【2024年最新版】飲食店向けおすすめの備品管理システム9選比較！選び方解説

備品管理とは？業務内容・役立つシステム

備品管理とは、お皿やおしぼり、マスク、筆記用具など、店舗で使用するすべての物品の状況を把握、管理することです。備品の数が多いと管理が難しく、在庫切れや紛失、不正な持ち出しなどが発生するリスクがあります。

そこで役立つのが備品管理システムです。導入するとRFIDやバーコード、QRコードを使って備品を一つずつ管理でき、店舗内の在庫状況がパソコンやスマホ画面で確認できるようになります。

今回は備品管理に悩んでいる飲食店経営者に向けて、物品管理の重要性や備品管理システムの概要、導入メリット、選び方などを紹介します。

物品管理が重要な3つの理由

店舗で使用する物品の管理が重要なのは、棚卸し業務の作業時間や経費削減、物品の紛失などにかかわるためです。まずは備品管理の重要性から見ていきましょう。

1. 棚卸し業務の作業時間が短くなる

備品管理ができている店舗は「何が・どこに・いくつあるのか」を把握できているため、棚卸し業務がスムーズに進みます。一つひとつの数を数え直す、管理台帳との誤差を修正するといった無駄な作業を省けるので、棚卸しにかかる時間を短縮できます。

2. 無駄な出費を抑えられる

店舗運営をするうえで、経費削減は避けられない課題です。備品管理ができていないと、在庫が十分な物品を発注してしまうことも。経費がかさむだけではなく、過剰在庫となり置くスペースまで圧迫されます。

一方、在庫管理がしっかりできていれば、必要な物を必要な数だけ発注できるため、無駄な出費を最小限に抑えられるでしょう。適正数の発注は経費削減につながります。

3. 備品の紛失に気づける

備品管理をする際は、数量だけではなく使用した人の名前も記録します。「いつ・だれが・何を使用したのか」を把握できることで、備品を紛失したときもすぐに気づけます。

なお、備品管理はセキュリティ面でも重要です。なぜならば、店舗で使用するUSBメモリやスマホなども備品に含まれるためです。各種情報が記録されている機器を紛失すると、情報流出の恐れがあります。備品管理は紛失を防ぐためにも徹底したい業務です。

備品管理のよくある悩み3つ

備品管理でよくある悩みには「備品管理にかかる時間の多さ」「台帳への入力が大変」「備品の数が多くて管理しきれない」といったものがあります。それぞれ具体的に見ていきましょう。

1. 棚卸しに時間がかかる

棚卸しを行う頻度は、週に1回や月に1回など店舗によって異なりますが、どの場合でも作業時間の長さが課題として挙がります。一人ですべての物品を一つずつ数えていくと膨大な時間がかかるため、複数人のスタッフに棚卸し業務をお願いすることもあるでしょう。

しかし、その分だけ通常業務を担当するスタッフが減り、店舗運営に支障が出ることも。かといって、閉店後に棚卸し業務をすると残業代が発生し、コストが増えてしまいます。

2. 台帳への入力が大変

紙やExcelの管理台帳を使用している場合、備品の種類ごとに数を入力していく必要があります。飲食店で扱う備品の数は多く、入力だけでも膨大な作業時間を要します。

3. 備品を管理しきれない

管理台帳を用意しても、項目数が多かったりルールが煩雑だったりすると、入力に時間がかかり管理が段々と雑になっていくことも。結局、備品を管理しきれず「あるはずの備品がない」「棚卸し業務の際に数が合わない」といったトラブルが発生することもあります。

備品管理システムとは｜仕組み／主な機能4つ

備品管理システムとは、店舗で扱う備品を一元管理できるシステムです。RFIDやバーコード、QRコードなどによって備品を登録することで、在庫数や保管場所、使用状況などを把握できます。「何が・どこに・いくつあるのか」が分かるため、前述した備品管理に関する悩みの解決に役立つでしょう。

