦、障碍者など簡単な質問に答えるだけで申告が自動選択できるヘルパー機能を利用すれば、知識がなくても簡単かつ正確な申告ができます。

年末調整アウトソーシング（簡単年調）公式サイト

人事給与ＢＰＯサービスPROSRV

• あらゆる企業の課題を解決
• 選べる3つのプラン
• 盤石なシステム・運用基盤を提供

人事給与BPOサービスPROSRVは、2000社以上の導入実績を誇る給与計算アウトソーシングサービスです。クラウド型人事システム「PROSRV on Cloud」を軸に年次ピーク性のある年末調整や地方税年度更新などを代行します。

企業の課題に合わせて必要なサービスを選択、予算や検討ステージに合わせた段階的な導入が可能です。業務ピーク解消や人員不足・業務属人化のリスク回避といった課題を解決できるでしょう。

三菱UFJ銀行グループでの銀行・クレジットカードに関するシステム運用も行っています。金融機関レベルの高いセキュリティ水準や大規模災害に耐える設備を完備、高い業務持続性を提供します。

人事給与ＢＰＯサービスPROSRV公式サイト

自社の状況に合った年末調整システムで、ミニマムなバックオフィスを実現しよう

年末調整システムは自社の規模や課題を踏まえ必要な機能が揃ったもの、導入済みのシステムと連携できるものを選びましょう。

業務の効率化や自動化のための機能が揃っていることで従業員の負担を軽くしたり人件費を削減したりできます。すでに労務や給与計算のためのシステムを導入しているなら、既存システムと連携できる年末調整特化のシステムを選ぶことで、費用を抑えられるでしょう。

本記事で紹介したシステム・サービスの中に気になるものがあったら、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。公式サイトを見てわからないことがあったら問い合わせをして、不明点や疑問点をなくしてから導入するかどうかを決めてください。