備品管理システムの主な機能として「台帳管理」「貸出／返却管理」「備品廃棄の管理」「点検／修理時期の管理」の4つを紹介します。

機能1. 台帳管理

台帳管理は備品の登録・確認ができる機能です。画面の指示に沿って入力するだけで登録できるため、パソコン操作に不慣れな人でも簡単に作業できます。備品の在庫状況を確認したいときも、検索すると瞬時に情報が表示されます。

機能2. 貸出／返却管理

貸出／返却管理は、備品の貸出・返却情報を登録・確認できる機能です。「いつ・だれに・何を貸したのか」「いつ・だれが・何を返却したのか」を把握できるため、備品の紛失や不正な持ち出しを防止できます。

機能3. 備品廃棄の管理

備品廃棄の管理は、店舗にある備品を廃棄する際に使用する機能です。システム上で廃棄申請書を抽出・印刷できるので、廃棄にかかわる手続きがスムーズに進みます。飲食店においては、備品だけではなく食材管理にも役立つ機能です。

機能4. 点検／修理時期の管理

店舗で使用する備品の中には、定期的な点検が必要なものもあります。点検／修理時期の管理は、備品ごとに点検時期の管理ができる機能です。修理内容や履歴も登録できるため、過去データの確認や報告書の作成などにも役立ちます。

備品管理システムの導入メリット3つ

備品管理システムの導入メリットは、主に「業務の効率化」「セキュリティの向上」「不正の防止」の3点です。具体的にどんなメリットがあるのか紹介します。

1. 業務の効率化 – 備品の把握による作業時間の短縮

備品管理システムを導入すると、「何が・どこに・いくつあるのか」をパソコンやスマホの画面で確認できるようになります。備品の保管場所まで分かるため、必要なときに探し回る必要はありません。日々の作業時はもちろん、定期的に行う棚卸し業務の時間も削減できます。

2. セキュリティの向上 – 社外への情報漏洩の防止

先述したように、USBメモリやスマホなどの機器も備品の一つです。紛失、または不正な持ち出しに気づけず放置していると、大切な情報が社外へ流出する恐れがあります。

その点、備品管理システムがあれば管理状況を把握できるため、セキュリティの向上につながります。万が一、紛失や不正な持ち出しがあったとしても早急に対処できるでしょう。

3. 不正の防止 – 備品の私物化の防止

備品管理ができていないと、店舗で使用するべき備品をスタッフに私物化されていてもなかなか気づけません。また、スタッフが私物を持ち込んでいたとしても、それが店舗の備品なのか分からず、対処できないことも考えられるでしょう。

備品管理システムがあれば、店舗内の備品状況が一元管理できます。「本来あるはずの物がない」または「備品ではない物がある」ことに気づけるため、スタッフの不正防止に役立ちます。

備品管理システムのタイプ2つ

備品管理システムには「RFID対応タイプ」と「バーコード／QRコード対応タイプ」の2種類があります。特徴やメリットが異なるため、システム導入前にチェックしておきたいポイントです。ここでは備品管理システムのタイプについて紹介します。

1. RFID対応

RFIDとは、無線電波を使ってICタグの情報を読み書きするシステムです。通信距離が長く、物品から離れた位置からも情報の読み取りが可能です。RFID対応の備品管理システムは、一度に複数のICタグを読み取れるため、棚卸し作業にかかる時間が格段に短縮されるでしょう。

2. バーコード／QRコード対応

バーコードは1次元、QRコードは2次元コードを使用して管理するシステムです。ハンディターミナル・スマホを使ってコードを読み取ることで、備品の登録・管理ができます。

バーコード／QRコードは近距離でしか読み取れず、一つずつスキャンしていく必要があるため、RFIDよりも作業に時間がかかるのがデメリットといえます。

備品管理システムを選ぶ4つのポイント

備品管理システムは数多く展開されているため、どれが良いか迷ってしまうかもしれません。選ぶ際は「機能」「利便性」「サポート体制」「費用」に着目すると、自店舗に合うシステムが見えてきます。

1. 自店舗に必要な機能はあるか

備品管理システムを選ぶ際はシステムのタイプへの対応可否や、自店舗の課題解決に役立つ機能の有無を確認しましょう。例えば備品をリース・レンタルしている場合は、契約管理機能があると便利です。

＜チェックポイント＞

• システムのタイプは自店舗が導入している機器で対応できるか
• 棚卸しに役立つ機能はあるか
• 外部システムと連携できるか　など

2. スマホからも管理できるか

備品管理システムはパソコンに加え、スマホからも操作できると利便性が向上します。スマホであれば、店舗外からも備品状況を確認できて便利です。また、棚卸し時も手元で入力できるため、作業効率が向上するでしょう。

3. 導入後のサポート体制は万全か

備品管理システムの導入直後は使い慣れておらず、トラブル発生の恐れがあります。いざというときに使えず困らないよう、導入後のサポート体制も確認しておきましょう。サポートはメール、電話、チャット、訪問などの種類があり、費用はサービスによって異なります。

4. 費用は予算と見合っているか

備品管理システムは、初期費用・月額費用が発生するものもあれば、すべて無料で使用できるものもあり、費用はさまざまです。まずはシステム導入の予算を決め、その範囲内で比較検討することをおすすめします。

また、なかには無料お試しプランを用意しているシステムもあります。まずは無料プランで使い勝手を確認し、使いやすいと思ったら有料プランに切り替えるのも良いでしょう。

備品管理システムおすすめ9選

備品管理システムの中には、初期費用・月額費用ともに無料で利用できるサービスがあります。利用できる機能は制限されるものの、導入のしやすさが魅力です。

一方、有料プランやサービスは機能面が優れています。今回は無料で導入できる備品管理システムと、飲食店向けの備品管理システムを紹介します。

無料で導入できる備品管理システム4選

業種を問わず、どんな店舗でも利用しやすい備品管理システムをピックアップしました。無料で導入できるので、備品管理システムを試してみたい場合にもおすすめです。

ロジクラ

• 複数人や複数拠点の在庫管理を一元化
• コストを抑えて検品の仕組みを導入できる
• 通信の出荷業務を効率化

ロジクラは無料から使える在庫管理ソフトです。誰でも、いつでも、どこでも在庫管理できるのが特徴です。

また自社倉庫をはじめ委託先の倉庫利用も可能な在庫管理ソフトで、基本機能は無料で活用できます。

受注から発送までの一連のプロセスを24時間365日可動できるので、急な需要増にも対応できたり、POSシステムと連携し、店舗の在庫とEC在庫を連携したりもできます。

ロジクラ 公式サイト

ZAICO

• いつでも、どこでもリアルタイムで最新のデータを把握
• スマホ操作で直感的に利用可能
• 在庫管理にかかる時間を最大95％カット

ZAICOはスマートフォンデータを手軽に登録・更新・共有・確認できる在庫管理アプリです。通信可能な環境であれば誰でも・いつでも・どこからでも在庫管理を確認できます。

バーコードやQRコードで物品とデータの紐付けを自動化し、ミスを削減できるのが特徴です。

また余計な機能やボタンがなく直感的なスマホ操作なので、PCが苦手な人でも簡単に利用できます。

ZAICO 公式サイト

LASK

• 無料ダウンロード
• 効率的で無駄のない在庫管理を実現
• Excelや帳票作成ソフトと連携可能

LASKはリアルタイムで在庫状況を確認したい、取引先にも公開したい、費用はかけられないから最低限の機能だけでいいという希望を叶えるために開発されたサービスです。

無料ダウンロード後にサーバーにアップロードするだけなので、インストールの手間や管理の手間、費用も一切かからないのが特徴です。

説明書が不要なほど、操作も簡単で動作が軽快なため圧倒的なストレスフリーを実現しています。

LASK 公式サイト

Tana

• 在庫をチームメンバーと共同管理
• クラウドで在庫データを自動管理
• 入庫、出庫、棚卸が簡単

Tanaは複数のメンバーと簡単に在庫管理を始められるクラウドサービスです。

ファミリーやサークルなどの小規模チームや、複数の拠点を持つビジネスなど組織のサイズを問わずに利用できるのが特徴です。

Tana 公式サイト

飲食店におすすめの備品管理システム3選

こちらは、飲食店におすすめの備品管理システムです。月額費用は発生するものの、無料のシステムより機能面で優れているため、どちらが自店舗に適しているか比較検討してみてはいかがでしょうか。

Convi.BASE

• 物品管理業務に必要な機能を自在に組み合わせ可能
• 離れた拠点でも簡単に情報を共有
• 誰でも簡単、正確に棚卸を実施

Convi.BASEは社内のあらゆる物品を管理できるクラウドサービスです。必要な機能を自在に組み合わせることができるので、手軽に低コストで現物を管理できます。

使える用途も固定資産管理・IT資産管理・重要文書、契約書原本管理・工具管理・在庫/消耗品管理等と多様です。

柔軟性の拡張性を兼ね備えた使いやすさが特徴です。導入支援から運用支援までのサポートも行っているので安心して利用できます。

Convi.BASE 公式サイト

Circurental

• バックオフィス業務の一部をデジタル化
• 操作がシンプル
• 機能連携が豊富

Circurentalは社内資産や物理資産のクラウド管理を行うサービスで、短時間に付加価値の高い仕事を行えるよう追求しています。

特徴は操作のシンプルさ×機能連携です。時間短縮を追求したステップ数の最適化により、どの部門のどの年代の方でも簡単に利用できます。

また必要な機能だけを使えるカスタマイズ性もあるため、クライアント様の用途に合わせて利用ツールを組合わせられます。

Circurental 公式サイト

OPTiM Asset

• モバイルデバイス管理シェアNo.1のノウハウを物品管理に活用
• Webアプリで棚卸計画をラクラク作成
• モバイルアプリからも物品情報が簡単に更新可能

OPTiM Assetは企業が物品を購入してから廃棄するまでの、一連のサイクルに対応した機能を1つのサービスにまとめて提供します。

かんたんセットアップ機能で既存の管理台帳を引き継げたり、直感的なUI/UXによるカスタマイズを柔軟に行えたりできるのが特徴です。

物品の利用者・設置場所などの変更履歴を残し、一覧で確認可能なため、企業の内部統制への効果も期待できます。

OPTiM Asset 公式サイト

飲食店において備品管理が重要な理由

店舗運営において備品管理は欠かせない業務ですが、飲食店では特に重要視されています。その理由を見ていきましょう。

必要な備品は店舗によって異なる

飲食店と一口にいっても、料理のジャンルや店舗の広さなどによって必要な備品は異なります。特に、飲食店を複数経営している場合、お皿やカトラリーは店舗で扱う料理に合わせて用意する必要があります。また、他の備品も座席数に応じた数を用意する必要があるでしょう。

共通した備品がある場合、店舗間で貸し借りが可能です。その際に、備品管理ができているとよりスムーズに対応できます。

備品の不足は機会損失の発生リスクにつながる

お皿やカトラリーなどの備品が不足すると、普段とは違うお皿の用意や盛り付けによってスタッフに混乱が生じたり、料理のオーダーをストップしたりと、料理の提供に支障が出ます。

特に、料理のオーダーストップは機会損失につながるため、日頃から備品管理を徹底することが大切です。

適切な備品管理は仕入れコストの抑制に期待できる

飲食店は扱う備品が多いからこそ、しっかり管理できれば仕入れコストを抑制できます。利益を確保するためにも、備品や食材は適正量を保つことが重要です。

備品管理システムの活用で日々の業務を簡単に

備品管理システムは、扱う備品や食材が多い飲食店で特に活躍するシステムです。備品の管理や棚卸しの作業時間に課題を抱えている店舗は、備品管理システムを導入することで日々の業務がよりスムーズになるでしょう。無料で使えるシステムもあるので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。